Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark

Transkript

1 Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark

2 Innhald 1. Mål og rammer Bakgrunn Rammer Omfang og avgrensing Oppgåvedefinisjon Avgrensing Organisering Ansvar Prosjektleiing Samarbeid Framdriftsplan og milepelar Risikoanalyse og kvalitetssikring Kritiske suksessfaktorar Kvalitetssikring Kontraktar og avtalar... 10

3 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Kommunane i Vest-Telemark har vedteke å gjennomføre eit forprosjekt knytt til kommunereforma. Arbeidet gjennomførast i regi av Vest-Telemarkrådet, medan Telemarksforsking er ekstern utreiar og prosessrettleiar. Arbeidet skulle opphavleg konsentrera seg om to scenario: 1. Ein kommune i Vest-Telemark 2. Oppretthalda alle kommunane, med ei forplikting til meir interkommunalt samarbeid Man har no vedteke at forprosjektet skal ha fokus på utgreiing for utarbeiding intensjonsavtalar for følgjande alternativ: Seljord, Kviteseid og Nissedal Tokke og Fyresdal Alternativet med å oppretthalda alle kommunane, med ei forplikting til meir interkommunalt samarbeid vert vidareført. Det er førebels usikkert om Vinje vil vere ein del av samanslåingsalternativa. 1.2 Rammer Arbeidet vil pågå frå mai 2015 til juni Omfang og avgrensing 2.1 Oppgåvedefinisjon Målet med prosjektet er å gje politikarane i Vest-Telemark eit best mogleg grunnlag for å fatte vedtak om vidare kommunestruktur våren Avgrensing Rolla til Telemarkforsking vil vere å utarbeide faktagrunnlag, analyser og vurderingar knytt til dei ulike samanslåingsalternativa. Dette vil mellom anna dreia seg om utgreiings- og analysearbeid knytt til økonomi, tenesteproduksjon, utøving av mynde, samfunnsutvikling og demokrati. Utgreiingsarbeidet vil ha fokus på å få på plass rammevil-

4 kår og potensielle fordeler og ulemper ved dei ulike alternativa. Telemarkforsking vil òg vurdera fordeler og ulemper med dei aktuelle alternativa opp mot eit alternativ der dagens kommunestruktur i Vest-Telemark består, men der ein heller vil styrkje og vidareutvikle det interkommunale samarbeidet. Telemarkforsking har òg kompetanse på å på ulike former for prosessarbeid, t.d. knytt til utvikling av framtidsbilete. Dette kan vera aktuelt i ein tidleg fase av eit arbeid med intensjonsplana, mellom anna i form av workshops. Intensjonsavtalane vil ligge til grunn for ei eventuell kommunesamanslåing. Arbeide med desse vil i utgangspunktet vil vera eit politisk ansvar. Dei bør ha fokus visjonar og mål for ei eventuell samanslåing, og så langt som mogleg vera konkret på korleis ein ynskjer å organisera og utvikla den nye kommunen. Avtala må med andre ord freista å synleggjera korleis kommunane ynskjer å handtera både dei føremoner og utfordringar som ein ny kommune kan innebere. Ei intensjonsavtale vil såleis vera viktig som grunnlag for ei høyring av innbyggjarane forut for ein eventuell kommunesamanslåing. Telemarkforsking kan yte fagleg bistand undervegs i dette arbeidet etter behov. 2.3 Organisering Ansvar Det er kommunane i Vest-Telemark som står som eigarar av prosjektet. Vest- Telemarkrådet er prosjektansvarleg (PA), og det er etablert ei styringsgruppe beståande av ordførarane, rådmenn, ein tillitsvalt og eit hovudvernombod. Figuren under syner korleis prosjektet er organisert.

