Sluttrapport. Forprosjekt Elektronisk meldingsutveksling i kommunen Våren Karmøy kommune

Transkript

1 Forprosjekt Elektronisk meldingsutveksling i kommunen Våren Karmøy kommune

2 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 2 av 13 Innhold Innhold Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Delmål Prosjektorganisering Prosjektansvarlig Ansvarsområde Styringsgruppe Ansvarsområde Prosjektleder Ansvarsområde Prosjektgruppen Ansvarsområde Erfaringer som samspillkommune Informasjonen fra Elin-k Nettverkssamlingene Felles epostadresse Kontaktopplysninger til de øvrige samspillkommunene Telefonmøter Oppsummering Viktige erfaringer Timerapportering Regnskap Avslutning... 13

3 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 3 av Sammendrag Bakgrunnen for at Karmøy ønsket et prosjekt i ELIN-k, var at vi har utfordringer i forhold til kvalitetssikring av elektronisk pasientjournal (EPJ). Gjennom flere år har vi vært i drøftinger med Helse Fonna om elektronisk meldingsutveksling. Det er nå bevilget midler til dette prosjektet. For å få til en god samhandling når det gjelder elektroniske meldinger, ønsket vi å ha hovedfokus på interne forhold i helse- og sosialetaten, og samhandling med fastleger/tilsynsleger i denne prosessen. Vi mener at en felles enhetlig kommunal struktur vil forenkle samhandling mellom fastleger og kommunale omsorgstjenester. Vi mener også at det vil styrke samhandlingen i trekanten sjukehus fastlege omsorgstjeneste når felles prosjekt med Helse Fonna settes i verk. Karmøy kommune er som en del av ELIN-k prosjektet/e-meldingsprosjektet tilknyttet Helsenettet fra januar Karmøy ser EPJ som et viktig instrument for å ivareta myndighetskrav til dokumentasjon og kvalitetssikring. Forprosjektet skulle ha fokus på både struktur og faglig innhold. Tilsynsleger, sjukepleiere, hjelpepleiere, psykiatriske sjukepleiere, fysioterapeuter, ergoterapeuter, omsorgsarbeidere samt ufaglærte bruker Profil. Disse gruppene har tidligere skrevet rapport i manuelle system. Vi har ikke meldingsformidling i gang, men ser likevel nytteverdien av felles journalsystem. Særlig i de tilfellene der en har vekselopphold inne på institusjon og ute i hjemmetjenesten. En slipper å tyde håndskrifter og vente på rapport, det ligger tilgjengelig i fagprogrammet (Profil). Et viktig styringsinstrument for Karmøy kommune er avtaler mellom helse- og sosialsjefen og de enkelte virksomhetene. I disse virksomhetsavtalene blir det understreket at innføring og videre bruk av EPJ har prioritet. Samhandling med Helse Fonna er allerede beskrevet. I tillegg har Karmøy kommune et prosjekt med Helse Fonna/Apotekene Vest, kalt Det gode pasientforløp der vi ser på rutiner ved informasjonsoverføring mellom sjukehus og kommune (begge veier) for pasienter som har multidose (maskinpakkede legemidler i doseringsposer). Dette prosjektet har nå levert sine anbefalinger til tiltak. Disse vil bli fulgt opp videre i forhold til bruk av legemiddelmodulen i Profil, og i arbeidet med elektroniske meldinger.

4 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 4 av 13 Samtidig pågår det nå et arbeid med en total gjennomgang av kommunens IKT-strategi. Tiltak fra forprosjektet tas inn i strategien, og videreføres i hovedprosjekt for elektronisk meldingsoverføring. Og omvendt vil tiltak fra IKT-strategien innarbeides i hovedprosjektet. Hovedmålet med dette forprosjektet var å legge til rette slik at elektronisk overføring av informasjon blir den sentrale måten å overføre relevante og nødvendige helseopplysninger på. Både internt i kommunen, og i forhold til samarbeidspartnere. Den nærmeste samarbeidspartneren til kommunens pleie- og omsorgstjeneste er fastlegene, og forprosjektet hadde hovedfokus på samhandlingsrutiner mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten. Dette omfatter både institusjonsbaserte og hjemmebaserte tjenester. Avklaringer i forprosjektet skulle gi godt grunnlag for at felles prosjekt med Helse Fonna skal bli vellykket. Som en del av prosjektet med Helse Fonna, har Karmøy kommune fått installert PPS (Praktiske Prosedyrer i Sykepleietjenesten). Foreløpig ligger dette i åpen (administrativ) sone. Målsettingen er å flytte det inn i lukket sone, og integrere det mot Profil. Systemet er laget for å imøtekomme krav om koordinering og nasjonale løsninger i helsevesenet. Dette vil være en hjelp til å styrke det faglige innholdet i journalføringen i tillegg til å være et godt redskap i samhandlingen med andre. Karmøy kommune har også fått Helsebiblioteket tilgjengelig fra alle sine IP-adresser i administrativ sone. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen mottok Karmøy kommune invitasjon til å delta i ELIN-k prosjektet. Henvendelsen ble positivt besvart den Deltakelse i prosjektet er forankret hos helse- og sosialsjef og rådmann. Karmøy mottok avtale til signering Undertegnet avtale ble returnert I forkant av dette, hadde Karmøy kommune gjort forberedelser til deltakelse i prosjekt. Blant annet gjennom forberedende møter, og gjennom deltakelse på første dialogsamling 12. desember Første skisse til forprosjektbeskrivelse ble sendt 7. januar. Karmøy kommune deltok også på nettverkssamlingen 22. april. De som har deltatt på begge samlingene er Stig Riise Pettersen (prosjektleder) og Paula Nordbø (IKT-koordinator). Prosjektleder har deltatt på alle telefonkonferanser unntatt 15.5.

