Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE LØNN

Transkript

1 Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE LØNN 29. APRIL 2016

2 Innholdsfortegnelse 1 Medlemmer av arbeidsgruppen Mandat Fremdriftsplan Kompetansebehov Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) Kompetansegap Organisering Forslag til organisering i ny kommune Personellmessige utfordringer Økonomi IKT Fagsystemer Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) Arkiv Dagens rutiner Fremtidig behov Lokalisering Anskaffelser Synergieffekter Effektiviseringsgevinster arbeidsgruppens egne punkter Oppsummering status Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per

3 1 MEDLEMMER AV ARBEIDSGRUPPEN Navn medlem Stillingstittel Virksomhet Kommune Gunhilde Arntzen Konsulent (lønn) Økonomi Hof Per Ingebrigtsen Fagleder Økonomi Holmestrand Agnethe Svendsrud Konsulent Økonomi Holmestrand 2 MANDAT Fellesmandat + det mandatet gruppen selv utarbeider for sitt arbeid. Fellesmandat: Den administrative organisering av «nye» Holmestrand kommune skal være på plass fra Overordnet ledelse, rådmann og kommunalsjefer skal være tilsatt, og de områder kommunalsjefene skal ha ansvar for skal være klare. Tjenesteområdene skal være organisert i hensiktsmessige enheter, der samarbeidet med andre kommuner skal være avklart, herunder lokalisering av de ulike tjenesteområder og evt. vertskommune samarbeide. Ansattes rettigheter på alle nivå, skal ivaretas i arbeidet med å løse utfordringer av personalmessig karakter ved dannelse av ny organisasjon. Synergieffekter ved sammenslåingen skal synliggjøres. IKT infrastruktur og fagsystemer skal være samordnet, og sammenslåingen skal søke utvikling og forbedring av digitale løsninger for den kommunale organisasjon, og overfor innbyggerne. Føringene gitt gjennom den politiske plattformen for kommunesammenslåingen, som framkommer i vedlegget til søknaden om kommunesammenslåing, skal ivaretas. (Legges ved) Arbeidsgruppen Lønn sitt Mandat: Samle alle ansatte i et felles Lønns og personalsystem som ivaretar den ansatte fra ansettelse til opphør, herunder kobling til AD jfr. IT Mål: Digitalisere alle bilag som timelister, reiseregninger, personalmeldinger, arbeidsavtaler, fravær m.m. som vil sikre rask behandling slik at ansatte får riktig lønn til riktig tid. Digitalisere personalarkiv for arkivverdige dokumenter. Samkjøre kodeverk som lønnsartregister, lokale stillingskoder, fraværskoder og kontoplan. Ivareta integrasjon mot eksterne systemer. Organisere lønningskontoret på en måte som gir lav sårbarhet Gruppen skal ta utgangspunkt i det beste i dagens prosesser og samtidig se på forbedringer. Arbeidsgruppen skal ikke jobbe med turnusprogram og rekruttering. Egne grupper må opprettes. Det samme gjelder organisasjonsstruktur som er viktig å få avklart på et tidlig tidspunkt. 2

4 FREMDRIFTSPLAN Oppstart gruppearbeid? Når skal gruppens arbeid være ferdig? Umiddelbar oppstart med utarbeidelse av mandat og fremdriftsplan. Videre vil gruppen se på og sette opp en oversikt over dagens oppgaver i Holmestrand og Hof og dagens rutiner. Innen Samkjøre kode verk. Se på hva som er i de to kommunene i dag og fremtidig behov i ny kommune. Innen «Rydding» i data i dagens systemer for enklere konvertering. Innen Gruppen ønsker at system er på plass senest Ønsker å benytte siste halvdel av 2017 til å sette opp og legge inn data for felles kommune i lønnssystemet slik at alt er på plass til 1. lønnskjøring januar Organisasjonsstruktur må være på plass innen Variabel lønn utbetales den 12. måneden etter at arbeidet er utført. Dette betyr at fagsystemer som f.eks. turnusprogram, og skolesystemer må være klare til å tas i bruk fra evt. tidligere dato fordi perioden fra 1. til 6. i måneden, da arbeidet med lønnskjøring må begynne, kan bli kort. Det er en fordel at variabel lønnsperioden er en hel måned fra 1. til 30./31. Variabel lønn perioder på hele måneder ansees for å være ryddig i forhold til etterbetalinger, etterbetalinger ved lønnsoppgjør og periodisering ved årsskiftet. Det må kjøres test lønn i nytt system måneden før ny kommune skal kjøre ordinær lønn. Vurder om det kan være hensiktsmessig å samlokaliseres når selve arbeidet i nytt selskap/system begynner. Viktige milepæler underveis Vår milepæl blir når fagsystem er på plass og arbeidet med å legge inn data kan begynne. Når test lønn skal kjøres i nytt system. Når ordinær lønn kjøres for ny kommune i januar KOMPETANSEBEHOV 3.1 Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) Det må påregnes bistand fra systemleverandør når nytt selskap skal bygges opp og data konverteres. 3.2 Kompetansegap Er det kompetanse som helt mangler i dag? Hvilke områder er det behov for eventuell kompetanseheving? 3

