Kartleggingsrapport. Arbeidsgruppe: IKT og digitalisering

Transkript

1 Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: IKT og digitalisering Gruppeleder: Mette Holand

2 Innhold Endringslogg... 3 Status på tjenesteområdet i dag... 3 Hvordan er tjenesteområdet organisert i dag?... 3 Midsund... 3 Molde... 3 Nesset... 4 Hvor mange ansatte er det og hvilke faggrupper er de fordelt på?... 5 Midsund... 5 Molde... 5 Nesset... 5 Hvilke avtaler mellom partene og interne reglement finnes innenfor tjenesteområdet?... 6 Midsund... 6 Molde... 6 Nesset... 6 Hvilke samarbeidsavtaler finnes innenfor tjenesteområdet og med hvem (fagsamarbeid, IKS, vertskommunesamarbeid mm)?... 6 Midsund... 6 Molde... 6 Nesset... 6 Hvilke planer finnes for utviklingen av tjenesteområdet?... 6 Midsund... 6 Molde... 6 Nesset... 6 Kartlegging... 7 Brukerbehov... 7 Organisasjonsstruktur og tjenester... 8 Tjenestesamarbeid med andre kommuner... 8 Midsund... 8 Molde... 8 Nesset... 8 Digitale tjenester... 9 Pågående digitale prosjekt... 9 IKT-systemer... 9 Arkiv og data IKT-infrastruktur IKT-organisering og styring Avtaleverk

3 Interkommunale samarbeid Hva som skal til for at området kan samorganiseres? Hvilke ressursbehov har tjenesteområdet fremover? Hvilken organisering av tjenesteområdet anbefaler dere? Hvilke kritiske områder ser dere for gjennomføringsfasen? Fremdrift «Lavthengende frukter» Fremdriftsplan Vedlegg

4 Endringslogg Versjon Dato Endring Godkjent Dokument opprettet og startet utfylling Input digitale tjenester Sammenstilling og justeringer QA (Kvalitetssgjennomgang) 0-9 Endringer etter QA Endelig versjon Status på tjenesteområdet i dag Hvordan er tjenesteområdet organisert i dag? Midsund se Molde. Molde Midsund og Molde er med i ROR-IKT som ivaretar alle IKT behov for sine medlemskommuner. ROR- IKT har 23 ansatte, se organisasjon under: 3

5 Ellers er status som følger: Faggrupper er etablert, rapporterer til Bestillerutvalg Bestillerutvalg er rådgivende funksjon for daglig leder ROR-IKT o består av en Bestiller fra hver kommune, samt en representant fra ROR-IKT Noen av kommunene har etablert digitaliseringsgrupper, som rapporterer til kommunens Bestiller Virksomhetsarkitekt ansatt. Digitaliseringsstrategi er vedtatt. Systemeiere er identifisert for alle systemer i alle kommunene og hos ROR-IKT ved generelle systemer Systemansvarlige er identifisert for alle systemer i alle kommunene Superbrukere er definert for de fleste systemer i alle kommunene All support gis fra Servicedesk-gruppen under Drift Avdelingen Tjenesteutvikling har ansvaret for å ta fram nye eller endrede tjenester i tett samarbeid med faggruppene Skolene har sine egne IKT ansvarlige Systemoversikt over alle systemer er sammenstilt fra alle kommunene, men der er utstrakt behov for samkjøring, konsolidering og reduksjon i antall ulike systemer Alle kommunene er knyttet sammen i et felles datanettverk Alle kommunene har egen internettaksess Trådløst nettverk rulles ut i alle kommunene ROR-IKT-kommunene har igangsatt felles anskaffelse av ny felles Portal ROR-IKT-kommunene er i ferd med å rulle ut nytt Intranett (basert på Sharepoint) ROR-IKT-kommunene er godt i gang med å anskaffe nytt sak-/arkivsystem o antatt utrulling 2. kvartal Nesset Nesset kommune er med i IKT ORKidé, men har meldt seg ut for overgang til ROR IKT innen IKT ORKidé har slik organisering: 4

