Brukerveiledning til MAKS 2010

Transkript

1 Brukerveiledning til MAKS 2010 Innhold 1. Man må være innlogget! Hva inneholder MAKS 2010? Hva er kvalitetsplanen? Hvordan komme i gang? Opprett en bedriftsmal Hvordan opprette en kvalitetsplan for et prosjekt? Oversikt over kvalitetsplaner knyttet til abonnementet Hvordan bruke kvalitetsplanen? Hvor lagres alt dette? Legg til eget skjema/egen rutine Hva kan jeg bruke Sammendrag til? Hvordan vil MAKS oppdateres? Man må være innlogget! Det første man må gjøre er å logge seg inn på vår hjemmeside, Alle ansatte i medlemsbedrifter i Arkitektbedriftene har tilgang til medlemssidene våre, hvor bl.a. Bedriftshåndboken ligger. Ved kjøp av MAKS-abonnementet får alle de ansatte også tilgang til MAKS Dvs., det er kun de ansatte som er registrert hos oss, og hvor epost er lagt inn, som kommer inn. Daglig leder kan ved innlogging finne en oversikt over de ansatte i bedriften og kan legge til deres e-post der den mangler. Epost-adressen er brukernavnet man logger inn med. Passordet får man ved å bruke Glemt passord -funksjonen under Logg inn. Det er lagt opp til at alle bruker sin personlige innlogging da det etter hvert skal bli sporbart f.eks. hvem som sist har vært inne og endret en kvalitetsplan. 2. Hva inneholder MAKS 2010? MAKS 2010 består av ett sett med rutiner som kan brukes i kvalitetssikringen av et prosjekt og rutiner som brukes mer generelt i kvalitetssikringen i bedriften. Ved hjelp av kvalitetsplanen plukker man ut de rutiner som er relevante etter hvert som prosessen går fremover. 3. Hva er kvalitetsplanen? Kvalitetsplanen beskriver prosessen og styringen i et prosjekt. Planen er delt inn i de fire klassiske fasene i byggeprosessen: 1. Skisse-/forprosjektfasen 2. Detaljprosjektfasen 1

2 3. Utførelsesfase 4. Avslutning av prosjektet Innenfor de ovenfor nevnte fasene kan man inneha ulike roller i og utenfor plan- og bygningsloven: 1. Ansvarlig søker 2. Ansvarlig prosjekterende 3. Oppgaver utenom PBL (Kvalitetsplanen vil etter hvert utvides med flere roller. De som er påtenkt foreløpig er BIMkoordinator, SHA-koordinator for prosjektering og overordnet ansvar for prosjektering.) Under de roller som hører hjemme i de enkelte faser er det beskrevet hvilke oppgaver som skal utføres. Til den enkelte oppgave kan det være skjemaer som skal fylles ut, samt andre hjelpemidler (som informasjonsrutiner i MAKS, lov- og forskriftshenvisninger m.m.). Se illustrasjon på neste side. I dette dokumentet er en kvalitetsplan: 1. Kvalitetsplanen fra Arkitektbedriftene, også kalt hoved-kp. I denne kan det ikke gjøres endringer/tilpasninger. Den er kun ment som en oversikt. 2. Bedriftsmalen. Dette er en ren kopi av hoved-kp, men i denne kan bedriften gjøre visse justeringer. Det kan være enten å legge til egne skjema eller å legge til kommentarer til de enkelte oppgavene i kvalitetsplanen. 3. Prosjekttilpasset KP. Dette er den kvalitetsplan man oppretter for et bestemt prosjekt. Denne vil kunne basere seg på hoved-kp eller Bedriftsmalen. Se om opprettelse av prosjekttilpasset KP under pkt. 6. I den prosjekttilpassede KP kan det også gjøres justeringer som nevnt i foregående punkt. 2

