Arbeidsgruppe: IKT samkjøres og koordineres

Transkript

1 Arbeidsgruppe: IKT samkjøres og koordineres Planlagt start- og sluttdato: Hatt møter , og Oppdragsgiver: Interimnemnda for nye Askim-Hobøl A. Organisering Arbeidsgruppe: Askim: Per-Øystein Tunheim, Kirsti Nebbenes, Robert Vassgård, Eva Christin Strandli (alle deltatt på alle 3 møtene) Hobøl: Trude Paulsen (deltatt 18.10), Geir Heggøy (deltatt og 15.11) og Anne-Lise Ringerike (deltatt på alle 3 møtene) (arbeidsgruppas leder) HTV: Anette Freixas (deltatt ) Styringsgruppe: Rådmennene Hovedtillitsvalgt og hovedverneombud.b. Prosjektoppdrag Bakgrunn: - Interimnemda for sammenslåingsprosessen nye Askim-Hobøl har gitt rådmennene i oppdrag å igangsette prosjekter hvor vi raskt kan utnytte effekter av å slå sammen fagområder og tjenester. Følgende prinsipper ligger til grunn for prosjektene: IKT samkjøres og koordineres Side 1

2 - Slå sammen flest mulig fagområder så raskt som mulig - Nåværende Hobøl kommune og nåværende Askim kommune tilpasser gradvis sin organisering slik som organisasjonsmodellen ligger i grunnlagsdokumentet - Utnytte stordriftsfordeler - Effektivisering som følge av digitalisering - Bruk av eksisterende eiendomsmasse i Hobøl/Askim gjennomgås med formål om effektiv arealutnyttelse. Prosjektoppdrag til arbeidsgruppen: 1. Status på tjenesteområdet(ene) i dag Arbeidsgruppa ønsker å skille mellom bruker system og de som forvalter. Vi viser forvaltningsressursene. Askim: IKT råd med alle virksomhetslederne Digitaliseringsstrategi vedtatt i bystyre 2015 IKT arkitekt, 100% o Innehar også rollen som Sikkerhetsansvarlig IKT og Datanettverksansvarlig IKT kontakter i alle virksomheter IKT veileder for skole, teknisk, 100% IKT rådgiver innenfor skole, ca 50% Hovedredaktører 20% innen hvert fagområde, heldagsmøter 1 gang pr måned Systemansvarlige tildelt tid til å jobbe med systemet Systemeier = virksomhetsleder Superbrukere varierende tidsbruk IKT støtte, 30% Hobøl: Hobøl har ikke egne ansatte som har tildelt tid til IKT arbeid, men har ulike funksjoner som er plassert på enkelt personer IKT råd med tillitsvalgt IKT kontakt skole, funksjonstillegg Hovedredaktør, 1 person ca 5% stilling. IKT kontakter Superbrukere Systemeiere Fagprogrammer; Askim og Hobøl har stort sett like fagprogram. Askim har flere systemer enn Hobøl, samt benytter noen flere funksjonaliteter/moduler enn Hobøl. Pleie- og omsorgs enhetene har ulikt fagprogram; Gerica i Askim og CosDoc i Hobøl. Kvalitets- og avvikssystem er ulikt. Kvalitetslosen i Askim og EK-leser i Hobøl IKT samkjøres og koordineres Side 2

3 Utstyr Askim har tynnklienter som standardutstyr. Alle som jobber mobilt, skal ha bærbare datamaskiner. Nettbrett virksomhetsledere, lærere og andre nøkkelpersoner. Mobiltelefon vurdere å få noen faste modeller virksomhetsleder avgjør hvem som skal få. Hobøl har tynnklienter som standardutstyr. Alle som jobber mobilt, har bærbare datamaskiner. Nettbrett politikere, Ingen andre som det kjøpes inn til i utgangspunktet. Mobiltelefon holder på 1 enkel modell som ikke er den nyeste. Rådmann/enhetsleder avgjør hvem som skal få. Datanettverk Gjennomført fornying av nettverkene i begge kommune. 2. Arbeidsgruppas behov for ressurser bistand innspill fra andre/studietur For perioden frem til 2020, foreslår arbeidsgruppa at det opprettes undergrupper for nærmere vurdering av de ulike fagsystemene. Eks pleie og omsorg, oppvekst med skole m ppt og barnehage, service/ teknikk og eiendom, plan og budsjett =styringssystem=corporater/visma matrikkel, geodata, = byggesak og regulering Kommunikasjon=felles intranett Kvalitetssystem= personal/økonomi + pleie/omsorg Arbeidsgruppa lager en rapportmal med tanke på ulike punkter de ulike faggruppene må vurdere i sitt arbeid med fagsystem. IKT samkjøres og koordineres Side 3