6 13,2 årsverk pr Ledelse, drift og ansatte med arbeidsområde tjenesteutvikling. Alle kommunene har ett medlem i styret, et utvalg av disse utgjør arbeidsutvalget som tilrår til styret. Åtte faggrupper - hver kommune har medlem(mer) i faggruppene. I tillegg eget prosjekt, som ikke er etablert som faggruppe, for informasjonssikkerhet og personvern. Alle kommunene skal ha tverrfaglige grupper i egen kommune som består av faggruppemedlemmer og styremedlem. Felles anskaffelser, oppbygging, plan for bruk, opplæring og implementering i kommunene praktiseres. Høy grad av kompetansedeling mellom kommunene. «Plan for digital transformasjon IKT Orkidé» vedtatt All brukerstøtte via Servicedesken Skolene har egne IKT-ansvarlige Alle kommunene skal over på Office365 i løpet av 2018 Alle kommunene er knyttet sammen i et felles datanettverk Alle kommunene deler felles pipe mot internett Alle kommunene har samkjørt løsning for trådløst nettverk Pågående prosjekt: Nye nettsider/design, framtidig løsning for sak-/arkivsystem, arkivløsning og digital post for barnevern, HSPro og systemforvalter, brukerhåndtering (IDM), videre utvikling av felles Gerica, sikker print, ebyggesak m.fl. IKT Orkidé fortsetter som KOMUT-koordinator og deltaker i Helseplattformen IKT Orkidé har startet et arbeid om framtidig organisering Hvor mange ansatte er det og hvilke faggrupper er de fordelt på? Midsund 0 på IKT 7 ansatte som er med i de 7 faggruppene + bestiller i bestillerutvalget Molde 0 på IKT 7 ansatte som er med i de 7 faggruppene + bestiller i bestillerutvalg + hovedtillitsvalgt i digitaliseringsgruppen i Molde kommune Nesset 1 på IKT 10 ansatte er medlem av de 8 faggruppene i IKT ORKidé. I tillegg har Nesset ett medlem i styret - ingen medlemmer i arbeidsutvalget. Allerede nå er Nesset invitert til å delta i faggruppene i ROR-IKT. 7 ansatte er med i de 7 faggruppene. I tillegg bør Nesset ha fast medlem i bestillerutvalget. 5

7 Hvilke avtaler mellom partene og interne reglement finnes innenfor tjenesteområdet? Midsund Er med i ROR-IKT ingen avtaler utover dette Molde Er med i ROR-IKT ingen avtaler utover dette Nesset Er med i IKT Orkide ingen avtaler utover dette. Hvilke samarbeidsavtaler finnes innenfor tjenesteområdet og med hvem (fagsamarbeid, IKS, vertskommunesamarbeid mm)? Midsund ROR-IKT Molde ROR-IKT Nesset IKT Orkidé Hvilke planer finnes for utviklingen av tjenesteområdet? Midsund se Molde Molde Ny Digitaliseringsstrategi for ROR-IKT kommunene tas fram nå med gyldighet fra I bunnen av strategien ligger et utstrakt ønske om å redusere antall ulike systemer i kommunene og samkjøring av flest mulig systemer. Denne jobben er nettopp startet opp men vil ha høyt fokus i tiden framover. Denne samkjøringen vil i enkelte sammenhenger medføre innkjøp av ny teknologi for alle kommunene i denne kontekst kan nevnes nytt sak-/arkivsystem og ny portal. Se nettside: dokumenter RORIKT/Digitaliseringstrategi for ROR-IKT kommunene v1.1.pdf?csf=1&e=7483fdde693a adac1a18 Nesset Plan for digital transformasjon er vedtatt av medlemskommunene i IKT Orkidé Se nettside: 6

8 Kartlegging Anbefalinger er gitt i FoU prosjekt nr : Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing Brukerbehov Fra anbefalingen: Sentrale behov hos innbyggere, næringsliv og ansatte knyttet til digitale løsninger innen de ulike tjenesteområdene. Dette er ennå ikke kartlagt. Vurder både behov og prinsipp. Faggruppen «Digital dialog» er en viktig bidragsyter i denne prosessen og vil kunne komme med innspill. Faggruppen «Digital dialog» har ikke gjort noen kartleggingsaktiviteter rundt dette. Prosjektet bør prioritere å kartlegge dette i neste fase. 7

