Sluttrapport Forsøk med fleksible arbeidstidsordningar i Vestnes kommune.

Transkript

1 VESTNES KOMMUNE Sentraladministrasjonen Sluttrapport Forsøk med fleksible arbeidstidsordningar i Vestnes kommune. Forord: Vestnes kommune har vore med i utprøving av ulike turnusordningar gjennom Arbeids- og velferdsdirektoratet si satsing på å redusere omfanget av ufrivillig deltid og utvikle tiltak og auke kunnskap og erfaring. Vestnes kommune var så heldig å få prosjektet finansiert av midlar frå Arbeids- og velferdsdirektoratet med kr 1,7 mill. I tillegg har kommunen sjølv delfinansiert prosjektet med 1,4 mill for å kunne prøve ut ulike turnusordningar. Det er vanskeleg å fullt ut sjå effekter og konsekvensar av eit slikt prosjekt så kort etter. Vi veit allereie no at fleire av einingane som var med har redusert bruken av deltidsstillingar. Effekt for sjukefråver er framleis uklart, og om prosjektet i det heile har påverka nærværet i organisasjonen. Dette har vore eit prosjekt som har skapt stort engasjement. Det har vore forankra i administrativ toppleiing og blant tillitsvalte og verneombod/hvo. Når prosjektet no er avslutta vil det bli utarbeidd rapport også for det politiske nivået. Når Vestnes kommune no har fått innsikt og erfaring frå ulike turnusordningar, kan erfaringane nyttast i seinare utprøvingar. Prosjekttittel: Forsøk med utprøvingar av ulike turnusordningar gav kommunen høve til utprøving av 4 ulike turnusordningar i pleie- og omsorg. Ulike arbeidsplassar/einingar med ulike arbeidstakarar. Bakgrunn: Overordna hensikt og mål Utprøve nye gode turnusordningar for å fremme betre tenester ved m.a. Reduksjon av ufrivillig deltid og redusert sjukefravær Redusere små-stillingar frå turnus Styrke fagmiljøet, auka kompetanse ved bedre nytting av personell på helg og kveld Utvikle eit godt fagmiljø med aktive og engasjerte medarbeidarar Målgruppe for prosjektet: Fagutdanna personell i pleie og omsorg; både i institusjon, i heimetenestene og i bu - og habiliteringstenestene. Faggruppene det gjeld er m.a. vernepleiar, sjukepleiar og helsefagarbeidar. Deltakarane i prosjektet: Vestnes kommune har i forkant av prosjektet hatt ei kartlegging av ufrivillig deltid blant alle tilsette i pleie og omsorg. Over 70 % av alle tilsette svarte på den kartlegginga. Utifrå tilbakemeldinga ynskjer 80 personar seg større stilling, 43 av desse har vore med i prosjektet. Forankring og medverknad: Administrasjonssjefen har oppretta styringsgruppe som består av driftsleiarar i pleie og omsorg, kommunalsjef innan økonomi, administrasjonssjefen og hovudtillitsvald fagforbundet og NSF. I tillegg er prosjektleiar i staben til adm sjefen, (tidlegare leiar for heimetenestene). Forankringa har i heile perioden vore knytt opp til administrasjonssjefen.

