Molde kommune Har vi optimal drift?

Transkript

1 Molde kommune Har vi optimal drift? - Jobber vi på rett oppgave? - Med rett kompetanse? - Med tidsriktig/effektiv metode? - Med rett organisering? - Verdiskaping for bruker i fokus? «Organisasjonen Molde kommune er stolt arbeidsgiver for ansatte. I løpet av et år er rundt 4500 personer innom kommunen som arbeidstakere. Sammen leverer vi et mangfold av tjenester til kommunens innbyggere i alle aldre.»

2 Vi må bruke handlingsrommet Fra Til.. Ytterligere overforbruk Sløsing Nødv. støttepros. Verdiskapning Handlingsrom Verdiskapning!

3 Strategiområder digitalisering Digital kompetanseutvikling Digital selvbetjening Digital tjenesteproduksjon Digital saksbehandling Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentasjonsforvaltning

4 Rekruttering Alle som ønsker stilling i Molde kommune (fast, midlertidig, sommerjobb, timer, arbeidspraksis, studenter) må søke gjennom Visma rekruttering og de skal ha personalmappe Da oppnår vi en kvalitetssikret rekrutteringsprosess og god oversikt digitalt De som søker legger sine personalia inn selv og ledere kan henvise til istedenfor tlf/oppmøte

5 Se etter ønsket adferd som gjør at vi når våre mål gjerne beskriv den 1) Hva må dere gjøre for å ha ønsket kompetanse i egen enhet? 2) Er det andre viktige tiltak som bør/må gjøres på systemnivå, fagnivå, enhetsnivå og/eller ansattnivå?

6 Bruk av Personalmeldinger

7 Personalmeldinger i Tingvoll Alle lønnsendringer for ansatte skal gjøres på Web ved bruka av personalmelding. To forskjellige typer personalmeldinger forskjellig saksgang: Personalmelding med arbeidsavtale Personalmelding uten arbeidsavtale Alle som søker stilling i Tingvoll må bruke Visma rekruttering personalmappe i ephorte

8 Personalmelding med arbeidsavtale - saksgang: Anvises av rollen: Personalmedarbeider personalrådgiver personalsjef

9 Personalmelding uten arbeidsavtale - saksgang: For enkelte enheter sløyfes Attestering Anvises av rollen: Leder (enhetsleder)

10 Registrere personalmeldinger

11 Personalmelding Ny stilling 4 ulike valg med forskjellig Må-felt

12 Personalmelding Endring av stilling 6 ulike valg med forskjellig Må-felt

13 Skjemaoppsett personal (personalmeldinger) Mange ulike skjematyper

14 Personalmelding Ulike arbeidsavtaler

15 Personalmeldinger arbeidsavtaler Flere ulike arbeidsavtaler definert for Stillingstyper

16 Kan med fordel skjules

17

18 Når skal personalmeldingen arkivers?

19 Oversikt på web Personalarkiv Endringsønske fra Tingvoll: Personalmeldingen i Personalarkivet får samme navn som Skjematypen I dagens VISMA versjon: Alle personalmeldinger for samme benevning.

20 Oversikt på web Personalmeldinger oppgaver som må utføres

21 Oversikt på web Personalmeldinger i saksgang - status

22 Oversikt på web Personalmeldinger - alle

23 Hvorfor ulike skjema med forskjellige Må felt? Utnytte systemet for varsling på web i Visma Sikre at ulike skjema blir fylt ut rett slik at varsling blir sendt. Gi ledere oversikt på web. Ingen varsling på e-post. Kun på web.

24 Oppgaver - Varsling web

25 Varseltekst

26 HRM - Varsling web Varsel knyttet til lønn Varsel knyttet til fravær Varsel knyttet til prøvetid

27 HRM detaljer Varsling web

28 Personalarkiv - Lønnslipper

29

30 Hvorfor Bli kvitt manuelle lister. Seint innleverte lister. Ekstra jobb for anviser / attesterer. Lønnskonsulentene punchet inn listene.

31 Hva ble gjort Expense. Nye utleggstyper ble opprettet. Knyttet disse mot lønnsarter i HRM. Alle politikerne fikk samme ansvar og tjeneste i stillingsbildet i HRM. Organisasjonsstrukturen styrer hvem som attesterer og anviser.

32

33 Info til politikerne Sendt ut mail til alle politikerne i god tid. Sendt ut mail igjen med info og e-læringsleksjon. Politiske sekretariatet / lønnsrådgiver bisto i begynnelsen. Kort tid før de aller fleste brukte Expense. Godt mottatt av de aller fleste.

34

35 Hva opplever vi i etterkant Møtegodtgjørelsen blir registret med en gang. Kosten kommer inn på riktige perioder. Lønnskonsulentene slipper manuelle føringer. Ulempe med Expense: utleggstypene må registres på ny ved endring av satsene. Utfordrer Visma til å endre dette

36 Kost Nytte Noen vil få effekter og gevinster ved innføring av nye rutiner. Hvordan arbeider dere med hvem får Effekter Gevinster Hvordan sikre at effekt og gevinst blir omgjort til ønsket endring? Hva er suksesskriterier for implementering av nye system og rutiner?

37 VISMA brukerforum april 2017 Tema Overordna digitaliseringsstrategi Bruk av Visma HRM konkret Hvordan tenker personal ang rekr Bruk av personalmelding Visma turnus vs MinProdukter Fravær ferie, finne under oppgaven (bort med e-post) Ansvar Mette Jens Jarl Mette Jens Jarl Mette JJ og Mette (hva skal hvor/gjøvik) Elektronisk sykemeldinger Bruk av varsling Mail lønnsslipp henter MinSide Kost/nytte pukkel/gevinst definere og bruke til noe annet Jens Jarl Jens Jarl Jens Jarl Mette