Eigersund Kommune. Sluttrapport. Forprosjekt ELIN-k Egersund

Transkript

1 Eigersund Kommune Sluttrapport Forprosjekt ELIN-k Egersund

2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 8 Vedlegg... 8

3 Samspill kommunen skal i en sluttrapport gi en samlet framstilling av hvordan forprosjektet er gjennomført i egen kommune og hvilke resultater som er oppnådd. I tillegg skal det beskrives erfaringer med å være en samspillkommune og å være en del av et større prosjekt. Rapporten vil gi viktige innspill i videre arbeid med 30 nye samspill kommuner. 1. Sammendrag Hovedmål med forprosjektet var å legge til rette for, og forberede Omsorgsavdelingen i Eigersund kommune slik at man skulle være klar til å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling av ELIN-k meldinger med en fastlege samt å motta meldinger fra Stavanger Universitetssykehus, SUS. For å kunne starte forprosjektet, var vi avhengig av at ledelsen i kommunen stilte seg positiv til deltakelse i prosjektet, og vi var avhengig av å vite at IKT-avdelingen ville prioritere arbeidet som de må bidra med i forhold til prosjektet. Vi valgte å forberede utveksling av ELIN-k meldinger i forhold til et legekontor der vi fra før har et svært godt samarbeid med kommunehelsetjenesten, og der legekontoret er tilknyttet Norsk Helsenett (og dermed slipper ekstra utgifter i forbindelse med prosjektet) Som et ledd i arbeidet har vi informert om ELIN-k i organisasjonen. Vi har arbeidet for å oppfylle gjeldende lovverk i forhold til meldingsutveksling. Vi ønsket å starte med mottak av elektroniske meldinger fra SUS bl.a. for å skaffe oss nyttig kompetanse i forhold til meldingsmottak, samtidig som vi regnet med å kunne motta nødvendig informasjon fra SUS på et tidligere og mer hensiktsmessig tidspunkt. Vi har arbeidet med å skaffe oss oversikt over egne rutiner og retningslinjer i forhold til IKT, forbedre disse, sørge for at Norm for informasjonssikkerhet i Helsesektoren tilfredsstilles. I tillegg har vi sørget for å få oversikt over nødvendig programvare og nødvendig utstyr som trengs i forbindelse med meldingsutveksling, og anskaffe dette. I forprosjektet har det hele tiden vært usikkerhet i forhold til tidspunkt for pilotering av ELIN-k meldinger mellom fastlege og kommunehelsetjeneste, noe som har ført til endringer i forprosjektet underveis. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Vi startet elektronisk journalføring for tre og et halvt år siden, og har innarbeidet dette godt. Vi ville derfor benytte forprosjektperioden mest mulig effektivt, siden man hadde avsatte prosjektmidler og siden kommunens ledelse var positive til gjennomføring av dette. Etter hvert som forprosjektet skred fram, ble det klart at pilotering av programvaren vi trengte til meldingsutveksling av ELIN-k-meldinger, var forsinket, og ferdigstilling av nødvendig programvare var dermed ikke klar fra Acos og Profdoc. Dermed ble det besluttet å konsentrere seg om meldingsmottak fra SUS, på samme måte som Stavanger kommune har hatt i flere år allerede, og på den måten få nyttig erfaring før ELIN-k meldingene starter i et større omfang. IKT-avdelingen i kommunen har hatt manglende kapasitet i forhold til arbeid med ELIN-k forprosjekt, bl.a. pga sykdom. Dermed er det deler av arbeidet som skulle gjøres i forprosjektet som ikke har blitt utført.