2 Samarbeid: I planleggingsperioden var det hyppige møte i styringsgruppa, der ein drøfta dei ulike arbeidsplassane og innhenta informasjon om dei ulike turnusprosjekta. Planleggingsarbeidet tok tid og det var svært viktig at motivasjon på dei ulike avdelingane var stor. Her vart også eksterne aktørar invitert til kommunen. Vi besøkte andre kommunar og fekk høyre deira erfaring før vi starta opp. Fleire hadde erfaring frå liknande prosjekt. Det var dei ulike arbeidsplassane sjølve, ilag med leiar og tillitsvalde, som utfrå ei samla vurdering valde ut den turnusordning dei ønska å prøve ut. På kvar eining der ny turnus skulle utprøvast, vart det oppretta eiga arbeidsgruppe med tilsette og tillitsvalde. Dette for å få god påverknad og eigarforhold til turnusprosjekta. Beskriving av dei ulike turnusordningane: Vestnes sjukeheim-post 3. Auke opp grunnbemanninga betre kvalitet. Frå kortvakter til normalarbeidsdag Betre tid til dokumentasjon og rapportering Utprøving i høve fravær/trivsel og tid til dokumentasjon. Auka kompetanse på avdelinga, styrka fag-miljøet. Fleire fagfolk på jobb Mange tilsette har fått ønska stillingsstorleik. Heimetenestene. Langvakter på helg ( 13 timars vakter) Stor reduksjon av små-stillingar Auka kompetanse på alle vakter - og god fordeling gjennom heile dagen. Auka kompetanse i stor grad på helg, fleire fagutdanna å dele ansvaret med. Styrke fagmiljøet-utvikle og betra tenestetilbod Færre tilsette å forholde seg til for tenestemottakaren og deira pårørande. Alle tilsette har fått ønska stillingsstorleik. Myrateigen (bogruppe innan Bu- og habiliteringstenestene) Forhandlingsturnus/ønsketurnus, med 2 ekstra helger pr. år. Grunnturnusen ligg i botn her kan ein også nytte årsturnus over 52 veker. Alle tilsette har vore delaktig i å sette opp turnusen inkl. helg, ein prosjektansvarleg på avdelinga. Tilsette sjølv møtest og fordeler vaktene for 6 veker av gangen Kan sette timar i bank, jobbe meir, event. mindre i andre periodar. Må bli einige, personalet forhandlar med kvarandre, alle gir og får. Godt forsvarlege tenester med god kvalitet Tilsette kan planlegge heile året over arbeidstid/ fritid. Høver best i ei ikkje for stor personalgruppe. Det er dei tilsette sjølv som styrer prosessen, leiaren får frigjort tid. Den tilsette får bestemme i større grad over si arbeidstid/fritid. Samhandling og samarbeid blir utprøvd i praksis. Mariebo (eining for urolege demente) 3+3 turnus 3 dagar arbeid, 3 dagar fri, 3 dagar arbeid, 3 dagar fri. Kvar 14 dag blir avslutta med 2 dg. Ein arbeider då 2 helger på rad og har fri 2 helger på rad. Ei forutsetning er at alle går i store stillingar Auka bemanning på helg Vestnes kommune Side 2 av 7

3 Normal arbeidsdag blir 8,5 t pr vakt i 100% stilling Tilføring av litt auka ressurs Utgangspunktet er 32,5 t veke Ein rest på 2,75 t pr veke = stjernevakter Resten av timane blir såkalla stjernevakter 15 vakter =126,5t pr. år. I Vestnes utarbeidde vi nøyaktige køyrereglar over korleis stjernevaktene skulle nyttast: kurs, personalmøte, etterutdanning =6 vakter. jobbe som ferievikar= 4 vakter. sjukevikar/permvik=5 vakter Rekneskap for stjernevaktene vart ført kvartalsvis- dei tilsette gir beskjed når det høver og sett seg opp 14 dg på førehand i vaktordning. Oversikt over ressursbruk: Ansvar: 4310 Prosjekt turnusplanlegging ( i heile tusen) Løn faste stillingar Anna løn og trekkpliktige ytingar Pensjonskostnad felles (KLP) Premieavvik pensjon Arbeidsgjevaravgift