Verdal kommune. Sluttrapport. Prosjektbeskrivelse forprosjekt - Innføring av elektronisk meldingsutveksling (ELIN-k) i Verdal kommune

Transkript

1 Verdal kommune Prosjektbeskrivelse forprosjekt - Innføring av elektronisk meldingsutveksling (ELIN-k) i Verdal kommune

2 Godkjent av: Side 2 av 9 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 9

3 Godkjent av: Side 3 av 9 1. Sammendrag Verdal kommune har i perioden deltatt i ELIN-k prosjektet. Bakgrunn for forprosjektet var at Verdal kommune ønsker å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling som et ledd i kvalitetssikring av data mellom de ulike samhandlingspartene. Forprosjektet har hatt som hovedmål at det skal legges til rette for elektronisk meldingsutveksling mellom omsorg- og velferd og fastlege/tilsynslege i kommunen. Hovedmålet blev inndelt i delmål og realiseringen av disse beskrives nærmere i punkt 3. Forprosjektet har hatt et nært forhold til et annet prosjekt, Mobil Profil, som har som mål å innføre bærbare dokumentasjons enheter i alle hjemmetjenestene i kommunen i løpet av år Felles for disse 2 prosjektene er å ta i bruk alle deler/moduler av fagsystemet slik at vi sikrer god nok kvalitet på de data som vi har i fagsystemet og som er nødvendig for å få full utnyttelse av systemet. Verdal kommune har siden 2003 benyttet seg av fagsystemet PROFIL fra Wisma Unique som elektronisk dokumentasjonssystem. I forprosjektet har dette hatt betydning for forprosjektets mål og ramme når det blev fastsatt hovedmål og delmål for prosjektet. I og med at kommunen allerede har et elektronisk dokumentasjonssystem som er godt kjent, og brukt, blant de ansatte i omsorg- og velferd blev det i forprosjektet satt fokus på å få på plass de tekniske løsningene som muliggjør elektronisk meldingsutveksling, utarbeide rutiner og ansvarsforhold i forhold til elektronisk meldingsutveksling samt inngå nødvendige samarbeidsavtaler. Har til dels vært et nært samarbeid med nabokommunen, Levanger, som også er en samspillkommune. Samarbeidet har spesielt vært rettet mot IKT, i og med at begge kommunene har felles IKT avdeling som drifter fagsystemene i begge kommunene. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Hovedaktiviteter med tilhørende delmål er beskrevet under. Som beskrevet senere under punkt 3 Målrealisering fremgår det at ikke alle aktiviteter er fullført men at noen aktiviteter vil bli fullført i løpet av våren 2009 og noen er forskjøvet til hovedprosjektet. 1. Godkjent prosjektplan - utarbeidelse av prosjektplan - godkjenning av prosjektplan i styringsgruppen - informasjon til ansatte 2. Anskaffelse av programvarer i Profil 2.1 bestilling og avtale om innkjøp av nødvendig programvare 2.2 installasjon av programvarene 2.3 avtale om ev opplæring 2.4 klargjøring av meldingstyper og kommunikasjons partnere 3. Oppgradering/oppkopling mot Norsk Helsenett 3.1 inngå avtale om bestilling/oppgradering av Norsk Helsenett