4 Organisatorisk Prosjektleder informerer egen organisasjon om ELIN-k Utarbeider beskrivelse av plan for forprosjekt Påse at Eigersund kommune tilfredsstiller Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren Lage kostnad og finansieringsplan for hovedprosjekt Status- og sluttrapport leveres ELIN-k Avklare avvikshåndtering Avklare retningslinjer og bruk av ELIN-k meldinger og elektroniske meldinger fra SUS, bl.a. avklare informasjonsflyt og meldingsinnhold. Vi nedsatte styringsgruppe og prosjektgruppe, og brukte lengre tid enn planlagt på selve prosjektplanen og kostnadsoverslaget. Mal på prosjektansvarskart (exel-ark fra prosjektledelsen i ELIN-k) var et nyttig redskap, og vi var avhengig av tilbakemeldinger fra ELIN-k ledelsen for å kunne konkretisere prosjektplanen. Selv hadde vi for lite kunnskap til å lage prosjektplanen ut fra informasjon som var tilgjengelig på det tidspunktet. Vi har arbeidet mye med rutiner og retningslinjer i forhold til bruk av elektronisk pasientjournal. Ved hjelp av møter, skriftlig og muntlig informasjon har vi forsøkt å innarbeide rutinene i organisasjonen. IKT-avdelingen har arbeid som gjenstår for å kunne tilfredsstille Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren. Kostnads- og finansieringsplan i forhold til hovedprosjekt har blitt utsatt da vi ikke har noe sikkert tidspunkt for mottak av nødvendig ferdig-pilotert og utviklet programvare fra Acos og Profdoc. Dermed har vi ikke jobbet med detaljer i forhold til informasjonsutveksling med legekontoret. (eks. hvem skal sende hvilke meldinger, avvikshåndtering) Vi hadde møte med SUS i januar, og har fått nyttig informasjon derfra. Pga manglende kapasitet i kommunens IKT-avdeling har ikke kommunalt arbeid vedr. installering av Norsk Helsenett blitt utført, nødvendige adresser er ikke lagt inn og vi har heller ikke kunnet motta testmeldinger. Pga manglende kapasitet fra IKT, har vi heller ikke avholdt ønskede møter i prosjektgruppen i fht. oppfølging av forprosjektplan og planlegging av hovedprosjekt. Teknisk Vurdere adresseringsnivå for kommunen (en adresse eller flere) Anskaffelse av PKI Sikre tilstrekkelig serverkapasitet, og at interne nettverk er dimensjonert for økt trafikk Etablere dedikert kommunikasjons-pc til å kjøre programvaren Installere Norsk Helsenett Installere Well communicator og programvare Avklare at legekontor har nødvendig teknisk utstyr og programvare I forhold til Norsk Helsenett, klarte vi ikke få god nok kommunikasjon i forhold til å avtale dato for installering, noe som førte til at Norsk Helsenett ble installert mye tidligere enn nødvendig. Prosjektleder etterspurte dato for installering hos Norsk Helsenett, og planla å forskyve installering til et senere tidspunkt enn det som var antydet i første kontakt med Norsk Helsenett. Norsk Helsenett ble likevel installert uten at prosjektleder hadde fått svar på spørsmål om installasjonsdato. Pga manglende arbeidskapasitet i IKT-avdelingen i kommunen, har ikke nødvendige tilknytninger for å kunne bruke Helsenettet blitt utført.

5 Vi har hatt grei kommunikasjon med Acos i forhold til pristilbud og installasjon av Well communicator og programvare. Men problemer oppstod fra Acos sin side under installeringen 5.mai, og installeringen fra Acos sin side er forsinket med flere uker. De regner med å gjøre ferdig dette mandag 2.juni. Praktisk Inngå avtaler med aktuelle samarbeidspartnere om meldingsutveksling. Innhente pristilbud på Norsk Helsenett, og avtale installering av Norsk Helsenett. Innhente pristilbud på Well communicator og programvare og avtale installering. Evaluering/ forbedring av rutiner for avvikshåndtering. Lage opplæringsplan, og bidra til opplæring av egne ansatte og ansatte på legekontor Vurdere og kvalitetssikre den dokumentasjon som foreligger for optimal planlegging/ tilrettelegging for elektronisk informasjonsutveksling.. Ledere, sykepleiere og vernepleiere har fått informasjon og trening i å utveksle avdelingsmeldinger internt. Vi har diskutert hvem som skal utveksle e-meldinger i kommunen, og har laget oppskrifter på mottak av elektroniske avdelingsmeldinger internt. Det er planlagt å ha informasjonsmøte på et par timer til aktuell gruppe, i forkant av at man starter opp å motta e-meldinger. Pga. manglende kapasitet fra IKT-avdelingen i kommunen, har testing av mottak av avdelingsmeldinger blitt utsatt, og dermed utsettes informasjon til aktuell gruppe. Vi har hatt flere møter med aktuelt legekontor, og har utvekslet informasjon. Vi har muntlig avtale om meldingsutveksling. Vi har brukt Stavanger kommune sine retningslinjer for utveksling av ELIN-k meldinger, og har omarbeidet dem m.t.p. bruk i Eigersund kommune. Arbeidet med testing av ELIN-k meldinger er ikke begynt, selv om vi trodde det ville være mulig i løpet av forprosjektperioden. Vi har valgt å utsette kontakt med flere legekontor i forhold til å ta i bruk meldingsutveksling av ELIN-k meldinger. I stedet har alle legene i kommunen fått informasjon om bruk av ELIN-k meldinger, og har blitt oppfordret til å knytte seg til Norsk Helsenett, og på den måten starte forberedelser til utveksling av ELIN-k meldinger. 3. Målrealisering Vi hadde som mål å kople oss opp til Norsk Helsenett og motta elektroniske meldinger fra SUS og utveksle ELIN-k testmeldinger med legekontor. Da pilotering av programvaren som trengs til dette formålet ikke var startet, og programvaren dermed ikke var klar til å ta i bruk, har vi ikke kunnet nå dette målet. Ellers gjenstår arbeid i forhold til å fylle opp Norm for sikkerhet i Helsesektoren. Det gjenstår også kommunalt arbeid for å fullføre tilknytning til Norsk helsenett, og dermed har vi ikke startet testing av meldinger fra SUS. Grunnen til disse forsinkelsene lokalt skyldes manglende arbeidskapasitet bl.a. pga sykemeldinger i kommunal IKT-avdeling, jfr. Prosjektansvarskart.

