Prosjektplan hovedprosjekt Regelverk i praksis

Transkript

1 1 Prosjektplan hovedprosjekt Regelverk i praksis I Utdanningsdirektoratet har vi tillit til at lærere og skoleledere møter elever med respekt, og gir dem faglige utfordringer hver dag. Vi har noen felles spilleregler. Reglene skal sikre at alle elever gis like muligheter for å få tatt ut sitt læringspotensial, i et trygt og støttende miljø. Derfor er det viktig at vi sikrer at regelverket etterleves. Regelverket for grunnopplæringen er ment å tydeliggjøre krav og forventninger til sektoren. Reglene er vedtatt av Stortinget og Kunnskapsdepartementet og inngår som del av en demokratisk styreform. Utdanningsdirektoratet har tilsynsansvaret for regelverket. I Norge har lokalnivået stor medinnflytelse på opplæringstilbudets kvalitet. Ingen ønsker at kvaliteten skal variere ut fra for eksempel bosted. Man skal ha like muligheter enten man er fra Os eller Oslo. Vi ønsker at skolen stiller de samme krav til lærere, elever og foreldresamarbeid enten den ligger i Kristiansund eller Kristiansand. Regelverket sørger for at elevene gis den ønskede kvaliteten på opplæringen, og skal sikre at de blir sett og utfordret hver eneste dag. Det skal veilede lærerne og skolelederne, så de kan forme innholdet i opplæringen og dele sin kunnskap. Reglene er der for foreldrene, så de skal føle seg informert og inkludert og for skoleeierne, som skal være trygge på at midlene de stiller til rådighet forvaltes på en god og effektiv måte. Drømmen er at alle elever etter 13 års grunnutdanning skal kunne si På skolen er jeg blitt møtt med tillit, respekt og krav og de har gitt meg utfordringer som har fremmet lærelysten min. Gjennom skolegangen har jeg utnyttet evnene mine og følt meg trygg. Skoletiden har vært en god tid for meg.» Prosjektet Utdanningsdirektoratet setter i gang nå handler om å gjøre denne drømmen til virkelighet. Mandat Før du har flyttet møblene på innsiden av hodet til den enkelte, har du ikke endret noe som helst! (Richard Elmore, 2011). Utgangspunktet for prosjektet er at det er for dårlig samsvar mellom politikken, som forteller hva som er den ønskede kvaliteten på opplæringen, og praksisen i Skole-Norge. Det er nødvendig å endre adferd hos alle aktører i opplæringen for å skape bedre samsvar. Hvordan skaper vi denne endringen, og hvordan sikrer vi at vi gjør det som virker? Som barnehagemyndighet, barnehageeier og skoleeier har kommuner og fylkeskommuner ansvar for å realisere den nasjonale utdanningspolitikken innenfor de grenser og med de ambisjoner - som er fastsatt av Stortinget. Nasjonale myndigheter styrer i stor grad sektor gjennom regelverk, der regelverket er ment å tydeliggjøre krav og forventninger til sentrale kvaliteter i opplæringen. Hovedutfordringen er at deler av sektor ikke kjenner til, forstår ikke

