Vinje kommune. Sluttrapport

Transkript

1 Vinje kommune Sluttrapport

2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 7 Vedlegg... 7

3 1. Sammendrag Vinje har delteke i forprosjektet som ein av dei kommunane som har samarbeidd med andre kommunar. For vår del har dette vore nabokommunen Tokke. I forprosjektet har vi hatt fokus på grunnlagsmaterialet, det som bør vere på plass av rutiner og prosedyrer ved oppstart av elektronisk meldingsutveksling. Vi visste på førehand at vi hadde mykje rutiner, og vi har hatt fordelen av å ha nytta elektronisk fagprogram i mange år. Samstundes hadde vi over tid sett trongen for å systematisere arbeidet vårt meir enn det som hadde vore tilfellet. Vi har hatt sterkt fokus på Norm for infomasjonssikkerhet, og har gått gjennom alle prosedyrer KITH har utarbeidd og tilpassa dei til oss. Vi har og sett på interne samarbeidstilhøve og blitt klar over styrker og svakheiter i eigen organisasjon. Det er etablert samarbeidsavtaler mellom pleie- og omsorgstenestene og kommunehelsetenesta og legevakt i dei to kommunane. Det er inngått avtale med Norsk Helsenett og Visma i høve til kjøp og etablering av tekniske løysingar. Vi har ikkje hatt som mål å starte opp meldingsutveksling i perioden. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Vi har i utgangspunktet fulgt planen. Undervegs har vi oppdaga at det vi ved oppstart meinte var sentralt kanskje ikkje var så viktig likevel, og har endra fokus noko i høve til enkelte punkt. Vi har brukt mest tid på prosjektplan og på prosedyrer og gjennomgang av desse, mindre på tekniske ting. Gjennomføring: Prosjektplanen er utarbeidd av prosjektleiar, i samarbeid med prosjektmedarbeider. Vi har brukt mykje tid på denne. Prosessen tok tid, og telefonmøtene var viktige i høve til dette. I ettertid ser ein at ein god prosjektplan er særs viktig for det vidare arbeidet. Ta i bruk alle delar av den elektroniske pasientjournalen: Ved oppstart hadde ikkje sjukeheimen i Vinje, samt pleie- og omsorgavdelinga i Tokke tatt i bruk elektronisk medisinkardex. Vi laga ein opplæringsplan for dette, avklarte rutiner og rutineendringar, og nytta eige personell til opplæring i Vinje og Tokke kommune. Oppkopling mot Norsk helsenett: Her gjorde vi bestilling i januar 08, men er enda ikkje i mål. Vi reiknar med at dette kjem i orden ca. september 08. Undervegs i prosessen vart vi klar over at det skulle inngås avtale med underleverandør, noko som vel er den direkte årsaka til forsinkinga. Installering av Profilkom og Unique Link: Kontakten er etablert, men elles må denne prosessen gå paralellt med Norsk Helsenett. Prosjektplanen for hovudprosjektet er under utarbeiding.

4 3. Målrealisering Hovudmål: Legge grunnlaget for oppstart av elektronisk meldingsutveksling mellom pleie- og omsorgstenesta og helsetenesta, og mellom kommunale pleie- og omsorgstenester og sjukehusa. Målet er nådd, ved at vi har gjort klart grunnlagsmaterialet så langt råd, før vi startar testing. Kommunal forankring: Prosjektet er godt forankra, i både kommunane. Dette målet var i utgangspunktet realisert før oppstrt av forprosjektet Utarbeide prosjektplan: Etter ein del prøving, vart prosjektplanen til slutt ferdig og godkjend. Å lære seg teknikkar for å utarbeide prosjektplanar, er nyttig, og ein ser verdien av ein god prosjektplan. Ta i bruk alle delar av den elektroniske pasientjournalen: Slå på EPJ: For oss i kommunen var dette eit viktig målepunkt i starten. Undervegs i prosessen har ein vel sett at dette meir var ei arbeidsoppgåve, ikkje eit mål med forprosjektet. Derimot har det vore viktig å lære opp personell, og ta i bruk elektronisk medisinkardex i alle delar av pleie- og omsorgstenesta for slik å få ein fullverdig elektronisk journal. Målet er nådd. Få på plass oppkopling mot Norsk helsenett: Dette punktet har vore krevjande. Særleg har vi opplevd at kontakten med Norsk Helsenett har vore annleis enn vi trudde det skulle bli. Dette har noko noko med at vi som kommune ikkje besitter den kompetanse som leverandør gjer, og at vi dermed ikkje kan stille dei rette spørsmåla. Konsekvensen er at det vi fekk forespegla skulle ta 6 til 8 veker, har tatt eit halvt år å få på plass. Vi reiknar med at det kjem i orden i september. Målet er dermed ikkje nådd. Få installert naudsynt programvare for kommunikasjon via fagsystem: Kontakten med leverandør av fagprogram har vore grei, vi har gjennomførd oppstartsmøte, men har etterpå måtta stoppa opp litt grunna forsinkingar i høve til helsenett. Målet er delvis nådd. Få på plass avtale med kommunehelsetenesta og legevakta for Tokke og Vinje: Målet er nådd Godkjend plan for hovudprosjektet: Er under utarbeiding. Målet er ikkje nådd

