MØTEINNKALLING. Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 19.30

Transkript

1 EIDSBERG KOMMUNE Formannskapet MØTEINNKALLING /TOA Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: Eventuelle forfall meldes til Tone Åsrud Reime innen tirsdag kl tlf SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Side 78/12 12/374 SAMARBEID MELLOM ASKIM OG EIDSBERG KOMMUNER Erik Unaas Ordfører

2 EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Formannskapet 78/ SAMARBEID MELLOM ASKIM OG EIDSBERG KOMMUNER Saknr. Politisk behandling Møtedato 37/12 Formannskapet /12 Formannskapet /12 Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Formannskapet Arkivkode:026 Arkivsaknr.:12/374 L.nr.: 7945/12 Saksb.: Tom-Arne Tørfoss Rådmannens forslag til vedtak: 1. Det gjennomføres konsekvensutredning av mulig utvidet samarbeid mellom Askim kommune og Eidsberg kommune for følgende områder: 2. Regnskap, lønn og fakturering (utredning foreligger, men vurderingsskjema må oppdateres) Smaalenene Bedriftshelsetjeneste (utredning foreligger) Samfunnsberedskap: - Brann og redning - Feievesen - Kriseberedskap - Psykososialt kriseteam Kultur Kommunelege og folkehelse Samfunnsutvikling: - Byggesak og regulering - Kart (geodata) og oppmåling Personal- og organisasjonsutvikling (HR) Servicekontor Dag- og aktivitetstilbud for utviklingshemmede Innkjøp Skatt Eierskap 3. Notat datert : Vurderingskriterier for konsekvensutredning; samarbeid Askim-Eidsberg, inngår som grunnlag for utredningsarbeidet. 4. Ved et framtidig utvidet samarbeid skal det legges vekt på en balansert geografisk plassering av de oppgaver og funksjoner som skal inngå i samarbeidet.

3 5. Arbeidet med konsekvensutredningen organiseres på følgende måte: Styringsgruppe felles formannskap Arbeidsgruppe allerede nedsatt gruppe med representasjon fra politikere, rådmenn og tillitsvalgte videreføres. Administrativ prosjektledergruppe som består av de to rådmannsteamene. Politisk arbeidsgruppe som vurderer organisering og geografisk plassering av det utvidede samarbeidet. Som medlemmer velges to fra posisjonen hvor den ene er ordfører og to fra opposisjon, fra hver av kommunene og to hovedtillitsvalgte. Rådmennene har sekretæransvaret. Gruppen nedsettes av styringsgruppa, og den rapporterer til den overordnede arbeidsgruppen. Faggrupper med representasjon av ledere, ansatte/tillitsvalgte som utreder de ulike fagområdene. Faggruppene rapporterer til administrativ prosjektledergruppe. 6. Ny sak med konkrete forslag til samarbeidsområder, organisering og geografisk plassering av samarbeidet legges fram februar Formannskapets vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Vurderingskriterier for konsekvensutredning; samarbeid Askim-Eidsberg, notat datert Vedtak i Askim bystyre , sak 73/12 Vedtak i Eidsberg kommunestyre , sak 83/12 Saken gjelder: Forutsetninger for videre arbeid med å utrede videreutvikling av samarbeidet mellom Askim kommune og Eidsberg kommune. Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Bakgrunn: Videreutvikling av samarbeidet mellom Askim og Eidsberg har bakgrunn i politiske og administrative ønsker om å utvikle et utvidet og forpliktende samarbeid. Ønskene om videreutvikling av samarbeidet har bakgrunn i generelle utviklingstrekk som er utfordrende for alle landets kommuner. I tillegg til de generelle utfordringene er

4 utfordringer knyttet til det etablerte kommunesamarbeidet i Indre Østfold en del av bakgrunnen for ønsket om å videreutvikle samarbeidet mellom Askim og Eidsberg. Formannskapet i begge kommunene utarbeidet en felles erklæring som en plattform får å utrede videreutvikling av samarbeidet; «Stjørdalserklæringen av 10.mars 2012» I juni 2012 la rådmennene i begge kommunene fram et strategidokument til politisk behandling i begge kommunene. Dette strategidokumentet var utarbeidet med faglig bistand fra konsulentfirmaet NIVI analyse AS. Strategidokumentet var utarbeidet for å gi et beslutningsgrunnlag for bystyret i Askim og kommunestyret i Eidsberg for å kunne ta stilling til: - Mål for samarbeidet - Hvilken styringsmodell samarbeidet kan ha - Hvilke områder kommunene kan samarbeide om - Prosessen videre I Askim bystyres møte 21.06,12, sak 73/12 og i Eidsberg kommunestyres møte , sak 83/12 ble det vedtatt forutsetninger for videre utredning. RÅDMANNENS MERKNADER: Vurdering av alternativer og konsekvenser: Tverrfaglige vurderinger: Rådmennene i begge kommunene anbefaler nå at følgende områder konsekvensutredes i første fase: Regnskap, lønn og fakturering (utredning foreligger, men vurderingsskjema må oppdateres) Smaalenene Bedriftshelsetjeneste (utredning foreligger) Samfunnsberedskap: - Brann og redning - Feievesen - Kriseberedskap - Psykososialt kriseteam Kultur Kommunelege og folkehelse Samfunnsutvikling - Byggesak og regulering - Kart (geodata) og oppmåling Personal- og organisasjonsutvikling (HR) Servicekontor Dag- og aktivitetstilbud for utviklingshemmede Innkjøp Skatt Eierskap Det er utarbeidet et notat datert om vurderingskriterier for

