Sandnes Kommune. Sluttrapport Forprosjekt til Elektronisk informasjonsutveksling for Sandnes Kommune Forprosjekt, Elin-SK

Transkript

1 Sandnes Kommune Sluttrapport Forprosjekt til Elektronisk informasjonsutveksling for Sandnes Kommune Forprosjekt, Elin-SK

2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 8 Vedlegg

3 1. Sammendrag Etter invitasjon til deltakelse i prosjekt for elektronisk informasjonsutveksling i pleie og omsorgstjenesten, ønsket Sandnes kommune å bli samspillkommune i ELIN-k prosjektet og utvikle effektive og hensiktsmessige rutiner mellom de forskjellige instanser rundt tjenestemottaker/bruker/pasient. Sandnes Kommune har siden 2004 brukt VismaUniques Profil som elektronisk pasientjournal. Innføringen av Profil har gradvis inkludert omsorgsdistriktene, fysio/ergo, psykiatrien, samordningstjenesten og aktivitetsenter for puh. All dokumentasjon rundt tjenestemottaker/bruker/pasient var ved oppstart av forprosjektet ikke elektronisk, det er det ikke i dag heller. Dette halve året har blitt brukt til å få oversikt over hva status er nå og hva som må til for å komme videre samt lage en overordnet plan for hvordan det skal skje. Det har gått med mye ressurser i å få tak i hva er det egentlig snakkes om, hva dette innebærer og hva skal til for å komme dit. Materien oppleves som tung og uoversiktelig. Å delta i forprosjektet har gitt oss en god innsikt i hvilke utfordringer vi har, som vi må ta tak i ift vår elektroniske pasientjournal. Kommunens hovedfokus videre vil bli å etablere faglig systemansvarlig for drift, vedlikehold og utvikling. Opprette et IT-fagmiljø på tvers av profesjoner, og utarbeide en strategiplan for IT i seksjon levekår. Sandnes kommune er ikke klar for å starte med elektronisk samhandling og bruk av ELIN-k løsninger, men forprosjektet har gitt energi til å starte den meget viktige prosessen i å komme i gang 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Hovedaktivitetene i prosjektet var rettet mot: - Det tekniske (hardware og software) Her ble det lagt ned mye ressurser i å få oversikt over hva vi har, hva som trengs og hvilke leverandører vi skal velge, hvilke kriterier skal vi velge ut fra. På dem tekniske siden er det en stor utvikling og hele konseptet er under utvikling. Det innebærer at det er vanskelig å få tak i en forståelig sannhet. For det som var riktig i går stemmer ikke lengre. - Det organisatoriske For å kunne gjøre organisatoriske endringer og omstillinger trenger en å ha forståelse for det tekniske, hva er det egentlig det innebærer. Det har vært vanskelig å få oversikt over hvem som gjør hva og hva som må gjøres. Også utover kommunens grenser til nasjonalt plan. Retningslinjer, avtaler og register mener vi må legges til nasjonalt plan og utarbeides for en felles løsning for at en skal kunne lykkes. I småskala fungerer det å gjøre en enkeltavtale mellom partene. Men NHN legger til rette for muligheter til å kommunisere med et så stort spekter av foretak, personer og profesjoner at det vil være svært uheldig at det må knyttes avtaler med hver enkelt. Det vil resultere i begrensninger som er uhensiksmessige og vil gi en dårligere kvalitet og økt fare for feil i kommunikasjonsflyten. Målet må være at en har et system, en metode som en jobber innenfor uten unntak. - Personell Når en har fått oversikt over de tekniske utfordringene og løsningene og sett på de organisatoriske omstillingene som må til i kommuen er det viktig å ha fokus på sluttbruker av produktet. Det er og viktig å se på produktet som en del av en større helhet. Målet vil være at sluttbruker ikke skal ha behov for å vite om de tekniske og organisatoriske endringer som er gjort for å få det opp og i bruk. Det skal være en intuitiv sak som bare virker. 3

