Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Partssammensatt utvalg Tidspunkt: , kl 14:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 29/ Christin Kristoffersen leder Side 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 4/13 Godkjenning av protokoll fra møte PS 5/13 Orientering om SNU2 prosjektet - fremdrift så langt Side 2

3 PS 4/13 Godkjenning av protokoll fra møte Side 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/ Sissel Helen Hultgren Orientering om SNU 2prosjektet fremdrift så langt Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Partssammensatt utvalg 5/ Anbefaling: Orienteringen tas til etterretning. Saksopplysninger: Prosjektplanen for SNU 2 ble godkjent i partssammensatt utvalg den Styringsgruppa gis med dette en oppdatering på hva prosjektorganisasjonen har gjort siden forrige møte: 1. Styrenes uttalelse Prosjektledelsen ønsker at styrene skal få uttale seg om fremtidig organisering av de driftsområder det enkelte foretak har driftsansvaret for. Med utgangspunkt i dette har foretakene blitt bedt om at saken blir drøftet i styrene og at vurderingene/innspill fremkommet i styrene, blir oppsummert i en skriftlig uttalelse til prosjektorganisasjonen innen 7. mai. Innholdet i disse vil bli gjennomgått på dagens møte. 2. Besøksplan enhetene Det er laget en egen møteplan for å besøke enhetene (i møte med alle ansatte) i perioden Disse informasjons- og dialog møtene har hatt følgende innhold: Bakgrunn for prosjektet/hva er den politiske bestillingen, inkludert å dele ut prosjektplanen (herunder vedtak fra Lokalstyret) med vedlegg. Gjenta beskrivelse av måloppnåelse en enkel og åpen organisasjon. Gjenta medbestemmelsen hva menes med dette hvordan praktiseres den. Presisere at ingen skal sies opp, men at mange kan forvente endringer i arbeidsoppgaver og/eller hvem de ledes av/har personalansvaret for. Repetere status på SNU 1 og at dette prosjektet fortsetter ut i Orientering om opprettelsen av delprosjektgrupper som skal redegjøre for mulige organiseringsformer for henholdsvis energiverket og havn. Side 4

5 2012/ Side 2 av 3 3. Delprosjekt I et hvert prosjekt av denne karakter, vil det være arbeidsoppgaver/delprosjekter som kommer i tillegg til hovedprosjektet. En beskrivelse av slike er derfor beskrevet i eget vedlegg til prosjektplanen. Innholdet i vedlegget vil kunne endre seg uten avklaringer i styringsgruppa. I rapporten "organisasjonsanalyse" fra KS er det anbefalt å se særskilt på organiseringen av energiverket og havn, som dermed inngår i listen over delprosjektene. Disse er altså ikke detaljert beskrevet, fordi prosjektorganisasjonen så behovet for å justere innholdet i disse underveis. De to delprosjektene som det er jobbet særskilt med siden 15.4, er å etablere delprosjektgrupper/arbeidsgrupper som skal jobbe med organisatoriske spørsmål knyttet til energiverk og havn. Hvis det ikke kommer nye momenter til dette den 7. mai, vil de etablerte prosjektgruppene for henholdsvis energiverket og havn, starte med arbeidet å lage forslag til eget mandat og egen prosjektplan. Herunder også en fremdriftsplan der endelig milepel er 1. november slik det fremkommer prosjektplanen for SNU2. Følgende prosjektorganisering for disse delprosjektene er valgt: Delprosjekt organisering energiverket Leder: Jørn Myrlund. Jørn Myrlund jobber til vanlig som senior rådgiver i Bydrift KF, og har vært ansatt siden i 2003 med lang erfaring med prosjektarbeid og god kunnskap om både organisasjonen og energiverket. Prosjektmedarbeider: Roar Blomstrand. Roar Blomstrand jobber til vanlig som leder for energiverket og har vært ansatt i underkant av et år. Han har lang erfaring og bredt nettverk fra energi-bransjen som tidligere ansatt i Statkraft. Leder for delprosjektet organiserer selv prosjektgruppa utover dette. Delprosjekt organisering av havn Leder: Jørn Myrlund. Jørn Myrlund jobber til vanlig som senior rådgiver i Bydrift KF, og har vært ansatt siden i 2003 med lang erfaring med prosjektarbeid og god kunnskap om både organisasjonen og havna. Prosjektmedarbeider: Kjetil Bråten. Kjetil Bråten jobber til vanlig som leder for havna og har vært ansatt siden Longyearbyen lokalstyre ble etablert. Han har lang erfaring og bredt nettverk fra bransjen og har vært med å bygge opp havna slik den fremstår i dag. Leder for delprosjektet organiserer selv prosjektgruppa utover dette. Side 5

6 2012/ Side 3 av 3 Vurdering: Administrasjonssjefen vurderer fremdriften i prosjektet som tilstrekkelig og ser det som svært viktig å lytte til alle ansatte i forbindelse med besøkene ved alle enhetene. Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 6