Skedsmo kommune. Sluttrapport. Forprosjekt for elektronisk samhandling mellom kommunen og fastlegene.

Transkript

1 Skedsmo kommune Forprosjekt for elektronisk samhandling mellom kommunen og fastlegene

2 Godkjent av: Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 8 Vedlegg... 8

3 Godkjent av: Side 3 av 3 1. Sammendrag Skedsmo kommune har i perioden til vært en av kommunene i Samspill 30, et prosjekt ledet av Elin-k. Dette har vært et forprosjekt før hovedprosjekt for å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling. Kommunen ønsket å delta i samspillprosjektet for å kvalitetssikre og effektivisere informasjonsoverføringen mellom kommunens helse- og omsorgstjenester og fastleger, sykehus. Tjenestene har også forventninger til at elektronisk samhandling vil være tidsbesparende. Forprosjektets formål har vært å forberede for elektronisk samhandling mellom kommunen og fastleger. Forprosjektet skal danne grunnlag for hovedprosjekt for å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling. Prosjektet har vært organisert i Sektor for helsevern og sosiale tjenester. Prosjektansvarlig har vært sektorsjef. Prosjektet har hatt styringsgruppe og en prosjektgruppe sammensatt av de fleste berørte tjenesteområdene. I prosjektplanen for forprosjektet er det definert delmål og aktiviteter knyttet til disse målene. De fleste av aktivitetene er gjennomført i henhold til prosjektplanen, men noen av aktivitetene må gjøres eller jobbes videre med i hovedprosjektet. Det gjelder rutinebeskrivelser og opplæring. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen I tabellen nedenfor er aktivitetene i forprosjektet beskrevet. Aktivitetene er utført i henhold til prosjektplanen, med unntak av plan for opplæring som ikke ble utarbeidet innen februar. Den er nå utarbeidet. Både når det gjelder opplæringsplan, rutiner for meldingsutveksling og avvikshåndtering må det jobbes videre med i hovedprosjektet, etter at vi har fått installert Gerica - modulene og er koblet opp til helsenettet. De bør gjøres mer operative og det er vanskelig å få til så lenge vi ikke har funksjonene tilgjengelig. Aktivitet November Desember Januar Februar Mars Statusrapport er utarbeidet Prosjektplan for forprosjekt er utarbeidet og godkjent Prosjektplan for hovedprosjekt er utarbeidet er utarbeidet elink er bestilt

4 Godkjent av: Side 4 av 4 Oppkobling til Norsk helsenett er bestilt Plan for opplæring er utarbeidet Samarbeidsavtale med samhandlingsaktør er inngått Rutiner for meldingsutveksling er utarbeidet Rutiner for avvikshåndtering er utarbeidet 3. Målrealisering Hovedmålet for forprosjektet var å klargjøre for hovedprosjekt ved å definere mål og tiltak for innføring av elektronisk samhandling med fastlegene i kommunen, og etablere en prosjektplan for dette. Arbeidet som er utført i forprosjektet vil være grunnlaget for prosjektplanen for hovedprosjektet. I forprosjektet var det definert følgende delmål: Etablere nødvendig infrastruktur for meldingsutveksling mellom kommunen og fastleger. Etablere avtale om pilotering av meldingsutveksling med legekontor i kommunen. Starte arbeidet med å etablere rutiner for elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastlegene. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen. Delmålene skulle oppnås gjennom oppsatte aktiviteter som var inndelt i administrative, tekniske, personellmessige og organisatoriske aktiviteter. Administrative: Det skal utarbeides innledende statusrapport. Det skal utarbeides prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet. Det skal utarbeides prosjektplan for utarbeidelse av hovedprosjektet Det skal utarbeides sluttrapport Det er utarbeidet innledende statusrapport som beskriver kommunens status i forhold til hovedoppgaver knyttet til samspillprosjektet før oppstart av forprosjekt. Statusrapporten beskriver kommunens forventninger til forprosjektet, status for bruk av EPJ, retningslinjer for avvikshåndtering og status vedrørende tilknytning til Norsk Helsenett. Det er utarbeidet prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet. I prosjektplanen er det satt inn milepæler for de viktigste oppgavene. Prosjektplan for hovedprosjekt skal utarbeides innen Tekniske: ELIN-k løsninger skal anskaffes fra Tieto (Gerica) og være klar til installering.

