Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF

Transkript

1 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Rapportering på status og kritiske faktorer i DIPS prosjektet og gevinstrealisering knyttet til implementering av DIPS Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Anne May Mauritzen og Orienteringssak Benedikte B-A Madsen Trykte vedlegg: Statusrapportering DIPS per november 2012 Utrykte vedlegg: PP presentasjon INGRESS: 1. Statusrapport og kritiske faktorer i DIPS Statusrapport for november vedlegges saken. I hovedtrekk er prosjektet noe forsinket, men man har grunn til å anta at dette ikke vil påvirke oppstartsdato, som er den 13. mai Et revidert budsjett ble vedtatt av styringsgruppen for prosjektet 14. november Totalrammen for prosjektet er uendret, men det er noe forskyvning av kostnader mellom 2012 og 2013, samt mellom delprosjektene. Prosjektet rapporterer gul status på risiko. Dette er i hovedsak knyttet til integrasjoner av andre fagsystemer mot DIPS, og er et sentralt fokusområde for prosjektledelsen i kommende periode. Se ellers statusrapport for flere detaljer rundt fremdrift, risiko og tiltak. 2. Gevinstrealisering knyttet til implementering av DIPS Hensikten med gevinstrealisering er å sikre forankring i linjeorganisasjonen, slik at STHF og Betanien hospital henter ut de effektene som er mulig å oppnå ved å ta i bruk DIPS. De største gevinstene er organisasjonsmessige og kvalitetsmessige og knytter seg til mer effektiv drift og elektroniske prosesser. Derfor blir også suksesskriteriene først og fremst knyttet til forankring i hele organisasjonen og ledere som tar ansvar og styring gjennom hele prosessen. Konklusjon: Styret tar saken om rapportering på status og kritiske faktorer i DIPS prosjektet og gevinstrealisering knyttet til implementering av DIPS til etterretning. Skien, den 5. desember 2012 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

2 Bakgrunn for saken/faktabeskrivelse gevinsgtrealisering DIPS Gevinstrealisering er organisert som et delprosjekt (DP) under DIPS hovedprosjekt. Organisering av delprosjektet: DP består av 4 personer i 40 % stilling: Anne May Mauritzen, leder kirurgisk klinikk, STHF Anne Sandvik Hammer, leder klinikk Notodden-Rjukan, STHF Espen Halvorsen, leder Psykiatrisk klinikk, STHF Anne Dingsør, leder Betanien Hospital Mandat: DIPS DP gevinstrealisering har i sitt mandat: Etablere gevinstansvarlig i klinikkene Definere målbare parameter som følges opp i prosjektet Initiere etablering av gevinstavtaler knyttet til lederavtalene Utarbeide en plan for gevinstrealisering Bistå med å bygge opp forvaltning og superbrukersystem Etter avsluttet prosjekt er det de gevinstansvarlig i hver klinikk som følger opp i linjen, i samarbeid med forvaltning og superbrukere. MÅL: DP har til nå vært i dialog med Administrerende direktør, klinikksjefer, samt øvrige Delprosjekt og arbeidsgrupper i DIPS prosjektet for å identifisere overordnete gevinst- og effektmål. Overordnete mål er definert som: Bedre pasientbehandling; kvalitet, sikkerhet, effektivitet God informasjonssikkerhet Effektive og standardiserte administrative prosesser God og tilgjengelig styringsinformasjon Bedret samhandling God og forutsigbar teknisk drift og forvaltning Gevinstmålene er knyttet til følgende hovedområder: 1. Pasientadministrative rutiner 2. Tilgjengelighet til journal 3. Behandlingskvalitet 4. Styringsinformasjon 5. Informasjonskvalitet 6. Opplæring 2 1. Pasientadministrative rutiner: Se under pkt nulllinjemålinger. 2. Tilgjengelighet: Stabil drift Målt nedetid Tilgang og passordkontroll Tilstrekkelig antall arbeidsstasjoner Stasjonære eller bærbare løsninger?

