LYNGDAL KOMMUNE ELIN K SAMSPILLKOMMUNE

Transkript

1 LYNGDAL KOMMUNE ELIN K SAMSPILLKOMMUNE Prosjektbeskrivelse Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning Bakgrunn Status: Forankring i strategier/planer Statlig strategi , S@mspill NFS IKT strategi KS ekommune KS: Strategi og handlingsplan for pleie og omsorgssektoren i kommunene Nasjonal IKT Lyngdal kommune Forprosjektets mål og ramme Overordnet mål Delmål Spesifikke mål Prosjektbeskrivelse Inngåelse av avtale med fastlegene Elin k løsninger Plan for hovedprosjektet om forankring av elektronisk samhandling på alle nivå i organisasjonen Avvikshåndtering Plan for opplæring og opplæringsinnhold Retningslinjer for elektronisk samarbeid Prosjektplan hovedprosjekt er ferdig Avgrensing i prosjektet Gjennomføring av forprosjektet Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektledere Prosjektgruppen Budsjett og finansieringsplan Timerapportering Milepælsplan Planlegging, oppfølging og statusrapportering Rettigheter og taushetserklæringer Signatur... 9 Side 2 av 10

3 1.0 Innledning Forprosjektbeskrivelsen er en gjennomgang av de oppgaver som må gjøres som forberedelse til elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorgstjenesten i Lyngdal kommune og fastleger. Vi regner med at forberedelsene også vil ivareta mye av det som er nødvendig for etter hvert å gå videre med elektronisk samhandling med andre aktuelle samarbeidspartnere. Lyngdal kommune bruker fagsystemet Profil. I forprosjektet skal vi starte gjennomføringen av de tilpasninger og aktiviteter som er nødvendig for å ta Norsk Helsenett og elektronisk samhandling i bruk. 1.1 Bakgrunn Prosjektet er etablert på bakgrunn av invitasjon fra ELIN-k om å delta som en av 30 samspillkommuner. Lyngdal kommune tok initiativ for å bli invitert til å delta. Ønske om å komme i gang, kunnskap om prosjektet, og muligheten til å ta del i erfaringer og kompetanse er viktig for oss Status: Den tekniske plattformen/infrastrukturen er på plass. Utstyrsituasjonen (PC`er, skrivere, kabling m.m.) er rimelig god, men det vil være behov for løpende supplering, da antall brukere vil øke i forbindelse med at nye IKT - funksjoner/tjenester tas i bruk. Utgifter til sistnevnte må dekkes av den enkelte tjeneste. 1. Profil er hovedprogrammet for tjenesten og det er et omfattende program med mange moduler. En del moduler/funksjoner er ikke tatt i bruk. For til å være klar for å sende og motta elektroniske meldinger bruker de ansatte 28 % av modulene som er nødvendige, ved status Se vedlegg 1 og 2 for detaljer om status profil og statusrapport. 2. EPJ Elektronisk pasientjournal er delvis tatt i bruk. Ved å utvide bruken av Profil vil EPJ bli tatt i bruk. Se status rapport vedlegg 2 for oversikt over hvilke moduler som er tatt i bruk og hvilke som mangler i forhold til EPJ. 3. PDA prosjektet er ikke påbegynt. Bevilgningen for 2008 vil bli overført til neste år og det er i budsjettforslaget tatt med ny bevilgning for Helsenett prosjektet er tatt med i budsjettforslaget for Informasjonssikkerhet et prosjekt er underveis i regi av informasjonssikkerhetsansvarlig. Flere av de ovennevnte aktivitetene vil være påvirket av dette prosjektet. 1.2 Forankring i strategier/planer Statlig strategi , S@mspill 2007 S@mspill 2007 er den nasjonale strategien for IT-utvikling i helse- og sosialsektoren for perioden ( En av hovedsatsingene i planen er god informasjonsflyt i sektoren, hvor en av forutsetningene er å styrke informasjonsutvekslingen. Side 3 av 10

