Lenvik kommune. Prosjektbeskrivelse Forprosjekt

Transkript

1 Lenvik kommune Prosjektbeskrivelse Forprosjekt

2 Godkjent av: Side 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning Bakgrunn Forankring i strategier/planer Forprosjektets mål og ramme Hovedmål Delmål Avgrensing i prosjektet Gjennomføring Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppen Budsjett og finansieringsplan Timerapportering Milepælsplan Planlegging, oppfølging og statusrapportering Rettigheter og taushetserklæringer Signatur Referanser

3 Godkjent av: Side 3 av Innledning 1.1 Bakgrunn Prosjektet er etablert på bakgrunn av invitasjon om å delta i Samspillkommune-prosjekt 30. Lenvik kommune har fått Distriktsmedisinsk senter (DMS), og har siden 1.oktober 2004 vært interkommunal legevakt for kommunene Tranøy, Berg, Torsken, Sørreisa, Dyrøy og Lenvik. På bakgrunn av dette ser Lenvik kommune at det er nødvendig å være med i dette prosjektet, og det er en unik mulighet til å være med på utviklingen av å sende elektroniske meldinger. Samhandlingsbehovet i kommunen er stort, og Elin-k-prosjektet er med på å kunne gjøre dette lettere, sikkert og mer effektivt. Lenvik kommune tok i bruk Visma Unique Profil i oktober I dag har alle omsorgstjenestene tatt i bruk plan/rapport på Profil, mens det enda er en vei å gå når det gjelder å ta i bruk hele systemet. Profil blir brukt av pleiepersonell, miljøpersonell og personell i psykiatritjenesten.. Det er kun en avdeling som bruker medisinkardex aktivt. Dette er noe kommunen må sette fokus på, og det må være på plass før man begynner med elektronisk meldingsutveksling. Det er systemansvarlig for Profil som tar ansvar for opplæring i Profil. De har også oppfriskningskurs for ansatte som ønsker det. Før man starter opp med elektroiske meldinger må det kjøres ny opplæring på bruk av medisinkardex for sykepleierne i kommunen, slik at alle har tatt i bruk denne delen av Profil. I dag er det kun noen få som har tatt dette i bruk, og derfor blir dette prioritert i forprosjektet, slik at dette er tatt i bruk til elektronisk samhandling skal gjennomføres. Legekontorene bruker programmet Winmed. Legekontorene sender elektroniske henvisninger til sykehusene, de sender/mottar prøvesvar fra sykehus, og de mottar elektroniske epikriser fra sykehus. Legekontoret er koblet opp mot Norsk Helsenett. Lenvik kommune ønsker å være med på utviklingen innen IKT, dokumentasjon og kvalitetssikring. Og har derfor ønsket å være med på Elin-k-prosjektet. Dette er forankret i ledelsen i kommunen. Det er rådmannen som er prosjekteier. 1.2 Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren følger opp S@mspill Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsning på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan ( ) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi Overordnet mål i strategien er at 3

4 Godkjent av: Side 4 av 9 ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Statlig strategi , S@mspill Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Kommunen skal gjennom samspillkommune-prosjektet skaffe seg en oversikt over hva som kreves i form av personellressurser, opplæring, tid, tekniske løsninger og økonomi for å kunne starte med elektronisk meldingsutveksling. Hovedmålet med forprosjektet er at kommunen skal være klar til å ta i bruk elektroniske meldinger mellom PLO og legekontoret når vi starter opp med hovedprosjektet. Gjennom bruk av elektroniske meldinger skal vi sikre at informasjonen når fram. Dette vil øke kvaliteten og sikkerheten på tjenesten som ytes til felles pasienter. 2.2 Delmål Prosjektet har definert følgende delmål: Pleie- og omsorg skal ta i bruk alle deler av elektronisk pasientjournal. Etablere nødvendig infrastruktur for meldingsutveksling mellom hj.spl/sykehjem og fastleger. 4