5 Godkjent av: Side 5 av 5 Det skal inngås avtale med Norsk Helsenett. De tekniske aktivitetene er gjennomført i henhold til prosjektplanen. e-link og modul for meldinger i Fase 1 er innkjøpt fra Tieto. Installasjon og oppstart vil skje etter at kommunen er koblet opp til Norsk Helsenett. Det er inngått avtale med Norsk Helsenett. Oppkoblingen mot Norsk Helsenett er avtalt til begynnelsen av mai Personellmessige: Det skal utarbeides plan for opplæring av ansatte som berøres av piloteringen. Det er utarbeidet en foreløpig plan for opplæring av ansatte som berøres av piloteringen (Vedlegg 1). Det skal jobbes videre med planen i hovedprosjektet. Har gjennomført en visning av hvordan meldingsutvekslingen skjer i Gerica. Visningen var for avdelingsledere i hjemmetjenesten og sykehjemsavdelingen, fagutviklingssykepleiere fra hjemmetjenesten og ansatte på tjenestekontoret. Organisatoriske: Det skal inngås samarbeidsavtale med en samhandlingsaktør, dvs. et legekontor. Det skal utarbeides retningslinjer for bruk av løsningen med vår samarbeidspartner. Det skal utarbeides rutiner for avvikshåndtering. Prosjektet skal forankres i egen organisasjon I forprosjektbeskrivelsen har vi sagt at forprosjektet skal klargjøre for pilotering av ELIN-k meldinger for et legekontor og en avdeling i hjemmetjenesten. Underveis er det revurdert, slik at aktørene som nå skal være med i piloten er et legekontor, en avdeling i hjemmetjenesten og Tjenestekontoret (tildelingskontor). Under arbeidet med retningslinjene for bruk av meldingene så vi at det ville være nyttig for prosjektet at tjenestekontoret var med i piloteringen. Det er inngått muntlig samarbeidsavtale med et legekontor og det er utarbeidet rutinebeskrivelse for bruk av ELIN-k meldingene (Vedlegg 2). Rutinebeskrivelsen for bruk av meldingene vil bli arbeidet videre med i hovedprosjektet. Det er utarbeidet rutiner for avvikshåndtering og meldeskjema for avvik til bruk i pilotperioden (Vedlegg 3 og 4). I henhold til prosjektplanen skulle prosjektet forankres i egen organisasjon. Styringsgruppe for prosjektet har vært avdelingssjefsgruppen i Sektor for helsevern og sosiale tjenester, derigjennom er det forankret i organisasjonen. For å spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen har prosjektgruppen hatt en viktig rolle i forhold til å informere i sine avdelinger. Informasjon om prosjektet og alle dokumenter knyttet til det er også lagt ut på kommunens intranett, slik at alle ansatte har tilgang til det.

6 Godkjent av: Side 6 av 6 4. Prosjektorganisering Prosjektet har vært organisert i Sektor for helsevern og sosiale tjenester, med avdelingssjefene i Sektor for helsevern og sosiale tjenester som styringsgruppe. Prosjektansvarlig har vært sektorsjef. Prosjektet har hatt prosjektleder som har hatt ansvaret for å lede arbeidsgruppen, sikre fremdrift, koordinere aktivitetene som skulle gjennomføres samt skrive rapporter og prosjektplaner. Prosjektgruppen har vært representert ved Avdeling for hjemmetjenesten, Avdeling for sykehjemstjenester, Tjenestekontoret, Avdeling for helsestasjons- og skolehelsetjenester, IT seksjonen og avdeling for administrative tjenester. I siste del av forprosjektet har også lege fra legesenteret som skal være pilot vært med. Prosjektgruppen har hatt ansvar for å delta i planlegging og utføring av aktivitetene i prosjektet, ivareta egen virksomhets interesse og behov knyttet til rutiner og bidra til spredning av informasjon om prosjektet i egen virksomhet. Prosjektgruppen har hatt seks møter i forprosjektperioden. Den har vært sammensatt slik at de fleste tjenesteområdene som blir berørt etter hvert har vært med. Det at flere tjenesteområder har vært med vil kunne bidra til at gjennomføringen av hovedprosjektet går lettere. At ITseksjonen har vært med i forprosjektet har vært viktig for å sikre gjennomføring av de tekniske aktivitetene som må gjøres. Organiseringen har vært hensiktsmessig og det er ønskelig at styringsgruppe og prosjektgruppe videreføres i hovedprosjektet. 5. Erfaringer som samspill kommune Skedsmo kommune har hatt god nytte av å være med som samspill kommune. Det å være en del av et større prosjekt har vært lærerikt og gitt oss erfaringer som vi kan bruke videre. Kommunen er godt i gang med elektronisk pasientjournal for alle tjenestene og det har vært ønsket å komme i gang med elektronisk samhandling med legekontorene og sykehuset. Tjenestene ser at det kan være store fordeler med det, både i forhold til sikker pasientinformasjon og at det vil være tidsbesparende. Det å være med i Samspill-kommuneprosjektet har vært en god hjelp i prosjektperioden. Det å ha tilgang til hva andre har gjort før oss, har gjort arbeidet mye enklere; vi har ikke trengt å tenke alt på nytt. I forprosjektet har vi benyttet oss mye av informasjonen som ligger på nettsidene eller vi har fått på samlingene. Å være Samspill-kommune har også gjort at kommunen har satt av ressurser til å arbeide med planleggingen av hovedprosjekt. Informasjonen fra Elin-k har vært tilfredsstillende i forhold til det å jobbe i prosjekt og hva vi skulle gjøre i prosjektperioden. Når det gjelder selve det praktiske med selve