3 Se illustrasjon under som viser oppgavene PRO har i skisse-/forprosjektfasen (i de grønne rutene). I de grå rutene kan det legges til skjema og kommentarer. I tillegg krysses det av for det som er utfylt/utført. 4. Hvordan komme i gang? MAKS 2010 er ikke et system, men en modell! Det innebærer at det må gjøres tilpasninger til bedriftens behov og til det enkelte prosjekt. For noen bedrifter vil de eksisterende rutinene være tilfredsstillende, mens andre kanskje vil legge til noe eller erstatte hele rutiner med egne dokumenter. MAKS kan brukes i begge henseender. For å vurdere hvorvidt det skal gjøres tilpasninger eller ei, så må hver rutine gjennomgås av kvalitetsansvarlig i bedriften. Alle rutiner finnes i word-utgaver, slik at man enkelt kan laste ned på egen server og gjøre de evt. tilpasninger man ønsker. Rutinene finnes under ikonet MAKS-rutiner som ser slik ut: Under dette ikonet finnes en innholdsfortegnelse og fra denne kan man gå rett inn i den enkelte rutine. Det finnes ikke lenger makroer i word-dokumentene. Det betyr at firmanavn i bunnteksten må legges inn på hver enkelt rutine. Ettersom rutinene ikke sendes ut i en egen zip-fil har vi tatt vekk hyperlenker i word-dokumentene. 3

4 Man kan ikke laste ned alle rutiner samtidig. Dette valget er gjort ut i fra den oppfatning at man uansett må inn i hver enkelt rutine for å vurdere evt. tilpasninger til bedriften/prosjektet 5. Opprett en bedriftsmal. Bedriftsmalen vil være en nøyaktig kopi av kvalitetsplanen fra Arkitektbedriftene (hoved-kp) før det gjøres tilpasninger. Dvs. den inneholder alle faser, roller, oppgaver, skjemaer og hjelpemidler som ligger i hoved-kp. Dersom man ønsker å gjøre tilpasninger som skal gjelde for alle prosjekter, bør man gjøre disse tilpasningene i Bedriftsmalen. Bedriftsmalen kan endres ved behov, men endringer som gjøres får ikke virkning på kvalitetsplaner allerede er opprettet og som er basert på Bedriftsmalen. Mer om dette i pkt. 6. Bedriftsmalen oppretter man ved å trykke på ikonet som ser slik ut: I denne malen kan man legge inn lenker til egne/tilpassede skjemaer som skal brukes i stedet for de som ligger fra Arkitektbedriftene og man kan legge inn kommentarer av generell karakter. Se eget punkt lenger ned. 6. Hvordan opprette en kvalitetsplan for et prosjekt? Når man skal arbeide med et konkret prosjekt, kan man velge å ta utgangspunkt enten i hoved-kp fra Arkitektbedriftene eller i Bedriftsmalen, dersom den er opprettet. Det gjøres ved å gå hit: Der huker man av for de faser prosjektet skal omfatte og hvilke roller man skal inneha i prosjektet. I tillegg velger man hvilken mal kvalitetsplanen skal baseres på: Bedriftsmalen eller hoved-kp (som her heter Versjon 1.0. mars 2011). Gjør man her ikke noe valg, vil Bedriftsmalen legges til grunn. 4

5 I tillegg fyller man inn opplysninger om prosjektet. 7. Oversikt over kvalitetsplaner knyttet til abonnementet. Når en kvalitetsplan er opprettet, vil man automatisk komme til oversikten over de kvalitetsplaner som er opprettet via abonnementet. For å gå inn i en kvalitetsplan, klikker man på Les eller tittelen på kvalitetsplanen. Man får da opp kvalitetsplanen til venstre i skjermbildet slik som på hoved-kp eller Bedriftsmalen, men denne KP vil kun inneholde de faser og roller som ble valgt da den ble opprettet. 8. Hvordan bruke kvalitetsplanen? Kvalitetsplanen skal benyttes aktivt i hele prosjekterings-/søkeprosessen fra tilbud og kontrakt til arkivering av prosjektet. Det er meningen at man skal huke av for de oppgaver man har utført og de skjema som er utfylt. Dette gjøres i den KP som man oppretter for et konkret prosjekt og vil kunne komme til syne i et sammendrag av prosjektet. For de fordeler det kan ha, se under pkt. 11 om sammendrag. Husk å lagre når du har huket av! 5

