Osterøy kommune. Sluttrapport. Forprosjekt Elin-k

Transkript

1 Osterøy kommune Forprosjekt Elin-k 31. Mars

2 Godkjent av: Side 2 av 9 Innhald 1. Samandrag Gjennomføring av forprosjekt og måloppnåing Prosjektorganisering Erfaringar som samspill kommune Viktige erfaringar Rekneskap Avslutning... 9 Vedlegg er i eige dokument. Samtykke legetenesta Søknad om pleie- og omsorgstenester Flytskjema - meldingar mellom pleie- og omsorgstenesta og legetenesta.

3 Godkjent av: Side 3 av 9 1. Samandrag Osterøy kommune starta arbeidet med Samspill 20 og Elin-k i 07/08. Av ulike grunner (prosjektleder slutta i kommunen, dårlig økonomi) vart prosjektet ikkje fullført våren 08 slik planlagt. Mykje av arbeidet som var gjort då, kunne ein imidlertid gjere seg nytte av i dette prosjektet, Samspill 30. Kommunen tok i bruk EPJ system i pleie og omsorg i 2005 og er no godt innkjørte med det. Vi brukar Cosdoc frå ACOS og det blir brukt av PU, psykiatri, heimeteneste og institusjonsteneste. I tillegg brukar både fysioterapi og ergoterapi systemet. Tilsynslege på institusjonen brukar ikkje Cosdoc. Systemet er godt innarbeidd og blir brukt til både saksbehandling, IPLOS, medisinhandtering og dagleg journal. Det er to legekontor i kommunen, begge brukar Plenario frå Infodoc. Begge kontora brukar og meldingssystemet mot sjukehusa i nærområdet. I 2008 vart det innført fullelektronisk arkiv i heile kommunen. Løysingar for elektronisk samhandling mellom pleie og omsorg og fastlegar og sjukehus er ei naturleg vidareutvikling av dei elektroniske løysingane som er tatt i bruk og vedtatt ekommunestrategi i kommunen. Leiarar, sjukepleiarar og fastlegane etterspør sterkt ei slik utvikling. Betre og sikrare informasjonsflyt er eit ønske og mål. Summen av desse faktorane gjer at Osterøy hadde eit godt grunnlag for å starte på forprosjektet for etablering av Elin-k. Arbeidet som er gjort har hatt fokus på adressering i kommunen og legekontora. Vi har laga flytskjema på dette. I dialog med sentral prosjektleiing vart det slått fast at adresseringsnivå i kommuenen er sjukepleiejournalen, retningsliner på dette vil komme. Vi ser at dette er både lurt og praktisk. Då slepp ein vite kor pasienten er i systemet. I tillegg må postmottaket i kommunen vere adressat for å opprette journal (hovudkort). Avvik og registrering av avvik har og hatt stort fokus i gruppa. Vi hadde både Acos (Cosdoc) og Infodok på besøk for å vise korleis meldingssystemet verkar i fagsystema. Dette var veldig nyttig. Då fekk vi sjå at det er loggar og sikkerheitsrutinar i meldingssystema som fangar opp om noko ikkje går som tenkt. Dette endra vårt fokus på avvik og handtering i forprosjektet. Vi kom fram til at vi ikkje skal gjere så mykje med dette no. Men at ved innføring av meldingsystem vert dette svært viktig. Då må vi finne ut av kva feil, avvik, uønska hendingar systemet tar seg av, og kva vi må ha rutinar for i kommunens avvikssystem. Prosjektet starta i november og prosjektgruppa vart etablert gradvis. Av uforutsette grunner vart prosjektleiar skifta to gonger, men prosjektgruppa var den same. Frå januar/februar kom arbeidet i gruppa i gong for alvor. Arbeidet vart da organiserast slik at gruppa jobba saman heile dagar, dette var mest effektivt. Det gjorde det og lettare for dei som gjekk i turnus å delta. Då måtte ein frigjere heile dagar til arbeidet. 2. Gjennomføring av forprosjekt og måloppnåing. Osterøy kommune hadde eit hovudmål ved forprosjektet og mange delmål. Hovudmålet var: Gjennom deltaking i det nasjonale Elin-k prosjektet Samspillkommune-prosjekt 30 utarbeide forprosjekt og gjennomføre nødvendige førebuingar for å kome i gang med elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorgstenesta, fastlegar og sjukehus.