5 Prosjekteigar: Kommunane i Vest- Telemark Styringsgruppe: Ordførarar, rådmenn, ein tillitsvald og ei hovudvernombod Prosjektleiar: Kjell Gunnar Heggenes Eksterne utgreiingar og prosess: Telemarksforsking Interkommunale arbeidsgrupper: Fagområda økonomi, tenesteproduksjon, myndigheitsutøving, samfunnsutvikling og demokrati Arbeidsgruppe i kvar kommune: Politikarar, hovudtillitsvald og hovudvernombod Figur 1 Oversikt over prosjektorganisering Prosjektleiing Kjell Gunnar Heggenes er prosjektleiar. I tillegg er Ole Dalen i Vest-Telemarkrådet medarbeidar i prosjektet. Prosjektleiar er ansvarleg for å informere styringsgruppa, og kalle dei inn til møte etter behov. Det må avklarast i starten av prosjektet om styringsgruppa skal veljast med utgangspunkt i funksjon eller person Samarbeid Ekstern utgreiar samarbeider med prosjektleder, og ansvarlig for arbeidet ved Telemarksforsking er Bent A. Brandtzæg. I tillegg deltar Lars U. Kobro, Gunn Kristin A. Leikvoll, Anja Hjelseth og Audun Thorstensen i arbeidet frå Telemarksforsking si side. Det vert lagt til rett jamleg dialog mellom Telemarkforsking og Vest-Telemarkrådet.

6 Det blir etablert interkommunale arbeidsgrupper, og dessutan arbeidsgrupper i kvar av kommunane i prosjektet. Prosjektleiar er ansvarleg for å involvere desse i arbeide og syte for at dette har mandat får kommunane. Arbeidsgruppene vil ha ansvar for gje innspel til forhandlingsutvalet og skaffe informasjon som utvalet har trong for. Informasjon som vil vere av nytte for Telemarksforsking sitt utgreiingsarbeid vil bli gjort tilgjengeleg. Vest-Telemarkrådet er ansvarleg for møteplanen i prosjektet, inkludert å invitera dei «rette» personane til dei ulike arenaene. I styringsmøte mellom Vest-Telemarkrådet og Telemarkforsking utarbeider Vest-Telemarkrådet referat. 3. Framdriftsplan og milepelar Prosjektleiar har ansvar for oppfølging av ulike aktørar som er involvert i prosjektet. Ein oversiktsplan og framdrifta for hovudaktivitetane i prosjektet går fram av Tabell 1. Tabell 2 inneheld eit meir detaljert oversyn over fristar og ansvar for dei ulike oppgåvene. I første fase er det avgjerande å på plass forhandlingsutval og arbeidsgrupper. Forhandlingsutval må vere på plass i mai. Kommunestyra oppnemner forhandlingsutval. Utgreiingsarbeidet starter også opp i mai, slik at dette arbeidet størst mogleg grad bidreg med relevant informasjon som grunnlag for det arbeidet forhandlingsutvala skal gjere. Alt utgreiingsarbeid bør vere ferdig løpet av oktober, mens arbeidet med intensjonsplanane bør vere ferdig i løpet av desember. Vedtak om intensjonsplanane vert fatta i kommunestyra i januar. Deretter vert det informert om resultat frå utgreiingsarbeid og intensjonsplanar i februar og mars, før det vert gjennomført innbyggjarhøyring i april. Ut frå dette fattar kommunane vedtak i høve til framtidig kommunestruktur og vidare samarbeid i mai. Tabell 1 inneheld også oversyn over aktivitetar knytt til informasjon, innbyggjarinvolvering og prosess, med Tabell 3 gir meir detaljar om fristar og ansvar for ulike oppgåver. Innhaldet desse aktivitetane er nærare handsama i ein eigen informasjonsplan.

7 Tabell 1 Framdrift. Oversiktsplan HOVUDAKTIVITETER Etablering av forhandlingsutval 1 Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Oppstartsmøte for forhandlingsutvala 2 Forhandlingsmøter 8. juni 17. aug Utgreiingsarbeid Økonomi/samfunnsutvikling 5 Sluttrapport 6 Vedtak av intensjonsavtale i kommunestyra 7 Informasjon, dialog, debatt om resultat frå utgreiingsarbeid og intensjonsplan 8 8 Innbyggjarhøyring 9 Kommunale vedtak om framtidig kommunestruktur 10 INFORMASJON, INVOLVERING OG DIALOG Etablering av heimeside 11 Oppdatering av heimeside Nyheitsinnleg, blogg, mailutsending og koordinering med media Etablering av spørjeskjema på heimesida (link) Videosnuttar Informasjonsbrosjyre 16 Workshop 17

