Status fusjoner i , konsekvenser og risikovurdering

Transkript

1 Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT OMN Notat Status fusjoner i , konsekvenser og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt og svarer på de problemstillingene styret diskuterte i sitt møte 2. mars I del 1 får styret informasjon om hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser. Behovet er en konsekvens av Stortingsmelding 18 som vurderer strukturelle endringer i universitets- og høyskolesektoren. Del 2 omhandler forhold styret inviteres til å diskutere, som risikovurdering og fusjonenes konsekvenser for drift, vedlikehold og utvikling av FS i fremtiden. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I uke 13 kom Kunnskapsdepartementet (KD) stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). Hvis fusjonene vedtas med Kongelig resolusjon i juni 2015 eller senere vil det bety at FSAT sannsynligvis må bistå institusjonene som skal fusjonere med sammenslåing av FS-databasene. 1

2 1.2 Fusjonsteam i FSAT Siden siste styremøte har FSAT nedsatt et fusjonsteam på 4 personer. Fusjonsteamet består av: - 1 prosjektleder fra FS-støtte som vil være prosjektleder for alle fusjonene av FSdatabaser i sektoren som FSAT er involvert i - 1 person med ansvar for prosjektadministrasjon fra FS-sekretariatet, samt prosjektledelse for flytting av drift for NTNU - 2 personer fra database (1,5 årsverk) for teknisk fusjonering av databaser og kontrollscript - 1 person fra database for flytting av drift for NTNU til USIT Med denne sammensetningen har FSAT fordelt kompetansen og arbeidet mellom flere personer for å redusere sårbarhet. Prosjektleder og en av personene fra database vil jobbe full tid, mens de øvrige vil bistå i prosjektet, samt holde styret og FSAT-ledelsen informert om fremdriften. FSAT mener dette er tilstrekkelig ressurser for å gjennomføre fusjonene av FS-databasene, samt å flytte drift av FS for NTNU til USIT. Arbeidet vil gå ut over ordinære driftsoppgaver i FSAT. Spesielt vil FS-støtte blir sterkt berørt av arbeidet og det bør vurderes tilsettinger i FS-støtte, som kompensasjon for frikjøp av prosjektlederen fra FSAT. Behovet er høyaktuelt i 2015, men kan også bli aktuelt i hvis fusjonene i kategori 2 og 3 vedtas. 1.3 Møter med UH-sektoren Felles møte om fusjon av FS-databaser 3. mars 2015 Tirsdag 3. mars inviterte FSAT alle FS-institusjonene til møte om fusjoner. Det var 35 deltakere fra sektoren, inkludert Kunnskapsdepartementet som hadde observatørstatus. Direktør for FSAT gikk gjennom de formelle sidene ved fusjon og de strukturendringene som er i sektoren. Deretter holdt Knut Løvold, som vil være prosjektleder for fusjonene fra FSAT, en presentasjon om erfaringer fra tidligere fusjoner med fokus på fusjon av FS-databaser. Etter fellesdelen av møtet hadde fusjonsteamet til FSAT egne møter med representanter for: - Misjonshøgskolen, Diakonhjemmet Høgskole, Høgskolen Betanien og Haraldsplass Diakonale Høgskole - UiT Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad, Høgskolen i Narvik - Universitetet i Nordland - Universitetet i Stavanger, Høgskolen Stord/Haugesund - Høgskolen i Telemark, Høgskolen i Buskerud og Vestfold - NTNU, Høgskolen i Ålesund, Høgskolen i Sør-Trøndelag, Høgskolen i Gjøvik Et felles ønske fra møtene var at FSAT skulle utarbeide et informasjonsskriv som også kunne legges frem for ledelsene ved institusjonene. Notatet som ble utarbeidet er vedlagt. Videre ble 2

3 forslag til en avtale mellom FSAT og institusjonene sendt ut. Avtalen er laget på Difis mal for konsulentavtaler og estimerer et omfang på en 50 % stilling for hver fusjon. NTNU-fusjonen estimeres til en 100 % stilling, inkludert flytting av drift av FS til USIT. I møter med sektoren fikk avtalen noen mindre justeringer, og den endelige avtalen er vedlagt Møter med de enkelte fusjonsinstitusjonene I uke 13 og 15 gjennomførte 3 personer fra fusjonsteamet møter med: - Misjonshøgskolen, Diakonhjemmet Høgskole, Høgskolen Betanien og Haraldsplass Diakonale Høgskole - UiT Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad, Høgskolen i Narvik - Universitetet i Nordland - Universitetet i Stavanger, Høgskolen Stord/Haugesund - Høgskolen i Telemark, Høgskolen i Buskerud og Vestfold - NTNU, Høgskolen i Ålesund, Høgskolen i Sør-Trøndelag, Høgskolen i Gjøvik - Campus Kristiania som ønsker å fusjonere sine 4 FS-databaser til én Møtene foregikk på fusjonsinstitusjonene. Et viktig tema på møtene var å sikre ledelsesforankring på de ulike institusjonene. Første del av møtet ble gjennomført med representanter for ledelsen på fusjonsinstitusjonene til stede, og handlet om viktigheten av å prioritere fusjonsarbeidet og viktigheten av å ha en fungerende prosjektorganisasjon i det kommende året. Dessuten gjensidig ansvars- og forventningsavklaring. Andre del av møtet var mellom fusjonsteamet i FSAT og FS-prosjektet ved den enkelte institusjon. Tema var arbeidsmetodikk og andre relevante spørsmål. Etter møtene har FSAT nå et godt grunnlag for å lage en snarlig felles prosjektplan for å bistå sektoren for å realisere strukturendringen i den gitte tidsperioden, på en måte som er forankret i sektoren selv. 1.4 Overordnet tidsramme for prosjektet: - Prosjektstart: o Uke 17 - Seminar 1: o Mai/juni - Prøvefusjon 1: o September - Seminar 2: o November/desember - 1. januar 2016: o 2-4 databaser, men identiske vitnemål, Studentweb o.l - Prøvefusjon 2: o Januar

