PROSJEKTPLAN. - TOPP - idrettsutvikling for ungdom år

Transkript

1 PROSJEKTPLAN - TOPP - idrettsutvikling for ungdom år Styrke aktivitets, kunnskaps- og kompetanse utviklinga i idretten i Sogn og Fjordane gjennom lokal oppfølging. Ajourført prosjektplan Etter idrettskrinsstyret sine endringar: sak 68/2008, sak 78/2009 DM Side 1 av 7

2 PROSJEKTPLAN - TOPP - idrettsutvikling for ungdom år Innhald 1. MÅL OG RAMMER Bakgrunn Prosjektmål Rammer BESKRIVELSE Omfang og avgrensing Gjennomføring ORGANISERING Ansvarsforhold TIDSPLAN RISIKOANALYSE... 7 Side 2 av 7

3 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Sogn og Fjordane er eit lite fylke som har ei rekke av idretts- og kulturtalent som gjer seg godt bemerka både nasjonalt og internasjonalt. Slike opplevingar gjer oss stolte over å være i frå fylket, det styrkar samhaldet og vår felles identitet. Med dette prosjektet ønskjer Sparebanken Sogn og Fjordane (SSF) i samarbeid med Sogn og Fjordane Idrettskrins (SFIK) å legge til rette for at enno fleire utøvarar kan utvikle seg og prestere godt i sin idrett. Dette ønskjer ein å gjere gjennom å legge til rette for ny kunnskap og kompetanse i dei gode klubbmiljøa som eksisterar i fylket. Utøvarane vil være hovudmålet for prosjektet, men involvering av trenarar og støtteapparat er heilt avgjerande. 1.2 Prosjektmål Styrke aktivitets, kunnskaps og kompetanseutviklinga i idretten i Sogn og Fjordane gjennom lokal oppfølging. Kompetanse omfattar her kunnskap, erfaringar, ferdigheiter, verdiar og haldningar. 1.3 Rammer Prosjektet skal gjennomførast innan følgjande rammer: Tid: 3 års drift med opsjon på 2 år til. Oppstart haust 2008 Økonomi: Prosjektet si økonomiske ramme er avgrensa opp til kr pr år. 2. Beskrivelse 2.1 Omfang og avgrensing Klubbar med lovande utøvarar i aldersgruppa år som har ein vidaregåande skule i nærleiken får tilbod om å få jamleg tilgang på ny kunnskap om trening og idrett. Dette vil være kunnskap på generell basis om styrketrening, spenst, uthald, motorikk, kost, motivasjon og liknande. I tillegg til talentet er det svært viktig at trenarane er engasjerte og deltakande. Saman med støtteapparatet i klubben er det desse innsatsfaktorane som vert igjen i klubben, og som kan sikre at det er grunnlag for å få fram fleire utøvarar frå dette miljøet over tid. Tilbodet er ikkje idrettsspesifikt. Teknikk og taktikk innan dei ulike idrettsgreinene er ikkje faktorar som prosjektet vil tilføre spesiell kunnskap om. Skulle det dukke opp særidrettslege behov vil desse bli meldt inn til respektive idrettsorganisasjon. Side 3 av 7

4 Prosjektet skal inngå samarbeid med 3 klubbar hausten 2008, der alle regionane er representert. Det er eit mål å auke dette med 1-2 klubbar kvart år framover. Tilgang på ressursar vil sette rammene for kor mange klubbar det er mogeleg å handtere samstundes. Val av klubbar vil skje i samråd med Idrettskretsen og kvar enkelt særkrets. Særkretsane vil etter eiga prioritering anbefale ein klubb i sin idrett. Ut i frå desse anbefalingane vil ei arbeidsgruppe i prosjektet avklare kva klubbar som skal få tilbodet og i kva rekkefølgje. 2.2 Gjennomføring SFIK vil saman med Idrettssenteret i Sogndal lage til ein aktivitetsplan for prosjektet i dei 3 første åra. Denne planen skal godkjennast av styringsgruppa. Den skal og innehalde tidsplan for evaluering, struktur for fortløpande rapportering og årsrapport/ årsrekneskap. Budsjett for komande år skal leggast fram i oktober kvart år. Rapportering skal skje til styringsgruppa. Klubbar som takkar ja til å være med i prosjektet vil først gå gjennom ein Start-kveld med prosjektleiar (PL) i prosjektet. Dette er eit prosessuelt verktøy for klubbane der ein mellom anna vil avklare kva status og behov klubben har. Etter ei slik avklaring vil ein gå gjennom og diskutere ei framdriftsplan for dei behova ein meiner at prosjektet kan prøve å dekke opp. Deretter vil det bli lagt ein felles aktivitetsplan for prosjektet der PL står for detaljane som avgjer kor ofte kvar enkelt klubb får besøk, og kva aktivitet som er aktuell kvar gong. Det skal årleg gjennomførast samlingar for trenarar, som arbeider spesifikt med ungdom, på tvers av idrettsgreinene. Desse samlingane er opne for alle klubbar i fylket og vert arrangert av SFIK i regi av prosjektet. Målet er å overføre kompetanse til og frå prosjektet og på tvers av idrettsgreinene. Side 4 av 7