2 2 eller føler seg i tilstrekkelig grad forpliktet av det regelverket de er satt til å forvalte, og det implementeres dermed ikke som forutsatt. Regelverk i praksis har som formål å øke regelverksetterlevelsen, til beste for norske skoler og barnehager. Prosjektet er praktisk rettet, og tar utgangspunkt i hvordan staten på en bedre måte kan hjelpe lokal myndighet, eiere og ledere i oppvekstsektoren til å forstå og handle i tråd med regelverket. Dette legger premisser for arbeidet. Skal staten bli en bedre hjelper, må Udir og embetene både hver for seg og sammen utrustes enda bedre, og dette gjelder både fagkompetanse, samhandlingskompetanse og kommunikasjonskompetanse. Skal kommuner og fylkeskommuner ha et ønske om å motta hjelp, må de forstå hensikten med det og de må i større grad være bevisste det ansvar og den rolle som påhviler dem for at nasjonal politikk skal gjennomføres. I 2013 ble forprosjekt gjennomført, med tilråding om igangsetting av hovedprosjekt med følgende 7 underliggende delprosjekt: Målhierarki og prioritering Roller og ansvar Kompetanse Erfaringer fra andre land Klart språk og bedre formidling Forsøk med nettverk og dialog Styrke ekspertrollen De inntil 5 regelverksområdene som pekes ut for å ha forsterket innsats i delprosjekt 1, innebærer at disse skal jobbes med gjennomgående i alle delprosjektene, og at de også skal få forsterket innsats i direktoratets ordinære virksomhet. Forprosjektrapporten skisserer formål, bakgrunn, tiltak (inkl organisering), tidsplan og «Slik skal satsingen synes i Utdannings-Norge» for hvert enkelt delprosjekt. Hovedprosjektet følger anbefalingene fra forprosjektet om inndelingen i de 7 delprosjektene, og tar utgangspunkt i rapporten for forprosjektet når hvert delprosjekt konkretiseres. For hvert delprosjekt utarbeides delprosjektplan og skal som et minimum inneholde følgende: Hensikt: Hvorfor gjør vi dette? Organisering av delprosjektet Aktivitets- og tidsplan Evaluering: Hvordan vet vi om vi lykkes - effekt i utdannings-norge Slik skal satsingen synes i Utdannings-Norge Kommunikasjonsplan/tiltak Vurdering av risikofaktorer, med avbøtende tiltak

3 3 Økonomi Beskrivelse av overgangen fra prosjekt til linjeorganisasjon Delprosjektplanene vil bli utarbeidet gjennom tett samarbeid mellom delprosjektlederne og prosjektleder for Regelverk i praksis. Utgangspunktet for arbeidet i prosjekt regelverk i praksis er opplæringsloven. Dersom det viser seg hensiktsmessig og praktisk å også inkludere barnehageloven og privatskoleloven i noen av prosjektene og tiltakene, vil dette bli tatt opp til vurdering og avklart med styringsgruppen. Underveis i prosjektarbeidet skal det løpende vurderes hvilke tiltak som kan gjennomføres raskt i linjeorganisasjonen og plasseres i en «Hurtigfil» for rask gjennomføring og ferdigstillelse. Hensikten med «Regelverk i praksis» er bedre regelverksetterlevelse. Gjennom prosjektarbeidet vil vi kunne få mange innspill/erkjennelser som gjelder andre områder av direktoratets arbeidsfelt. Prosjektet skal derfor løpende vurdere å kanalisere problemstillinger og forslag til linjen. Når vi for eksempel underveis i prosjektet opplever at problemet ikke er etterlevelsen av regelverket, men enkelte deler av selve regelverket, skal dette formidles via styringsgruppen til linjen for oppfølgning. Det er viktig med dynamikk i arbeidet med hovedprosjektet og delprosjektene, slik at planer tilpasses erfaringene etter hvert som prosjektene utvikler seg. Hvert styringsgruppemøte skal ha et punkt på dagsorden der vi drøfter erfaringer siden sist, og vurderer tiltak som kan løftes ut i hurtigfilen. Evaluering Evalueringen av prosjektet skal knyttes opp mot hvert delprosjekt. Hovedfokus i hele prosjektet skal være hvilke effekter delprosjektene har i utdannings-norge (jfr punkt over om delprosjektplaner). Evalueringene skal derfor være orientert om hvordan arbeidet i prosjektene synes og skaper forbedring i utdannings-norge. Hvert delprosjekt skal planlegge evaluering for sitt prosjekt, men det vil bli lagt opp til å drøfte felles problemstillinger og ambisjonsnivå på evalueringene i felles fora på tvers av delprosjektene. Prosjektorganisering Styringsgruppen skal godkjenne prosjektplaner for hovedprosjektet og delprosjektene og ta beslutninger på viktige beslutningspunkter og milepæler i hovedprosjektet. Prosjekteier er deltaker i styringsgruppen, er prosjektleders kontaktpunkt til ledelsen i det løpende prosjektarbeid og skal bidra med nødvendige avklaringer mellom styringsgruppens møter. Prosjektleder og prosjektgruppe for hovedprosjektet rapporterer til styringsgruppen og skal lede det løpende prosjektarbeidet.