8 Tabell 2 Framdriftsplan med fristar og ansvarsfordeling for hovudaktivitetane i prosjektet. Aktivitet Skildring Ansvar Frist Mai 1 Etablering av forhandlingsutval Kommunestyra Mai 2 Oppstartsmøte forhandlingsutval Prosjektleiar Kjell Gunnar Heggenes Sept 3-Des 3 Forhandlingsmøter kvar 14. dag Prosjektleiar Kjell Gunnar Heggenes Mai 4 Utgreiing av rammer og moglege effektar Telemarksforsking knytt til aktuelle alternativ for framtidig kommunestuktur Juni 5 Delrapport økonomi Telemarksforsking og samfunnsutvikling Okt 6 Sluttrapport Telemarksforsking Jan 7 Vedtak av intensjonsavtale Kommunane i kommunestyra. Dersom ikkje intensjonsavtala blir vedteke, blir det alternativet med dagens struktur og auka interkommunalt samarbeid som ein går vidare med. Feb 8- Mar 8 Informasjon, dialog, debatt om resultat frå utgreiingsarbeid og intensjonsplan Vest-Telemarkrådet og politisk leiing i kommunane Apr 9 Mai 10 Innbyggjarhøyring i medhald inndelingslova, t.d. folkeavstemming eller opinionsgransking. Kommunale vedtak om framtidig kommunestruktur Kommunane mars 2015 Midten av april Kommunane Mai 2016 Tabell 3 Framdriftsplan med fristar og ansvarsfordeling for oppgåver knytt til informasjon, involvering og dialog. Aktivitet Skildring Ansvar Frist Jun 11 Jun 12-Jun-12 Jun 13-Jun-13 Etablering av heimeside kor all informasjon knytt til prosjektet vert samla og formidla Jamleg oppdatering i prosjektperioden Nyheitsinnlegg. Blogg. Utsending av «nyheitsbrev». Koordinering med media. Kjell Gunnar Heggenes. Bidrag frå ulike aktørar Kjell Gunnar Heggenes Kjell Gunnar Heggenes

9 Mai 14-Sept-14 Spørjeskjema på heimsida. Gir innbyggjarar høve til å svare på spørsmål og komme med synspunkt og innspel som dei er opptekne av i samband med prosessen. Jun 16 Aug 17 Utarbeiding av brosjyre med informasjon om kommunereforma og arbeidet i kommunane til alle husstandar Workshop (administrasjon, politikarar FM og KS). Informasjon om prosessen, og formidling og innspel og råd til forhandlingsutvalet. Prosjektleiar Kjell Gunnar Heggenes i samarbeid med styringsgruppa. Prosjektleiar Kjell Gunnar Heggenes i samarbeid med Telemarksforsking Prosjektleiar Kjell Gunnar Heggenes i samarbeid med Telemarksforsking Jun 15 Lage videosnuttar Telemarksforsking, i samarbeid med Vest- Telemarkrådet Veke Risikoanalyse og kvalitetssikring 4.1 Kritiske suksessfaktorar Involvering vil vera ein kritisk suksessfaktor i arbeidet. Dette gjeld både politikarar, administrasjon og innbyggjarar. Det er difor lagt opp til ei organisering av prosjektet med både prosjektleiing, ekstern utgreiar og interkommunale/kommunale arbeidsgrupper. Det er også viktig at dei aktørar som bidreg i prosjektet føler og dei vert høyrt, og at synspunkta vert tatt på alvor. Det er derfor avgjerande at innspel vert synleggjort, og at det det vert gjort greie for korleis desse er handsama i prosessen. Dette er naudsynt for at dei ulike aktørane skal ha tillit til prosessen. 4.2 Kvalitetssikring Prosjektleiar har eit overordna ansvar for kvalitetssikring, men Telemarksforsking vil støtte opp dette gjennom om å skaffe fram kvalitetssikra informasjon, og bidra med råd og innspel frå tidlegare samanslåingar. Fylkesmannen og KS har også sagt at dei vil bidra for å få i stand gode prosessar.

10 4.3 Kontraktar og avtalar Det vart inngått kontrakt om samarbeid mellom Telemarkforsking og Vest- Telemarkrådet onsdag 8. april. Telemarkforsking har ein fast timepris på 1147,- ekskl. mva. Denne prisen inkluderer alle kostnader som Telemarkforsking har, med unntak av kostnader til reisetid. Dersom det er føremålstenleg kan Vest-Telemarkrådet be om eit anslag på timebruk på ulike aktivitetar i prosjektet. Prosjektet vert fakturert kvar månad.