4 Godkjent av: Side 4 av linja/oppkopling til Norsk Helsenett er utført 4. Avtale med fast lege(r) 4.1 opprette kontakt med fast legene/tilsynslegene i kommunen og gi informasjon om prosjektet med mål om å få positiv respons på prosjektet 4.2 inngå skriftlig avtale med 1-2 fast leger/tilsynslege om deltakelse i prosjektet 5. Rutiner og ansvar 5.1 utarbeide retningslinjer i forhold til de ulike meldingstypene 5.2 avklare adresseringsnivå i pilotene og legekontor 5.3 utarbeide rutiner i meldingsutvekslingene. 5.4 avvikshåndtering 6. Opplæring - utarbeide plan for opplæring av personell som skal håndtere elektroniske meldinger og avvik. 3. Målrealisering For å oppnå hovedmålet blev det definert delmål med tilhørende aktiviteter. De viktigste og mest elementære delmål/aktiviteter har vært: Godkjenning av prosjektplan (1) Prosjektgruppa fikk tidlig i prosjektet godkjent prosjektplan av styringsgruppa/elin-k. Prosjektet har helt fra starten av vært godt forankret i styringsgruppa men også i administrasjon/politisk. Få på plass de tekniske løsningene som muliggjør elektronisk meldingsutveksling (2,3) I og med at kommunen allerede i mange år har hatt et elektronisk dokumentasjonssystem blev aktivitetene for dette delmålet å bestille å gjøre avtale om innkjøp av de programvarer som mangler for å kunne ta i bruk elektronisk meldingsutveksling, installere programvaren og gjøre avtale om ev. opplæring. Blev tidlig i prosjektet avklart at leverandøren hadde programvare utviklet men at den ikke var godkjent av ELIN-k prosjektet. Prosjektgruppa ble enig om at programvaren ikke blir innkjøpt for den er godkjent av ELIN-k prosjektet men innkjøpsansvarlig (ressursperson IKT) skulle ha kontakt med leverandøren og gi tilbakemelding om at det var interesse for å anskaffe programvaren men ikke før den var godkjent. Programvaren vil bli anskaffet så fort den er godkjent og tilgjengelig. Her er det et samarbeid med nabokommunen, Levanger, som også er samspillkommune. Levanger og Verdal kommune har felles IKT avdeling som drifter og har ansvar for de tekniske løsningene både på legesentrene og i omsorg- og velferd. I forhold til Norsk Helsenett så har legesentrene vært oppkoblet i mange år. IKT avdelingen har hatt kontakt med NHN og det skal skrives avtale om oppgradering av NHN og da vil også bl.a omsorg- og velferd bli innlemmet i denne avtalen. I utgangspunktet skulle dette være klart til den men av forskjellige grunner blir ikke den fristen overholdt. Man ser foran seg at dette vil være på plass i løpet av våren, i god tid før man skal ta i bruk elektronisk meldingsutveksling.

5 Godkjent av: Side 5 av 9 Utarbeide å ha på plass samarbeidsavtaler (4) Det blev i desember 2008 opprettet telefonisk kontakt med legene i kommunen for å uthøre om det var interesse blant dem for å få høre mer om prosjektet. Prosjektleder blev invitert til et møte med legene i januar 2009 hvor de fikk informasjon om prosjektet. Generelt var det positive tilbakemeldinger fra legene på prosjektet og det var en lege som sa seg villig til å delta. Vil bli avholdt et møte med vedkommende lege hvor det vil bli avklart adresseringsnivå og rutinebeskrivelse for legen/legekontoret. Det vil da også bli inngått skriftlig samarbeidsavtale med legen. Det er hatt kontakt med legen i forhold til et slikt møte og vi venter på tilbakemelding fra legen på møtedato. Er tatt sikte på at dette vil være på plass i løpet av april/mai. Prosjektgruppa ser at det kan være en risikofaktor/svakhet å kun ha en lege med i prosjektet. Det har vært ønskelig å ha med minimum en lege til. Primært er det ønskelig å få med en tilsynslege inn i hovedprosjektet. Dette vil det bli jobbet videre med utover våren. Tilsynslegene på de 2 sykehjemmene i kommunen bruker nå Profil som dokumentasjonssystem når de er på sykehjemmene. Dette gjør at vi har stor forhåpning om å få med en tilsynslege inn i hovedprosjektet. Utarbeide rutiner og ansvarsforhold i forhold til elektronisk meldingsutveksling (5) Vi har valgt å utarbeide rutiner og ansvarsforhold med utgangspunkt i de enheter som skal fungere som piloter i hovedprosjektet. Dette for å tilegne oss erfaringer slik at vi kan korrigere/revidere rutinene hvis det er behov for det. Når elektronisk meldingsutveksling skal innføres i resten av kommunen vil rutinene revideres/kompletteres til å omfatte hele kommunen. Ut fra milepælsplan skal dette være ferdig i løpet av april måned og det vil foreligge et utkast/ forslag på rutiner og ansvarsforhold innenfor fristen. Rutiner og ansvarsforhold skal forelegges styringsgruppa for godkjenning. Det er utarbeidet rutiner for avvikshåndtering, men vi er usikre på om disse rutinene er gode nok. Vi vil ha fokus på dette når vi går inn i hovedprosjektet for å kvalitetssikre at vi har gode nok rutiner på dette. Kartlegge og planlegge opplæring (6) Dette målet er delvis oppnådd. Det er kartlagt og diskutert i prosjektgruppa hvem som har et opplæringsbehov i forkant av når vi skal starte med å prøve ut meldingsutveksling slik at dette har prosjektgruppa et klart bilde på. Opplæringen er ikke planlagt og gjennomført på dette tidspunktet. Bakgrunn for dette er at det er uavklart når meldingene blir tilgjengelige. Planlegging av opplæring vil bli utført i løpet av vår/sommer og så fort det blir avklart når meldingene er tilgjengelig fra leverandøren vil det bli fastsatt opplæringstidspunkt for involverte parter. Opplæringa vil sannsynligvis ikke skje før tidligst til høsten Prosjektorganisering Prosjektansvarlig er kommunalsjef for omsorg- og velferd, Tone Haugan. Blev etablert en styringsgruppe bestående av kommunalsjef for omsorg- og velferd, Tone Haugan og virksomhetsledere for omsorg- og velferdsdistriktene Per Tore Sandsaunet og Kristin Bratseth.

