Flora kommune. Sluttrapport. Elektronisk meldingsutveksling mellom lege og omsorgsteneste

Transkript

1 Flora kommune Sluttrapport Elektronisk meldingsutveksling mellom lege og omsorgsteneste

2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning Vedlegg... 6

3 1. Sammendrag Elin K forprosjektet i Flora kommune hadde som hovudmål å få på plass alle dei tekniske detaljane som skal til for at omsorgstenestene skulle kome i gang med elektronisk meldingsutveksling med legesenteret. I tillegg skulle det lagast avtale med Legegruppa SMS og rutinane for bruk av meldingane skulle avklarast både internt og i høve til Legegruppa. Vi la også opp til at dei tilsette skulle ha fått opplæring i ny funksjonalitet i CosDoc i høve til å motta administrativ post. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Vi hadde delt prosjektet vårt opp i 9 milepælar. I hovudsak omhandlar det tre ulike områder. Å få på plass avtalen med Legegruppa SMS og avtale rutiner for korleis dei ulike meldingane skal nyttast mellom legetenesta og omsorgstenestene. Å legge om dei rutinene som allereie er på omsorg angåande post og sjekking av innkomen post, også gå gjennom tenestene for å finne om journalansvaret er formålstenleg plassert i høve til å kunne ivareta dei nye elektroniske meldingane. Få på plass dei tekniske løysingane (ny versjon av omsorgsystema, nye tilleggsmodular og oppkopling mot Norsk Helsenett). Nr Milepæl Status 1 Godkjent prosjektplan.: Ok etter plan 2 Avtale med Legegruppa SMS er inngått Denne vart noko forsinka i høve til planen. Legegruppa fekk ansvaret for å utarbeide og hadde den oppe på sitt styremøte. 3 Oppkopling mot Norsk helsenett er på plass inn mot omsorgsystemet Dette tok mykje lenger tid enn forventa. Vi hadde bestilt lenge før jul, men måtte vente på at ny løysing (lag 3) skulle klargjerast. Utstyret 4 Rutine og ansvar i høve til elektronisk meldingsutveksling er avklart 5 Acos og kommunen har installert og konfigurert programvare som må vere på plass i Epj-systemet og kommunikasjonssystemet for omsorg 6 Profdoc og Legegruppa SMS har installert og gjort dei endringane som skal til i epj-systemet og kommunikasjonssystemet for Legegruppa vart ikkje levert før i slutten av mai. Jobben med å gå gjennom rutinene er gjort på det overordna nivået i høve planen, Leiarane har fått i oppgåve å få dette integrert i sine rutine. Rutinejobbinga har teke lenger tid enn planlagt. Ny versjon og tilleggsprogramvare er på plass i høve til plan. Er teknisk på plass,(siste versjon av winmed, rett versjon av kommunikasjonsprogrammet med meir) men sidan meldingstypane ikkje er godkjende endå, er ikkje bruken av desse implementert. Omsorgtenesten er heller ikkje sett opp som kommunikasjonspartnar. 7 Opplæring for involvert personell Opplæring er ikkje gjennomførd 8 Evaluering av forprosjektet er gjennomført Etter plan 9 Overføring til hovudprosjekt Vert gjort etter samla prioriteringsplan i løpet av sommaren..