av premieavvik pensjon Arbeidsgjevaravgift Mat- og drikkevarer Anna forbruksmateriell, råvarer og tenester Telefonutgifter Kurs og opplæring, eksternt Kurs og opplæring, internt Reiseutgifter kurs og opplæring Bilgodtgjersle Diettgodtgjersle Gruppeliv-/ulykke-/yrkesskadeforsikring Husleige IT-utstyr m/dataprogram Andre interne overføringar Avsetningar til bundne fond Sum utgifter Andre refusjonar frå staten Bruk av bundne fond Sum inntekter Sum ansvar: 4310 Prosjekt turnusplanlegging Oppfølging av prosjektet: Styringsgruppa har hatt nær kontakt gjennom prosjektperioden, dei hovudtillitsvalde har hatt direkte kontakt med den einskilde leiar. Leiarane har jobba med prosjekta ilag med dei tilsette på avdelingane. Eigne arbeidsgrupper har vorte oppretta på kvar arbeidsplass til å jobbe målbevisst med prosjektet. Avvik i høve mål og framdriftsplan: Vestnes kommune Side 3 av 7

4 Det har ikkje vore noko særs avvik i høve mål og framdriftsplan. Turnusprosjektet i Vestnes var sluttført som avtalt i februar Evaluering: Turnusprosjektet i Vestnes har skapt stor aktivitet og engasjement. Administrasjonssjefen oppretta ei styringsgruppe der leiarar og tillitsvalde var med. Strategi og rammer for prosjektarbeidet vart lagt der i samarbeid. Prosessarbeid er nyttig og heilt naudsynt for å få til gode ordningar på dette området, men prosessarbeid tek tid. Kommunen brukte første halvår til planlegging og informasjon ut til alle tilsette. Her nytta vi både eksterne forelesarar og eigne tilsette. Det vart oppretta arbeidsgrupper på dei arbeidsplassane som ønska å prøve ut nye turnusordningar. Styringsgruppa godkjente arbeidsplassane og prosessarbeidet på arbeidsplassane kunne starte tidleg på hausten Tid til prosessarbeid er avgjerande om ein skal få personalet med og dei skal få eigarforhold til prosjektet. Tida fram til turnus-oppstart vart nytta godt, sjølv om fleire meinte at ein godt kunne bruke endå lenger tid til planlegging. Under arbeidet dukka det opp både turnus-tekniske utfordringar og ein del avklaringar måtte til i høve tillitsvalde og arbeidstilsynet. Samarbeidsevner og samhandlng i arbeidsgruppene vart utfordra. Det var ein spennande, utfordrande og lærerik periode Turnusprosjektet på Vestnes sjukeheim og i Heimetenestene er vidareført. Begge prosjekta gjev auka kvalitet med fleire fagutdanna på jobb, og fleire å dele ansvaret på. På desse einingane er det ingen ufrivillig deltidsproblematikk lenger. Evaluering: Vestnes sjukeheim post 3. Auke opp grunnbemanninga betre kvalitet. Frå kortvakter til normalarbeidsdag Betre tid til dokumentasjon og rapportering Utprøving i høve fravær/trivsel og tid til dokumentasjon. Auka kompetanse på avdelinga, styrka fag-miljøet. Fleire fagfolk på jobb Mange tilsette har fått ønska stillingsstorleik. Lengda på vaktene er avgjerande utifrå at dei tilsette opplever dei får avslutte arbeidsdagen på ein god måte. Dokumentasjon og rapportering er ein viktig del av helsepersonell sin kvardag og med normalarbeidsdag går dette fint. Trivsel heng nøye saman med korleis ein opplever arbeidskvardagen, og korleis ein opplever å ha fått gjort ein god jobb. Det gjeld i stor grad i tenesteytinga til pasientane/brukarane, men også tidsmessig i høve tid til for og etterarbeid. Fagutvikling og fagmiljø vert skapt og utvikla av tilsette på ei eining, med fleire til stades samtidig på jobb vert miljøet styrka. Deling av kunnskap og erfaring gjev auka kompetanse, både til den enkelte,men også til avdelinga og kommunen. Alle tilsette har fått ønska stillingsprosent, og dermed har avdelinga fått auka kompetanse. Det gjeld både sjukepleiar og helsefagarbeidar. Ein kan ikkje sjå noko positiv endring på sjukefraværet i prosjektperioden. Vestnes kommune Side 4 av 7