5 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 5 av 13 Sammen med signering av avtale, sendte Karmøy kommune inn revidert skisse til plan men vi var allerede 3 måneder på etterskudd i forhold til opprinnelig ELIN-k oppstart (november 07). Dette kombinert med en sen godkjenning av forprosjektbeskrivelsen (se kap 4 ) medfører at få av de aktivitetene vi hadde tenkt oss, er gjennomført. Kort oppsummert som følger: Kartlegging av ressurser på utstyrsfronten. Gjennomført. Videre arbeid med utstyr vil bli innarbeidet i kommunens generelle IKTstrategi. Kartlegging av dagens samhandlingsrutiner og informasjonsflyt. Spørreskjema for kartlegging utsendt til aktuelle virksomheter. Utkast til nye rutiner (struktur og innhold). Ikke gjennomført dagens rutiner ikke kartlagt. Nye rutiner på høring. Ikke gjennomført (se over) Kartlegging av kompetanse i pilotavdeling (er). Pilotavdeling ikke utpekt. Opplæring av deltakere i pilot/utprøving av opplæringsplan. Ikke satt opp pilot. Teknikken er ikke tilgjengelig. Utsatt til hovedprosjekt. Evaluering og justering. Ikke gjennomført. Ingenting å evaluere eller justere. planlegging av videre framdrift. Under utarbeidelse. 3. Målrealisering Hovedmålet med dette dette forprosjektet var å legge til rette slik at elektronisk overføring av informasjon blir den sentrale måten å overføre relevante og nødvendige helseopplysninger. Dette omfatter både kommunen internt, og i forhold til samarbeidspartnere. Den nærmeste samarbeidspartneren til kommunens pleie- og omsorgstjeneste er fastlegene, og forprosjektet var tenkt å ha hovedfokus på samhandlingsrutiner mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten. Dette omfatter både institusjonsbaserte og hjemmebaserte tjenester. Gjennom de avklaringer og forslag til rutiner, struktur og faglig innhold i forhold til EPJ som

6 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 6 av 13 forprosjektet omfatter, var meningen å legge et godt grunnlag for at felles prosjekt med Helse Fonna skal bli vellykket. Som en del av prosjektet med Helse Fonna, har både Karmøy kommune og Helse Fonna fått installert PPS (Praktiske Prosedyrer i Sykepleietjenesten). Systemet er laget for å imøtekomme krav om koordinering og nasjonale løsninger i helsevesenet. Vi mener at dette vil være en hjelp til å styrke det faglige innholdet i journalføringen i tillegg til å være et godt redskap i samhandlingen med andre. Det er også vurdert som et viktig redskap for å sikre et helhetlig pasientforløp ved skifte av omsorgsnivå. Hovedmålet må forskyves til høsten/hovedprosjektet. Det krever mye å lage en felles journalstruktur, og vi er akkurat kommet i gang med kartleggingen. Umiddelbart etter sommerferien vil siste avdeling få opplæring i Profil, og samtlige virksomheter vil dermed benytte elektronisk pasientjournal (EPJ). Det er planlagt å skru på full epj-funksjonalitet i Profil etter dette. Dermed vil leger som bruker Profil få et eget konsultasjonsbilde å forholde seg til som er mer likt det bildet de er vant til å bruke i allmennlegepraksis. 3.1 Delmål De målene vi skisserte ved oppstart av prosjektet var: Utarbeide rutiner for bruk av legemiddelkort i Profil. (vurdere avviksmeldinger i fht. legemiddelhåndtering i samarbeid med Legemiddelutvalget) Utarbeide kvalitetskrav for felles struktur og bruk av EPJ i kommunen (inkl. avviksmeldinger). Utarbeide kvalitetskrav for samhandlingsrutiner mellom fastleger og hjemmetjenesten. Utarbeide kvalitetskrav for samhandlingsrutiner mellom fastleger og tilsynsleger. (inkl. legemiddelopplysninger) Definere hvilke meldingstyper som skal brukes i samhandlingen mellom partene. Sikre at Karmøy kommune har alle tekniske løsninger på plass for å kunne sende og motta meldinger. Utarbeide kvalitetskrav for opplæring i bruk av EPJ - både når det gjelder struktur og faglig innhold. Etablere samarbeid med Tysvær kommune, som også bruker Profil.