4 3. Målrealisering Vi har nådd måla våre i høve til å få på plass dei tekniske løysingane. Det tok lenger tid enn planlagt pga at Helsenett ikkje var klar med løysinga som vi trengde. Vi har starta jobbinga med å definere korleis meldingane skal nyttast og korleis dei skal nyttast i systemet. Dette er etter kvart på plass i ein del prosedyrar ute i nokre av tenestene, men arbeidet med å formidle/lære opp er ikkje gjennomført. Dette arbeidet er tatt inn i eit prosjekt som ser på arbeidsfordelinga mellom tenesteleiar, gruppeleiar og primærkontakt i omsorgstenestene. Det har vist seg å ta lenger tid enn planlagt. Det er ikkje køyrt opplæring i rutinane og i dette å bruke administrativ post. Dette fordi rutinen ute må vere avklart først, og det må gjerast noko tilpassingar i høve til kven som skal vere journalansvarlege. (opprydding i omsorgssystemet) Det har også vore vanskeleg å køyre i gang opplæring sidan kommunikasjonen ikkje har vore oppe å gå, og meldingstypane ikkje er klare. Utgangspunktet når vi starta opp var at meldingane skulle vere klare til pilotering / testing før forprosjektet vart avslutta. Det at vi faktisk ikkje kan sjå korleis meldingane skal nyttast i praksis har gjort at jobbinga med å lage rutiner har vorte vanskelegare. Enklare å få forståinga på plass i tenestene når ein faktisk kan vise noko. Vi har også hatt systemansvarleg / prosjektleiar delvis sjukmeldt i denne perioden, noko som har medverka til at vi ikkje har nådd måla våre med å innføre administrativ post i tenestene. 4. Prosjektorganisering Prosjektansvarleg har vore kommunalsjefen som no har ansvar for omsorgstenestene. Vi danna ei styringsgruppe beståande av leiar for Legegruppa, ein tenesteleiar, leiar for tenestetorget (som har ansvaret for arkivet, postmottak og tek seg av skanning av inngåande post), it-leiar og systemansvarleg for fagprogrammet. I tillegg var det danna ei prosjektgruppe der ein annan tenesteleiar for omsorg var representert i tillegg til merkantilt personell frå tenestetorget og Legegruppa. I praksis har vi slått saman styringsgruppa og prosjektgruppa og hatt fellesmøter sidan mange av dei diskusjonane som har vore gjennomførde har gått på det overordna nivået i høve til å rutine og samhandling mellom omsorgsteneste og legegruppa. Det har vore heldt 5 fellesmøter i prosjektet, og det har vore sendt ut ein del informasjon og forslag til punkt rundt jobbing med rutinene i organisasjonen. I utgangpunktet har vi hatt den kompetansen som var nødvendig i prosjektet, men kanskje hadde det vore lurt å ta inn dei to andre leiarane for omsorg også. I prosjektet er det for det meste heimetenesta som har vore representert sidan det er der vi har dei fleste brukarane. Vi burde kanskje ha tatt inn Pu og institusjon også. 5. Erfaringer som samspill kommune Vi har hatt stor nytte av deltaking i ElinK prosjektet. Det har gitt oss innspel på kva som er viktige steg på vegen for å få til dette med elektronisk meldingsutveksling. Vi har knytt kontaktar på nettverksamlingane som vi har dradd nytte av i ettertid. Blant anna har vi fått tilsendt ein del materiale som vi har kunna brukt vidare som grunnlag for arbeidet vårt. Oppfølginga med prosjektleiinga har også fungert bra via telefonmøta der vi har kunna diskutert problemstillingar som har dukka opp. Har også fått innspel som gjer til at vi kunne ha endra kurs eller brukt mindre tid på eit tema. Spesielt dette at vi har knytt kontaktar med kommunar som køyrer andre omsorgsystem har vore interessante.