4 1.2.2 NFS IKT strategi Prosjektet er forankret i NSF sin strategi for IKT i sykepleie og helsetjenesten ( Hovedmålet i strategien er å få IKT-kompetanse integrert i sykepleiefaget og i praksis. Delmål 3 i strategien er at sykepleiere skal ha elektronisk tilgang til nødvendig informasjon og fagstøtte KS ekommune 2009/12 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2009/12 i pkt. 3 Digital forvaltning Elektronisk samarbeid i helse- og sosialsektoren, der et av tiltakene er; KS vil bidra med utvikling av nødvendige standarder for lagring og utveksling av informasjon i helse- og sosialsektoren i samarbeid med andre sentrale aktører KS: Strategi og handlingsplan for pleie og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2009/12 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden Lyngdal kommune Prosjektet er forankret i to enheter i Lyngdal Kommune; hjemmebasert omsorg herunder hjemmesykepleie, avdeling for psykisk helse og tjenester til mennesker med sammensatte behov og Lyngdalsheimen herunder avdeling korttids- og rehabilitering, skjermet avdeling for mennesker med demens og avdeling for serviceboliger og omsorgshybler/leiligheter. 2.0 Forprosjektets mål og ramme 2.1 Overordnet mål Det overordnede målet i forprosjektet er å legge til rette for at en gjennom hovedprosjektet kan sende og motta elektroniske meldinger via Norsk Helse Nett. Det overordnede målet for forprosjektet er å beskrive og legge til rette for de aktiviteter av administrativ, teknisk, personalmessig og organisatorisk art som skal til for at Lyngdal Kommune skal komme i gang med elektronisk samhandling mellom omsorgstjenesten og fastleger i Lyngdal. Ved å effektivisere informasjonsflyt ønsker Lyngdal Kommune å øke kvaliteten på utvekslet informasjon. Elektronisk samhandling mellom fastleger og Lyngdal kommune skal innføres i hovedprosjektet som starter når forprosjektet er ferdig. Andre samhandlingsaktører kan vurderes når samhandlingen med fastlegene fungerer godt. 2.2 Delmål Det skal utarbeides: 1. Prosjektbeskrivelse/prosjektplan for forprosjektet. 2. Avtaler med fastleger om elektronisk samhandling. 3. Aktuelle forhold vedr.elin-k løsninger skal avklares og dialog med NHN opprettes. 4. Plan for tiltak i hovedprosjektet med formål å forankre elektronisk samhandling på alle nivåer i organisasjonen. 5. Rutiner for avvikshåndtering. Side 4 av 10

5 6. Plan for opplæring og opplæringsinnhold i hovedprosjektet. 7. Retningslinjer for elektronisk samhandling. 8. Etablere prosjektorganisasjonen (styringsgruppe og prosjektgruppe). 2.3 Spesifikke mål For å oppnå de del målene som er satt under 2.2 må følgende spesifikke mål oppnås på hvert punkt. Flere av de spesifikke målene har underordnede delmål Prosjektbeskrivelse For å oppnå det generelle målet om at prosjektbeskrivelse for forprosjektet er ferdig og godkjent må følgende spesifikke mål oppnås: a) Prosjektmedlemmene Eli Anita og Ronny kartlegger status - Status maskiner og programvare. Status skal måles i prosent i forhold til mål. - Status hvor mange av de ansatte har fått opplæring og bruker de ulike modulene i profil i forhold til Elektronisk Pasient Journal (EPJ). Status skal måles i prosent i forhold til mål. - Status for prosedyrer for bruk av profil, rapportskriving, avvikshåndtering, bestilling av tilgang og områder og styring av tilgang. b) Prosjektbeskrivelsen gjennomgås med Willy Dertz den c) Prosjektbeskrivelsen levers for gjennomgang til prosjektgruppen den d) Prosjektbeskrivelsen godkjennes av styringsgruppen innen e) Prosjektbeskrivelsen leveres inn til prosjekteier Forprosjektet skal ikke gjennomføre meldingsutveksling med fastleger i kommunen, men klargjøre for utprøving av dette for enkelte legekontor Inngåelse av avtale med fastlegene For å oppnå det generelle målet om avtale med fastleger om elektronisk samhandling må følgende spesifikke mål oppnås: a) inngår avtale med fastlegene via Tom Eikeland om elektronisk samhandling. Herunder epikriser, labsvar og medisinforandringer. b) kartlegger hva som skal til for at fastlegene skal kunne samhandle elektronisk og fra når. c) innkaller til møte med fastlegene og prosjektgruppen for å etablere rutiner for samhandling Elin k løsninger For å oppnå det generelle målet om ELIN-k løsninger tas i bruk må følgende spesifikke mål oppnås: a) IKT ansvarlig oppretter dialog med Visma Unique om løsningene. b) IKT ansvarlig lager plan for å implementere løsningene til profil c) IKT ansvarlig lager plan for testing av systemet opp mot fastlegene. d) IKT ansvarlig oppretter dialog med NHN. Side 5 av 10