5 Evaluering: Heimetenestene Langvakter på helg ( 13 timars vakter) Stor reduksjon av små-stillingar Auka kompetanse på alle vakter - og god fordeling gjennom heile dagen. Auka kompetanse i stor grad på helg, fleire fagutdanna å dele ansvaret med. Styrke fagmiljøet-utvikle og betra tenestetilbod Færre tilsette å forholde seg til for tenestemottakaren og deira pårørande. Alle tilsette har fått ønska stillingsstorleik. Det er fleire fagutdanna på jobb på kveld og helg, og dei tilsette opplever tryggleik og styrke i å vere på jobb ilag med fleire andre fagutdanna. Det er ingen små-stillingar lenger, alle tilsette har fått ønska stillingsprosent, og avdelinga har fått auka kompetanse. Fleire opplever 13 t vakt som slitsomt og for belastande, nokre tilsette slit med helseproblem frå tidlegare. Det blir lenge å vere på jobb samanhengande. 13 t vakter inneber i praksis fleire timar på helg enn tidlegare med arbeid kvar 3-helg. Det er fleire fagutdanna på jobb på kveld og helg, her har ein fått styrka fagtilbodet til brukarane Arbeidet kan organiserast på ein betre måte då ein har god sjukepleiedekning på alle kveldar og helger. Før måtte ein del arbeidsoppgåver utførast berre på dagtid då det var dårlegare sjukepleiedekning på kveld og helg. Ved at fleire har større stilling vert det færre å forholde seg til for både brukarane og deira tilsette. Alle kjenner dei som kjem og skal yte tenester i heimen. Ein kan ikkje sjå noko positiv endring på sjukefraværet i prosjektperioden. Evaluering Myrateigen (bogruppe innan Bu- og habiliteringstenestene) Forhandlingsturnus/ønsketurnus, med 2 ekstra helger pr. år. Grunnturnusen ligg i botn her kan ein også nytte årsturnus over 52 veker. Alle tilsette har vore delaktig i å sette opp turnusen inkl. helg, ein prosjektansvarleg på avdelinga. Tilsette sjølv møtest og fordeler vaktene for 6 veker av gangen Kan sette timar i bank, jobbe meir, event. mindre i andre periodar. Må bli einige, personalet forhandlar med kvarandre, alle gir og får. Godt forsvarlege tenester med god kvalitet Tilsette kan planlegge heile året over arbeidstid/ fritid. Høver best i ei ikkje for stor personalgruppe. Det er dei tilsette sjølv som styrer prosessen, leiaren får frigjort tid. Den tilsette får bestemme i større grad over si arbeidstid/fritid. Samhandling og samarbeid blir utprøvd i praksis. Det er fleire fagutdanna på jobb på helg. Prosessarbeidet ved å utarbeide turnusen ilag har vore tidkrevjande, spesielt i starten. Fordeling av vaktene har vore utfordrande. Og nok tid har ikkje vore berekna godt nok, er tilbakemeldingar frå nokre tilsette. Å ha god påverknad på arbeidstida og fritida har vore veldig positivt. Ein kan ikkje trekkje noko konklusjon i høve påverknad på sjukefråværet Vestnes kommune Side 5 av 7