6 Godkjent av: Side 6 av 9 Ansv. Tone Haugan Styringsgruppe Tone Haugan Per Tore Sandsaunet Kristin Bratseth Prosjektgruppe Prosjektleder: Tony Grägg Magne Okkenhaug IKT Knut Gunnar Brenne Agneta Holmsberg Tanja Skjevik Prosjektgruppa har bestått av: Avdelingssykepleier Systemadministrator i Profil IKT medarbeider Sykepleier Øra distr. Sykepleier Vinne/Vuku distr. Tony Grägg Knut Gunnar Brenne Magne Okkenhaug Tanja Skjevik (hjemmetjenesten Øra) Agneta Holmsberg (institusjon ØBH) Organiseringen av forprosjektet har vært hensiktsmessig. Prosjektansvarlig og styringsgruppa har bestått av personer som har beslutningsmyndighet noe som er avgjørende for å få realisert et slikt prosjekt. Prosjektgruppa blev sammensatt av 5 personer som har god kjennskap til fagsystemet og av personer som har tilknytting til de avdelinger som i hovedprosjektet skal fungere som piloter. Prosjektleder har hatt ansvar for å kalle inn til møte, sikre fremdrift i prosjektet, i samarbeid med prosjektgruppa planlegge og gjennomføre de aktiviteter som ligger i prosjektet og gi kontinuerlig statusrapportering til ELIN-k og styringsgruppa. Et av medlemmene (IKT) har hatt ansvar i forhold til de tekniske løsningene (NHN, programvarer). Alle medlemmer har hatt ansvar for å delta på møter og planlegge og gjennomføre relevante praktiske oppgaver. 5. Erfaringer som samspill kommune Det har utvilsomt vært nyttig å være en samspillkommune å få lov til å være en del av et større prosjekt. Tidspunktet for deltakelse i prosjektet var også godt i forhold til det fokus som kommunen har satt på dette med kvalitetssikring av data mellom ulike samhandlingsaktører og utnyttelse av ressurser. Nettverkssamlingene opplevdes som meget nyttige og relevante, ikke minst for muligheten å knytte kontakter og nettverk med andre samspillkommuner. Det har vært nyttig å få ta del av de erfaringer andre samspillkommuner har hatt og få kjennskap til hvordan de har arbeidet med prosjektet og løst ulike typer utfordringer. Oppleves at det var nok med 2 nettverkssamlinger og at det var viktig at den første nettverkssamlingen strakte seg over 2 dager. Det var ganske stramt program på nettverkssamlingene noe som medførte at