5 3. Organisering 3.1 Ansvarstilhøve SFIK er eigar av og formelt ansvarleg for prosjektet. Idrettskrinsstyret nemner opp styringsgruppe etter framlegg frå desse deltakande institusjonane/organisasjonarne: S. og Fj. Idrettskrins (leiar i styringsgruppa), Sparebanken S. og Fj, særkrinsane (2 repr), S. og Fj. Fylkeskommune, Høøskulen i S. og Fj., Idrettssenteret A/S.. Det er følgjande ansvarsforhold i prosjektet etter oppnemning av styringsgruppe: Organisering, ansvarsfordeling og roller i prosjektet Idrettskrinsstyret Styringsgruppe (SG) SFIK (leiar)(1) SSF (1) Særkretser (2) SF Fylkeskommune (1) HiSF (1) IS (1) Prosjektleiar (PL) Tilsett i IS Arbeidsgruppe (AG) Fagleg utførande Innhaldet i rollene er slik: Styringsgruppa arbeider etter hovudråmene til prosjektet og legg føringar for prosjektleiar og framdrift for prosjektet. SFIK har gjennom styringsgruppa ansvar for at underleverandør fører rekneskap, lagar budsjett og har økonomiansvar. Styringsgruppa held møte minst fire gonger i året i samsvar med eigen vedteken møteplan. Styringsgruppa skal i sine møte evaluere gjennomføringa av prosjektet, inkludert framdrift og drift av prosjektet i høve til framdriftsplan, rekneskap, budsjett og prosjektplan. I styringsgruppa sine møte har kvar deltakande institusjon/organisasjon ved eventuell avrøysting ei røyst. Prosjektleiar har det daglege koordineringsansvaret i prosjektet og har mellom anna ansvar for å legge fram grunnlag for vedtak i sakene til styringsgruppa. Ved møte i styringsgruppa skal PL rapportere om økonomi og framdrift i prosjektet og førebu saker til vedtak. PL skal være sekretær for styringsgruppa. Side 5 av 7

6 Prosjektleiar deltek i møte med tale og forslagsrett, men utan røyste rett. Prosjektleiar utarbeider sakliste til møta og skriv protokoll frå møta i styringsgruppa. Seinast innan 1.november kvart år skal styringsgruppa ha vedteke budsjett og drifts-/ framdriftsplan for påfølgande år. Seinast innan 1.mai kvart år skal prosjektleiar legge fram årsrapport og årsrekneskap for styringsgruppa. Endeleg godkjenning av rekneskap for prosjektet vert gjort av Idrettssenteret (IS) etter innstilling frå styringsgruppa og i samsvar med gjeldande rutinar. IS rapporterer til oppdragsgivar, SFIK. I samsvar med prosjektplanen har SFIK gjennom styringsgruppa ansvar for at IS fører rekneskap, lagar budsjett og har økonomiansvar. SFIK sender godkjent rekneskap og årsrapport til SSF, med eventuelle utfyllande kommentarar. Oppretting av arbeidsgrupper. Prosjektleiar kan nemne opp arbgrp/ad hoc grp etter behov innan fagområda. Mål og funksjonstid er minimum av det som må kome klart fram i tillegg til evt budsjett. Styringsgruppa vert orientert i første møte etter oppnemning. Styringsgruppa nemner opp grupper som skal arbeide innan meir politisk prega område, t.d. tilrettelegging generelt for elevar i vgs og HISF. Desse gruppene arbeider utan medverknad frå prosjektleiar. Alle saker som skal til styringsgruppa skal fremjaast gjennom prosjektleiar. Dreiar saka seg om avtalar som må undertskrivast mellom idretten og annan part, eller om tiltak som ikkje fell inn under prosjektplanen, må slike leggast fram for idrettskrinsstyret. Side 6 av 7

7 4. Tidsplan Prosjektplan pr 1.juli Primo mai - første utkast til kontrakt mellom partane Ultimo juni - endeleg kontrakt vert underteikna Ultimo juni - prosjektleiar tilsett Ultimo juni - lansering av prosjektet Primo august - prosjektleiar startar opp arbeidet Medio august - arbeidsgruppe vert etablert September - fagplanar/ tema/ innhald klart September - kartlegging av aktuelle klubbar; avklaring med vgs i fylket mtp samarbeid tober - innstilling til styringsgruppa om kva klubbar som er aktuelle for første opptak av klubbar som skal delta (3 stk) November - første besøksrunde Desember - andre besøksrunde Oppdatert 23.okt 08 med avvik 2008 Lansering 4.juli Kartlegging, arbeid i gang med innhald. Møte på Skei 23.sept ; Sogndal vgs og Hafstad vgs Konstituering av styringsgruppa 31.oktober og innstilling om kva klubber i første opptak.. Styringsgruppemøte med budsjett for 2009 og prosjektrekneskap pr november Medio januar - gjennomføring av første fagsamling og testing i Sogndal Februar - innstilling til styringsgruppa andre opptak av klubbar (1-2 stk) Mars - besøk til etablerte og nye klubbar April - evaluering av prosjekt så langt Mai - årsrapport og årsrekneskap skal leggast fram 2009 I henhold til prosjektplan. 5. Risikoanalyse Følgjande forhold er kritiske med omsyn til gjennomføring av prosjektet: - At Idrettssenteret kan stille med tilstrekklig eigeninnsats. - At eksterne ressurspersonar har tilstrekkelig med kompetanse og tid til å hjelpe prosjektet i prosessen - Halde framdrift/ tidsfristar - Å avgrense omfang- vere konkret nok Side 7 av 7