Steigen Kommune. Sluttrapport. Samspillkommune 30

Transkript

1 Steigen Kommune Samspillkommune 30 April 2009

2 Godkjent av: Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 6 Vedlegg... Feil! Bokmerke er ikke definert.

3 Godkjent av: Side 3 av 3 1. Sammendrag Forprosjektet har gått fra og til og har rettet seg mot forberedelse til å ta i bruk Elin-k meldingene mellom institusjon/sykehjemmet og legekontoret i Steigen kommune. Ønsket var å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling mellom legekontoret og omsorgstjenesten for å spare tid med dobbelregistrering og bedre kvalitetssikringen av data. Forprosjektet har blitt gjennomført hovedsakelig av to personer som har samarbeidet med styrings- og prosjektgruppene. Intensjonen var å kunne samarbeide tett med IT-avdelingen. Men det viste seg at på grunn av forskjellige omstendigheter så hadde den ene personen som er igjen på IT-avd. lite mulighet til å stille opp. Dette gjorde at mye av tiden har gått med til å sette seg inn i elektronisk meldingsutveksling, hvordan dette virker, hva vi trenger av utstyr, rutiner og ikke mist opplæring. Det har vært kontakt med Norsk Helsenett, Visma Unique og Profdoc Winmed om programvarer, instalasjon og opplæring. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Som nevnt er det hovedsakelig to personer som har jobbet med dette prosjektet. Det har vært avholdt møter med styrings- og prosjektgruppene der vi har lagt frem materiale og hvor det har blitt diskutert hva som måtte gjøres videre. Det ble utarbeidet en statusrapport for Steigen kommune ved oppstart av prosjektet. Der fikk vi skrevet ned statusen for kommunen i forhold til elektronisk meldingsutveksling, samarbeid med legekontor/sykehus, hvem som bruker elektronisk pasientjournal (EPJ), opplæringsplan, avvikshåndtering, tilknytting til Norsk Helsenett (NHN), hvilke fagsystem vi har, tilgang til datautstyr, It strategi i kommunen og økonomi. Det har vært gjennomført telefonmøter der det i forkant er blitt sendt inn statusrapporter og timeregistreringer. 3. Målrealisering Hovedmålet som vi raskt kom frem til var: Integrering av elektronisk meldingsutveksling mellom legekontor og institusjon/hjemmesykepleie. Få oversikt over hva kommunen må legge til rette i forhold til personell ressurser, opplæring, tekniske løsninger og økonomi. Utarbeide en prosjektplan for dette. Det viser seg at vi har valgt en løsning som ikke er klar i Elin-k, og dette gjør at vi ikke kan oppnå hovedmålet innefor tidsrammen på prosjektet. Men vi har fått avklart mye og har planer klare til å ta

4 Godkjent av: Side 4 av 4 de i bruk når den tid kommer. Det neste vi skal gjøre er å starte opplæring av bruk av medisinkort. I trå med ny versjon av plan og rapport så avventer vi fullføringen av dette arbeidet. Et annet problem er at kommunens server kapasitet er sprengt. Kommunen er i gang med å gjøre avtale med leie av ekstern server. 4. Prosjektorganisering Prosjektet ble organisert med: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Rådmann Roy Hanssen. PLO leder Bente Berg Sivertsen. Styringsgruppe: Rådmann: Fagkoordinator Helse- og omsorg: PLO leder: Kommuneoverlege: Leder for Hjemmesykepleien: Roy Hanssen. Bodil Friis. Bente Berg Sivertsen. Fred Andersen. Tove F. Simonsen. Prosjektgruppe: Prosjektgruppen består av: PLO-leder/Prosjektleder: Leder for omsorgsboliger og prosjektmedarbeider: IT-konsulent: Kommunelege 2: Legesekretær leder: Sykepl. i hjemmesykepleien: Sykepleier sykehjemmet: Superbruker av visma profil Bente B. Sivertsen. Inger Storsveen. Even Bård Lund. Natalie Danielsen. Monica Høgseth. Aina Danielsen. Marit Markussen. Randi Kosmo. Det har stort sett vært porsjekt leder Bente Berg Sivertsen og prosjektmedarbeider Inger Storsveen som har jobbet med dette prosjektet. Vi var ikke tydelig nok med å ansvarliggjøre prosjektgruppen opp mot oppgaver. Sammensettingen av styrings- og prosjektgruppene fikk vi god bredde i, så hele organisasjonen vet hva dette går ut på. 5. Erfaringer som samspill kommune Vi er takknemmelige for at vi fikk mulighet til å delta i samspillkommune prosjekt 30. Dette var en fin mulighet til å starte opp prosessen med Elin-k løsningene i kommunen. Vi har fått hjelp, støtte og forståelse av hva dette innebærer.