9 Organisasjonsstruktur og tjenester Fra anbefalingen: Eksisterende organisasjonsstruktur og tjenester Eksisterende tjenesteforløp og informasjonsflyt Tjenestesamarbeid med andre kommuner Eksisterende organisasjonsstruktur Henviser til kapittelet «Hvordan er tjenesteområdet organisert i dag?» Eksisterende tjenesteforløp og informasjonsflyt Henviser til kapittelet «Hvordan er tjenesteområdet organisert i dag?» Tjenestesamarbeid med andre kommuner Midsund Samarbeider med Molde kommune om flere tjenester, se vedlegg om kartlegging. Molde Samarbeider med Midsund kommune om flere tjenester, se vedlegg om kartlegging. Nesset Samarbeider med Sunndal og Tingvoll kommune om enkelte tjenester, se vedlegg om kartlegging. 8

10 Digitale tjenester Dagens digitale tjenester Fra anbefalingen: Navn Tjenesteområde Versjon Leverandør Den nye kommunen må ta stilling til hvilke digitale tjenester som skal tilbys innbyggere og næringsliv. Digitale tjenester kan i følge Difi defineres som nettinnhold som møter tre kriterier: (1) det er offentlige tjenester som innbyggere og næringsliv møter når de må utføre en oppgave (2) oppgaven innebærer å gå gjennom en interaktiv selvbetjeningsprosess (3) oppgaven fører til en eller annen form for leveranse fra offentlig sektor. Se regnearket "Digitale tjenester" i vedlegg om kartlegging. Prosjektets neste fase bør ytterligere kartlegge dette området, og gå dypere inn i de tjenester som foreligger. Pågående digitale prosjekt Oversikt over de pågående digitale prosjekter i kommunene som omfatter digitale tjenester som angitt over. Se regnearket "Digitale prosjekter" i vedlegg om kartlegging. Prosjektets neste fase bør ytterligere kartlegge dette området, i denne fasen har vi ikke rukket gjennom alle de prosjekter som er startet eller som er tenkt startet i perioden frem til IKT-systemer IKT-system defineres som et system for behandling, lagring og overføring av elektronisk data. Dette vil omfatte støttesystemer (eksempelvis arkivsystem) og fagsystemer per sektor (eksempelvis pleieog omsorgssystem). Den nye kommunen må velge hvilke fagsystemer som skal understøtte arbeidsprosessene innenfor hvert tjenesteområde. Anskaffelsesregelverket (se kapittel 6) vil i mange tilfeller kreve at fagsystemene må anskaffes på nytt i forkant av sammenslåingen. Fellesløsninger defineres som digitale løsninger med funksjonalitet som kan gjenbrukes på tvers av offentlig sektor. Det finnes nasjonale og kommunale fellesløsninger. Integrasjoner mot fellesløsninger, eksempelvis Matrikkelen og ID-porten, må tilpasses. Det innebærer organisatoriske avklaringer, inngåelse av nye avtaler og tekniske tilpasninger. Fra anbefalingen: Navn Tjenesteområde Versjon Leverandør Oversikt over de viktigste integrasjonene mellom lokale IKT-systemer Oversikt over integrasjoner mot fellesløsninger 9