6 Vi har planlagt at det er ansatte med treårig fagutdanning som skal motta elektroniske meldinger fra SUS, og utveksle ELIN-k meldinger. De har nå tatt i bruk avdelingsmeldinger. Rutiner er laget i forhold til avdelingsmeldinger, og nødvendig tilrettelegging i kommunens fagprogram er gjort, samt man har beskrevet og distribuert framgangsmåte i forhold til lese/ skrive avdelingsmeldinger. Samarbeidsrutiner i forhold til fagprogrammet er gjennomgått og revidert, slik at samhandlingen lokalt skal være optimal, samtidig som deler av dette samtidig blir en del av det som inngår i Norm for sikkerhet i Helsesektoren. (eks. hvem sender forespørsel om ny brukertilgang, hvilke opplysninger trengs?, Hvilken dokumentasjon av forespørsel gjøres, hvilken dokumentasjon av utført oppgave gjøres? Rutiner i forhold til avslutning av brukertilgang i fagprogram mm) 4. Prosjektorganisering Prosjektet har vært organisert med kommunens ledergruppe som styringsgruppe, noe som var avgjørende i forhold til å kunne ta de nødvendige beslutninger. Prosjektansvarlig: Rådmann Karl Johan Olsen Styringsgruppe er Rådmannens ledergruppe: Prosjektgruppe/ rådgivningsgruppe er: Rådmann Karl Johan Olsen Levekårssjef Kåre Ingvar Helland Personalsjef Kristin B Haugeland Økonomisjef Tore Oliversen Miljø og driftsjef Arild D.Rolfsen Levekårssjef Kåre Ingvar Helland IT-leder Turid Verstad Kommunelege Bjarne Rosenblad Soneleder Svein Ole Larssen Kreftsykepleier Else Beth Bårdsen Sykepleiefaglig konsulent og prosjektleder Anne Brit W.Tengesdal. Prosjektgruppen har i stor grad fungert som rådgivere, mens selve prosjektarbeidet hovedsakelig har vært utført av prosjektleder og leder for IKT-avdelingen. Det er tydelig at vi skulle hatt mer resurser fra IKT-avdelingen for å kunne følge prosjektansvarskartet, og for å kunne oppnå målene som var satt. Vi har erfart at vi konkurrerer om knappe resurser, og ser tydelig at en forutsetning til å kunne oppnå målene i forprosjektplanen, og forutsetning for å planlegge et hovedprosjekt, må være at IKTavdelingen har mulighet til å jobbe jevnlig og mer, i forhold til disse oppgavene. Uten større medvirkning fra IKT-avdelingen har man ingen mulighet til å starte elektronisk meldingsmottak fra SUS, eller utveksling av ELIN-k meldinger med fastlege. 5. Erfaringer som samspill kommune Som samspillkommune har vi fått mye nyttig informasjon og gode råd og god veiledning i forhold til planlegging av elektronisk informasjonsutveksling i helsesektoren. Men det ville vært mer hensiktsmessig for oss dersom den formelle forespørselen fra ELIN-k prosjektet kom i god tid før prosjektoppstart, slik at vi før prosjektstart, men etter å ha besvart invitasjonen positivt, kunne ha mottatt mer informasjon om ELIN-k samspillkommune. Eks: oppgaver som må løses i prosjektperioden, mal til forprosjektbeskrivelse og mal til prosjektansvarskart, eksempel på