7 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 7 av 13 Av disse delmålene er kun det siste nådd. Det har vært to møter mellom prosjektleder og omsorgs- og aktivitetsleder i Tysvær kommune. Tysvær er orientert om prosjektet, hvilken framdrift vi ser for oss, og at vi ønsker et samarbeid videre når vi har kommet i gang med piloteringen. Karmøy og Tysvær har allerede et IKT-samarbeid gjennom sine respektive IKT-avdelinger, og det ligger således godt til rette for videre samarbeid. Prosjektleder har vært til stede på ledermøter i hjemmetjenesten og for institusjonene og har orientert om prosjektet. Leder for bestillerkontoret og leder for ergo- og fysioterapitjenesten er blitt orientert skriftlig om prosjektet. Tekniske løsninger er ikke klare før til høsten, og må derfor henvises til hovedprosjekt. Det samme må pilotering av meldinger. (Se kap. 5 og 6) Karmøy kommune vurderer nå ulike tekniske løsninger for kommunikasjon med andre. Prosessen med innregistrering i adresseregisteret-her er startet. Leder av legerådet i Karmøy og leder av legevakten har fått oversendt prosjektskisse til orientering, og prosjektleder har bedt om møte med legerådet for å presentere forventinger og muligheter i forhold til elektronisk meldingsutveksling. Resultater og anbefalinger til tiltak i forhold til prosjektet Det gode pasientforløp vil bli innarbeidet i kvalitetskravene for bruk av legemiddelkortet i Profil. Noen virksomheter er begynt å gjøre seg kjent med legemiddelkortet i Profil, men det er ikke tatt i bruk. 4. Prosjektorganisering Prosjektet ble organisert med prosjektleder, styringsgruppe og prosjektgruppe. Prosjektgruppen skulle oppnevnes tverrfaglig når forprosjektbeskrivelsen ble endelig godkjent. Endelig godkjenning av forprosjektbeskrivelsen fant sted den 26. mars, noe som medførte at det ikke er blitt nedsatt noen prosjektgruppe før nå på grunn av kollisjon med andre prosjekter ( Det gode pasientforløp, Kommunal IKT-strategi ). Det er en målsetting at prosjektgruppen skal ha ett møte før sommerferien. Prosjektgruppens arbeid vil strekke seg inn i hovedprosjektet. Det samme vil styringsgruppens arbeid. Prosjektgruppen er tverrfaglig sammensatt, med representanter for institusjoner og hjemmetjeneste, psykiatri, ergo-/fysioterapi, IKT og etter hvert lege. Halvparten av prosjektgruppen har vært med i arbeidsgrupper i forhold til kommunens IKT-strategi. Det vil

8 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 8 av 13 således bli en form for gjennomgående representasjon i forhold til å legge opp IKTstrategien for helse- og sosial. Øvrige medlemmer er valgt ut geografisk. Alt tyder på at distrikt nord (Norheim) vil bli valgt som pilotenheter når den tid kommer. Prosjektleder er medlem av prosjektgruppen til e-meldingsprosjektet med Helse Fonna, og stabsleder Per Andreas Ulvedal er med i stryringsgruppen både for ELIN-k og for e- meldingsprosjektet. Det er dermed sikret gjennomgående representasjon som knytter disse to prosjektene sammen. Midlertidig styringsgruppe (som i store trekk har hatt samme medlemmer som fast styringsgruppe) forut for søknad og godkjenning, har hatt to møter. Ordinær styringsgruppe har hatt to møter i løpet av prosjektperioden. 4.1 Prosjektansvarlig Stabsleder Per Andreas Ulvedal Ansvarsområde Ansvar for kontraktsinngåelse i forhold til prosjekteier. Ansvar for avklaring av uenigheter/uklarheter i forhold til prosjekteier. 4.2 Styringsgruppe Prosjektleder Stig Riise Pettersen Avdelingssjef Tove Rosseland Stabsleder Per Andreas Ulvedal. Kommuneoverlege Knut R. Slinning Ansvarsområde Ansvar for oppnevning av prosjektgruppe. Ansvar for hovedmål i prosjektet. Ansvar for milepæler i prosjektet. 4.3 Prosjektleder Stig Riise Pettersen, fagansvarlig sjukepleier Norheim bu- og behandlingsheim.

