Møteprotokoll for Interimnemnda

Transkript

1 Møteprotokoll for Interimnemnda Møtedato: Møtested: Askim rådhus, bystyresalen Møtetid: 16:00-16:45 Kort refleksjonsrunde etter KS-samling Gardermoen: Arbeidsgiveransvar hvordan bygge felles organisasjon, kartlegging og kultur? Tillitsvalgte og verneombud deltar. Til stede Forfall Administrasjonen Medlemmer: Håvard Jensen, Ingolf Paller, Lise Rognerud, Olav P. Breivik, Synnøve Wangberg Ihlebekk, Thor Hals, Torill Bergene Varamedlemmer: Georg Ståle Brødholt Håvard Osflaten Bjørn Sjøvold, Synnøve Rambek, Trude Paulsen Saksliste Saksnr Tittel 05/17 Godkjenning av protokoll fra møte i interimnemnda /17 Nye Askim Oppsummering av arbeidsgruppens rapporter 07/17 Forslag til revidert møteplan for partsammensatt utvalg - 1. halvår /17 Nye Askim Arbeidsgrupper 09/17 Midlertidig ansettelse av en HR-rådgiver i prosjektorganisasjonen Nye Askim 2020 Askim, 6. februar 2017 Trude Paulsen møtesekretær

2 05/17: Godkjenning av protokoll fra møte i interimnemnda Protokoll fra møte i interimnemnda godkjennes. Protokoll fra møte i interimnemnda godkjennes /17: Nye Askim Oppsummering av arbeidsgruppens rapporter 1. Følgende tjenester forslås etablert som vertskommunesamarbeid mellom Askim og Hobøl: a. Skatt og innfordring b. Servicetorg c. Tekniske tjenester d. Innkjøp e. Regnskap, lønn, HR f. Plan, geodata, byggesak 2. For de tjenester som organiseres som vertskommunetiltak, bes rådmennene utarbeide samarbeidsavtale som fremmes til behandling for kommunestyre/bystyre. 3. Hobøl kjøper tjenester av Askim innenfor skole- og barnehageadministrasjon samt bosetting av flyktninger. 4. Det forutsettes at den foreslåtte gevinstrealiseringen på de ulike tjenesteområdene iverksettes i henhold til tidsplan. 5. Hvis Spydeberg tiltrer Interimnemnda, gis rådmennene gis fullmakt til å invitere kommunen inn i de vedtatt samarbeidene. Partsammensatt utvalg Hovedtillitsvalgte fremmet følgende forslag: Saken utsettes til 6. februar -17 noe som gir tillitsvalgte muligheten for å forankre prosessen med sine. Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt.

3 Partsammensatt utvalg - Innstilling: Saken utsettes til 6. februar -17 noe som gir tillitsvalgte muligheten for å forankre prosessen med sine. Interimnemnda Hovedtillitsvalgte fremmet følgende forslag: Saken utsettes til 6. februar -17 noe som gir tillitsvalgte muligheten for å forankre prosessen med sine. Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes til 6. februar -17 noe som gir tillitsvalgte muligheten for å forankre prosessen med sine. Partsammensatt utvalg Tillitsvalgte fremmet følgende forslag til tillegg i pkt. 4: Det forutsettes at det foretas en konsekvensutredning av rådmennenes foreslåtte gevinstrealisering på områdene skatt/innfordring, lønn/regnskap og SLT/folkehelse, før den iverksettes i henhold til tidsplanen. Omforent forslag: Pkt 5 i innstillingen fjernes. Innstillingen med omforent forslag og forslag fra tillitsvalgte ble enstemmig vedtatt. Partsammensatt utvalg - Innstilling: 1. Følgende tjenester forslås etablert som vertskommunesamarbeid mellom Askim og Hobøl: a. Skatt og innfordring b. Servicetorg c. Tekniske tjenester d. Innkjøp e. Regnskap, lønn, HR f. Plan, geodata, byggesak 2. For de tjenester som organiseres som vertskommunetiltak, bes rådmennene utarbeide samarbeidsavtale som fremmes til behandling for kommunestyre/bystyre. 3. Hobøl kjøper tjenester av Askim innenfor skole- og barnehageadministrasjon samt bosetting av flyktninger.