4 3. Målrealisering Hovedmål Legge til rette for elektronisk samhandling DELMÅL: Når elektronisk informasjonsutveksling mellom Lura Legesenter og fire enheter i omsorg nord er tilrettelagt og klar for oppstart og innføring. Vi blir ikke klar for å begynne med elektronisk informasjonsutveksling. Det er flere grunner: - ELIN-k nasjonalt er forsinket. Leverandører av systemer til kommunene er langt komt, men det er forsinkelser hos leverandørene til legekontor og sykehus. Testing av løsning er i gang men i begrenset omfang. - Mangler en helhetlig plan og oversikt over muligheter, løsninger, arbeidsomfang og rekkefølge og mål med Profil. Vi har brukt mye tid på å ikke vite hvor vi står og hvor mye som skal til før vi er der vi trenger å være for at vi kan begynne å samhandle. Delmål/ Milepæler Forprosjektet har formulert noen milepæler: Når prosjektet er forankret i ledelsen Forankret i ledelse ved styringsgruppa Når prosjektbeskrivelsen for forprosjektet er godkjent Godkjent Når avtale med samhandlingsaktør er inngått Denne milepælen overføres til hovedprosjektet. Det fordi det er enda mye som skal gjøres teknisk og internt i kommunen før en trenger å konkretisere avtale med samhandlingsaktør Når opplæring i Elin-K løsningene er kartlagt, planlagt og nye arbeidsrutiner og rutiner for meldingsutveksling er godkjent Overføres til hovedprosjektet, venter på Elin-K løsninger og system før en ferdigstiller utvikling av nye rutiner Når prosjektbeskrivelsen for hovedprosjektet er godkjent Er pdd under utarbeidelse Når legekonsultasjon i Profil er aktivert og tatt i bruk Er aktivert og opplæring og enkelttilpasninger skjer Når kommunen har avtalt tilknytning til Norsk Helsenett Bestilling er sendt og frosset. Venter med oppkobling til Elin-K løsninger er klar for implementering og interne utfordringer er løst. Når Elin-K funsjonalitet i fagprogram er instalert i kommunen Kommer i neste versjon, i løpet av sommeren. Det er fremdeles ikke tatt stilling til om en ønsker å velge Well eller Visma. Venter på mer erfraring fra andre kommuner som tester ut. Når det er bestemt når overføringer mellom kommunen og SUS skal tas opp Endelig bestemmesle er blir i september 08 Administrative delmål Når utarbeidelse av en prosjektplan inkl. kostnadsoversikt for gjennomføring av forprosjektet er nådd. OK Når utarbeidelse av en innledende statusrapport (teknisk infrastruktur, bruk av fagsystem, kobling til helsenettet) er skrevet. OK Når utarbeidelse av prosjektplan inkl. kostnadsoversikt for gjennomføring av hovedprosjekt er skrevet. 4

5 Er under utarbeidelse, er klar for godkjenning i september/oktober 08 Når sluttrapporten for forprosjektet er ferdigstilt forlenget til Forsinket pga sykdom og ferieavvikling, ferdigstilt Tekniske oppgaver Når avtaler og løsninger er bestilt fra leverandør, i forhold til ELIN-k-løsningene Varer er ikke bestilt fra leverandør, det er heller ikke tatt stilling til om vi skal velge Unique Link eller Well Com. Håper enda på å kunne trekke erfaring fra Pilotkommunene på det området enda etter hvert som det er i bruk i større skala Når avtale om tilknytning til Norsk Helsenett er inngått. OK Når adresseringsnivå for kommunen (en adresse eller flere) er vurdert. OK Her er det utvikling og endringer i gang fra NHN side. Det vil være aktuelt med AHER Når PKI er valgt AHER, det trengs ikke pr i dag personlig adresseringsnivå slik vi oppfatter det Personellmessige oppgaver Når omfang av opplæring for de ansatte (opplæring fra leverandør, internopplæring) er kartlagt OK, delvis utsatt til hovedprosjektet, til nærmere oppstart Når det er tatt stilling til hvem som skal bruke Elin-K OK, delvis utsatt til hovedprosjektet, til nærmere oppstart Når informasjon til sluttbruker er gitt utsatt til nærmere oppstart Når sykehjemslegene har fått opplæring i Profil Gjennomføres Organisatoriske oppgaver Når prosjektet er forankret i egen organisasjon OK Når det er vurdert og laget en oversikt over hvilke organisatoriske tiltak som må gjøres internt i kommunen for å kunne ta i bruk løsningene. Overført til hovedprosjektet Når utarbeidelse av rutiner for bruk av Elin-K løsningene er laget Overføres hovedprosjektet Når utarbeidelse av rutiner for avvikshåndtering internt i kommunen er laget Overføres hovedprosjektet Når prosjektleder har etablert kontakt med Lura Legesenter i forhold til Elin-K 5

6 OK Når samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med Lura Legesenter er etablert Avventer inntil videre Når retningslinjer for bruk av løsningen med samarbeidspartnere er avklart Avventer inntil videre 4. Prosjektorganisering Prosjektansvarlig Kommunaldirektør, levekår; Elin Selvikvåg Styringsgruppe Kommuneoverlege: Hans Petter Torvik Rådgiver: Frode Otto Rådgiver: Signe Elin Joachimsen IKT-sjef: Wenche Eris IKT-driftsjef: Kari Ødegård Aas Soneleder: Marianne Skrettingland Prosjektleder: Irene Thuen Folkvord Prosjektleder Irene Thuen Folkvord Prosjektleders ansvar i prosessen er: Være pådriver for utarbeidelse planer Fremdriftsansvar ihht planer Ansvarlig for at prosjektet når sitt avgrensede prosjektmål Kontaktansvarlig mellom prosjektet lokalt i kommunen og nasjonalt Prosjektgruppen Fagkonsulent og systemansvarlig for fagprogram, Profil: Halla Halldorsdottir IKT-drifsjef: Kari Ødegård Aas Prosjektleder: Irene Thuen Folkvord Prosjektgruppen har ansvar for å: Gjennomføring av forprosjektet og utarbeide prosjektplan for hovedprosjektet. Arbeidsgruppen Fysioterapeut: Ragna Block Watne, Nord Sykepleier: Ingvor Stokka Lea, Lura 1 Sykepleier: Linn Jannicke Egeland, sone G Vernepleier: Camilla Jåtten, Prestholen 6