6 Evaluering: Mariebo (eining for urolege demente) 3+3 turnus 3 dagar arbeid, 3 dagar fri, 3 dagar arbeid, 3 dagar fri. Kvar 14 dag blir avslutta med 2 dg. Ein arbeider då 2 helger på rad og har fri 2 helger på rad. Ei forutsetning er at alle går i store stillingar Auka bemanning på helg Normal arbeidsdag blir 8,5 t pr vakt i 100% stilling Tilføring av litt auka ressurs Utgangspunktet er 32,5 t veke Ein rest på 2,75 t pr veke = stjernevakter Resten av timane blir såkalla stjernevakter 15 vakter =126,5t pr. år. I Vestnes utarbeidde vi nøyaktige køyrereglar over korleis stjernevaktene skulle nyttast: kurs, personalmøte, etterutdanning =6 vakter. jobbe som ferievikar= 4 vakter. sjukevikar/permvik=5 vakter Rekneskap for stjernevaktene vart ført kvartalsvis- dei tilsette gir beskjed når det høver og sett seg opp 14 dg på førehand i vaktordning. Ei positiv erfaring med oppdeling 3 dg jobb og 3 dg fri. Variasjon har gjort at dei tilsette ikkje opplever kvardagen på jobb så krevjande som ved vanlig turnus. Å jobbe 2 helger etter kvarandre oppleves som negativt av mange. For ein periode har det vore greitt, men ikkje som fast ordning. Alle tilsette har i turnusprosjektperioden gått i store stillingar Ordninga med stjernevakter har gått fint og gjort prosjektet meir fleksibelt. Prosjektet gjev auka kostnad Det har vore fast fagutdanna personell på alle vakter, som gjev auka kompetanse og ein forventar dermed auka kvalitet på tenestetilbodet. Bebuarar og deira pårørande slepp å forhalde seg til så mange og dei tilsette er godt kjent med alle. Ordninga med stjernevakter gjer at det også har vore lite behov for å nytte andre vikarar ved eininga. Det er usikkert å kunne måle tilføring av auka ressurs oppimot nytte-effekten på så kort tid. Sjukefraværet er lavt ved denne eininga. Resultat i høve måloppnåing som er satt i søknaden: Sjukefråvær: Sjukefråværet er høgt i Vestnes og ein kan ikkje sjå noko positiv påverknad på fråværet så langt grunna prosjektet. Turnusprosjektet har bidratt til å redusere omfanget av ufrivillig deltid i kommunen. I prosjektperioden var det ein reduksjon på over 40%, noko mindre no sidan ikkje alle prosjekta vart vidareført. Vestnes kommune Side 6 av 7

7 Antall tilsette på ufrivillig deltid i verksemda pr : 37 personer totalt, av desse er 22 utan formell fagutdanning i pleie og omsorg. Fleire av desse ønsker ikkje å kombinere fleire arbeidsplassar for å kunne auke opp si faste stilling. Problematikken rundt ufrivillig deltid er samansatt, og den er nokså redusert i Vestnes. Då snakkar vi om fast tilsette med helsefagleg utdanning. Turnusprosjektet på Vestnes sjukeheim og i Heimetenestene er vidareført. Tenestekvalitet: Utifrå at fleire med fagutdanning har fått auka stillingsstorleik, er meir på jobb på kveld og helg har det vorte tilført auka kompetanse i omsorga i Vestnes. Kvalitet og kompetanse må ein sjå i samanheng Som ein veit så fører auka kompetanse til auka kvalitet. Tenestetilbodet har auka kvalitet og det vil ein nok merke i brukarundersøkingar for pleie og omsorg. Tryggleik og trivsel med styrka fagmiljø er også viktige moment. Trivsel heng nøye saman med korleis ein opplever arbeidskvardagen, og korleis ein opplever å ha fått gjort ein god jobb. Det gjeld i stor grad i tenesteytinga til pasientane/brukarane, men også tidsmessig i høve tid til for og etterarbeid. Fagutvikling og fagmiljø vert skapt og utvikla av tilsette på ei eining, med fleire til stades samtidig på jobb vert miljøet styrka. Deling av kunnskap og erfaring gjev auka kompetanse, både til den enkelte, men også til avdelinga og kommunen. Dette har vore eit prosjekt som har skapt stort engasjement. Det har vore forankra i administrativ toppleiing og blant tillitsvalte og verneombod/hvo. Når prosjektet no er avslutta vil det bli utarbeidd rapport også for det politiske nivået. Vestnes kommune Side 7 av 7