3 3. Behandlingskvalitet sjekkpunkter knyttet til innhold i dokumentasjon. 4. Styringsinformasjon Ledere har lett tilgang til aktuelle styringsrapporter i.f.t. egne gevinstmål, 5. Informasjonskvalitet Gode maler og fraser som sikrer kvalitet i pasientinformasjon internt /eksternt Ryddige tilgangssystemer m.t.p. nødvendig og viktig informasjon om pasienter som behandles 6. Opplæring: 100 % har gjennomført e-læring før klasseromskurs 100 % har gjennomført klasseromskurs før (oppstart med DIPS) Tilgang til DIPS gis kun etter gjennomført opplæring. Det anbefales at alle ledere gjennomgår e-læringskurs i gevinstrealisering. Gevinstmål pasientadm. rutiner, Betanien Hospital, pr. oktober Fristbrudd (for pasienter med rett): 1stk. Tid fra mottatt henvisning til vurdert henvisning: øyeavd 2-3 dager, revmaavd: ca. dette varierer veldig, men ca dager i snitt. Epikrise i hånden: 0 % Epikrise innen 7 dager: 68,84 % Time direkte: 95 % for rettighetspasienter, 72,1 % totalt for alle. Registrert avsluttet kontakt/oppfølgingstime: har ikke tall på dette, vet ikke hvordan en skal hente det ut av systemet. Innkalt time i henhold til rettighet: Alle dokumenter godkjent innen 7 dager: har ikke tilgjengelige tall Alle prøvesvar godkjent innen 7 dager: har ikke tilgjengelige tall Null-linjemålinger: Målepunkter: Det var viktig å definere målemetoder som var realistiske og gjennomførbare i en periode der organisasjonen allerede er sterkt belastet. Det ble derfor besluttet at null-linjemålinger begrenses til tall i kan hente ut elektronisk fra de system vi har pr i dag. Noen av rapportene vi ønsker skal tas ut jevnlig vil vi ikke kunne hente før DIPS er implementert. Første måling på de parameterne blir således i mai/juni Etter avtale med adm. Direktør er målepunkter satt med utgangspunkt i: Revisjonsrapport konsernrevisjonen HSØ og STHF; Intern styring og kontroll av pasientadministrativt arbeid. Etablerte rapporter knyttet til kvalitetsindikatorer Rapporten: Glemt av sykehuset Ikke glemt av sykehuset 3

4 Overordnede måltall: Fristbrudd =0 Tid fra mottatthenvisning til vurdert henvisning: 14 kalenderdager Epikrisetid: 80 % epikrise ihånden og100 % innen 7 dager Time direkte: 100 % for rettighetspasienter Registrert avsluttetkontakt/oppfølgingstime:100 % Innkalt til time i henhold til rettighet(ikke glemt av sykehuset): 100 % Alle dokumenter godkjent innen7 dager: 100 % Alle prøvesvar godkjent innen 7 dager: 100 % Null-linjemålinger oktober 2012 STHF Tallene er hentet fra virksomhetsdata ved STHF og sykehuspartner. Fristbrudd 129 Antall dager fra mottatt henvisning til henvisning 2,32 vurdert Epikrisetid 80 % i hånda 35,9 % Epikrisetid 100 % innen 7 dager 82 % somatikk 75 % psykiatri Time direkte 80 % Registrert avsluttet kontakt Ikke mulig å få utrapport i Innkalt til time i henhold til rettighet (kontroller) infomedix Ikke mulig å få utrapport i infomedix Dokumenter godkjent innen 7 dager 63 % Prøvesvar godkjent innen 7dager Ikke mulig i infomedix Gevinstavtaler: De overordnete gevinstmålene bakes inn i lederavtalene for alle ledere i STHF. Videre kan klinikksjefene definere egne gevinstmål som legges til i de enkelte klinikker og seksjoner. Vurdering Gevinstrealisering, det å sørge for at systemer brukes optimalt er i stor grad et lederansvar. Det er viktig at ledere forstår sitt ansvar og settes i stand til å ivareta det. Suksesskriterie er at ledere har nok kjennskap til prosessen og hva som forventes av dem og tar ansvar. For å sikre at gevinstmålene blir realisert nedfelles konkrete gevinstmål i lederavtalen til den enkelte leder i alle ledd. Ledere blir målt på disse i månedlige oppfølgingssamtaler med sin leder. 4

5 Alle ledere som omfattes av DIPS innføringen pålegges å ta e-læringskurs i gevinstrealisering modul 2,3 og 4. Forslag til konklusjon: Styret tar informasjonen om gevinstrealisering knyttet til implementering av DIPS til etterretning. 5