4 Godkjent av: Side 4 av 9 Dette målet meiner vi at forprosjektet har oppnådd og organisasjonen er klar til å starte opp hovedprosjektet frå hausten 09.. Prosjektgruppa har jobba etter milepælsplanen og rapporterer på bakgrunn av den.dette har vore eit forprosjekt med ein klar sluttdato. Difor har vi valt å ikkje endra milepælsplanen undervegs. Vi tenkjer at til eit hovudprosjekt vil det kome nye milepælar, og det vi har lært gjennom forprosjektet vil vi ta med oss som vurderinga av desse. Milepælsplan Osterøy kommune: Aktivitet Frist Ansvar 1 Når forprosjektplanen er godkjent 1. mars SSG 2. Når Norsk Helsenett er etablert i kommunen 20. mars IKT, Aage 3. Når kommunen har laga godkjente adresse lister for meldingar til ulike soner /avdelingar i kommunen 20. mars Siw, Signe og Tove 6 adresser til utelokasjonar + psykiatri og hukommelseteam 7 adresser til Osterøytunet institusjon + to adresser på ergo/fysio Vi har og ei administrativ eining, med to adresser 4. Når det er laga godkjente adresselister for legekontora i kommunen 2 legekontor i kommunen 5. Når godkjente meldingar er kvalitetssikra hamnar på rett stad, til riktig person Nedskrivne Rutinar Rutine for innhenting av samtykke (søknad om ploms teneste) 20. mars 20. mars Åsa, Torstein 6. Når avtale mellom Osterøy kommunen og legane er 1. april SSG underskriven 7. Når PKI løysing er etablert 20. mars 8. Når rutinar er for avvikshandtering er iverksett 20. mars 9. Rådmann sin årlege gjennomgang av tryggleikssystemet 1. mai Leiargruppa/rådmann Tryggleiksleiar 10. Når ein har etablert eit avvikssystem for elink-meldingar 1. mai Tove i Riskmanager (kommunens avvikssystem) 11. Når ElinK løysningane er bestilt, vurdert oppgradering, 10. mars Aage kva skal til 12. Når opplæringsplan er planlagt 1. sept Tove 13. Når sluttrapport er ferdig 27. mars Aage Alle 2.1 Milepæl 1 Når forprosjektbeskrivelsen er godkjent av sentral leiing. Oppnådd

5 Godkjent av: Side 5 av Milepæl 2 Når Norsk helsenett er etablert i kommunen. Dette har tatt lang tid. Osterøy kommune bestilte Norsk Helsenett 7. Juli Vi har purra uttallge gongar, blitt lova mange datoar for levering men fortsett ikkje fått det levert. Det siste vi veit er at det skal vere klart i løpet av svært kort tid. Dette er eit problem mange kommunar i Hordaland har. 2.3 Milepæl 3 Når godkjent adressering i kommunen er gjort. Dette har vi gjort. Vi har og fått beskjed om det kjem meir informasjon om dette. Men vi skal adressere mot sjukepleiejournal og postmottak. 2.4 Milepæl 4 Når godkjent adressering for legekontor er gjort. Dette er gjort, legekontora skal bruke den adressering som dei i dag bruker i meldingssystemet. 2.5 Milepæl 5 - Når godkjente meldingar er kvalitetssikra. Her tok vi utgangspunkt i meldingar frå Bergen kommune. Vi har brukt desse i vårt arbeid. Det har vore uklart for oss kva som kvalitetssikring som leverandørane av system har i sine system. Difor må vi ta dette arbeidet opp igjen ved innføring av meldingssystem. Korleis vi skal bruke samtykkeskjema har vore eit tema i arbeidet. Vi har og laga eit nytt skjema for dette. sjå vedlegg. 2.6 Milepæl 6 - Når avtale mellom Osterøy kommunen og legane er underskriven. Det er ikkje laga noko avtale mellom kommunen og legane. Begge partar ynskjer å ta i bruk meldingssystemet, men det er ikkje formalisert. Dette kjem kanskje i ny avtale legar kommune, juni. 2.7 Milepæl 7 - Når PKI løysing er etablert. Denne er ikkje levert. Dette følgjer med leveransen frå Norsk Helsenett. 2.8 Milepæl 8 - Når rutinar er for avvikshandtering er iverksett. Dette må gjerast i tett samarbeid med leverandør av meldingssystema. Dette er den avvikshandteringa som skal gjerast i meldingssystemet. Her har legekontora malar som Infodok har laga. Dette må vi ta opp med Acos i samband med innføring av meldingssystemet. Vi kan ikkje lage dette utan vi har meldingssystemet. 2.9 Milepæl 9 - Rådmann sin årlege gjennomgang av tryggleikssystemet. Dette er i høve norm for informasjonsikkerhet. Kommunen skal ha denne gjennomgangen kvart år. Dette skjer i løpet av våren Milepæl 10 - Når ein har etablert eit avvikssystem for Elin-k-meldingar i Riskmanager (kommunens avvikssystem). Dette har vi jobba mykje med, men er enige i gruppa om at dette må ha høg prioritet ved innføringa av meldingssystemet i Cosdoc. Det er eit avviksystem i Cosdoc, er det avvik som er så alvorlege at dei i tillegg skal i kommunens system. Gjer graden/hyppigheta av avvik at det skal og i kommunens system. Korleis vil vi ha det. Dette må vi kome tilbake til.