5 konsekvensvurdering av mulig utvidet samarbeid. Rådmennene anbefaler at dette notatet inngår som grunnlag for utredningsarbeidet. Administrasjonen vil ta et hovedansvar for å vurdere konsekvenser for den administrative styringen ved et forpliktende kommunesamarbeid (pkt. 2 i notat datert ). Tilsvarende gjelder for de administrative og juridiske konsekvenser (pkt. 3 i det vedlagte notat datert ). Administrasjonen vil, i den grad det er nødvendig/ønskelig, yte bistand til den politiske arbeidsgruppen hva gjelder konsekvenser for den politiske styring (pkt.1 i det vedlagte notatet datert ). Konsekvenser for brukere og medarbeidere er sentrale (pkt. 4-7 i det vedlagte notatet datert ). Dette handler om selve utførelsen av de oppgaver som eventuelt skal løses i et fellesskap. For å angi konsekvenser vil det etableres grupper bestående av virksomhetsledere, avdelingsledere og representanter for ansatte/tillitsvalgte for de to kommuner, som skal bidra til at punktene 4-7 kan besvares på en god måte. Representanter for brukerråd vil også kunne bli konsultert. Administrasjonen vil i perioden fram til ferdigstillelse av konsekvensutredningen etter behov gjøre utsjekk med den politiske arbeidsgruppen. Rådmennene i begge kommunene går inn for at arbeidet med konsekvensutredningen organiseres på følgende måte: Styringsgruppe felles formannskap Arbeidsgruppe allerede nedsatt gruppe med representasjon fra politikere, rådmenn og tillitsvalgte videreføres. Administrativ prosjektledergruppe som består av de to rådmannsteamene. Politisk arbeidsgruppe som vurderer organisering og geografisk plassering av det utvidede samarbeidet. Som medlemmer velges to fra posisjonen hvor den ene er ordfører og to fra opposisjon, fra hver av kommunene og to hovedtillitsvalgte. Rådmennene har sekretæransvaret. Gruppen nedsettes av styringsgruppa, og den rapporterer til den overordnede arbeidsgruppen. Faggrupper med representasjon av ledere, ansatte/tillitsvalgte som utreder de ulike fagområdene. Faggruppene rapporterer til administrativ prosjektledergruppe. Rådmannen anbefaler at Eidsberg kommune slutter seg til de anbefalingene i avsnittene over om forutsetninger for videre arbeid med konsekvensutredningen. Det vises for øvrig til de vedlagte dokumenter og forslag til innstilling/vedtak. Vurderinger av etikk og samfunn herunder omdømme: Kvalitet og tilgjengelighet til kommunale tjenester har betydning for innbyggernes levekår, næringslivets verdiskaping og for kommunenes omdømme.

6 Utvidet samarbeid mellom Askim og Eidsberg har betydning for hele Indre Østfold. Begge kommunene har regionsenterfunksjoner. Sterke regionsentre er viktig for utvikling av hele regionen. Utvidet samarbeid mellom Askim og Eidsberg er et nødvendig virkemiddel for å kunne videreutvikle regionsenterfunksjonene. Oppgaveløsning gjennom interkommunalt samarbeid innebærer indirekte demokrati. Dette kan medføre svekket mulighet for innbyggerne å utøve innflytelse på oppgaveløsningen gjennom sine valgte representanter. Utvikling av gode styringsmodeller og forankring av samarbeid i kommunestyrene kan bidra til å opprettholde gode lokaldemokratiske styringsprinsipper. I alt interkommunalt samarbeid er det viktig å sikre gode forutsetninger for politisk styring og kontroll, tydelig ansvarsplassering og effektive samhandlingsprosesser. Vurderinger av økonomi og organisasjon: Fylkesmannen i Østfold har gitt tilsagn om kr ,- til gjennomføring av det videre utredningsarbeidet. Formalisert interkommunalt samarbeid vil kunne hente ut stordriftsfordeler og effektivitetsgevinster. Betingelsene for uttak av stordriftsfordeler avhenger av hvilke oppgaver det samarbeides om, og hvordan kommunene velger å organisere oppgaveløsningen. Utvidet samarbeid gir mulighet for reduserte prosesskostnader. Mulighetene for økonomiske besparelser inngår i de foreslåtte forutsetningene og rammene for utredninger og konsekvensbeskrivelser. Utvidet interkommunalt samarbeid kan medføre endret arbeidsgiveransvar for de berørte medarbeiderne. Tillitsvalgte og berørte medarbeidere skal trekkes med i prosessene på et tidlig tidspunkt og kommunene skal etablere prinsipper for håndtering av arbeidsgiverspørsmål og praktiske utfordringer som kan følge med overgang til etablering av samarbeidsordninger. Arbeidsmiljøloven og kommunelovens bestemmelser skal følges. Mulige nye forutsetninger for administrativ organisering og myndighet inngår i de foreslåtte forutsetningene og rammene for utredninger og konsekvensbeskrivelser. Ved utvidet interkommunalt samarbeid kan det bli aktuelt å overføre politisk vedtaksmyndighet. Mulige nye forutsetninger for politisk organisering og myndighet inngår i de foreslåtte forutsetningene og rammene for utredninger og konsekvensbeskrivelser. Andre planer: Regional næringsplan for Indre Østfold og klima- og energiplan for kommunene i Indre Østfold omfatter forutsetninger for interkommunalt samarbeid. Den nye fylkesplanen for Østfold har planforutsetninger og retningslinjer som forutsetter samarbeid og beslutninger på tvers av kommunegrensene. Askim og Mysen er angitt som by- og regionsentre i Indre Østfold i fylkesplanen.