4 3. Bruk av IKT funksjonalitet Se vedlagte oversikt over de ulike fagprogrammene, med fordeling til de ulike faggruppene som er nevnt over, samt noen vurderinger på de prioriterte samkjøringer i det første året. Overordnet mål å samordne alle systemer innen Ny organisering: alternativer plassering ressurser personal og økonomi konsekvenser for andre gevinster forslag til gjennomføring og kommunikasjon Frem til 2020; Hovedredaktørene i Askim og Hobøl bør allerede nå kunne samarbeide, f eks ved å sikre backup løsninger. Må gi tilgang til eventuelle redaktører i den andre kommunen. Mulig samordning av datanettverksansvarlig for Hobøl og Askim. Askim har bemannet den rollen og kan vurdere å ta ansvaret også for Hobøl kommune. Bestrebe lik organisering av IKT arbeidet i hver kommune, o IKT kontakter, o systemansvarlige, o super brukere, o IKT råd. Det bør allerede nå opprettes et felles IKT råd for Hobøl og Askim. Det må utarbeides retningslinjer/mandat for en slik gruppe. Den bør bestå av medarbeidere som har IKT interesse/kompetanse fra de ulike tjenestene. Eks. pleie og omsorg, oppvekst, tekniske tjenester, geodata/matrikkel, adminstrasjon/fellesfunksjoner m Fokus og Visma. I tillegg bør de ulike faggrupper ta ansvaret innen sitt fagområde for å sikre IKT strategien for sitt fagområde. IKT budsjett må opprettes slik at det totale kostnadsbilde blir kjent, og forenkle arbeidet med innsparingsmuligheter fremover. IKT rådet må forholde seg til dette budsjettet. Datasikkerhetsansvarlig/personvernombud funksjonen bør opprettes i den nye kommunen. Askim har denne funksjonen i dag, mens Hobøl ikke har dette. Mulig deltager i IKT rådet. Opprette likt IKT internkontrollsystem med årlig gjennomgang i enkelte enheter. Felles diskusjoner i IKT rådet. Samkjøre skybasert telefoniløsning. Temaet har sllerede vært diskutert i bestillerforum. IKT samkjøres og koordineres Side 4

5 Arbeidsgruppa ser idag ikke hensikten med å opprette en formell IKT avdeling, men nettverksbaserte samarbeidsformer. Hvis det med tiden utvikles hele stillinger, må IKT organiseringen vurderes på nytt. Gevinster: Backupløsninger/stedfortredere Kompetanseheving Ved samkjøring av skybasert telefonløsning, vil vi reduserer kostnadene og sikre sårbarheten ved samarbeid. Etter hvert som vi samles om felles systemer vil det oppnås gevinster relatert til lisensiering, forvaltning og bruk av systemene Risikokartlegging må gjennomføres for alle enkelt prosjektene før de igangsettes. 5. Tidsplan for gjennomføring av oppdraget milepæler rapportering Dato: Hva skal gjøres; Ansvarlig; Gjennomgang oversikt alle fagprogrammene Askim og Per-Øystein Hobøl med diskusjon om prioriteringer på arbeidsgruppene som er satt i gang Organisering av IKT samkjøring og koordinering med videre tidsplan for gruppas arbeid. Anne-Lise Rapport til styringsgruppa Anne-Lise Lager rappormaler for faggruppene Per-Øystein Innen Gjennomgang av de ulike arbeidsgruppenes Arbeidssgruppa sluttrapporter pr Utover i Igangsetting av de ulike faggruppene, med rapportering Arbeidsgruppa 2017 til IKT arbeidsgruppe Microsoft gjennomgang Arbeidsgruppa Phonero skybasert telefoni løsning Utvidet arbeidsgruppe Hva med IKOMM Styringsgruppa - eget prosjekt i hver kommune? - Noe felles? Vedlegg; Oversikt over fagsystemer, med fordeling til faggrupper og prioritering Risikokartlegging IKT samkjøres og koordineres Side 5