11 Dette er nærmere beskrevet i vedlegg om kartlegging. Prosjektets neste fase må fortsette kartlegging på områder som ikke er dekt av denne fasens kartlegging. Arkiv og data Fra anbefalingen: Digital dokumentasjon: o Oversikt over data som lagres i de ulike IKT-systemene, filsystemene, skyløsningene og e-postregistrene o Overordnet vurdering om data i hver enkelt IKT-løsning er arkivverdig, bevaringsverdig og/eller utgjør grunndata o Periodisert / ikke periodisert o Depotordninger Papirarkiver: o Oversikt over papirarkiver og oppbevaringssteder o Overordnet vurdering om dokumenter er bevaringsverdige o Avsluttet / ikke avsluttet o Brukes / ikke brukes til daglig o Depotordninger Kartleggingsdokumentet inneholder informasjon (egne kolonner) for arkiv. Denne informasjonen er ikke utfyllende, men er et godt utgangspunkt. I forbindelse med overgang til nytt sak-/arkivsystem (Elements) for ROR-IKT sine medlemskommuner, er Nesset med som en opsjon i dette. En overgang for Nesset til Elements vil bety at eksisterende arkiv må avsluttes og et nytt arkiv må etableres. Dette vil kunne skape betydelig merarbeid sett i forhold til at den samme prosessen vil måtte gjøres ved overgang til Nye Molde kommune. Også i forhold til tidsplanen for NÅR Elements er klar til å implementeres for Nesset og når arkivløsningen må flyttes ut av IKT Orkide (vil være i 4. kvartal 2018) vil tidsperioden mellom de to arkivpunktene bli for kort til at det vil lønne seg å gå direkte til Elements. Det er derfor, på det nåværende tidspunkt, å anbefale å flytte dagens arkivløsning «som den er» til ROR-IKT. Det må avklares om det er mulig å flytte dagens arkivløsning for Nesset til ROR-IKT uten å måtte avslutte dagens arkiv. Det er et stort arbeid å sammenstille søkbare grunndata for de 3 kommunene som skal passe sammen med den eksisterende grunndatastrukturen i de gamle arkivene. Vi anbefaler at dette etableres som et eget delprosjekt, separert fra IKT-delen av sammenslåingen. IKT-infrastruktur IKT-infrastruktur omfatter datarom, maskinvare, programvare, nettverk, telefoni og andre elementer som inngår i utvikling, forvaltning og drift av IKT-systemer. IKT-infrastrukturen skal slås sammen, og dette skaper et omfattende arbeid knyttet til etablering av nettverk, servere, tilganger og håndtering av sikkerhet. Fra anbefalingen: Leveransemodell for IKT-tjenester 10

12 Antall datarom Oversikt over servere o Serverkapasitet Sikkerhetsløsninger Løsning for rolle-, tilgangs- og identitetsforvaltning Typer nettverk i bruk o Nettverkskapasitet Typer sluttbrukerutstyr i bruk o Antall enheter Basis programvare i bruk (f.eks. operativ- system, kontorstøtte-løsninger og andre frittstående programvarer) o Versjon o Leverandør Totalbudsjett for IKT-drift og vedlikehold Dette er nærmere beskrevet i vedlegget som ligger ved denne rapporten. Vi anbefaler at Nesset flytter sine systemer inn til ROR-IKT slik at en er på samme IKT-plattform og benytter de samme fellessystemene (der det er hensiktsmessig) FØR en søker å slå sammen kommunene IKT-messig i Dette er også i tråd fremdriftsplan for uttredelse av IKT Orkide, som er lagt sammen med Fræna og Eide, der planlagt uttreden av de systemene som ligger hos IKT Orkide er 4. kvartal I fremdriftsplan for prosjekt grunnmur i ROR-IKT er Nesset planlagt flyttet i 2. halvår 2018 og Molde i 1. halvår IKT-organisering og styring Fra anbefalingen: Beskrivelse av dagens IKT-organisering og -styring Stillinger og årsverk i IKT-avdelingene Dette er beskrevet i kapittel: 13,2 årsverk pr Ledelse, drift og ansatte med arbeidsområde tjenesteutvikling. Alle kommunene har ett medlem i styret, et utvalg av disse utgjør arbeidsutvalget som tilrår til styret. Åtte faggrupper - hver kommune har medlem(mer) i faggruppene. I tillegg eget prosjekt, som ikke er etablert som faggruppe, for informasjonssikkerhet og personvern. Alle kommunene skal ha tverrfaglige grupper i egen kommune som består av faggruppemedlemmer og styremedlem. Felles anskaffelser, oppbygging, plan for bruk, opplæring og implementering i kommunene praktiseres. Høy grad av kompetansedeling mellom kommunene. «Plan for digital transformasjon IKT Orkidé» vedtatt All brukerstøtte via Servicedesken Skolene har egne IKT-ansvarlige Alle kommunene skal over på Office365 i løpet av 2018 Alle kommunene er knyttet sammen i et felles datanettverk Alle kommunene deler felles pipe mot internett Alle kommunene har samkjørt løsning for trådløst nettverk 11