5 4 ORGANISERING 4.1 Forslag til organisering i ny kommune Organisering: Økonomi, regnskap, lønn Lønn er en stor del av budsjettet og bør derfor organiseres sammen med økonomi og regnskap. 4.2 Personellmessige utfordringer Angi hvilke stillinger og/eller oppgaver det er knyttet personellmessige utfordringer til, f.eks. det er «dobbel dekning», eller oppgaven foreslås utført på annen måte enn i dag osv. Dette punktet skal avklares raskt og sendes videre til prosjektgruppen for videre behandling. Pr. i dag har Holmestrand 2,5 årsverk inkludert 1 årsverk fagleder og 1,5 årsverk konsulent. Konsulent 1,5 årsverk: Arbeidsavtaler, lønnskjøring og etterarbeid for krematoriet, variable bilag, fravær og refusjon, a melding krematoriet, reiseregninger Expense, personalarkivet, avstemming refusjoner. Leder 1 årsverk: Lønnskjøring, bilagsbehandling, arbeidsavtaler, avstemming av lønnskonti og avstemming lønn /regnskap. Pensjon, rapportering KLP, SPK, PAI og SSB. A melding. Hof har 1 årsverk konsulent: Bilagsbehandling, fravær og refusjon, lønnskjøring, terminoppgjør, avstemming av lønnskonti, avstemming lønn/regnskap, avstemming refusjoner, pensjon. A melding, rapportering SPK og KLP, PAI og SSB. Oppgaver/Avstemming i forbindelse med årsoppgjør. Systemadministrator for HRM, Expense og Ressursstyring. Arbeidsgruppen ser ikke noen store personellmessige utfordringer. Overlapping av arbeidsoppgaver er nødvendig for å unngå sårbarhet. Per i dag vurderes det slik at 3 årsverk kan dekke behovet på lønn. 5 ØKONOMI 6 IKT 6.1 Fagsystemer Hvilke fagsystemer finnes i dag i de respektive kommune? Visma Enterprise. Ressursstyring. Expense. Rekruttering. Forhandlingsmodullen. Web ansatt. Personalmeldinger (Holmestrand ikke satt i gang) Visma Enterprise Lønn er et fullverdiglønnssystem. Ansatte i begge kommuner ønsker å beholde samme system som i dag. God og funksjonell brukerdokumentasjon og brukerstøtte. 4

6 Er det behov for nye anbud, jfr. punkt 9 om anskaffelser. Problemstillinger sendes til arbeidsgruppe for anskaffelser på e post Morten.Jakobsen@holmestrand.kommune.no Ny kommune er med på anbud i 6K samarbeidet. 6.2 Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) Elektroniske timelister, reiseregninger og fravær på Web. Personalarkiv. Hof har i dag personalmapper i Websak. Holmestrand har personal arkiv på papir. 7 ARKIV 7.1 Dagens rutiner 7.2 Fremtidig behov 8 LOKALISERING Samlokalisering er nødvendig. Vurder om samlokalisering er nødvendig når arbeidet i valgt system påbegynner. 9 ANSKAFFELSER Er det behov for nye avtaler? Anbud? 10 SYNERGIEFFEKTER 11 EFFEKTIVISERINGSGEVINSTER Ved digitalisering vil det frigis ressurser til andre oppgaver. 12 ARBEIDSGRUPPENS EGNE PUNKTER Dersom arbeidsgruppens eget mandat identifiserer punkter som ikke er dekket i denne malen, settes disse inn her. 5

7 13 OPPSUMMERING STATUS Oppsummering av status i arbeidet skal etter oppsatt plan rapporteres til prosjektgruppen. Statusen som rapporteres skal ikke inneholde sensitive opplysninger (f.eks. navn på ansatte, brukere osv.) Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per