5 4. Prosjektorganisering Vi har i prosjektperioden vald å organisere oss med ein prosjektmedarbeider, i tillegg til prosjektleiar. I tillegg til aktivitetane i styringsgruppa, har vi vald å kalle inn aktuelle fagpersonar til kortare møter innom dei ulike aktuelle arbeidsfelta, -sjå organisasjonskart. Prosjektansvarleg Kommunalsjef Sissel Bitustøyl Prosjektleiar Kari Dalen Fagperson PROFIL Tokke og Vinje Helen S. Mathisen Niina Laaksonen Fagperson PROFDOC Helsesjef + MFR Inger Opsahl Gunvor Mandt IT Aasmund Kroken Grunde Seltveit Kontaktperson PROFIL Tormod Bekken Kontaktperson PROFDOC Jo Erik Hesthagen Helse Blefjell STHF Systemansvarleg Randi Juvik Helen S. Mathisen Vurdering av val av organisering: Vi har sett saman ei prosjektgruppe der vi har forsøkt å femne over dei fagområde og avdelingar som vil bli mest berørt av, og seinare få mest glede av, elektronisk meldingsutveksling. Prosjektorganisasjonen gjev oversyn over dei som har vore del av styringsgruppa. Det er alltid ei vurdering kor mange som skal sitte i ei slik gruppe. For oss har dett fungert greit. Hadde vi lagt opp til at dette skulle vere ei arbeidsgruppe der alle skulle levere likt, hadde den vore for stor for våre forhold. Den modellen vi har vald, har gjeve oss høve til å nå ulike delar av organisasjonen, og gje rom for å spille på lag. Det har vore viktig for oss. Vi synest vi har hatt ein prosjektorganisasjon som har spegla den kompetanse som har vært naudsynt å ha med. Ikkje minst har arbeidet i gruppa styrka samarbeidet med ITavdelingane i kommunane. Dette er viktig og naudsynt. Alt i alt er vi nøgde med val av organisering.