13 Pågående prosjekt: Nye nettsider/design, framtidig løsning for sak- /arkivsystem, arkivløsning og digital post for barnevern, HSPro og systemforvalter, brukerhåndtering (IDM), videre utvikling av felles Gerica, sikker print, ebyggesak m.fl. IKT Orkidé fortsetter som KOMUT-koordinator og deltaker i Helseplattformen IKT Orkidé har startet et arbeid om framtidig organisering Hvor mange ansatte er det og hvilke faggrupper er de fordelt på? Avtaleverk Fra anbefalingen: Oversikt over eksisterende og kommende avtaler Type avtale rammeavtale / kontrakt Avtalens varighet og oppsigelsesklausuler Eventuelle opsjoner eller endringsklausuler Eventuelle endringer som allerede er foretatt Vi har identifisert de avtaler som Nesset har opp mot IKT Orkidé og startet på jobben med å kartlegge videre konsekvenser rundt dette. Dette er nærmere beskrevet i vedlegget som følger denne rapporten. Arbeidet med dette området er stort og krevende, og vil involvere flere parter på tvers av kommunene, samarbeid og tjenester. Det er derfor behov for å følge opp dette tettere i neste fase av prosjektet. Derfor er vår anbefaling at en splitter den avtalemessige delen av IKT-sammenslåingen fra den tekniske delen av sammenslåingen. Prosjektleder for IKT og digitalisering i nye Molde kommune bør fokusere på den avtalemessige delen av sammenslåingen og ROR-IKT bør ha ansvaret for den tekniske delen sammenslåingen. Interkommunale samarbeid Fra anbefalingen: Eksisterende interkommunale samarbeid Organisasjonsform for samarbeid For tjeneste-samarbeid: digitale løsninger og arkiver samarbeidet har ansvar for For IKT-samarbeid: IKT-leveranser fra samarbeidet Se kapittel: Hvilke samarbeidsavtaler finnes innenfor tjenesteområdet og med hvem (fagsamarbeid, IKS, vertskommunesamarbeid mm)? 12

14 Hva som skal til for at området kan samorganiseres? Hvilke ressursbehov har tjenesteområdet fremover? IKTs ressursbehov vil være drevet av ROR-IKTs planer og utvikling. En ny Leveransestrategi er i utforming som vil legge noen føringer for framtidig organisering. Det vil være et behov for ekstra ressurser ifm. samkjøring av alle systemer på tvers av alle seks kommunene. Det synes være en god anledning å tvinge fram samkjøring med inkludering av Nesset kommune i samarbeidet. Dette kan dog i mange sammenhenger framtvinge nye anbudskonkurranser. Hvilken organisering av tjenesteområdet anbefaler dere? Nesset kommune innlemmes i ROR-IKT. Hvilke kritiske områder ser dere for gjennomføringsfasen? Som nevnt over så må ROR-IKT ut på anbud i mange sammenhenger for å samkjøre sine systemer. Dette vil være samme situasjon som for mange «reform-kommuner». Vi kan derfor forvente oss mye arbeid internt, men også stort press på våre leverandører som vil ha mange anbudskonkurranser å besvare. Det er derfor viktig at vi er tidlig ute, men dette vil også være utfordrende for vår innkjøpsorganisasjon. Som tidligere nevnt anbefales det at delprosjektleder for IKT og digitalisering i Nye Molde kommune har hovedansvar for videre kartlegging av avtaler og fagsystemer med hensikt å komme frem til en homogen avtale- og tjenesteportefølje for Nye Molde kommune. Selve flyttingen av Molde og Nesset inn til ROR-IKT, flytting ut av IKT Orkide og senere sammenslåing av IKT på et teknisk nivå bør tillegges ROR-IKT og deres prosjektorganisasjon. For å sikre at arkivverdig og bevaringsverdig dokumentasjon blir tatt vare på i alle sektorer bør arkivpersonell være med i den videre prosessen. Fagperson innenfor arkivfaget må være med i alle anskaffelsesprosesser. Disse oppgavene er så krevende at vi anbefaler at det ansettes en fagperson i prosjektorganisasjonen. Vi anbefaler også at det opprettes en egen arbeidsgruppe for det videre arbeidet med etablering av arkiv- og dokumenttjenenesten. Arbeidet med arkiv i tida framover blir tredelt: o Avslutte arkiv i de tre kommunene o Ivareta arkiv i prosjektfasen fram mot 2020 o Etablere rutiner og arkivplan for nye Molde kommune I tillegg vil arbeidsgruppene som i neste fase skal starte arbeidet med framtidig tjenestetilbud ha behov for arkivfaglig bistand. 13