4 4. Det forutsettes at den foreslåtte gevinstrealiseringen på de ulike tjenesteområdene iverksettes i henhold til tidsplan. Det forutsettes at det foretas en konsekvensutredning av rådmennenes foreslåtte gevinstrealisering på områdene skatt/innfordring, lønn/regnskap og SLT/folkehelse, før den iverksettes i henhold til tidsplanen. Innstillingen fra partssammensatt utvalg ble enstemmig vedtatt. 1. Følgende tjenester forslås etablert som vertskommunesamarbeid mellom Askim og Hobøl: a. Skatt og innfordring b. Servicetorg c. Tekniske tjenester d. Innkjøp e. Regnskap, lønn, HR f. Plan, geodata, byggesak 2. For de tjenester som organiseres som vertskommunetiltak, bes rådmennene utarbeide samarbeidsavtale som fremmes til behandling for kommunestyre/bystyre. 3. Hobøl kjøper tjenester av Askim innenfor skole- og barnehageadministrasjon samt bosetting av flyktninger. 4. Det forutsettes at den foreslåtte gevinstrealiseringen på de ulike tjenesteområdene iverksettes i henhold til tidsplan. Det forutsettes at det foretas en konsekvensutredning av rådmennenes foreslåtte gevinstrealisering på områdene skatt/innfordring, lønn/regnskap og SLT/folkehelse, før den iverksettes i henhold til tidsplanen /17: Forslag til revidert møteplan for partsammensatt utvalg - 1. halvår 2017 Forslag til revidert møteplan for 1. halvår 2017: PARTSAMMENSATT UTVALG Møtedato: Møtetidspunkt: Sted: 2017 Mandag Hobøl Mandag Askim Tirsdag Hobøl Tirsdag Askim

5 Partsammensatt utvalg Omforent forslag til nytt pkt 2: Møtegodtgjørelse for partssammensatt utvalg innarbeides i reglementet. Innstillingen med omforent forslag til nytt pkt 2 ble enstemmig vedtatt. Partsammensatt utvalg - Innstilling: 1. Revidert møteplan for 1. halvår 2017: PARTSAMMENSATT UTVALG Møtedato: Møtetidspunkt: Sted: 2017 Mandag Hobøl Mandag Askim Tirsdag Hobøl Tirsdag Askim 2. Møtegodtgjørelse for partssammensatt utvalg innarbeides i reglementet. Innstillingen fra partssammensatt utvalg ble enstemmig vedtatt. Interimnemnda - Vedtak 1. Revidert møteplan for 1. halvår 2017: PARTSAMMENSATT UTVALG Møtedato: Møtetidspunkt: Sted: 2017 Mandag Hobøl Mandag Askim Tirsdag Hobøl Tirsdag Askim

6 2. Møtegodtgjørelse for partssammensatt utvalg innarbeides i reglementet /17: Nye Askim Arbeidsgrupper Det opprettes arbeidsgrupper for kultur og økonomi/plan/budsjett. Partsammensatt utvalg Partsammensatt utvalg - Innstilling: Det opprettes arbeidsgrupper for kultur og økonomi/plan/budsjett. Det opprettes arbeidsgrupper for kultur og økonomi/plan/budsjett /17: Midlertidig ansettelse av en HR-rådgiver i prosjektorganisasjonen Nye Askim Det ansettes en HR-rådgiver i 50% i prosjektorganisasjonen «Nye Askim 2020». 2. Det nedsettes et ansettelsesutvalg bestående av leder interimnemnd, leder partssammensatt utvalg, rådmennene, og representant fra de tillitsvalgte. 3. Stillingen utlyses internt i begge kommunene, og at den videreføres og eventuelt utvides frem til ny kommune formelt er etablert. 4. Stillingen finansieres av eksterne tilskuddsmidler som tilføres i kommunesammenslåingsprosessen. Partsammensatt utvalg Partsammensatt utvalg - Innstilling: 1. Det ansettes en HR-rådgiver i 50% i prosjektorganisasjonen «Nye Askim 2020». 2. Det nedsettes et ansettelsesutvalg bestående av leder interimnemnd, leder

