Telemedisin Sogn og Fjordane Retningsliner for bruk av videokonferanse

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Telemedisin Sogn og Fjordane Retningsliner for bruk av videokonferanse"

Sigrun Hovland
8 år siden
Visninger:

1 Telemedisin Sogn og Fjordane Retningsliner for bruk av videokonferanse

2 Innhald 1 Innleiing Videokonferanse Nettverk for overføring av videokonferanse Bruk av videokonferanse - råd og tips Lyd og kamera Tryggleik Førebuing til møte Å kople opp samtale/overføring Korleis finne studio som kan delta? Å kople opp mellom to deltakarar (punkt til punkt) Å kople opp fleirpartskonferanse Reservasjon av møterom Feil Generelle råd til møteleiar Opplæring og bruk Retningsliner for opplæring Retningsliner for superbruker

3 1 Innleiing Dette dokumentet gjer greie for retningsliner for generell bruk av videokonferanse ved møter og undervisning. 1.1 Videokonferanse Videokonferanse vert definert som tovegs/fleirvegs lyd- og biletsamband. Deltakarane kan sjå og høyre kvarandre, men er geografisk på ulike stader. Videokonferanse kan brukast mellom to eller fleire studio, og kan nyttast til undervisning, rettleiing, møteverksemd og pasientkonsultasjonar. 1.2 Nettverk for overføring av videokonferanse For å sikre vellukka bruk av videokonferanse, har kapasitet og stabilitet i nettverket stor betydning for kvalitet på lyd- og biletoverføring. For Helse Førde er ein knytt til Helse Vest IKT. Kommunane er knytt til sine respektive IKT selskap. Dette er SYS IKT, ÅLA IKT, Sogn og Fjordane fylkeskommune og Nordfjord IKT. Norsk Helsenett er eit landsdekkande kommunikasjonsnett som knyter sjukehus og andre helseaktørar saman i eit sikra elektronisk nettverk. 2 Bruk av videokonferanse - råd og tips 2.1 Lyd og kamera Dårleg lyd reduserer god kommunikasjon. Unngå derfor unødig støy i rommet under sending. Bakgrunnsstøy vert lett fanga opp. For å unngå ekko og bakgrunnsstøy under sending frå møteromsutstyr og kontorløysingar, er det ein god regel å slå av mikrofonen når ein lyttar til andre (trykk på mute-knappen). Kamera kan styrast via fjernkontrollen. 3

4 2.2 Tryggleik Norsk Helsenett er eit trygt, dedikert nettverk for kommunikasjon i helsetenesta både internt og eksternt. Samtaler via Norsk helsenett er kryptert og avlyttingssikkert. 2.3 Førebuing til møte Dei som skal delta i møtet må avtale tidspunkt på førehand. Utveksling av kontaktinformasjon før sending: o Gje opp namn, mobilnummer og epost o Tal på deltakarar, spesifiser namna på deltakarar ved behov Inngå avtale om kven som ringer opp. Ved oppkopling mot fleire er bruk av «virtuelt møterom» ei god løysing. Sette av tid (10 min) for oppkopling i starten av møtet Sjekke at videokonferanseutstyret er klart for samtale På større videokonferanseutstyr: o Planlegge sitjeplassering o Stille inn kamera på forhandsinnstilte plasseringar o Sjekke at mikrofon er fornuftig plassert i forhold til plassering av møtedeltakarar Eksempel på tilrettelegging av møterom 4

5 3 Å kople opp samtale/overføring 3.1 Korleis finne studio som kan delta? Norsk Helsenett har innført video adresseregister, som har oversikt over brukarar i helsenettet. Skjermbilde som viser adresseregister 3.2 Å kople opp mellom to deltakarar (punkt til punkt) Ein møtedeltakar ringjer direkte til den andre sitt nummer. Videokonferanse punkt til punkt ( 5

6 3.3 Å kople opp fleirpartskonferanse For å kunne gjennomføre fleirpartskonferansar er det fleire måtar dette kan gjennomførast på: Virtuelt møterom i Norsk Helsenett er ein abonnementsteneste som vert tilbydd kundar og andre som ønskjer det. Deltakarar som skal delta på eit fleirpartsmøte kan ringe inn på eit bestemt nummer til dette «møterommet». Det finst fleire virtuelle møterom i Helse Førde og kommunane i Sogn og Fjordane. Opptak/filming ved undervisning og møter Norsk helsenett tilbyr å gjere opptak av eit møte eller ein undervisning som kan vere tilgjengeleg etter avslutta undervisning. Dette kan bestillast via kundesenteret tlf Dette gjeld ikkje ved pasientkonsultasjonar. Bestilling av fleirpartskonferansar hos Norsk helsenett. Dette er ei teneste Norsk helsenett tilbyr mellom kl på kvardagar. Norsk helsenett syter for fleirpartsoppkopling ved å sette opp ein eigen sending eller hjelper til med å kople opp i virtuelt møterom satt opp til aktuelt formål. Tenesta er gratis og vert tilbydd alle kundar av Norsk Helsenett. Bestilling må gjerast på eige skjema seinast 24 timar før eit møte. Ein fyller inn alle studio som skal delta, med kontaktpersoner og kontaktdata for alle partar. 3.4 Reservasjon av møterom Bestilling/reservasjon av møterom kan gjerast gjennom outlook i Helse Førde. Ta kontakt i kommunen din om korleis dette fungerer hos deg. Å reservere møterom kan gjerast ved å bestille møterom med videokonferanse på same måte som du bestiller vanleg møterom. Dersom det virtuelle møterommet i din kommune er opptatt på det aktuelle tidspunkt, gjer avtale med superbrukar i en annan kommune om å få booke eit anna virtuelt møterom. Det same gjeld i forhold til fysiske møterom. Innkalling til møtet skjer på vanleg måte. Det er viktig å oppgje nummer til virtuelt møterom og telefon til den som er ansvarleg for møtet. 6

