Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Transkript

1 Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand

2 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er tjenesteområdet (ne) organisert i dag (beskriv og tegn kartet)?... 2 Midsund Hvor mange ansatte er det og hvilke faggrupper er de fordelt på?... 2 Midsund Hvilke avtaler mellom partene og interne reglement finnes innenfor tjenesteområdet(ne)?... 5 Midsund... 5 Rutinehåndbok, Arkivplan Hvilke samarbeidsavtaler finnes innenfor tjenesteområdet(ne) og med hvem (fagsamarbeid, IKS, vertskommunesamarbeid mm)?... 5 Midsund Hvilke planer finnes for utviklingen av tjenesteområdet(ne)?... 6 Midsund Hva som skal til for at området(ne) kan samorganiseres?... 8 Hvilke ressursbehov har tjenesteområdet(ne) fremover?... 8 Hvilken organisering av tjenesteområdet(ne) anbefaler dere? Hvilke ressursbehov har tjenesteområdet(ne) fremover?... 9 Hvilken organisering av tjenesteområdet(ne) anbefaler dere?... 9 Hvilke kritiske områder ser dere for gjennomføringsfasen?

3 Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag Hvordan er tjenesteområdet (ne) organisert i dag (beskriv og tegn kartet)? Midsund Organisering: Rådmann - leiar arkiv/servicekontor - konsulent dokument/arkiv Tenesteområdet er plassert på servicekontoret. Leiar servicekontor: Personalansvar og oppfølging Overordna fagleg ansvar for arkiv i kommunen Systemeigar Svar Ut og Sak/arkivsystem Konsulent: Dagleg arkivansvar, Systemansvarleg sak/arkivsystem og Svar Ut, Deltakar i hovedprosjektgruppa for nytt sak/arkivsystem i ROR-kommunene. Organisering: Rådmann Personal- og organisasjonssjef Seksjonsleder/Arkivleder Seksjonsleder/Arkivleder: Leder seksjonen Overordna faglig ansvar for arkiv i kommunen. Personalansvar og oppfølging Deltaker i Hovedprosjektgruppa for Nytt sak-arkivsystem i ROR-kommunene Leder for Mottaksprosjektet for kommune Systemansvarlig Sak-arkivsystem og Svar Ut Organisering: Rådmann - enhetsleder servicekontoret arkivansvarlig Dokument- og arkivtjenesten er lagt til servicekontoret. Arkivansvarlig har det overordnede faglige ansvar for arkiv i kommunen. Hvor mange ansatte er det og hvilke faggrupper er de fordelt på? Midsund Del av stilling leder servicekontor 100 % konsulent servicekontor (ca 80 % av stillinga) 2

4 80 % NAV utplassert fagarbeider (ca 70% av still) 3 årsverk fast på dokument og arkiv, men pt 1,9 årsverk ekstra fordelt på 3 ansatte på papirarkiv og styrking av seksjonen pga omfattende oppgaver med nytt sak og arkivsystem og andre store digitaliseringsprosjekt. Fast: 1 Seksjonsleder/Arkivleder 100% 2 Førstekonsulenter 100%, post, arkiv m.m. Pr tiden: 1 Førstekonsulent 60%, post, arkiv, skanning. 1 Ansatt i 50% og 1 ansatt i 80% stilling som systematiserer, listefører, pakker og avleverer eldre papirarkiv til IKAMR Oppgaver på seksjonen: Innføre nytt sak og arkiv-system Journalførte/arkiverte dokument i sak-/arkivsystemet ephorte 2016 Inngående dokument ført i sak-/arkivsystemet ephorte 2016 Post/arkiv - dagligarbeid, skjema Deltager i ROR-IKT Arkivgruppe Bevaring- Kassasjon MB leder ROR kommunene Deltager i digitaliseringsgruppe Kommune Rydding/Avslutning i ephorte Skarpt periodeskille SvarUt - Innføring og opplæring Digitalisering Byggesaksarkivet og plan og utv arkiv Arkivplan - oppgradering Rutinehåndbok - oppgradering Oppgaver med Nye kommune Lukking Avvik fra Statsarkivet Visma Familia (BVT) Alle 5 ROR-komm. Visma HsPro (Helse) Visma Voksenopplæring Visma Flyktning Visma Profil (Rauma, Misund) Visma PPT NAV Socio 3