15 Fremdrift En samorganisering av IKT området må være klar når de andre områdene er klare for å samorganiserere seg. Ettersom Nesset kommune er med i IKT Orkide samarbeidet, så vil det være mange utfordringer knyttet til denne bindingen. På nåværende tidspunkt så er det for tidlig å si noe om tidligste tidspunkt for samorganisering. En av utfordringene er at knytningen mot IKT Orkide er fhv tett som betyr at man ikke kan flytte over ett og ett system, men må ta alt i ett «jafs» og flytte over/samkjøre en rekke systemer samtidig. Dette krever at ROR-IKT har gjort analyser og kjørt anbudskonkurranser på en rekke områder. For å kunne avslutte dette arbeidet i rett tid, så vil det være påkrevet at ROR-IKT får tilført ekstra ressurser i form av ekstern kompetanse og personell. Avtalen mellom Nesset og IKT Orkidé er oppsagt pr og Nesset er da utmeldt av IKT Orkidésamarbeidet Samtidig er ROR-IKT prosjektet «Grunnmur fase 2» som skal innlemme kommunene i ROR-samarbeidet i et felles datasenter ikke gjennomført før Det anbefales å flytte Nesset inn i ROR-IKT Grunnmur før en slår sammen kommunene i felles tjenesteportefølje. Dette betyr at vi tilpasser planen for Grunnmur fase 2 til å passe inn i planen som legges sammen med IKT Orkide og Fræna og Eide (som også går ut av IKT Orkide på samme tidspunkt). Da vil flytting av Nesset inn i ROR-IKT Grunnmur skje 2. halvår 2018 mens Molde flyttes inn i ROR-IKT Grunnmur 1. halvår Midsund er allerede flyttet inn i ROR-IKT Grunnmur. Uavhengig av innlemmingen av Nesset i ROR-IKT, vil en måtte starte prosessen med å slå sammen de ulike fag- og støttesystemer for Nesset, Midsund og Molde så tidlig som mulig. En må søke å få etablert infrastruktur og databasesystemer som kan ta imot denne sammenslåingen i god tid før , og ikke minst ha fått gjennomført nødvendige tester av de ulike systemene. Følger en anbefalingene gitt i FoU-prosjekt nr Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing vil det være fornuftig å slå sammen tjenester så tidlig som mulig i prosessen. Alle tjenester merket med rødt i figuren under vil måtte være på plass og i produksjon på sammenslåingstidspunktet. 14

16 «Lavthengende frukter» Det er viktig, erfaringsmessig fra andre tilsvarende prosjekter, å høste «lavthengende frukter» i forhold til samarbeid. Dette betyr at jo tidligere de 3 kommunene starter å arbeide sammen, jo bedre. I så henseende er det noe som kan påbegynnes allerede nå. Infrastruktur planlegge og starte flytting av Nesset inn i prosjekt Grunnmur Faggrupper innlemme Nesset i faggruppene i ROR-IKT Bestillerutvalg innlemme Nesset i dette utvalget HSPro/Profil sjekke muligheten for at Nesset kan følge Molde Norkart/Gisline la Nesset følge de andre kommunene i dette prosjektet Se på muligheten for å benytte samme kodebase på Visma Enterprise ved flytting til ROR-IKT Grunnmur Se på muligheten for felles AD/Visma HRM allerede nå Trio innlemme Nesset i dette prosjektet 15

17 Fremdriftsplan Plan for utmelding av IKT Orkide Milepæl Beskrivelse Frist 1 Kartlegging. Utarbeidelse og godkjenning av framdriftsplan (MP2 til MP5) Basis infrastruktur må være på plass Brukere må ha tilgang til ny løsning & IKT Orkide Fagsystem flyttinger Verifisering og opprydding Plan for å flytte Nesset og Molde til ROR-IKT Grunnmur, tilpasset plan for utmelding Milepæl Beskrivelse Frist 1 Nesset : Planlegging Nesset : Pilot/test, re-installasjon PC, flytting av tjenester Nesset : Avslutning og opprydding Molde : Planlegging Molde : Pilot/test, re-installasjon PC, flytting av tjenester Molde : Avslutning og opprydding

18 Vedlegg Kartlegging av IKT infrastruktur, tjenester og digitale prosjekter (kartlegging.xlsx) 17