6 2.3.4 Plan for hovedprosjektet om forankring av elektronisk samhandling på alle nivå i organisasjonen For å oppnå det generelle målet om forankring av elektronisk samhandling på alle nivå i organisasjonen må følgende spesifikke mål oppnås: a) Profil må tas i bruk av alle nivåer i organisasjoner, tilpasset nivå og kompetanse. b) Opplæring må gis til alle nivåer for at kompetansen i profil tilsvarer kravspesifikasjonene til nivå og kompetanse, jfr pkt Avvikshåndtering For å oppnå det generelle målet om avvikshåndtering må følgende spesifikke mål oppnås: a) Prosjektmedarbeiderne Eli Anita og Ronny kartlegger status på rutiner for avvikshåndtering b) Prosjektmedarbeiderne Eli Anita og Ronny utarbeider rutiner for avvikshåndtering som inkluderer avvik i elektronisk samhandling. c) Arne Lervik, leder for prosjektet om informasjonssikkerhet, kvalitetssikrer rutinene for avvikshåndtering slik at den inkluderer / dekker Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren Plan for opplæring og opplæringsinnhold For å oppnå det generelle målet om plan for opplæring må følgende spesifikke mål oppnås: a) Prosjektmedarbeiderne Eli Anita og Ronny lager kravspesifikasjon i forhold til kompetanse og nivå i organisasjonen. Denne må forankres først på leder og mellomleder nivå, så i alle arbeidslag. Det må gjøres en helhetlig vurdering opp mot EPJ og fastlegene. Videre bør SSHF og alle andre samhandlingsaktører på NHN inkluderes. b) Prosjektmedarbeiderne Eli Anita og Ronny lager oversikt over det fysiske som må være på plass før opplæringen kan starte. c) Prosjektmedarbeiderne Eli Anita og Ronny skal lage kartleggingsverktøy for å måle den enkelte ansattes IKT kompetanse i forhold til målene i ELIN-k samspill prosjektet. d) Prosjektmedarbeiderne Eli Anita og Ronny lager opplæringsplan for å dekke kompetanse potensial mellom krav og status i forhold til den enkeltes kompetanse og nivå i organisasjon. e) Prosjektmedarbeiderne Eli Anita og Ronny lager opplæringsplan og rutine for nyansatte. f) Prosjektmedarbeiderne Eli Anita og Ronny lager verktøy / brukerveiledning til bruk i opplæring og i det daglige arbeidet Retningslinjer for elektronisk samarbeid For å oppnå det generelle målet om retningslinjer for elektronisk samarbeid må følgende spesifikke mål oppnås: a) Det må avklares hvem som skal sende elektroniske meldinger (tilgang). b) Det må avklares hva som skal sendes (innhold), i første omgang standardiserte meldinger. c) Det må avklares hvem som leser (sikre at meldingen kommer frem). d) Det må lages en plan for progresjon over hva som skal sendes. Side 6 av 10