7 Arbeidgruppen har ansvar for å: Forankring, bindeledd, ressurspersoner mot sitt yrkesfelt Ha direktekontakt med sluttbruker Tett dialog med prosjektleder 5. Erfaringer som samspill kommune Var informasjonen fra Elin-k tilfredsstillende? Helt fra første introduksjon har det vært vanskelig å få oversikt over prosjektet. Det møte ble basert på spørsmål fra kommunen. På et slikt tidspunkt vet en ikke hva en skal spør om. Her bør det lages en felles presentasjon. Det er en terminologi og teknologi som er tung å forstå. I tillegg er den i rivende utvikling slik at det er vanskelig å være oppdatert. Var innholdet i nettverkssamlingene relevant, eventuelt hva kunne ha vært tema? Temasamlingene er bra. Det er et sted å knytte kontakter, se andre i samme situasjon og utveklse erfaringer. Få samme informasjonen fra sikker kilde og kunne stille oppklarende spørsmål. Jeg savner en innføring i hva er det egenlig vi holder på med. For det har jeg brukt mye tid på å finne utav selv. Og føler det er vanskelig. Det er viktig å få presentert det store bilde, slik at det blir håndgripelig, en må forstå og se veien før en kan gå på den. Var det nok med 1 dag pr nettverkssamling? Ja det tror jeg, skulle vi økt hadde det vært bedre å hatt flere samlinger. Benyttet kommunen seg av felles epostadresse og fikk dere tilfredsstillende svar tilbake? Felles epostadresse har vært flittig brukt. Synd den har sluttet og opphøre. Håper det blir organisert et nettbasert diskusjonsforum i stede. Jeg tror det er viktig å holde kontakten og dra nytte av hverandre, gjennom råd, veiledning og erfaringsutveksling. Alle jobber mot sammemål. Det er viktig å slippe å måtte løse alle problemer selv. Var det nyttig å ha tilgang til (og benyttet kommunen seg av) kontaktopplysninger til de øvrige samspillkommunene? Ja godt samarbeid, ønsker å fortsette med det og inn i hovedmålet Oppfølging fra prosjektledelsen med telefonmøter etc. Har opplevd en del tekniske utfordringer i mailer og vedlegg som ikke kommer frem. Opplever oppfølging med prosjektleder med telefonmøter som konstruktive Erfaringer fra samarbeid med helsenettet, leverandører, legekontor eller andre. NHN er på tilbudsiden, de strekker seg utover sine mandater og prøver å hjelpe med problemer. Godt fornøyd. Leverandører har vært imøtekommende og hjelpsomme Legekontor er avventende 6. Viktige erfaringer For å gjøre det mer smidig for neste gruppe ut vil jeg anbefale å lage en blanding av kokebok, leksikon og ordbok. Med det mener jeg at det bør settes opp en oppskrift på hva som må gjøres, teksnisk, organisatorisk osv. Ingen kommuner er like men det er samme målet så mye vil kunne gå på fellesen her kommer det inn tips og ideer. Det må redgjøres for hva er det de begynner med. Ikke lange avhandlinger men visuell fremstilling slik at en får tak i hva det er en snakker om. Og til sist en ordbok som forklarer termenologien. Det er vanskelig å forstå hvor lite en forstår når en er fersk i gamet for en som har mer erfaring. - For kommuner som har samarbeidet med nabokommuner om prosjektet: Beskriv graden av samarbeid, og noe om erfaringen og ev resultat av dette samarbeidet. (kritiske suksessfaktorer) 7

8 7. Regnskap I forhold til oppsatt regnskap, har vi hittil brukt mye mindre midler enn planlagt, først og fremst på grunn av utsettelse i forhold til prosjektplan. Utgiftene vil komme i forbindelse med fortsettelsen av arbeidet. 8. Avslutning Det viktigste bidrager for videre fremdrift blir å få opprettet en stilling som skal ha fokus på drift og utvikling av programmet som skal drive innføringen av ELIN-k løsninger og Profil videre. Henviser eller til dokumentet forøvrig Vedlegg Eventuelle vedlegg 8