Sola kommune. Sluttrapport Forprosjekt Elin-k. Elektronisk informasjonsutveksling mellom fastleger og pleie og omsorgstjenester

Transkript

1 Sola kommune Forprosjekt Elin-k Elektronisk informasjonsutveksling mellom fastleger og pleie og omsorgstjenester

2 Godkjent av: Vigdis Torjussen Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 7 Vedlegg... 7

3 Godkjent av: Vigdis Torjussen Side 3 av 3 Samspill kommunen skal i en sluttrapport gi en samlet framstilling av hvordan forprosjektet er gjennomført i egen kommune og hvilke resultater som er oppnådd. I tillegg skal det beskrives erfaringer med å være en samspillkommune og å være en del av et større prosjekt. Rapporten vil gi viktige innspill i videre arbeid med 30 nye samspill kommuner. 1. Sammendrag Sola kommune har siden november -08 vært deltaker i Elin-k prosjektet i samspill 30. Målsetningen er å oppnå å være forberedt på alle plan til oppstart av testing av elektroniske meldinger Sola har en målsetting om å aktivt utnytte IKT for å styrke den digitale dialogen og bli en ledende e- kommune (IKT-strategi ) Deltagelse i Elin-k prosjektet er en av måtene vi ønsker å oppnå dette på. Vi har kjørt hele prosessen i tett samarbeid med Randaberg kommune, og hatt felles prosjektgruppe. Vi har hatt egen stilling for prosjektleder, og en prosjektgruppe med bred faglig kompetanse. Mye av arbeidet i denne fasen har bestått i å tilegne oss kunnskap om de tekniske løsningene og få gjort avtaler med leverandører, samt dialog med involverte parter. Det har vært mye informasjonsutveksling, og læringskurven har vært bratt. En del av oppgavene i forprosjektet er utsatt til vår/sommer, spesielt på opplæringssiden. Ny kunnskap har medført at korrigeringer kunne gjøres for å utnytte ressursene best, og være effektive i forhold til spesielt opplæringsdelen. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Vi utarbeidet konkrete aktiviteter for forprosjektet med tidsfrister, der vi brukte våre definerte delmål som grunnlag. Aktivitet 1. mnd november 2. mmd desember 3. mnd januar 4. mnd februar 5. mnd mars 6 mnd april Utarbeidet innledende statusrapport Godkjent forprosjektplan Godkjent kostnads- og invisteringsplan Avtale med legekontor er inngått Avtale med deltjeneste er inngått Nettverkssamling gjennomført Avtale om tilknytning til Norsk Helsenett underskrevet Adresseringsnivå klarlagt E-link er bestilt fra Gerica PKI krypteringsnøkkel avklart Retningslinjer for bruk av løsningen er utarbeidet, inkl. håndtering av avvik Opplæringsplan for bruk av meldingsutveksling er utarbeidet er skrevet og godkjent. Godkjent hovedprosjektplan De administrative oppgavene har stort sett vært utført av prosjektleder.

4 Godkjent av: Vigdis Torjussen Side 4 av 4 Vi kom litt sent i gang, siden prosjektleder først trådte inn i stillingen 17. november. I forhold til tidsfrister er de administrative oppgavene utført i henhold til plan. Ang. samarbeidspartner ble det etter hvert klart at vi måtte vente med å velge ut deltjeneste i kommunen til vi hadde fått positivt svar fra et legesenter. Dette for å sikre at vi valgte deltjeneste som hadde størst mulig pasientmasse knyttet til legesenteret. Bestilling av de tekniske løsningene har gått i henhold til plan.både Tieto og Norsk Helsenett var raskt på banen med å gi tilbud. Imidlertid kreves det mer henvendelse fra vår side for å få oppfølging etter at bestilling er gjort. Når det gjelder utarbeidelse av rutiner er det ikke ferdigstilt skriftlige planer ennå, det planlegges å jobbe mer med dette utover våren. 3. Målrealisering Hovedmål Vi satte oss følgende hovedmål ved starten av prosjektet: At vi har lagt til rette for elektronisk informasjonsutveksling mellom et avgrenset antall aktører i helsetjenesten, og har oversikt over kommunens behov og aktiviteter for å nå dette. Vi utarbeidet konkrete målsettinger for forprosjektet med tidsfrister på 4 områder som gjenspeiler gjennomføringsplanen, på bakgrunn av kravene definert i avtalen med NSF: ADMINISTRATIVE At innledende statusrapport er utarbeidet At prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet er utarbeidet At prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjektet er utarbeidet At sluttrapport er utarbeidet Status i dag: De administrative målsetningene er nådd. TEKNISKE Elin-k løsninger er anskaffet fra Gerica og klar til installering Det er inngått avtale med Norsk Helsenett Adresseringsnivå for meldinger er bestemt Status i dag: Det er inngått avtale både med Tieto (E-link) og Norsk Helsenett. Oppkobling til helsenettet er planlagt til Det er bestemt at vi foreløpig skal ha et adresseringsnivå til kommunen.(pleie og omsorg) PERSONELLMESSIGE Det er nedsatt arbeidsgruppe som følger utførelsen av prosjektet Det er utarbeidet opplæringsplan for ansatte i aktuelle deltjenester Det er avklart samarbeid om opplæring ved legekontor Status i dag: Arbeidsgruppen er en del av prosjektgruppen. Denne har ikke fått mye oppgaver enda, de