6 9. Hvor lagres alt dette? Det er kun kvalitetsplanene som finnes på Alle skjema og rutiner som fylles ut fra Kvalitetsplanen eller fra MAKS-rutiner må lagres på egen server i egen prosjektmappe. Prosjektmappen kan f.eks. inndeles etter Arkivnøkkel som finnes i MAKS 2010 info nr Kvalitetsplan Kvalitetsplanen, Bedriftsmalen og de enkelte KP som opprettes per prosjekt, ligger hele tiden lagret på Arkitektbedriftenes server. De kan ikke overføres til egen server annet enn i Sammendrag-form som omtales lenger ned. (Dette gjelder den elektroniske utgaven av Kvalitetsplanen. Kvalitetsplanen finnes også i word-format og den kan naturligvis lastes ned dersom man ønsker å bruke den som papir-utgave eller ha den som oppslagsverk). Skjema/rutiner I Kvalitetsplanen, Bedriftsmalen og de enkelte KP er det linker til rutiner i MAKS De skjema/rutiner som åpnes når man klikker på disse linkene ligger hos Arkitektbedriftene og vil være helt nye, dvs. ikke utfylt, hver gang man åpner dem. Det betyr at alle rutiner som fylles ut må lagres på egen server. Man kan IKKE lagre utfylte skjema hos oss. Når man har lagret et skjema på egen server, kan man evt. legge link til det utfylte skjema s plassering på egen server, slik at man kan fortsette utfyllingen ved å klikke på den linken. 10. Legg til eget skjema/egen rutine. Denne tilpasningen kan kun gjøres på Bedriftsmalen eller på kvalitetsplanen til et bestemt prosjekt. Der man har behov for å tilpasse eller endre våre rutiner eller har helt egne rutiner, kan man laste opp skjema/rutine fra egen server ved å trykke der det står Klikk for å legge til eget skjema : Da får man opp et vindu hvor man finner dokumentets plassering og laster det opp: 6

7 Er det et skjema som skal benyttes i alle prosjekter, anbefales det å laste opp dette i Bedriftsmalen. Det er begrensninger ift. hvilke dokumenttyper som kan lastes opp, se illustrasjon. Når man har fylt ut et skjema må man lagre dokumentet på egen server. Endringer man gjør i dokumentet vil altså ikke registreres hos oss. Når man har lagret det lokalt kan man bruke funksjonen over for å laste det opp på rett sted i kvalitetsplanen. 11. Hva kan jeg bruke Sammendrag til? Sammendrags-funksjonen er ment som en hjelp til å se hva som er utført og hva som gjenstår i et prosjekt. Det kan også brukes som et utgangspunkt for dokumentasjon ved kontroll. Man kan lage et sammendrag av hele eller deler av et prosjekt, utførte eller ikke utførte oppgaver, kun én rolle eller alle roller i prosjektet. Man kan også velge å få med hvilke skjema som er fylt ut eller kommentarer som ligger på oppgaven. 7

8 Sammendraget kan skrives ut eller lagres på egen server og det anbefales at det alltid sluttlagres på egen server når et prosjekt er ferdigstilt. Under ses utsnitt av et sammendrag: 12. Hvordan vil MAKS oppdateres? MAKS vil oppdateres sentralt og det vil bli sendt ut informasjon om hva som er endret. Abonnenter vil alltid ha tilgang til oppdateringene. Kvalitetsplaner som er opprettet vil ikke påvirkes av oppdateringene. Det forventes at oppdatering vil skje årlig, slik at man ikke må gjøre tilpasninger i bedriftens kvalitetssystem for ofte. 8