6 5. Erfaringer som samspill kommune Å vere deltakar i eit større prosjekt, har vore ei udelt positiv oppleving. Ikkje av di det gjer alt så mykje lettare, men det er spennande og lærerikt ein erfarer mange ting, og det er moro å vera med på noko som er nytt! Informasjon frå Elin-k har i all hovudsak vore tilfredsstillande. Vi har rett nok hatt ei oppleving av at noko informasjon har kome undervegs og nokon gonger litt seint i høve til kvar vi har vore i prosessen. Slik er det vel i denne type prosjekt. Nettverkssamlingane har vore svært bra. Det kunne godt vore slik at ein av nettverkssamlingane strakk seg over to dagar, fortrinnsvis den fyrste. Det ville lette arbeidet for nye kommunar dersom ein ved oppstart kunne få ein del rein informasjon. Det er mykje å sette seg inn i, og det å ha nok kunnskap til å vite kva som er viktig, ville nok redusere ressursbruken totalt sett. Døme på spørsmål: Hva er PKI, virksomhetssertifikater mv. Tilbringer ein meir tid saman, blir ein betre kjend og,- noko som lettar samarbeid ytterlegare. Vi har ikkje enno nytta oss av kontaktopplysningane frå andre kommunar, men har hatt kontakt med einskilde undervegs i høve til enkelttema. Telefonmøtene har vore nyttige, i større gard enn ein hadde forventa på førehand. Det har vore med å gjeve kontinuitet og framdrift datoar å halde seg til er alltid nyttig. 6. Viktige erfaringer Å utarbeide gode prosjektplanar er viktig! Det gjer det mykje lettare å rapportere undervegs, og slik å arbeide konstruktivt for å nå dei måla som er sett for prosjektet. Ein må sette av tilstrekkeleg tid til arbeidet. Vi valde å frigjere ein person til prosjektarbeid ein periode, og meiner dette har vore avgjerande for å lukkast. Samarbeidet med eksterne aktørar,- dei som skal levere noko til kommunen for at vi skal nå våre mål, er ein kritisk suksessfaktor. Dette har vore meir kronglete enn føresett. Kommunar sit med ein annan o kompetanse enn det leverandørane gjer, og er avhengige av å få informasjon som gjer at vi kan gjere dei rette tinga til rett tid. Vinje og Tokke har samarbeidd om prosjektet, med Vinje som prosjektansvarleg. Vi er to små kommunar som samarbeider innom ulike felt gjennom eit Vest-Telemarksamarbeid. Slik kjenner vi

7 kvarandre relativt godt, noko som heilt klart har vore ein fordel. Det er viktig ved eit slikt samarbeid å ville det same, og til same tid. At ein nyttar tid på å avklare forventningar i starten er avgjerande. Vi har vald ein samarbeidsmodell der mykje av arbeidet har vorte gjort frå Vinje si side, dette og av di Vinje har lenger erfaring i å nytte fagprogram, og har kome lenger på det området. Vi har så overførd kunnskapen inn i Tokke sin organisasjon. Vi har nytta personell på tvers av kommunar for å køyre mellom anna opplæring. På IT-sida er det eit etablert samarbeid frå før, dette har vi nytta aktivt. ITmedarbeidar i Tokke har kompetanse som vi har nytta i stor grad. Å tenke prosjektet som eit fellesprosjekt trur me er viktig, og ikkje vere så opptatt av at vi har tradisjon for å gjere ting noko ulikt i dei forskjellige kommunane. Det har vore ulik grad av samarbeid gjennom ulike delar av prosjektet. Styringsgruppemøtene har vore eit treffpunkt. Periodevis har samarbeidet med IT hatt fokus, i andre periodar har samarbeidet innan pleie og omsorg mellom kommunane vore tettare. 7. Regnskap Budsjett slik det er lagt fram i samband med forprosjektet, ligg som vedlegg. Dei fleste direkte utgifter utgifter vil ligge i hovudprosjektet, knytt opp til inngåing av avtale med Norsk Helsenett og Visma som er leverandør av det fagsystemet vi nyttar. Vi har nytta ca til prosjektleiing, av desse er kommunens andel. I tillegg har vi friteke ein person i 6 mnd. Kostnad knytt til dette er reikna til ca Her er det verd å merke seg at den som har vore prosjektmedarbeidar, har brukt tid på å systematisere, og rydde og endre i etablerte rutiner i høve til fagsystemet - ho har og hatt undervisningsoppgåver. 8. Avslutning Frå september 08 startar vi i hovudprosjekt. Hovudprosjektplanen er under arbeid. Vi har no gjort det vi meiner vi kan gjere før oppstart. Mykje grunnlagsmateriale er på plass. Virksomhetssertifikater er på plass for begge kommunar. Mykje rutiner er utarbeidde og gjort kjende. Det gjenstår framleis nokre punkt, ikkje minst i høve til samarbeidsrutiner med IT, som vi ser det er naturleg å avklare når testing startar og vi er i stand til å sjå korleis dette virkar. Viktig milepeler no, er å få installert Norsk Helsenett, og få dette til å fungere. Avtale med leverandør av fagsystem er på plass, og vi har hatt det fyrste møtet med desse. Målet vårt er å starte testing frå ca. oktober månad. Førebels er planen at prosjektet skal vere avslutta 1.mars 09. Vedlegg Budsjett