7 3.5 Feil Feil viser seg ofte ikkje før etter oppkopling. Tabellen viser de mest vanlege feil Kva gjer eg når: Eg får berre bilete opp på skjermen frå oppringde studio, men ikkje lyd Eg får berre lyd frå oppringde studio, men ikkje bilete Eg blir ufrivillig kopla ned Bilete blir hakkete pga. dårleg overføringshastighet Det som står over ikkje retter feilen Forslag til løysing: a) Sjekk at mikrofon er slått på i oppringde studio b) Sjekk at volum på TV er skrudd opp i oppringde studio (fjernkontrollen sin volumknapp)? c) Visst ikkje a) eller b) hjelp, bør i videokonferanseutstyret eller PC-en restartast. d) Kople til høgtalande telefon i studio a) Sjekk at skjermen er slått på i oppringde studio b) Sjekk at bildet er stilt riktig inn i oppringde studio c) Visst ikkje a) eller b) hjelp, bør heile videokonferanseutstyret eller PC-en restartast. a) Visst du har IP-nummer til deltakande studio framfor deg, prøv å ringe opp sjølv b) Ring til kontaktperson som har ansvar for oppkopling (studioansvarlig, IT-ansvarlig, Helsenett etc.) Kople ned og kople opp igjen Ikkje bruk meir tid på å rette feilen visst vanlege problemløysingstiltak ikkje hjelp. Bruk alternativ kommunikasjon f.eks. telefonmøte eller andre lokale løysingar. Sjekk opp og rett feil etter møtet. 7

8 4 Generelle råd til møteleiar Vær deg sjølv - i den grad du klarar det. Det er ingen som forventar at du skal opptre som den store entertaineren. Men godt humør kjem godt med! Snakk roleg, med klar og tydelig stemme. Hugs det er god lydkvalitet, ikkje behov for å heve stemma. For at andre skal oppleve å ha augekontakt med deg, er det fint å sjå inn i kamera når du snakkar. Hald ein strukturert møtekultur, slik at det ikkje blir for mykje snakk samtidig i eit studio, dette vil forstyrre lyden hos mottakar. Samtale mellom pasient, sjukepleiar og terapeut på videokonferanse. Foto: Hilde Sørli, Sunnaas sykehus HF. 8

9 5 Opplæring og bruk 5.1 Retningsliner for opplæring Prosjektet vil gje opplæring til dei som skal bruke studio. Det vil også verte gitt ekstra opplæring til superbrukarar. Superbrukar er ansvarleg for at alle brukarar er opplærd i gjeldande retningsliner for bruk av videokonferanse Brukarar syter for intern rettleiing/opplæring ved behov 5.2 Retningsliner for superbruker Det må vere eigne superbrukarar på videokonferanseutstyr. Desse har særskilt opplæring i bruk av videokonferanse. Helsepersonell og andre brukarar av videokonferanse, forheld seg til disse superbrukarane i første instans. SUPERBRUKAR skal: Ha god kunnskap om videokonferanse Hjelpe til ved oppstart av sendingar ved behov. Være første instans for teknisk support. Vere ansvarleg for kontinuerleg opplæring av nye og gamle brukarar. Oppretthalde etablerte retningslinjer for bruk av videokonferanse Ved behov for oppdateringar av utstyr og software hjelpe til slik at dette blir gjort for kvar brukar/ansvarleg eining. Ivareta kontakt med lokalt IKT selskap og Norsk Helsenett slik at utstyr og bruk følgjer dei gjeldande reglar og rutinar i forhold til videokonferanse innan helsesektoren 9

Like dokumenter

Undersøking. Berre spør! Få svar. I behandling På sjukehuset. Ved utskriving

Undersøking. Berre spør! Få svar. I behandling På sjukehuset. Ved utskriving Berre spør! Undersøking Få svar I behandling På sjukehuset Er du pasient eller pårørande? Det er viktig at du spør dersom noko er uklart. Slik kan du hjelpe til med å redusere risikoen for feil og misforståingar.