6 Godkjent av: Side 6 av Milepæl 11 - Når ElinK løysningane er bestilt, vurdert oppgradering, kva skal til. Vi har ikkje bestilt meldingsdelen av Acos. Infodok er klar. I tillegg veit vi at vi må oppgradere Cosdoc før vi tar i bruk meldingsdelen. Dette har vi fått pris på. Vi har ikkje bestilt. Vi ser for oss ein tidsplan der Cosdoc vert oppgradert over sommaren, og meldingsdelen vert teke i bruk frå nyttår. Vi har og forstått det slik at det tidlegaste vi kan ta i bruk meldingsdelen er frå hausten av. Så her meiner vi at vi har god kontroll Milepæl 12 - Når opplæringsplan er planlagt. Dette er det for tidleg å lage enda. Vi veit at oppgradering av Cosdoc vil medføre endringar. Vi er anbefalt at å gjere denne oppgarderinga i god tid før innføring av meldingsdelen. Opplæringsplanen slik vi ser det skal seie noko om kven som treng kva opplæring. Denne vil vi kome tilbake til etter oppgradering av Cosdoc. 3. Prosjektorganisering Prosjektet har ei organisering som beskrive under. Styringsgruppe (prosjekteigar) Prosjektgruppe Referansegruppe Prosjekteigar/ Styringsgruppe: Inger Fossland/Trine Grønbeck og Åse Elin Myking Oppgåver og ansvar: Godkjenning av prosjekt- og milepelsplanar Å fatte strategiske vedtak Å stå ansvarleg for økonomi- og personalressursar Formell rapporteringsansvar til prosjektgruppe sentralt Leiargruppa i pleie og omsorg er referansegruppe. Pleie og omsorgsleiar koordinerar. Ansvar og oppgåver: Forankring av prosjektet i pleie og omsorg Godkjenning av rutinar og avvikshandtering for bruk av meldingar internt i kommunen Godkjenne tiltak i eiga eining Godkjenne plan for opplæring Gjennomgå planer, referat og rapporter frå prosjektgruppa. Tilbakemelding/merknader til prosjektgruppa eller styringsgruppa ved behov Prosjektleiar var Aage Husa, IKT leiar i kommunen

7 Godkjent av: Side 7 av 9 Prosjektleiar har ansvar for leiing og framdrift av prosjektet i tråd med gitt mandat, rapportering til styringsgruppe og referansegruppe, nødvendig godkjenning frå desse, rapportering til sentralt prosjekt og gjennomføring av oppsette telefonmøte. Deltakar Aage Husa Signe Hjellvik Siv Jacobsen Tove Reigstad Marit Solberg Torstein Ljones Åsa Hanstvedt Ansvarsområde i prosjektet Prosjektleiar/IKT leiar Sjukepleiar Osterøytunet Sjukepleiar Heimetenesta Dokumentsenter Sikkerhetsleiar i kommunen Leiar dokumentsenteret Arkivleiar i kommunen Kommuneoverlege Legesekretær Oppgåver og ansvar (mandat) jf.pkt 2. delmål og 3. gjennomføring: Administrative oppgåver: Utarbeide prosjektplan samt kostnads- og finansieringsplan for gjennomføring av forprosjektet - skal til godkjenning i styringsgruppe Lage framdriftsplan og aktivitetsplan- skal til godkjenning i styringsgruppe Gjennomføre oppsette telefonmøte med sentralt prosjekt/prosjektleiar, sende godkjente status- og framdriftsrapporter i tide, samt dokumentere/rapportere ressursbruk/medgått tid. Bruke tilgjengeleg kompetanse i sentralt prosjekt, samspillkommunar og systemleverandørar Utarbeide innleiande statusrapport og sluttrapport. Rapportere til styringsgruppe min. kvar 14. dag. Referat frå møte i prosjektgruppa sendes styringsgruppe og referansegruppe Tekniske oppgåver: Skaffe Elin-k løysingane, bestille/inngå avtale med leverandør Tilknyting av Norsk Helsenett i løpet av prosjektperioden Vurdere adresseringsnivå for kommunen Skaffe PKI Organisatoriske oppgåver: Utarbeide rutinar, dokumentere desse i flytdiagram: (jfr. earkiv prosjekt) Utarbeide rutinar for kvalitetssikring og avvikshandtering Spesifisere endringar i oppgåver og eventuelle endringar i organisasjonen Påvise gevinstar/gevinstområde Sikre gode løysingar for dokumentasjon og bevaring I samarbeid med styringsgruppe: etablere/revidere samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med fastlegane Personellmessige oppgåver: Planlegge opplæring Prosjektet opplevde organiseringa som god. I første møte i prosjektgruppa meinte ein at ein legesekretær burde vere med. Dette ynskjet vart lagt fram for styringsgruppa, som sørgja for at prosjektgruppa fekk den bemanning den ville ha.