9 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 9 av Ansvarsområde Utarbeidelse av forprosjektplan. Utarbeidelse av delmål innenfor milepæler. Ansvar for kommunikasjon av prosjektets innhold, rammer og framdrift i forhold til kommunens virksomheter og aktuelle leger. Ansvar for kontakt med samarbeidende kommuner. Ansvar for kontakt med prosjektleder e-meldinger i Helse Fonna. Ansvar for utarbeidelse av budsjett. Ansvar for innspill og tilpasninger i forhold til prosjektet det gode pasientforløp Prosjektgruppen Taran Jarnæs fysio-/ergoterapitjenesten Wenche Sevland - bestillerkontoret Marit Flesland Brekke - fagansvarlig hjemmetjenesten Hilde Solli - fagansvarlig psykiatri Anne Gro Bjørndal - fagansvarlig institusjon Paula Nordbø IKT-koordinator Arve Ubøe Rohde - IT og informasjonskonsulent, konsultativt medlem Fastlege/Tilsynslege oppnevnes ved pilotering Ansvarsområde Gi innspill i forhold til prosjektplan. Identifisere styrker og svakheter ved dagens rutiner. Innspill i forhold til nye rutiner. Innspill i forhold til enhetlig journalstruktur (fag og oppbygging) Innspill i forhold til bruk og kommunikasjon av medisinkort.

10 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 10 av Erfaringer som samspillkommune 5.1 Informasjonen fra Elin-k. Utover dialogkonferansene, har det vært nokså sporadisk informasjon fra ELIN-k. Det hadde vært greit å få tilsendt et nyhetsbrev for eksempel hver 14 dag (eller 1 gang i måneden) med oversikt over framdrift/nyheter. Hjemmesidene (NSF) for ELIN-k har i liten grad gitt informasjon som har vært oppdatert for eksempel status på ulike meldinger fra ulike leverandører. 5.2 Nettverkssamlingene. Innholdet i nettverkssamlingene var for så vidt relevant men dette er problemstillinger vi har jobbet med i flere år så for vårt vedkommende er det lite nytt som har kommet fram. Slik det var lagt opp, var det for så vidt nok med 1 dag pr. samling men når et slik prosjekt blir lagt opp med felles styring, hadde det vært greit å sette av tid til nettverksbygging. Kafedialog på første samling var et godt utgangspunkt, men det hadde vært greit å følge opp dette med samling av kommuner som hadde en del felles utfordringer. (se 5.4) 5.3 Felles epostadresse. Kommunen benyttet seg av felles e-postadresse og fikk svar på problemstillinger som ble reist. 5.4 Kontaktopplysninger til de øvrige samspillkommunene Det var kanskje nyttigå ha oversikt over kontaktopplysninger til de øvrige samspillskommunene. Ettersom vi ikke fikk tilsendt noen overdikt over hvilke kommuner som jobbet med hva, var det ikke så enkelt å vite hvordan man skulle bruke adressene. 5.5 Telefonmøter Telefonmøtene opplevdes som lite nyttige. Ettersom de 3 første gikk med til å diskutere milepælsplan, og denne ikke er brukbar fordi teknikken ikke er klar opplevdes det som lite meningsfullt.

