Statens program for digitalt førstevalg -

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Statens program for digitalt førstevalg -"

Elise Enoksen
9 år siden
Visninger:

1 Statens program for digitalt førstevalg - mulige konsekvenser for saksbehandling, elektronisk arkiv og arkivarens hverdag Lone Tudborg Lakhan (Finanstilsynet) Knut Løkstad (Kulturdepartementet)

arkiv og arkivarens hverdag Lone Tudborg Lakhan

2 Om dokumentasjon som digitalt førstevalg Arbeidsgruppe nedsatt av Difi Mandat: lage et nytt kurs innen temaet med arkivarer og arkivledere som primær målgruppe 2-dagers seminar fra oktober 2012 i regi av Difi (kunngjøres på Difis hjemmesider etter sommeren)

arkivledere som primær målgruppe 2-dagers seminar fra oktober

3 Arbeidsgruppe Deltakere i arbeidsgruppen Lone Seksjonssjef i seksjon for arkiv og dokumentforvaltning (Finanstilsynet) Siri Danielssen Skogvold Leder dokumentbehandling (Gassnova SF) Knut Seksjonsleder i seksjon for dokumentasjon, IKT, sikkerhet og beredskap (Kulturdepartementet)

Skogvold Leder dokumentbehandling (Gassnova SF) Knut Seksjonsleder i

4 Hva er digitalt førstevalg? Digitalt førstevalg forstås slik: Digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialogen mellom innbyggere og offentlige virksomheter, og mellom næringsliv og offentlige virksomheter.

5 Forutsetninger (1) Politiske føringer Politisk oppmerksomhet, helhetlig strategi for eforvaltning Lovverket Må i noen tilfeller tilpasses Økonomi

6 Forutsetninger (2) Brukere Brukernes behov Stille krav til brukerne Interne bestemmelser og forutsetninger Store forskjeller mellom virksomhetene (digital modenhet) Samhandling mellom virksomheter Teknologi

7 Brukernes forventninger

8 Lovverket Organisasjonen Politiske føringer Økonomi Kompetanse Roller Digitalt førstevalg Brukere Kultur Datafangst Interne bestemmelser og forutsetninger Arbeidsmåter Ledelse Samhandling mellom virksomheter Teknologi

Datafangst Interne bestemmelser og forutsetninger

9 Kultur Hvilken betydning har organisasjonskulturen for å få til digitalt førstevalg? Digital modenhet Engasjement og vilje til utvikling Stort fokus på «fag» og mindre på statlige føringer om bl.a. digitalt førstevalg Rom for involvering av arkivet ift. ledelsen og øvrig organisasjon Vil kulturen endres etter innføring av digitalt førstevalg?

statlige føringer om bl.a. digitalt førstevalg Rom for involvering av arkivet ift.

10 Organisasjon og digitalt førstevalg - Høna eller egget? Er det nye arbeidsmåter eller påvirkning fra omverden som setter krav til en teknologisk utvikling? Eller er det den teknologiske utviklingen som driver frem en ny måte å jobbe på? "Å øke organisasjonenes evne til å gjennomføre aktiviteter, løse problemer og å nå sine egne mål

11 Organisasjonsutvikling Små steder - Store spørsmål? Offentlig og privat sektor er på mange måter ulike når det gjelder mål og måloppnåelse, men de er helt like når det gjelder tenkningen rundt behov Hvis fagavdelingen/forretningsområdet blir tatt med på råd og kan definere behovene, kan vi hjelpe dem å finne løsningen

måloppnåelse, men de er helt like når det gjelder tenkningen rundt behov Hvis

12 Datafangst og roller - Generell utvikling Utviklingen innen dokumenthåndtering og elektronisk saksbehandling RM DM CM

13 Informasjonssamfunnet «Det produseres nå like mye informasjon i løpet av to dager, som det ble gjort fra historiens begynnelse og frem til Det viktige blir å lære seg å skille støy fra signal. Det vil handle mindre om hva du kan og mer om hva du kan finne ut av. Vi snakker om just-intime-kunnskap.» Camilla Tepfers, rådgivningsbyrået infuture

Det viktige blir å lære seg å skille støy fra signal.

14 Første fase elektronisk arkiv Sentral, kontroll og oversiktlig Arkivfunksjonen har tradisjonelt vært en sentralisert tjeneste (papir og elektronisk) Oversiktlig dokumentfangst (faks, brev og e- post) Arkivet har stor kontroll over saker og dokumenter (dokumentets livssyklus) Sterkt eierskap/ansvar til alle sakene (og hele arkivet)

dokumentfangst (faks, brev og e- post) Arkivet har stor kontroll over saker og

15 2. fase elektronisk saksbehandling Desentralisert Dokumenthåndteringsoppgaver desentraliseres (metadata, innsyn, avskrivning, ekspedering, osv.) Mer uoversiktlig dokumentfangst Eierskapet til dokumenter og prosesser desentraliseres i organisasjonen Ansvarsmatrise Arkivet har mindre kontroll

16 3. fase fra papir til innhold Globalt kaos? Den generelle utviklingen av ulike typer medier, gjør datafangst enda mer krevende Flere (fag)systemer Mobile enheter blir allemannseie Det nye mediesamfunnet og globalisering Hvilke oppgaver skal gjøres hvor (i hvilke systemer)? Hvordan og hvem fanger informasjonen?

krevende Flere (fag)systemer Mobile enheter blir allemannseie Det nye

17 4. fase digitalt førstevalg Forventninger hos publikum/offentligheten Åpningstider Responstider Digitalt (webskjemaer) Ulik organisering Ad-hoc organisering Tettere knytning mellom IT, forretningsprosesser og dokumenthåndtering

Digitalt (webskjemaer) Ulik organisering Ad-hoc

18 Arbeidsformer Mindre avhengighet 24/7/365 Hjemmekontor Jobbe hvor som helst, når som helst Skjemaløsninger og automatiserte prosesser Mindre behov for menneskelige ressurser

19 Arbeidsformer Elektronisk arbeidsflyt Ingen «papirkopi-til-alle-rutiner» Elektronisk samhandling mellom saksbehandlere internt Elektronisk godkjenning og ekspedering

20 Det ukjente

22 Den nye arkivaren Fortsatt fokus på arkivdanning Ikke glemme dokumentenes integritet, autensitet, lesbarhet og tilgjengelighet «Bygge inn» i systemene

23 Den nye arkivaren Hvor og hvordan kan vi bruke vår kompetanse, evt fornye vår kompetanse, slik at vi kan gjøre oss selv aktuelle og relevante for våre virksomheter her og nå, og på sikt? Har vi blitt for opptatt av juss, IKT og det å bevare? Har vi klart å ta innover oss at vi har desentralisert oppgaver og ansvar?

24 Arkivar 3.0? Staten har behov for å styrke sin kompetanse innenfor organisasjonsutvikling og søker derfor etter en arkivar 3.0

Like dokumenter

Beste praksis Bergen kommune 2011. steinar.carlsen@bergen.kommune.no

Beste praksis Bergen kommune 2011 steinar.carlsen@bergen.kommune.no Fokusområder elektroniske tjenester 2011» IKT Strategi Bergen kommune 2011-2014» Digitalt førstevalg» Nye tjenester:» Produksjonssatt