5 Temaene på nettverksamlingane har også vore relevante. Vi har hatt godt utbytte av å vere med på samlingane. Kanskje kunne det ha vore ein tanke å tatt opp Norm for informasjonsikkerheit som eit eige tema. Det å dekke opp alle krava i denne / tilfredstille alle krava i faktaarka på ein måte som er overkommeleg å vedlikehalde/administrere er vanskeleg. Derfor var seminaret som var i tilknytning til samlina i Tromsø interessant. Det å få ei oppskrift på korleis ein tilnærmar seg den på trur vi kan vere nyttig. Når det gjeld samarbeidspartar elles så er det tidlegare nemnd at å få på plass løysing frå Norsk Helsenett har teke meir tid enn venta. Kommunikasjonen med legekontoret har fungert bra. Det som er negativt opp i det heile er at det har teke lenger tid før meldingstypane er godkjent enn det som var forventa. Vi venta at vi kunne starte med å teste desse når forprosjektet var fullført. I så måte burde kanskje ikkje denne gruppa med kommunar ha starta opp før meldingstypane var implementer, godkjende og uttesta hjå fyrtårnskommunane. 6. Viktige erfaringer Dei tekniske løysingane er etter kvart på plass, men sidan meldingane ikkje er klare til å ta i bruk, så vil vi no få ein kostnad med helsenettet og med tilleggsfunksjonalitet i CosDoc som vi ikkje får tatt i bruk før meldingane er på plass. Dette burde vi kanskje ha koordinert annleis. Det kunne vi kanskje ha fått råd på i prosessen. Vi har vore i dialog med sjukehuset for å få testa ut meldingar frå dei, men veit ikkje heilt kva tid dette kan kome i gong. I tillegg kom det i forprosjektperioden ei omorganisering som påverka den sentrale staben der prosjektleiinga i Flora kommune jobbar. Det har teke bort litt fokus frå Elin K prosjektet. Det viser seg også at det er viktig å ha kontinuitet i systemansvarleg rollen og at det er avgjerande at vedkommande har tid til å sette i drift dei nye funksjonane som må i gang / gjere den ryddejobben som må gjerast i høve til journalansvar når tenestene har bestemt seg for korleis dette skal vere. Som tidlegare nemnd så har sjukmelding hjå oss førd til at vi ikkje er komne så langt som vi ynskjer her. Vi har fleire med systemansvar kompetanse, men dei har ikkje hatt muligheit for å avsett tid til å jobbe med Elin K. Det er viktig med systemansvarleg kompetanse gjennom heile prosessen. Rutinejobbinga og det å få avklara korleis journalansvaret skal vere på dei ulike tenestene har teke meir tid enn planlagt. Det har trengt nærare oppfølging enn det som vi har hatt muligheit til å gitt dei i denne perioden. 7. Regnskap Det er brukt ca 170 timar i prosjektarbeid for medlemmar i prosjektet. Her inngår også deltaking i dei fellessamlingane som har vore for dei 20 Elin K kommunane. Med reiseutgifter med meir utgjer dette ca I tillegg er det gjort noko arbeid i tenestene og i Legegruppa SMS som det ikkje er registrert timar for. Det er også gjort investeringar for å få på plass programvare og tilknyting til Norsk Helsenett. Rekningane er ikkje komne, men dette vil utgjere ca for 2008 i installasjon og løpande driftskostnader. Det vil vere nødvendig med fortløpande innsats for å få på plass resterande rutiner og funksjonalitet i systemet. Kostnad ved opplæring (kursdag frå Acos + intern opplæring) og frikjøp av dei som skal vere med på kurs, vil kome i løpet av hausten.

6 8. Avslutning Vidare framdrift: 1) Få på plass rutinene rundt dette med administrativ post og sette dette i gang i systemet. 2) Få lagt til rette for rett adressering i CosDoc systemet slik at journalansvaret vert lagt på rett nivå i organisasjonen. 3) Lære opp brukarane i administrativ post (i første omgang tenesteleiarar og gruppeleiarar / avdelingsleiarar). 4) Få i gang ein test i høve til meldingstypar (epikrisar) frå sjukehuset. 5) Få laga rutinane rundt det å sjekke meldingsloggane. 6) Få på plass avviksrutinane i høve til feil i samband med elektroniske meldingar. a. Med feil innhald b. Til feil mottakar c. Avviste meldingar. 7) Sluttføre rutinen og opplæringa rundt bruk av PLO-meldingane. 8) Sette i full drift bruk av valde plo-meldingar Det vil bli stillstand i vidare arbeid med meldingsutveksling til over ferien. Rutine og arbeid med å legge til rette kan gjerast i denne perioden, men det er ikkje aktuelt å sette i drift noko eller drive opplæring i ein periode med mykje vikarar. Vedlegg Eventuelle vedlegg