7 partssammensatt utvalg, rådmennene, og representant fra de tillitsvalgte. 3. Stillingen utlyses internt i begge kommunene, og at den videreføres og eventuelt utvides frem til ny kommune formelt er etablert. 4. Stillingen finansieres av eksterne tilskuddsmidler som tilføres i kommunesammenslåingsprosessen. 1. Det ansettes en HR-rådgiver i 50% i prosjektorganisasjonen «Nye Askim 2020». 2. Det nedsettes et ansettelsesutvalg bestående av leder interimnemnd, leder partssammensatt utvalg, rådmennene, og representant fra de tillitsvalgte. 3. Stillingen utlyses internt i begge kommunene, og at den videreføres og eventuelt utvides frem til ny kommune formelt er etablert. 4. Stillingen finansieres av eksterne tilskuddsmidler som tilføres i kommunesammenslåingsprosessen. Til sak 06/17: Tilbakemelding fra HTV-gruppa vedrørende rådmennenes innstilling til Nye Askim arbeidsgruppenes rapporter Det vises til saksnr 03/17 Partsammensatt utvalg av HTV-gruppa for Askim og Hobøl hadde møte 1.februar 2017, og gir med dette en felles tilbakemelding i forhold til alle arbeidsgruppene. Arbeidsgruppenes grundige arbeid gjenspeiles i rapportene, og det bemerkes at det i rådmennenes innstilling ikke fremkommer noen begrunnelse på hvorfor deres innstilling avviker fra arbeidsgruppenes anbefalinger. Der hvor rådmennenes anbefaling avviker fra gruppene, ber vi om en redegjørelse med konsekvenser i forhold til hvordan arbeidsgiver vurderer at det kan gis forsvarlige tjenester. Ut i fra anbefalinger som kommer fra rådmennene, forventes det å ta ut rasjonaliserings- og effektiviseringsgevinster før 2020 da kommunesammenslåingen er et faktum. Dette mener vi er svært uheldig, når det er kjent at arbeidet med å etablere en felles kommune krever ekstra ressurser og at kommunen derfor mottar økte overføringer. Det er mange arbeidsoppgaver som må sees på, og som må utvikles for å finne beste praksis. Dette krever tid og nødvendige ressurser. I perioden fram til 2020 skal også servicenivået i kommunene opprettholdes overfor innbyggerne våre. Hvis man allerede i oppstarten av en stor reform fjerner årsverk, skaper dette mye uro og usikkerhet hos ansatte som vil få innvirkninger på hele prosessen, og redusert tjenestenivå. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for det enkelte tjenesteområdet settes i stand til å yte forsvarlige tjenester til kommunens innbyggere.