7 kostnadsoverslag- forslag til prosjektgruppe/ styringsgruppe. Ved å se eksempel på prosjektplan for forprosjekt og prosjektansvarskart, slik vi etter hvert fikk på kostnadsoverslag, ville arbeidet med planene sannsynlig blitt lettere og resultatet bedre. Det hadde vært en stor fordel om prosjektet startet med en nettverksamling, eller om man kunne ha første nettverksamling FØR prosjektstart. Forprosjektet startet 1. nov. og perioden 1.november til første nettverksamling 12.des. bar preg av usikkerhet og dårlig utnytting av prosjektmidlene, da vi brukte uhensiktsmessig mye tid på å forsøke å skaffe oss oversikt og innhente nødvendig info, i tillegg til usikkerhet i forhold til forventninger. De to første månedene av forprosjektperioden ble derfor unødvendig resurskrevende i forhold til utbyttet. Det var uheldig at første nettverksamling startet midt i desember der man går inn i en periode der mange har en del fridager, og dermed blir dette en lite effektiv arbeidsperiode. Dette førte til at vi ble unødvendig sene med forprosjektbeskrivelsen. Dersom vi hadde klart å ha forprosjektbeskrivelsen klar i løpet av de første 4 ukene av forprosjektet, ville vi hatt mye bedre tid til de enkelte oppgavene. Informasjonen fra ELIN-k har vært ok, men har kommet for seint. Nettverksamlingene er nyttige og motiverende. Samtidig fikk vi anledning til å knytte nyttige kontakter i andre kommuner og mulighet til å utveksle erfaringer. Man får lik informasjonen fra sikre kilder, og har god mulighet til å stille aktuelle spørsmål. Vi har hatt stor nytte av råd og informasjon som vi har fått fra Stavanger kommune (som er fyrtårnskommune) og som bruker samme journalsystem som oss, samtidig som vi har hatt jevnlig kontakt med en av samspillkommunene for å diskutere aktuelle problemstillinger. Dette har hatt positiv effekt og har bidratt til å løse utfordringer på et tidligere tidspunkt enn vi ellers hadde klart. Telefonmøtene var avgjørende i forhold til veiledning og framdrift i prosjektet, spesielt i forhold til forprosjektbeskrivelsen. Telefonmøtene oppleves svært positive, vi har fått gode svar på spørsmålene vi har stilt og har fått mange gode og nyttige råd. I samarbeidet mellom helsenettet, leverandører, legekontor og IKT-avdeling, trenger man tydelig kommunikasjon, der man med fordel sender kopi til aktuelle samarbeidspartnere, slik at alle involverte er informert. Slik kan man kanskje unngå hendelser som skjedde hos oss: Vi ble informert om at det var lang ventetid på Helsenettet, og at vi burde bestille dette i god tid. Først på et senere tidspunkt ble vi informert om at kostnadene i forhold til abonnementet starter kort tid etter installasjon, uavhengig om man faktisk har tatt Norsk Helsenett i bruk. Dersom noen av samarbeidspartnerne ikke klarer å holde planlagt frist i forhold til arbeidsoppgaver, vil det være en fordel om man så tidlig som mulig får satt ny frist. Uten at ny tidsfrist settes, skjer det lett at oppgaven trekker unødvendig lenge ut i tid. 6. Viktige erfaringer All den informasjon om aktuelle oppgaver som kan gjøres tilgjengelig før oppstart av prosjektet, er en fordel. Man vil da kunne jobbe mer målrettet i forhold til aktuelle oppgaver. For nye samspillkommuner antar jeg at det vil være nyttig å lese andre kommuner sine forprosjektbeskrivelser/ prosjektansvarskart og kostnadsoverslag, før de skal lage egen forprosjektbeskrivelse, og dermed spare en del arbeid, og samtidig få en bedre oversikt på et tidligere tidspunkt. Telefonmøtene med ELIN-k ledelsen er den mest verdifulle støtten man har i forprosjektperioden, så disse må man benytte maksimalt og planlegge tema i forkant av møtene, og notere underveis. Bidrag fra IKT-avdelingen er avgjørende i forhold til forberedelse og oppstart av ELIN-k meldinger. For å få tilstrekkelig med ressurser fra IKT-avdelingen er det nødvendig med en felles forståelse i kommunen at dette er arbeid som skal prioriteres.

8 7. Regnskap I forhold til oppsatt regnskap, har vi hittil brukt mye mindre midler enn planlagt, først og fremst på grunn av utsettelse i forhold til prosjektplan. Utgiftene vil komme i forbindelse med fortsettelsen av arbeidet. 8. Avslutning Fram til 1.september 2008, vil vi jobbe med å tilfredsstille Norm for sikkerhet i Helsesektoren og motta elektroniske testmeldinger fra SUS. Vi vil fortsette med å motta elektroniske meldinger fra SUS inntil vi kan utveksle ELIN-k meldinger med SUS. Så snart pilotering av ELIN-k meldinger er ferdig og dermed Acos og Profdoc ferdigstiller programvaren som skal til, regner vi med å installere programvaren og starte testing og bruk av ELIN-meldinger. Foreløpig er tidspunkt for dette uklart. Vedlegg Kostnads og finansieringsplan.