11 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 11 av Oppsummering Ettersom mye tid gikk med til å vente på godkjenning, og prosessen med godkjenning av prosjektskissen opplevdes som svært tungvint og arbeidskrevende, er det vår oppfatning at prosjektet kunne vært drevet enklere i rent kommunal regi. Teknikken er enda ikke klar, og hovedfokus er derfor det organisatoriske. I forhold til dette, har deltakelsen i ELIN-k medført forsinkelser og ekstra arbeid som ikke har gitt oss noen gevinster. 6. Viktige erfaringer Viktige erfaringer er at tekniske løsninger aldri er ferdige når vi trenger dem. Karmøy kommune har vært knyttet til Helsenettet siden januar, og har fortsatt ingenting å sende over nettet. Til ekstern adressering trenger vi et såkalt virksomhetssertifikat som identifiserer Karmøy kommune i forhold til eksterne samarbeidsparter. Fastlegene vil i denne sammenheng være eksterne, siden de er egne juridiske enheter. De må derfor ha sine egne virksomhetssertifikater. Dette må kjøpes inn fra ekstern leverandør (Ergogroup). Hvis en tredjepart verifiserer identitet hvorfor da ikke sende alt over det ordinære nettet? Slik vi ser det, gir ikke Helsenett i dag mer enn det man får fra den gamle Trygd- Helsepostkassen: Det er dermed lite attraktivt for fastleger. Legekontor er egne juridiske enheter og må derfor ha eget virksomhetssertifikat. Karmøy for øvrig kan ha felles sertifikat. Helsenett har ikke vært enkelt å forholde seg til i forhold til oppkobling det har vært mye fram og tilbake, og svikt i logistikken fra Helsenetts side. Karmøy kommune opplever Helsenett som dyrt og lite funksjonelt. Pr. i dag betaler vi mer for en 2 Mbits linje til Helsenett enn for en 16 Mbits linje til kommunen for øvrig. Og vi betaler for noe vi ikke kan bruke, ettersom meldingene ikke er klare til å tas i bruk. Når det gjelder intern adressering for å få meldingen til rett virksomhet og til den som har tjenestlig behov for innholdet. Adresseregisteret-HER brukes til dette. Karmøy er nå i ferd med å melde inn sine virksomheter til Adresseregisteret-HER (Helsetjenesteenhetsregisteret). I forhold til ferdigstillingav meldinger har vi vurdert det slik at personale i aktuell virksomhet må kunne lese innkommet melding men noen må ha mulighet til å kvittere den ut. Vi starter

12 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 12 av 13 opp med at fagansvarlig kvitterer ut. Etter driftserfaring (ordinær drift) skal det vurderes om rettighet til å kvittere ut skal omfatte alle sjukepleiere. I forhold til målsettingen om økt dialog mellom fastleger, tilsynsleger og omsorgstjenesten, vil meldinger med vekt på legemiddelopplysninger trolig være førstevalget. Deretter vil meldinger om diagnoser og orientering om kommunale tjenester trolig være neste valg. Prosjektgruppen vil ta stilling til hva som er mest sentralt, og prioriteringer mellom disse. Logistikkmeldinger er allerede avklart i e-meldingsprosjektet som førstevalget i forhold til spesialisthelsetjenesten. Så langt er det kun dialogmeldingen (fritekst) som er klar. Så vidt vi kan se, markedsfører Visma/Unique dette litt mer enn det er grunnlag for. Vi venter på at øvrige meldinger skal bli klare trolig en gang utpå høsten (?). Ut fra KITHs godkjenningssider, ser det ut til at WinMed er i stand til å håndtere de fleste aktuelle meldinger mens Profil ligger noe etter. Det ser altså ut som fastlegene er i stand til å motta mye mer enn vi er i stand til å sende. Imidlertid ser det ikke ut til å være noen plass der det er satt av mulighet til avviksmeldinger, som også er et krav i hht. ELIN-k. Dette må vi definere sjøl melde behov tilbake til leverandør. I forhold til Visma/Unique og elektronisk overføring er man avhengig av minst 2 ekstra moduler som må betales for. Foreløpig er disse mangelfulle. Det er sagt at der skal være klart til høsten (?). Installering medfører sterk knytning mot en leverandør, noe Karmøy kommune ellers prøver å unngå. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Timerapportering omfatter alle som bruker tid til prosjektet (møter, tekniske tilpasninger, drøftinger med leverandører, informasjonsspredning, opplæring osv.) Timerapportering for forprosjektet ettersendes sammen med foreløpig regnskap.

13 Godkjent av: Per Andreas Ulvedal Side 13 av Regnskap Regnskap er ikke avsluttet. Det er satt av midler i budsjettet til frikjøp av lege i forbindelse med pilotering av meldinger. Dette vil (forhåpentligvis dersom de tekniske løsningene er på plass) bli gjennomført til høsten. Bevilgede midler er derfor ikke oppbrukt, og bes overført til hovedprosjektet. Foreløpig regnskap vil bli ettersendt. 8. Avslutning Videre framdrift vil ivaretas hovedsakelig via to kanaler. En hovedprosjektbeskrivelse der det henvises til forprosjektet og der skisserte tiltak som ikke er gjennomført vil bli fulgt opp. Det andre hovedområdet er kommunens overordnede IKT-strategi, der tiltak fra ELIN-k prosjektet vil bli innarbeidet.