4 4 Delprosjektledere rapporterer til prosjektleder for hovedprosjektet og skal lede det løpende arbeidet med sine delprosjekter. Det vil bli forventet av delprosjektledere- og medarbeidere at de arbeider aktivt for å bidra til oppfyllelse av felles mål og ambisjoner for hovedprosjektet, og at de bidrar for å koordinere, sikre avklaringer på tvers av prosjektene der dette er aktuelt og deler sin kompetanse slik at hovedprosjektets totalleveranse blir best mulig. Hovedprosjektets styringsgruppe, prosjektleder og prosjektgruppe skal involvere seg tungt i delprosjektene for å sikre at den felles ambisjonen til «Regelverk i praksis» blir oppfylt, at delprosjektene inspirerer hverandre gjensidig og at grensesnittproblematikk avklares fortløpende. Målet er å skape et «levende og inspirerende miljø» på tvers av delprosjektene dette krever at det settes tid til koordinering og deltakelse i felles møtepunkter og diskusjonsfora. Prosjektleder skal sikre god informasjonsflyt, kompetanse- og meningsutveksling samt avklaring av grensesnitt mellom de ulike delprosjektene ved at lederne for delprosjektene har jevnlige felles møter og ved felles møtepunkter/seminarer for alle prosjektdeltakerne i delprosjektene. Styringsgruppe: Direktørgruppen + Cathrine Børnes + Bjørn Erik Rasmussen + Ingrid Hernes Prosjekteier: Annemarie Bechmann Hansen Prosjektleder hovedprosjektet: Lasse Arntsen Prosjektgruppe hovedprosjektets fase 1 (Gjennomføring av delprosjekt 1 og delprosjekt 2): Lasse Arntsen (leder) og ekstern prosjektlederstøtte, samt prosjektstøtte fra Udir internt Prosjektgruppe fase 2 (gjennomføring av delprosjekt 3-9): Lasse Arntsen (leder) + prosjektledere for alle delprosjektene + prosjektlederstøtte Kommunikasjonsressurs for hovedprosjektet: Kristine Strømmen Samhandling med aktører i hele utdanningssektoren Det skal legges stor vekt på samhandling med aktører i utdanningssektoren i gjennomføringen av prosjektet. Det etableres ingen fast, generell referansegruppe for hovedprosjektet, men representanter for utdanningsdirektørene, skoleeiere, skoleledere samt samarbeidende organisasjoner og institusjoner, forskningsmiljøer mm skal trekkes inn som prosjektdeltakere i delprosjektene og/eller som referansegruppedeltakere, diskusjonspartnere eller som kilder for fakta-innhenting i gjennomføring av delprosjektene. Det vil i tillegg bli etablert en ressursgruppe, et utvidet rektor- og skoleeierpanel som vil bli benyttet til å gi råd enten i form av korte surveys eller på fysiske møter for å drøfte konkrete problemstillinger underveis i hovedprosjektet. Ressursgruppen er ikke ment å være en representativ referansegruppe, men de facto en ressursgruppe hvis hensikt er å bidra med kompetanse, innspill, vurderinger og gode råd i prosjektarbeidet.