7 Godkjent av: Side 7 av 7 meldingsutvekslingen opplevde vi at vi manglet mye informasjon og hadde derfor visning av hvordan det fungerer i Gerica. Innholdet i nettverkssamlingen har vært relevant og nyttig. Det var passe med 2 dager ved oppstart og 1 dag på slutten. Det var nyttig at siste nettverkssamling var tidsmessig plassert slik at det var tid å jobbe med sluttrapporten etter den. Kommunen har benyttet seg av rådgivningsgruppen gjennom den felles epostadressen og fått gode tilbakemeldinger. Oppfølgingen fra prosjektledelsen med telefonmøter har fungert godt, men 20 minutter er litt kort tid. Prosjektgruppen har hatt sine møter i forkant av telefonmøtene slik at telefonmøtene kunne brukes til å avklare problemstillinger. Foreløpig har prosjektet hatt lite samarbeid med NHN. Samarbeidet hittil har vært at ITseksjonen har hatt kontakt med NHN ved bestilling av helsenett og oppkobling. Det vil bli mer samarbeid når oppkoblingen skal skje. Prosjektleder har vært hovedkontaktledd med leverandøren for bestilling av tilleggsmoduler til Gerica. IT-seksjonen har også hatt kontakt med dem i forhold til oppkoblingen mot helsenettet. Modulene er kjøpt inn, men ikke installert ennå. Samarbeidet med leverandøren av Gerica i forhold til elektronisk samhandling er derfor ikke kommet i gang ennå, det vil skje i hovedprosjektet. Det tok litt tid før prosjektet fikk startet samarbeidet med legekontoret som skal være med i piloten. At det tok før samarbeidet ble startet skyldtes ting utenfor prosjektet og har ikke påvirket forprosjektet. Lege fra pilotlegekontoret har nå tiltrådt prosjektgruppen. Deltakelsen i Samspillkommune-prosjektet har vært en pådriver for at kommunen nå blir koblet til Norsk Helsenett. Når kommunen er oppkoblet mot helsenettet vil helsestasjons- og skolehelsetjenesten starte med å sende SYSVAK-data over helsenettet. Prosjektet har også innledet samarbeid med Ahus for å starte med elektroniske epikriser. Planen er at Ahus skal sende epikrisene også elektronisk til pleie- og omsorgstjenestene og til helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Oppstart for mottak av epikriser vil være før sommeren. Vurderer det til at det vil være svært nyttig med videre oppfølging ved gjennomføring av hovedprosjekt. Fordelen ved videre oppfølging vil være at erfaringer underveis kan deles. Elin-k vil ha oversikt over hva som skjer i samspillkommunene og vil kunne gi råd så ikke hver av kommunene må slite med problemer som er løst av andre. 6. Viktige erfaringer Erfaringen viser at det er dyrt for kommunene å komme i gang med elektronisk samhandling. Både oppkobling og bruk av helsenettet er kostbart. I tillegg må kommunene ha moduler til fagsystemene som både er dyre i innkjøp og vedlikehold. I dette prosjektet er det pleie- og omsorgssystemene det gjelder, men etter hvert som elektronisk samhandling breddes ut vil det også gjelde andre systemer som for eksempel helsestasjonsprogrammer. Skedsmo kommune har satt opp en oversikt over kostnadene som vedlegges (Vedlegg 5).

8 Godkjent av: Side 8 av 8 Det vil være en viktig suksessfaktor for at kommunene skal komme i gang at det blir billigere. 7. Regnskap Regnskapet for forprosjektet er ikke klart ennå. Det var budsjettert med prosjektledelse tilsvarende 40 % stilling, og det er brukt mindre. Modulene for Gerica er kjøpt inn i henhold til budsjett. Når det gjelder opplæring er det ikke regnskapsført noe der ennå, opplæringen vil skje først i hovedprosjektet. Det er heller ikke regnskapsført noe på lege/pilotlegekontor ennå. De er kommet inn på slutten av forprosjektet og har ikke levert regning ennå. Det er ønskelig at gjenstående midler fra forprosjektet overføres til hovedprosjekt. 8. Avslutning Hovedtrekk for den videre framdriften i forhold til hovedprosjekt: o Oppkobling mot Norsk Helsenett o Legge inn modulene for Gerica og oppstartmøte med Tieto i mai. o Oppstart hovedprosjekt høst 2009 (når det er klart fra Elin-k) Vedlegg Vedlegg 1: Foreløpig plan for opplæring av ansatte som berøres av piloteringen Vedlegg 2: Rutine for bruk av elektroniske meldinger Vedlegg 3: Avvikshåndtering ved bruk av elektroniske meldinger i pilotperioden Vedlegg 4: Avviksskjema Vedlegg 5: Kostnader elektronisk meldingsutveksling