5 Innsynsforespørsler Prosj. Postrommet Post/frankering/levering Rydding/Avlevering Papirarkiv 3 ansatte ved servicekontoret jobber i deler av sin stilling med arkivarbeid: Førstekonsulent/arkivansvarlig ca 50% Førstekonsulent ca 50% Førstekonsulent ca 10% Oppgaver: Post/arkiv - dagligarbeid Journalførte/arkiverte dokument i sak-/arkivsystemet ephorte Inngående dokument ført i sak-/arkivsystemet ephorte Rutiner/opplæring/faglig ansvar Arkivplan 4

6 Hvilke avtaler mellom partene og interne reglement finnes innenfor tjenesteområdet(ne)? Midsund Interne rutiner for sak/arkiv Arkivplan - under arbeid Rutinehåndbok, Arkivplan. Arkivplan for kommune. Hvilke samarbeidsavtaler finnes innenfor tjenesteområdet(ne) og med hvem (fagsamarbeid, IKS, vertskommunesamarbeid mm)? Midsund Med Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal IKAMR ROR IKT Arkivfagleg samarbeid med dei fleste einingane Midsund kommune deltek i mange interkommunale samarbeid, men er ikkje vertskommune eller har arkivansvar for desse. Samarbeid med Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal IKAMR. ROR IKT Interkommunalt samarbeid Barnevern (Aukra, Eide, Midsund,) Brann og redning (Aukra, Eide, Midsund, ) Eiendom KF badet KF vann og avløp KF Romsdal Parkering AS kommunale Pensjonskasse Skatt Mangler samarbeidsavtaler vedr. arkiv med KF ene. IKT ORKidé Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS (IKAMR) Arkivfaglig samarbeid med de fleste enheter. kommune deltar i mange interkommunale samarbeid, men er ikke vertskommune eller har arkivansvar for noen av disse. 5

7 Hvilke planer finnes for utviklingen av tjenesteområdet(ne)? Midsund Kommunesamanslåing, Midsund,, kommuner Nye kommune Elektroniske system: Innføring av nytt sak/arkivsystem, Implementere og ta i bruk SvarUt/SvarInn, Innføring av elektronisk arkivkjerne for fagsystem på sikker sone; Visma Familia Visma HsPro Visma Flyktning/voksenopplæring NAV- Velferd Ta i bruk e-signatur Digitalisering av byggesaksarkivet og en del av Plan- og utvikling sitt papirarkiv er under planlegging. Rydding, systematisering, listeføring og avlevering av eldre papirarkiv til IKAMR er under arbeid. Systematisering og Listeføring av alt papirarkiv som fortsatt skal oppbevares i Midsund kommune fram til det er mulig å avlevere til IKAMR. (generelt 25 år) er under arbeid. Kommunesammenslåing, Midsund,, kommuner Nye kommune Elektroniske System: Innføring av nytt sak-arkivsystem. Implementere og ta i bruk SvarUt/SvarInn Innføring av elektronisk arkivkjerne for fagsystem på Sikker sone; Visma Familia, Visma HsPro, Visma Flyktning/Voksenopplæring. NavSosial Socio. PPTjenesten. Ta i bruk e-signatur Øvrig: Digitalisering av byggesaksarkivet og en del av PUA (Plan- og utvikling) sitt papirarkiv. Rydding, systematisering, listeføring med tanke på avlevering av eldre papirarkiv til IKAMR. Systematisering og Listeføring av alt papirarkiv som fortsatt skal oppbevares i kommune frem til det er mulig å avlevere til IKAMR. (generelt 25 år). Flytting av dagens Hovedarkiv på Rådhuset til arkivlokaler i Storgt. 31. når dette bygget er ferdig 6