4 - Fusjon av databaser: o Februar/mars Semesterstart høsten 2016 o Klargjøring innen 1. juli Problemstillinger/forhold som ikke er avklart enda - Høgskolen i Telemark, Høgskolen i Buskerud og Vestfold har signalisert at de ikke ønsker å fusjonere FS-databasene i 2016, men vente til En mulighet er at høgskolene blir med i første fase av fusjonsprosjektet for å rydde i data. FSAT avventer endelig svar på dette fra HiT/HBV - Flytting av drift av FS til USIT for NTNU er nå i en testfase. Avklaring om drift for NTNU flyttes, vedtas etter testfasen 4. mai. Hvis ikke flytting av drift fungerer tilfredsstillende må NTNU overta drift av HiG, HiST og HiAls. Det vil medføre en del ekstraarbeid for FSAT. - FS er et kjernesystem på institusjonene, og alle forhold rundt FS-fusjonenes påvirkning på omkringliggende systemer må avklares Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko Det er foreløpig tidlig i prosjektet, men foreløpig mener vi følgende risikoer for ikke å nå målet er aktuelle: A) Utilstrekkelige ressurser FSAT skal i 2015 gjennomføre store organisasjonsendringer, alle skal flytte, og alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres. I tillegg har FSAT fått midler til å starte arbeidet med vitnemålsbank, samt EU-finansiering til et prosjekt for europeisk resultatutveksling. FSAT er dimensjonert for å gjennomføre planlagte oppgaver. Ressurser for ikke planlagte oppgaver i 2015 må hentes internt i organisasjonen gjennom effektivisering og omprioriteringer. Arbeidet med fusjonering av FS-databasene vil måtte hentes gjennom intern omprioritering. I første omgang vil det ha størst konsekvenser for FS-støtte i perioden. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har utilstrekkelige ressurser til å nå målene om fusjonene for og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelige ressurser til å nå målet. 4

5 Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse ressurser vil være: Opprette fusjonsteam i FS Flere personer er involvert i fusjon av databaser Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere var fusjonsteamet i FSAT opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Det var ulike grad av ledelsesforankring og prosjektorganisering ved institusjonene. Dette har innvirkning på vurdering av sannsynligheten totalt sett. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Månedlige telefonmøter/nettmøter med prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende oppfølging fra FS-institusjonene til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke får tilstrekkelige oppfølging til å nå målet. Sannsynlighet: 2 Konsekvens: 5 5

6 D) Problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FSdatabasene For de institusjonene som driftes av USIT har databasemedarbeiderne i FSAT tilgang til alle institusjonenes FS-data. Det er derfor enklere å kjøre script som henter data det bør rydde i og kjøre fusjoneringsscriptene. FSAT har høy kompetanse om fusjonering av FS-databaser. NTNU har driftet FS på egenhånd siden 1996 og har utviklet mange omkringliggende systemer knyttet direkte mot FS-basen eller tett rundt FS-basen. God håndtering av omkringliggende systemer er avgjørende for om driften kan flyttes eller ikke. Hvis det ikke lykkes å flytte driften av FS for NTNU vil det bety at data for HiST, HiG og HiAls må flyttes ut av databasene driftet av USIT, og flyttes til NTNU som må gjennomføre fusjonene, ev. med bistand fra FSAT. Tiltak for å redusere risiko knyttet til problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT og konsekvenser for fusjon av FS-databasene vil være: Testperiode med flytting av driften av FS for NTNU til USIT, og vedtak om flytting skal foretas eller ikke Å flytte NTNU sin lokale programkode til en lokal database hos NTNU som får logge seg inn direkte inn i FS-databasen på USIT med en dedikert databasebruker Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 får problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FS-databasene til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke får tilstrekkelige oppfølging til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens C 1 BD A 6