7 Godkjent av: Side 7 av 9 det tidvis blev litt for lite tid til diskusjoner og bli godt nok kjent med hverandre. Derfor var det viktig at vi hadde mulighet til å treffes på kveldstid under den første samlingen for å kunne diskutere mere og bli bedre kjent. Vi har benyttet oss av de kontakter vi har fått under samlingene og også ettersport div dokumentasjon fra enkelte samspillkommuner 20. Vi har fått svar på våre henvendelser og er meget tilfreds med svarene vi har fått tilsendt. Telefonmøtene var i korteste laget og kunne med fordel ha vært på 30 minutter. Oppfølgingen fra prosjektledelsen har ellers vært helt ok og vi har fått relevante og nyttige innspill underveis. Deltakelse i samspillkommune prosjektet har hatt innvirkning på prosjektet Mobil Profil i så måte at det har bidratt til å sette fokus på fremdrift i begge prosjektene. Vi ser positivt på hvis det i hovedprosjektet blir videre oppfølging av Samspillkommunene. Til tross for at vi via forprosjektet har opprettet et nettverk med andre Samspillkommuner vil en videre oppfølging bidra til å holde fokuset oppe i hovedprosjektet og det vil være enklere å opprettholde kontakten med andre Samspillkommuner. 6. Viktige erfaringer Det har vært litt vanskelig å se foran seg hvordan elektronisk meldingsutveksling skal foregå i praksis når løsningen ikke er ferdig og tilgjengelig og vi ikke har fått en grundig gjennomgang av løsningen. Vi har deltatt på en Web-X presentasjon av løsningen fra leverandøren men den var veldig generell og overfladisk slik at det var vanskelig å få en oversikt og forståelse av hvordan dette skal fungere i praksis. Dette har vært en utfordring i forhold til det ambisjonsnivået vi hadde i starten av prosjektet og vi har erfart at det er viktig at den videre fremdrifta må gå sin gang ut fra våres eget utgangspunkt. Dette til tross ser vi positivt på den videre fremdrifta og vi er over bevist om at dette er fremtiden og at dette er noe vi skal få til. Vi har også erfart at det er viktig at det settes av tilstrekkelig med ressurser og tid for de som skal gjennomføre prosjektet. For å lykkes med prosjektet er det viktig at de tjeneste områder som skal benytte seg av systemet i fremtiden er med i planlegging og utprøving helt fra starten av. Vi har sett det som mest hensiktsmessig å kun involvere pilotene i denne fasen men etter hvert som det blir aktuelt å innføre systemet til resten av tjeneste områdene vil disse bli tatt med på råd og planlegging. I og med at Verdal kommune har felles IKT avdeling med nabokommunen, Levanger, er det viktig at det er fortløpende kontakt mellom kommunene og IKT for samhandling og samkjøring i forhold til de tekniske løsningene slik at alle til enhver tid er oppdatert på hva som foregår. Dette samarbeidet har forløpt problemfritt så langt og det er etablert et godt samarbeid mellom involverte parter.

8 Godkjent av: Side 8 av 9 7. Under beskrives budsjett og finansierings/kostnadsplan for forprosjektet og deretter regnskap for forprosjektet. BUDSJETT OG FINANSIERINGS/KOSTNADSPLAN: INNVESTERINGER: Innkjøp av programvarer med installering ca kr ,- Helsenett ca kr ,- ARBEIDSINNSATS: 20 % prosjektleder stilling ca kr ,- Nøkkelpersonellinnsats IKT ca kr ,- Personellinnsats prosjektgruppemedlemmer ca kr ,- Opplæring involvert personell ca kr ,- Tilskudd legekontor ca kr ,- Stimuleringstilskudd ELIN-k ,- Egeninnsats ,- Kr , ,- Regnskap : Kostnad Antall Totalt. Teknisk - Opplæring - Reise- og diettutgifter ,- Personell utgifter Prosjektleder 145 tim x 220, ,- Andre?Prosjektgruppemedlemmer 78 timer ca , Prosjektadministrativ kostnader - Totale kostnader ,- Som fremgår av regnskapet er kostnadene i forprosjektet vesentlig mindre en den opprinnelige kostnads og finansieringsplan. En stor del av kostnadene vil bli overført til hovedprosjektet. Dette er kostnader som har med innkjøp og installering av de tekniske løsningene dvs programvare og oppkobling mot NHN, nøkkel personell innsats IKT, opplæring av involvert personell og tilskudd til legekontor. Mye av dette skyldes at vi har valgt å avvente innkjøp av programvare til at den blir godkjent og at det har blitt noen forsinkelser i forhold til oppgradering av NHN.

9 Godkjent av: Side 9 av 9 8. Avslutning Videre fremdrift er å utforme en hovedprosjektplan som vil være ferdig utarbeidet innen utgangen av april måned. Hovedprosjektplan skal beskrive hvordan hovedprosjektet skal gjennomføres og tidsperspektiv på dette. Avtale om oppgradering/tilkobling mot NHN vil skje i løpet av våren. Programvare vil bli bestilt/anskaffet etter at den er godkjent fra ELIN-k. Vedlegg Eventuelle vedlegg