5 Godkjent av: Vigdis Torjussen Side 5 av 5 vil bli prioritert litt senere på våren, siden testing vil komme i gang først i september. Vi er i ferd med å utarbeide en opplæringsplan for ansatte, denne vil bli mer klar når vi har fastsatt opplæring fra Tieto. Opplæringen vil bli samkjørt med Randaberg, der vi vil både få konsulent fra Tieto, samt at vi supplerer med intern opplæring. ORGANISATORISKE Det er utarbeidet oversikt over økonomiske kostnader for de tekniske delene Det er inngått avtale med samarbeidsaktører Prosjektet er forankret i egen organisasjon Tiltak som må gjøres internt i kommunen for å ta i bruk løsningene er klargjort Rutiner for avvikshåndtering er utarbeidet Status i dag: Organisatoriske målsetninger er i stor grad realisert. Rutiner for avvikshåndtering vil inngå i kommunens rutiner. Kommunen har gode overordna rutiner for dette. I forkant av testperioden fil vi ta stilling til om vi skal bruke kommunens etablerte system for avvikshåndtering, eller om vi skal kjøre et forenkla opplegg. 4. Prosjektorganisering Sola kommune har samarbeidet med Randaberg kommune, som har kjørt forprosjekt parallelt med oss. Vi har valgt å kjøre hele prosjektet sammen. Prosjektet har vært organisert med en felles styringsgruppe bestående av kommunalsjefer for levekår og prosjektledere i begge kommunen, og en felles prosjektgruppe bestående av prosjektledere, representanter fra IKT, deltjeneste og legekontor i begge kommuner, samt tillitsvalgt i Sola. Vi har valgt å ha flere prosjektmøter, der vi har tatt med deler av prosjektgruppa hver gang, alt etter hvilke deler av gjennomføringen som har blitt gjennomgått. Vi har vært bevisste på å ikke involvere flere personer enn nødvendig i de forskjellige fasene, men passet på å informere alle underveis. Vi har opparbeidet et godt samarbeid med IKT avdelingen. Representant derfra blir involvert ved behov, og er spesielt viktig i et slikt prosjekt der IKT og helsefag går hånd i hånd. De kan stille de riktige spørsmålene og fange opp fallgruver der vi som sykepleiere går i blinde. Siden alle involverte kjenner kommunen godt som organisasjon, har det vært enkelt å finne og involvere de rette personene når det trengs. (eks. sikkerhetssjef, økonomisk ansvarlig etc). Det har vært nyttig at begge prosjektlederne kjenner kommuneorganisasjonen godt. 5. Erfaringer som samspill kommune Sola kommune har hatt elektronisk pasientjournal i en årrekke, så denne delen er kjent for oss. Vi så imidlertid at det likevel var mye nytt å sette seg inn i, og mye ny terminologi. I tillegg skulle vi forholde oss til noe som ikke var satt i gang enda, og i noen tilfeller var det vanskelig å vite hva en skulle spørre om for å komme videre. Nettverkssamlingene har for prosjektlederes del vært helt avgjørende for å kunne forstå rekkevidden av prosjektet, samt prioritere oppgaver og forstå sammenhenger. Dessuten er det en viktig motivasjonsfaktor i en arbeidssituasjon der en må jobbe mye selvstendig.