8 renovert. Implementere og ta i bruk SvarINN (SvarUt har vært i bruk siden våren 2016) Vurdere å ta i bruk e-signatur Overgang fra IKT ORKidé til ROR IKT? 7

9 Hva som skal til for at området(ne) kan samorganiseres? Hvilke ressursbehov har tjenesteområdet(ne) fremover? Ressursbehovet vil være til stede som i dag, men arbeidsoppgavene kan endre seg i takt med utviklingen på fagområdet. I forbindelse med Kommunesammenslåings-prosessen så vil behovet for ressurser være større enn det vi har tilgjengelig pr. i dag, da mange arbeidsprosesser innenfor flere områder skal avsluttes og etableres på nytt i den nye kommunen. Opprette og utarbeide ny Arkivplan. Nye rutiner Hvilken organisering av tjenesteområdet(ne) anbefaler dere? En sentral arkiv- og dokumenttjeneste, eller et mer samlende begrep; Dokumentasjon og Dokumentforvaltning. Hvilke kritiske områder ser dere for gjennomføringsfasen? Etablering og ivaretakelse av det fullelektroniske arkivet i Nye kommune. Ivaretakelse av krav til dokumentasjon og gjenfinning for den nye kommunen. Riksarkivaren har uttrykt at sammenslåing blir mer komplisert og får større arkivfaglige konsekvenser når arkivdanning og saksbehandling skjer digitalt, mht. arkivmateriale som ligger lagret i fagsystemer, nettsider, sosiale medier, filområder, eposter og nettskyer som ikke har arkivfunksjonalitet. I sammenslåingsprosessen skal arkiv fra nåværende kommuner avsluttes og bevaringsverdige arkiver skal avleveres til depot, samtidig som de skal tilgjengelig gjøres for den nye kommunen. Parallelt skal arkiv og arkivfunksjon etableres i den nye kommunen. Den nye kommunen «arver» ansvaret og de økonomiske forpliktelsene for arkivene fra de gamle kommunene. 8

10 Hvilke ressursbehov har tjenesteområdet(ne) fremover? I forkant av sammenslåing er behovet for ressurser større enn det vi har tilgjengelig pr. i dag. Kommunesammenslåingen får store konsekvenser for kommunenes dokumentforvaltning. Alle arkivene (digitale, papirbaserte, fagsystem etc.) skal kartlegges og avsluttes, men samtidig gjøres tilgjengelige for den nye kommunen. Arkivplanen må oppdateres og kvalitetssikres. Parallelt skal det etableres arkiv og funksjoner for dokumentforvaltningen i Nye kommune (ny arkivplan, oppbygging av sak-/arkivsystemet, legge inn brukere og arkivdeler, få på plass søkefunksjoner i systemene til de "gamle" kommunene, og mye mer...). Hvilken organisering av tjenesteområdet(ne) anbefaler dere? Arkivansvaret omfatter all bevaringsverdig dokumentasjon (uansett hvordan det er skapt) i alle enheter i organisasjonen, og for å ivareta dette på best mulig måte bør dokumentforvaltningen i Nye kommune være sentralt organisert. Forslag: For å få en bedre forståelse for hvor viktig det er at arkiveringen i en kommune blir ivaretatt kan man kanskje vurdere å bruke ordet "dokumentforvaltning" i stedet for arkiv? Hvilke kritiske områder ser dere for gjennomføringsfasen? Ivaretakelse av krav til dokumentasjon og gjenfinning for den nye kommunen Dersom man ikke får avsluttet på en ordentlig måte er det stor fare for at arkivverdig dokumentasjon går tapt eller blir utilgjengelig, spesielt digitalt skapt materiale. Høsting av arkivverdig dokumentasjon fra saksbehandlere (lagret på egne områder, USB, e-post, sms etc. ) 9