5 Godkjent av: Side 5 av 5 Gjennom nettverkssamlingene så fikk vi møte mange forskjellige kommuner og hørte hvordan de har det og hva de holder på med. Og det var godt å høre at andre holder på med det samme som oss. Første nettverkssamling var det veldig mye ny informasjon på kort tid som det trengtes tid for å fordøye. Det var mye som var ukjent ikke minst alle ord og uttrykk som vi måtte bruke en del tid i etterkant for å finne ut av. Andre nettverkssamling var mye av det samme som på første samling. Forskjellen var at vi nå forsto hva det ble pratet om. Det ble vel mange som var fremme og pratet om sine erfaringer fra samspill 30. Det var nok med dag til nettverkssamlingene. Gjennom prosjektet så har vi hatt jevnlige telefonmøter og det har fungert bra. Men mailer som vi avtalte å skulle få etter telefon møtene har hatt en tendens til å ha tatt lang tid før de kom. Vi har ikke benyttet så mye de felles epostadressene men vi har visst at de er der og at vi kunne bruke de og det var bra. Vi har ringt, lagt igjen beskjeder og sendt mail til leverandører av programmer og utstyr iberegnet NHN. Og det har tatt tid før vi har fått den rette kontakten med de. Arbeidet vårt har dermed til tider stått i ro. Erfaringer vi har gjort oss er at ting tar tid og du må være tålmodig. Steigen kommune, Steigentunet, har samarbeidsavtale med Nordlandssykehuset (NLSH) Bodø om akutt- og fødeplass. Akuttplassen kan betegnes som en prehospital observasjons- og behandlingsenhet (PreOB). I forbindelse med dette samarbeidet skal det utarbeides rutiner og prosedyrer som skal lette dette samarbeidet og der kommer løsninger fra Elin-k inn parallelt med dette prosjektet. Videre oppfølging av hovedprosjektet ser vi på som nyttig. Ikke minst økonomisk, hvis vi kan fri kjøpe personer til å jobbe konkret med hovedprosjektet. Den største fordelen med videreføring av samspillkommunene i et hovedprosjekt, slik vi ser det, vil være den veiledningen og oppbakking man vil få i arbeidet med og implementere EPJ i kommunene. 6. Viktige erfaringer Den største erfaringen man som liten kommune som skal drive utviklingsarbeid og nyskapende arbeid, gjør seg, er hvor sårbar man er i forhold til ressurser. I vår sammenheng er vi to ansatte i samspillprosjektet, sykdom og uforutsette ting har forsinket oss i arbeidet. Kommunen er i en veldig vanskelig situasjon økonomisk som Robek- kommunene. Dermed blir tilgangen på økonomiske og menneskelige ressurser minimale. Som tidligere nevnt må man finne ut av ting selv, og bruker mye tid og energi på det. Og prosessene tar mye lenger tid. Men å få muligheten til og komme videre i prosessen med EPJ har vært veldig verdifull, og samtidig få god veiledning og råd av sentral prosjektledelse underveis, har vær nyttig for oss. Hva kan man lære til fremtidige prosjekt? Tydeligere avklaringer mot tidsbruk, arbeids- og ansvarsrammer for alle involvert i prosjektet. Særlig tydeligere ansvarliggjøring av prosjektgruppen opp mot oppgaver.

6 Godkjent av: Side 6 av 6 7. Regnskap Vi har satt opp budsjett for forprosjekt med tall som vi har innhentet fra de forskjellige leverandørene for overføring av informasjon elektronisk. Vi har også beregnet hva vi må bruke til opplæring før vi kan gå i gang med selve medisinarket. Vi er litt usikre på om dette tallet er satt for høyt, men har valgt og heller holde det for høyt, enn og underbudsjettere. Kostnadsplan Steigen Kommune forprosjekt Aktiviteter Prosjektledelse Delprosjektledelse, Unigue link og Profil com, Opplæring og gjennomføring Plan og rapport Tilrettelegging/Opplæring fastlege/pilotlegekontor Reiser, overnatting/kost, div. adm. utg Finansieringsplan Sosial- og helsedirektoratet Kommunens egeninnsats Sum Avslutning Kommunen jobber med å skaffe til veie mer serverkapasitet og det må være på plass før nye programmer og oppdateringer kan installeres. Vi avventer installasjon av ny versjon Plan og Rapport. Dermed avventer vi litt videre opplæring i Plan og Rapport. Dette ut fra anbefalinger fra Visma,, og også fra andre kommuner. Som tidligere nevnt er ikke alle Elin-k løsningene på plass sentralt. Dermed har vi det ikke helt klart når installering av elektronisk informasjonsutveksling på dette området mellom legekontoret og PLO kan være på plass.