6 Godkjent av: Vigdis Torjussen Side 6 av 6 Å jobbe selvstendig som prosjektleder krever at en er motiverende ut mot de som skal involveres i prosjektet. En skal stille de riktige spørsmålene, involvere de riktige personene til riktig tid, for at prosjektet skal få en mest mulig effektiv fremdrift. Da har det for min del vært svært nyttig å få treffe andre som har gått samme veien før for å høre om deres erfaringer. Det er svært positivt å få faktainformasjon og inspirasjon både fra disse og andre samarbeidsaktører. Nettverkssamlingene har vært motiverende og lærerike, og har vært svært viktige for min mulighet til å stake ut veien videre. Den andre nettverkssamlingen kunne med fordel vært utvidet til 2 dager. Det er mye informasjon å ta innover seg på så kort tid, og jeg tror vi kunne hatt mer utbytte av hverandres erfaringer dersom vi hadde hatt mer tid. F.eks var innlegget til Lyngdal kommune svært informativt og engasjert, vi skulle likt å få i gang en videre dialog rundt denne, spesielt om erfaringer med utvikling av opplæringsplan. Jeg registrerte at det var lite spørsmål som ble stilt, og for vår del dukket det opp nye spørsmålstillinge i etterkant, som ville vært nyttig å diskutere med kommuner i samme situasjon. I noen tilfeller har det vært vanskelig å finne frem på nettsidene, savner mer informasjon om fremdrift på NSF sine sider. Det har vært tydelig at samspill 20 kommunene har blitt forsinket ift plan, og det hadde vært nyttig å få mer informasjon om bakgrunn for det, for om mulig å bli mer effektiv. Vi har ikke benyttet oss av rådgivningsgruppen i stor grad, men i de tilfeller vi har gjort det, har vi fått raske og gode tilbakemeldinger. Vi har ikke benyttet oss av kontaktopplysninger til de øvrige samspillkommunene. Dette ville kanskje være mer aktuelt om vi ikke hadde et tett samarbeid med en annen kommune i utgangspunktet. Telefonmøtene har vært svært nyttige, det er ryddig å ha et fast møtepunkt som en kan samle opp spørsmål til, gjøre opp status og stake ut veien videre. Her har vi også fått hjelp til å se nye aspekter eller skifte fokus dersom vi har stått fast. Vi har ved spørsmål henvendt oss til Sissel Skarsgaard, og fått gode og relevante svar på henvendelser. Vi har ikke benyttet oss av felles epost adresse. Jeg har med glede registrert at det sannsynligvis vil bli en form for oppfølging fra prosjektledelsen sentralt også inn mot hovedprosjektet. I det videre arbeidet ser jeg dette som svært nyttig for oss. Det er nå det virkelige arbeidet begynner, og da er det sannsynlig at vi vil ha enda mer nytte av oppfølging fremover. Selv om vi kan finne mye informasjon fra nettsider og ved å ta kontakt med andre, ser vi også stor nytte av erfaringsutveksling, og å treffe andre i samme situasjon. 6. Viktige erfaringer Sola kommune har kjørt forprosjektet i tett samarbeid med Randaberg kommune. Dette har vært svært nyttig for oss, ikke minst fordi vi har mye like forutsetninger. Prosjektlederne i begge kommunene startet omtrent samtidig i identiske stillinger,og har deltatt på kurs samlinger sammen både ift. Gerica fagprogram og Elin-k prosjektet. Dette gjorde samarbeid naturlig og enkelt, og vi kunne kjøre prosjektet under felles forutsetning. Viktig suksessfaktor: å avklare hva forventningsavklaring om samarbeider vi om, og hva kjører vi separat. At prosjektlederne etablerer god kontakt tidlig er også en viktig del av samarbeidet. Det er ikke en forutsetning, men har gjort at samarbeidet blir en fordel for begge parter. Vi startet på samme nivå, og hadde temmelig like forventninger

7 Godkjent av: Vigdis Torjussen Side 7 av 7 I forhold til å få med samarbeidspartnere fra legesiden, burde nok prosjektleder være mer tydelig. Det var vanskelig å vite hvor pågående jeg skulle være, men det var også såpass liten tilbakemelding i utgangspunktet at jeg burde vurdere alternative måter å nå legene på. Det er viktig for videre arbeid at prosjektleder opprettholder en god kommunikasjon med samarbeidende legekontor, for at testperioden kan starte som planlagt og bli effektiv I prosjektarbeid som dette ser en at noen deler av prosjektet lett kan ta lenger tid enn antatt. For å få en god ressursutnyttelse er det derfor viktig å være reflektert i forhold til når de forskjellige aktørene blir involvert. Vi har vært tydelige på å holde prosjektgruppa informert underveis, selv om ikke alle nødvendigvis er delaktige på alle møter etc. 7. Regnskap Sola kommune har gitt midler til en prosjektlederstilling i 50 %, og denne har nå blitt fast og vil være knyttet til hovedprosjektet. Vi har ikke opplevd å få uforutsette utgifter enda, de store utgiftene ligger på tilknytning til de tekniske løsningene. Vi har fulgt råd om å sette oppkoblingsdato frem i tid, og utgiftene til dette har for oss ikke begynt å løpe enda. Budsjettert oppkobling tekniske løsninger er Utgifter til opplæring er tatt med i budsjett, vi ser det som lite trolig at disse blir overskredet, da en del av opplæringen ligger i pakkeprisen for innkjøp av den tekniske modulen 8. Avslutning Vi vil fortsette å ha tett samarbeid med Randaberg kommune inn mot hovedprosjekt. Noen deler vil vi kjøre hver for oss, og andre, som opplæring, vil vi samarbeide om. Rutiner for bruk, samt avvikshåndtering skal bli ferdig utarbeidet innen juni. Dette arbeidet er påbegynt, og vi vil ha et samarbeid med legekontor om å lage disse. Det er planlagt et oppstartmøte med Tieto i juni, som vi kjører sammen med Randaberg, der vi får avklart både det tekniske, oppkobling, og opplæring fra leverandør. Oppstart testing er planlagt til , og innen den tid skal vi ha opplæring fra leverandør. Dette er planlagt til uke 35 De tekniske løsningene som det er gjort avtale om vil være på plass innen Vi vil da først starte testing på en testperson i fagprogrammet, før vi etter hvert går over på reelle brukere. Det videre arbeidet med testing og utprøving blir en spennende fase, som vi vil ha i tett samarbeid med Randaberg kommune. Vedlegg Eventuelle vedlegg