5 Godkjent av: Side 5 av 9 Etablere avtale med fastlegene i kommunen om elektronisk samhandling. Utarbeide rutiner for avvikshåndtering i prosjektperioden. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen. 2.3 Avgrensing i prosjektet Lenvik kommune velger å ikke ta med andre samarbeidskommuner i samspillkommuneprosjektet. Forprosjektet skal forberede kommunen til å starte med elektronisk samhandling. Forprosjektet skal ikke gjennomføre meldingsutveksling med fastleger i kommunen, men klargjøre for utprøving av dette for enkelte legekontor. 3.0 Gjennomføring Nedenfor listes kort de oppgavene som skal gjennomføres i prosjektet: Administrative oppgaver Utarbeidelse av en prosjektplan, inkl. finansierings- og kostnadsplan, for gjennomføring av forprosjekt skal utarbeides, og sendes inn i løpet av desember Månedlige telefonmøter gjennomføres gjennom hele prosjektperioden. Utarbeidelse av innledende statusrapport skal gjennomføres i løpet av november Månedlig statusrapport/fremdriftsrapport sendes inn dagen før månedlig telefonmøte. Utarbeide prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjektet planlegges utført innen Utarbeidelse av evaluering og sluttrapport av forprosjekt planlegges utført Medgått tid til prosjektet dokumenteres, og sendes prosjektleder månedlig. Tekniske oppgaver Inngå avtale med Norsk Helsenett. Oppkobling mot dem skjer i hovedprosjekt. Innhente tilbud, og inngå avtale med de ulike programleverandørene for Elin-kløsningene. Vurdere adresseringsnivå i kommunen. En eller flere adresser? Anskaffelse av PKI Personellmessige oppgaver Opplæring på personell i alle deler av elektronisk pasientjournal. Med spesielt fokus på medisinkardex. Planlegge omfang av opplæring for de ansatte (opplæring fra leverandør og internopplæring). Organisatoriske oppgaver Prosjektet er forankret i egen organisasjon. Utarbeide rutiner for avvikshåndtering for bruk av meldinger internt i kommunen. 5

6 Godkjent av: Side 6 av 9 Etablere samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med minimum 2 samhandlingsaktører. Utarbeide retningslinjer for bruk av løsningen med samhandlingsaktørene. 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Styringsgruppe Prosjektgruppe Prosjektleder 4.1 Prosjektansvarlig Rådmann Margrethe Hagerupsen. 4.2 Styringsgruppe Margrethe Hagerupsen, Rådmann Arne Bergland, Kommunalsjef Geir Fredriksen, Kommunalsjef Tore Antonsen, Økonomisjef 5.3 Prosjektleder Prosjektleder er Mona Pedersen. Prosjektleders ansvar i prosessen er å kalle inn til møter, sikre fremdrift i prosjektet, skrive rapporter og statusrapportere til elin-k og styringsgruppa. 5.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppa består av: Mona Pedersen, prosjektleder, sykepleier i hjemmetjensten avd. Finnsnes Solfrid Larssen, systemansvarlig Profil og Notus Jan-Eirik Nordahl, IKT-sjef Berit Myrlund Larssen, Fagleder Hj.tjenesten avd. Finnsnes Janne Mari Eliassen, bioinginør/representant fra DMS legekontor Kristin Eidissen, sykepleier DMS sykehjem, avd. Seljestua 6

7 Godkjent av: Side 7 av 9 Prosjektgruppen har ansvar for å gå igjennom de løsninger som legges frem, se på om dette er praktisk gjennomførbart, og komme med innspill i forhold til behov og løsninger i prosjektet. Prosjektgruppen skal være med å ta avgjørelser, dette tas opp på prosjektmøter. 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Medgått tid skal dokumenteres og sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen. 7.0 Milepælsplan Aktivitet November Desember Januar Februar Mars April Statusrapport ved oppstart utarbeidet Forprosjektbeskrivelse er godkjent Prosjektet er forankret i egen organisasjon Avtale med minimum 2 samarbeidsaktør er inngått Når rutiner og avvikshåndtering for bruk av meldinger internt i kommunen er utarbeidet Når avtale om oppkobling til Norsk Helsenett er underskrevet Når avtale med leverandører av programvare er inngått, og klar til installering Sluttrapport forprosjekt er ferdigstilt Utarbeidelse prosjektplan for hovedprosjekt Opplæring i kommunen for å ta i bruk hele EPJ Opplæringsbehov er definert og planlagt for hovedprosjekt 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest og hovedprosjektbeskrivelse senest

8 Godkjent av: Side 8 av Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur et er gjennomgått og godkjent av prosjektansvarlig i kommunen: 8

9 Godkjent av: Side 9 av 9 9. Referanser 9