8 Godkjent av: Side 8 av 9 Det at arbeidet vart så intensivt i prosjektgruppa gjorde at forholdet til referansegruppa ikkje vart så tett som det kanskje burde vore. Samtidig fekk personar i referansegruppa informasjon via folk i prosjektgruppa, men formelt var det berre to møter med referansegruppa. Samtidig må det seiast at kontakten har vore tett mellom dei ulike partane under prosessen. Ting som måtte avklarast i høve prosjektgruppa fekk vi raskt svar på frå styringsgruppa. 4. Erfaringar som samspill kommune Osterøy Kommune er i hovudsak nøgd med resultatet av forprosjektet og erfaringene som samspillkommune. Vi har hatt god nytte av informasjonen frå sentral prosjektleiing. Prosjektet hadde ei sterk sentral styring, alt passa ikkje like godt til våre behov, men samla er vi godt nøgde.nettverkssamlingane hadde relevant innhald. Det burde kanskje vore fleire dagar sett av til nettverkssamlingar slik at ein kunne blitt betre kjent og utveksla erfaringer. Det at vi hadde kontaktopplysningar om andre kommunar var positivt. Vi har sett på kva kommunar som har same system som oss. Vi har og fått informasjon frå systemleverandørane om andre kommunar som er med. Dokument frå andre kommunar som leiinga i Elin-k sendte ut var og til stor hjelp. Telefonmøta med prosjektleiinga var positive. Det burde vore sett av meir tid til denne oppfølginga. Vi forstår at det er travelt for prosjektleiinga som skal ha telefonmøte med alle deltakarane, men vi føler at 5 10 minuttar lengre møter hadde gitt kommunen meir tid til dialog. No har tida gått etter prosjektleiinga sin mal, for å gje dei svar så like svar som mulig frå dei ulike kommunane. Med litt meir tid kunne vi fått snakka litt om det som kanskje er viktigast for stadiet kommunen er i. Dette kan vere ulikt frå kommune til kommune. Samarbeidet og kommunikasjonen med leverandørene var positiv. Kommunikasjonen mot Norsk Helsenett har vore god, men leveransen er for dårlig/mangelfull. Om prosjektet har ressursar til å følgje opp kommunane under eit hovudprosjekt innføring av meldingssystem hadde det vore flott. Då vil vi ha ein sparringspartnar under prosjektet. Samtidig vil prosjektleiinga ha oversikt over korleis det har gått i andre kommunar. Vi trur difor det hadde vore ei god støtte. 5. Viktige erfaringar Det som kanskje er den viktigaste erfaringa med dette prosjektet er at det må setjast av tid til deltakarane for å gjere ein god jobb. Alle har driftsoppgåver ved siden av prosjektet, ved å setja av heile arbeidsdagar gjorde ein det lettare å vere med. Det mest optimale hadde vore å fristille ressurser for å arbeide i prosjektet, men dette går ikkje i ein liten kommune. 6. Rekneskap Under er kostnadsplanen for prosjektet. Vi ser no at vi har brukt ca 400 timar på forprosjektet. Det gjer ein kostnad på ca kr. Vi har forsett mykje arbeid framføre oss, så denne summen vil stige. Kostnader i høve investeringar, her må vi oppgradere Cosdoc, samt kjøpe meldingsdelen og Well communications.

9 Godkjent av: Side 9 av 9 Kostnadene ved oppgradering av plenario for å kunne bruke programmet til meldingsutveksling er tatt med. Norsk Helsenett har lave investeringskostnader, men har høge driftskostnader. I sum meiner vi at kostnads og finansieringsplanen heldt. Kostnads og finansieringsplan Kostnadsplan Aktiviteter Prosjektleiing/styringsgruppe Medprosjektleiing: prosjektgruppe, referansegruppe KOSTNADER i forb. med DIV INVESTERINGER Tilrettelegging/Opplæring kommune Tilrettelegging/Opplæring fastlege/pilotlegekontor Reiser, overnatting/kost, div. adm. utg Sum Finansieringsplan Sosial- og helsedirektoratet Kommunens egeninnsats inkl kommunens egeninnsats prosjektledelse i hht avtale: kr Sum Avslutning Osterøy kommune vil oppgradere Cosdoc til hausten. Vi reknar med å innføre meldingssystemet i Cosdoc frå nyttår. Legesystema er klare for å ta i bruk.