8 Det gjøres oppmerksom på at vertskommunesamarbeid innenfor enkelte tjenesteområder, samlet sett vil føre til et redusert tjeneste nivå, da rådmennenes anbefaling ikke legger til grunn arbeidsgruppenes anbefaling om bemanningsnorm for å kunne sikre at lovpålagte oppgaver ivaretas på en forsvarlig måte. Både arbeidsgiver og arbeidstakersiden er opptatt av gode og ryddige prosesser i kommunesammenslåingsprosessen. Sammenslutningen av hovedtillitsvalgte anser at muligheten for reell innflytelse ikke har vært tilstrekkelig når det gjelder forankringen av sluttrapportene fra arbeidsgruppene. For å unngå brudd på Hovedavtalen, forventer vi om å bli tatt med i prosessen på et tidligere tidspunkt for gjennomarbeiding i fellesskap. Innspill i forhold til enkelte arbeidsgrupper: Skatt og innfordring «Rådmennene anbefaler arbeidsgruppens vurdering med å samlokalisere skatt og innfordring i Skattekontoret Øst s lokaler i Askim fra og med Tiltaket etableres som et vertskommunesamarbeid fra samme tidspunkt. Det forventes en rasjonaliseringsgevinst på inntil ett årsverk fra oppstart. Dette vil kunne dekke økte husleieutgifter ved etablering i tilstøtende lokaler til Skatt Øst i Askim». Arbeidsgruppa har i sin rapport foreslått oppstart fra uten å redusere antall årsverk. En rasjonaliseringsgevinst på inntil ett årsverk er ikke drøftet i arbeidsgruppen. Ansatte har konkludert med at det ikke vil gi noen gevinst å slå seg sammen økonomisk eller på tid når det gjelder rapportering osv. Inntil 2020 vil man måtte rapportere til fire kommuner i forhold til skatteinngang og Skatteetaten. Ansatte ber rådmennene vurdere å huse skatt og innfordring innen kommunale bygninger, dersom husleieutgifter ved Skattekontoret Øst i Askim medfører husleieutgifter av en slik art at det må dekkes inn ved reduksjon av inntil ett årsverk. Skatt og innfordring generer inntekter til kommunen, og det vil ved en reduksjon på inntil ett årsverk fra oppstart, ikke gjøre det mulig å nå kommunens inntektsmål. Ansatte informerer å ha drøftet husleieutgifter med Askims ordfører, og forstått det slik at eventuelle husleieutgifter er planlagt dekket inn av statlige overføringer som gevinst av å bli en større kommune. Askim har allerede spart inn en stilling ved å fakturere Skiptvet kommune for skatteoppkreverfunksjonen med kr mva. Dette betyr at jobben blir utført uten at det er tilført stillingsressurs. I Askim skal det overføres ett årsverk fra regnskap og lønn til skatt og innfordring i forhold til innfordring av kommunale krav og avgifter. Pr i dag ivaretas dette av 1,5 årsverk. Dette betyr en reduksjon i stillingsressurs på 50 %. Arbeidsgruppen foreslo ingen bemanningsendringer, og reagerer på rådmennenes forslag om rasjonaliseringsgevinst uten at dette er drøftet, kvalitetssikret og begrunnet. Regnskap, lønn, HR: «Arbeidsgruppa har gjort et grundig arbeid, og foreslår at det etableres et vertskommunesamarbeid mellom Hobøl og Askim i løpet av Når det gjelder gevinstrealisering skriver arbeidsgruppen: Effektiviseringsgevinster kan hentes ut ved at oppgaver slås sammen. En av forutsetningene for og gevinstene ved samlokalisering er at man finner mest hensiktsmessig oppgavefordeling, uavhengig av

9 tidligere kommunetilhørighet. Vanskelig å måle denne i kroner og øre før oppstart. For Hobøl gir det mindre sårbarhet og større fagmiljø. Det må også regnes gevinster ut ifra økt digitalisering, men hvorvidt dette kommer ute på virksomhetene eller sentralt, er for tidlig å si. Det vil imidlertid medføre utgifter i form av innkjøp av nye digitale løsninger, samt prosjektgjennomføring. Med bakgrunn i økt digitalisering og stordriftsfordeler, mener rådmennene at det er forsvarlig å ta ut en effektiviseringsgevinst på ett årsverk utover det som framkommer i rapporten, og at det kan vurderes en ytterligere effektivisering fram mot Rådmennene anbefaler at grupper arbeider videre i henhold til milepælsplanen som ligger i prosjektrapporten, og at samarbeidet iverksettes så raskt som mulig». Ansatte gir tilbakemelding om at de føler seg misforstått i forhold til deres forslag om gevinstrealisering. Det er klart at digitalisering på sikt vil kunne gi en effektiviseringsgevinst, men det anses ikke realistisk å kunne forvente dette så tidlig i prosessen. Man må ta i betraktning en pukkeleffekt, og det vurderes at en bemanningsreduksjon på inntil et årsverk, ikke vil sette avdelingen i stand til å ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Forvaltning skole og barnehage: Ansatte gir tilbakemelding om at deres gjennomgang og vurdering av behov for ressurser, ikke samsvarer med rådmennenes anbefaling om kjøp av 20 % stillingsressurs på hvert fagfelt for å kunne ivareta lovpålagte oppgaver innenfor områdene.