7 2.3.8 Prosjektplan hovedprosjekt er ferdig. For å oppnå det generelle målet om fullføring av hovedprosjektplanen må følgende spesifikke mål oppnås: Målene i forprosjektet er nådd; eller ført videre inn i hovedprosjektet. 1. Prosjektbeskrivelsen er godkjent. 2. Avtale med fastlegene er inngått. 3. Dialog med Visma Unique og NHN er opprettet 4. Plan for implementering på alle nivå i organisasjonen er laget. 5. Rutiner for avvikshåndtering er laget. 6. Plan for opplæring er laget. 7. Retningslinjer for elektronisk samhandling mellom Lyngdal Kommune og fastlege er utarbeidet. 8. Prosjektplanen for hovedprosjektet er laget. 2.4 Avgrensing i prosjektet Vi skal legge til rette for formidling av et begrenset antall meldinger. Vi vil bare gjøre tilretteleggelse og forberedelser for hovedprosjektet hvor gjennomføring vil skje. 3.0 Gjennomføring av forprosjektet Oppgaver: Utarbeide status rapport Skrive plan for gjennomføring av forprosjektet Retningslinjer for tilgangsstyring Skrive prosjektrapport for hovedprosjektet Skrive sluttrapport Møter med styringsgruppen Opprette dialog med Visma Unique Lage brukerveiledning elektronisk samhandling Lage opplæringsplan(fra leverandør, internopplæring) Lage plan for forankring i hovedprosjektet i organisasjonen Utarbeide rutiner for bruk av meldingene internt i kommunen Utarbeide rutiner for avvikshåndtering Lage avtale med fastlegene Avklare retningslinjer for bruk av løsningen med fastlegene Ha koordineringsansvar i forhold til samhandlingsaktør. Administrative Tekniske Personalmessige Organisatoriske Side 7 av 10

8 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Forprosjektet vil ha følgende organisering: Styringsgruppen består av: Rådmannen Organisasjonssjefen IKT-ansvarlig Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektgruppen består av: Brit Sjøvold, enhetsleder Anne M. T. Johnsen, enhetsleder Åse Spjelkaviknes, programansvarlig Atle Igland, programansvarlig Anita B. Grødem, personalmedarbeider IKT - konsulent (inntil videre IKT-ansvarlig), leder Prosjekt gruppe Prosjektleder 4.1 Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er. Prosjektansvarlig har ansvar for at prosjektdirektiv følges, og at avvik blir rapportert. 4.2 Styringsgruppe Styringsgruppen består av Rådmannen, Organisasjonssjefen og IKT - ansvarlig. Styringsgruppen skal ta beslutninger utenfor prosjektgruppens myndighet, og kvalitetssikre forslag til løsninger før endelig beslutning. 4.3 Prosjektledere Eli Anita Foss og Prosjektledernes ansvar i prosessen er: - Sørge for gjennomføring og måloppnåelse - Ledelse av prosjektet og prosjektgruppen - Utarbeide prosjektplan i samarbeid med prosjektansvarlig - Utarbeide budsjett sammen med prosjektansvarlig - Prosjektets løpende styring og fremdrift inkludert statusrapportering til styringsgruppen, rapportering til prosjektleder Elin-k og månedlige telefonmøter med Elin-k - Koordineringsansvar i forhold til samhandlingsaktører - Sørge for informasjon til tjenesten 4.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppen har ansvar for i samarbeid med prosjektlederne å planlegge og å gjennomføre de ulike aktiviteter som ligger i prosjektet, og å bidra med faglige vurderinger. 5.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet 5. 1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Timerapportering sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no den 10. i hver måned. Side 8 av 10

9 6.0 Milepælsplan Aktivitet 1. mnd nov mnd des mnd jan mnd feb mnd mar 09 Godkjent prosjektplan/status rapport Inngått avtale med fastleger Utarbeidelse av interne rutiner og avvikshåndtering Utarbeidelse av retningslinjer for Elektronisk Samhandling Utarbeidelse av opplæringsplan profil Utarbeidelse av opplæringsverktøy Utarbeidet hovedprosjektplan Opprettet dialog med Visma Unique om tekniske løsninger (ELIN k) Opprettet dialog med NHN Sluttrapport er godkjent 7.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 uke etter prosjektslutt 7.1 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 7.2 Signatur Side 9 av 10

10 et er gjennomgått og godkjent av. Side 10 av 10