5 5 Det er et uttalt mål for hovedprosjektet at Utdanningsdirektoratet skal samhandle tett med og få inspirasjon fra aktører i utdanningssektoren, og at prosjektets aktivitet skal inspirere skole-norge, påvirke og synes utad. Det vises til ambisjonen som ble beskrevet i prosjektrapporten fra forprosjektet om å «spre ringer i vann». Prosjektet skal fortløpende vurdere å benytte nettverk knyttet til for eksempel GNIST, KS, NRLU mfl for å drøfte problemstillinger og temaer som det vil være nyttig å få innspill og synspunkter på. Det skal utarbeides en egen kommunikasjonsstrategi for hovedprosjektet. Denne skal oppdateres jevnlig etter hvert som prosjektet utvikler seg. I tillegg skal det utvikles plan/tiltak for kommunikasjon i hvert delprosjekt. Det skal blant annet legges til rette for aktive diskusjoner og synspunkter rundt temaene i prosjektet ved bruk av sosiale medier. Prosjektet skal rapportere til departementet på aktuelle milepæler i arbeidet, både fra hovedprosjektet generelt og fra de enkelte delprosjekter der dette er naturlig. (Jf tildelingsbrev 2014 fra KD.) Prosjektet skal være tema på felles møter med Utdanningsdirektørene. Inspirasjonsseminarer Erfaringene med bruk av inspirasjonsseminarer i gjennomføringen av forprosjektet var gode. Det skal gjennomføres ett inspirasjonsseminar ca hvert kvartal i løpet av prosjektperioden. Inspirasjonsseminarene skal være åpne for alle tilknyttet prosjektorganisasjonen rundt prosjekt «Regelverk i praksis». Det skal utarbeides en plan for inspirasjons-seminarene (i første omgang for 2014) med temaer/innledere. Det legges opp til 2 inspirasjonsseminarer i 2014, september og desember. Framdrift Det legges opp til følgende tidsmessige hovedstruktur i prosjektet: Delprosjekt Tidsramme Målhierarki og prioritering X 2 Roller og ansvar X 3 Kompetanse X X X 4 Erfaringer fra andre land X 5 Klart språk og bedre formidling X X X 6 Forsøk med nettverk og dialog X X X 7 Styrke ekspertrollen X X X

6 6 Innretningen på Delprosjekt 4 «Erfaringer fra andre land» tas opp til ny vurdering primo Det skal utarbeides en engelsk versjon av sluttrapporten fra Delprosjekt 4. Aktivitets- og tidsplan 2014 (Denne vil bli utvidet og supplert etter hvert som prosjektet tar form) April Oppstart Delprosjekt 1 April Oppstart Delprosjekt april Styringsgruppemøte 1, kl Beslutning prosjektplan hovedprosjektet + prosjektplan for delprosjekt 1 og 2 9. mai Møte AU Utdanningsdirektørene Forankring av prosjektet, innspill til planlegging hovedprosjekt og delprosjekt Mai Plan for inspirasjonsseminarer ferdig utarbeidet 1. juni Første versjon av kommunikasjonsstrategi for hovedprosjektet ferdig juni Stormøte utdanningsdirektørene presentasjon, forankring 18. juni Styringsgruppemøte 2, kl Aug/sept Heldagsmøte med utdanningsdirektørene. Videre forankring og planlegging 15. sept Alle delprosjektledere er utpekt. Igangsetting av prosess med utpeking av medarbeidere i delprosjektene Sept/okt Felles møte/kick off med alle delprosjektledere Orientering om hovedprosjektet, målsettinger, arbeidsform, forventninger, milepæler osv. Sept Sept Delprosjekt 1 avsluttes Felles møte med delprosjektledere, presentasjon av sluttrapporter delprosjekt 1, underveisrapport delprosjekt 2. Alle prosjektgruppemedlemmer i ulike prosjektgrupper skal være utnevnt. 24. sept Styringsgruppemøte 3, kl : Sluttrapport Delprosjekt 1 behandles, endelig forslag til kommunikasjonsstrategi behandles

7 7 Okt Okt Okt Nov Nov Inspirasjonsseminar og Kick off for alle hovedprosjekt- og delprosjektdeltakere og evt styringsgruppe Møte med departementet: Konklusjoner fra delprosjekt 1 nødvendige avklaringer? Noe som kan brukes som profileringssak for statsråden? Felles møte med alle delprosjektledere Felles møte med alle delprosjektledere Møte med ressursgruppen 12. nov Styringsgruppemøte 4, kl Des Felles møte med alle delprosjektledere Des Inspirasjonsseminar 2 Des Delprosjekt 2 avsluttes 17. des Styringsgruppemøte 5, kl : Sluttrapport delprosjekt 2