Møteprotokoll. Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal. Møtested: Herredshuset i Lardal Møtedato: Tidspunkt: Kl 13:00-15:00

Transkript

1 Møteprotokoll Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Møtested: Herredshuset i Lardal Møtedato: Tidspunkt: Kl 13:00-15:00 Til behandling: Saksliste nr. 10 /16 Medlemmer: Erik Andreas Sørensen Liv Grinde Rune Høiseth. Bente Kongelf Bjørge Riksfjord Lene-Britt Johannesen Trine Lise Kiste Per Manvik Birgitte Gulla Løken Bjarne Steen Lars Johan Røsholt Knut Olav Omholt Olav Nordheim Seierstad, Bente Hallstein Bast Magdalena F. Lindtvedt Parti LTL A A FRP H H H SP SP UP V V Totalt møtte: 16 Fra administrasjonen møtte: Rådmann Jan Arvid Kristengård Rådmann Mette Hvål Prosjektkoordinator Anja Husebæk Lise Dybdahl, protokollfører Underskrifter: Knut Olav Omholt Utvalgsleder, ordfører Lardal Rune Høiseth Nestleder, ordfører Larvik

2 Sakliste: Sak nr. Sakstittel 028/16 Delprosjekt kartlegging HR/Personal Lardal og Larvik 029/16 NAV Lardal og NAV Larvik - prosess og fremdrift i forbindelse med kommunesammenslåing 030/16 Orientering foreløpig oversikt over oppgaver som må gjennomføres i prosess med sammenslåing av Larvik og Lardal kommuner 031/16 Eventuelt

3 028/16: Delprosjekt kartlegging HR/Personal Lardal og Larvik RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Fellesnemnda tar til orientering delprosjektets anbefaling og plan for videre fremdrift, for å samordne kommunenes praksis og retningslinjer til én felles personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi for nye Larvik kommune. 2. Prosjektleder/rådmann har etter tilsetting det endelige ansvar og mandat, for implementering og gjennomføring. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende 3. Prosjektleder / ny rådmann gis fullmakt til å beslutte hvilke fagsystemer som skal avsluttes, videreføres, evt. fornyes samt å videreføre arbeidsgruppen som skal forberede den nye kommunens HR og personalrutiner. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende 4. Prosjektleder / ny rådmann ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. Dette ivaretas av nåværende rådmenn til ny tiltrer. 5. Saker som er av en slik karakter at det må vedtas politisk jfr. bestemmelser i kommuneloven, legges frem for administrasjonsutvalget i ny kommune for videre behandling Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Det ble bestemt å invitere representant for fylkesmannen inn i neste møte for å få en rettledning i forhold til fellesnemndas mandat og arbeid, spesielt med tanke på effektivisering for storkommuner. Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig anbefalt vedtatt. PAR- 028/16Vedtak: 1. Fellesnemnda tar til orientering delprosjektets anbefaling og plan for videre fremdrift, for å samordne kommunenes praksis og retningslinjer til én felles personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi for nye Larvik kommune.

4 2. Prosjektleder/rådmann har etter tilsetting det endelige ansvar og mandat, for implementering og gjennomføring. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende 3. Prosjektleder / ny rådmann gis fullmakt til å beslutte hvilke fagsystemer som skal avsluttes, videreføres, evt. fornyes samt å videreføre arbeidsgruppen som skal forberede den nye kommunens HR og personalrutiner. Ved behov for beslutninger før prosjektleder / ny rådmann tiltrer, har rådmennene i Larvik og Lardal tilsvarende 4. Prosjektleder / ny rådmann ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. Dette ivaretas av nåværende rådmenn til ny tiltrer. 5. Saker som er av en slik karakter at det må vedtas politisk jfr. bestemmelser i kommuneloven, legges frem for administrasjonsutvalget i ny kommune for videre behandling. 029/16: NAV Lardal og NAV Larvik - prosess og fremdrift i forbindelse med kommunesammenslåing RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Det etableres et prosjekt for sammenslåing av NAV Lardal og NAV Larvik, med delprosjekter for aktuelle sentrale områder. 2. Avklaring av hvilke NAV-tjenester som skal legges til et servicekontor i Lardal gjøres samtidig med avklaring av hvilke andre kommunale tjenester et slikt servicekontor skal ha. 3. Det bevilges inntil kr til felles kommunalt saksbehandlingssystem for det nye NAV-kontoret. Kostnadene dekkes av mottatte statlige midler for kommunereformen. 4. Det bevilges inntil kr ,- til NAV Lardal for å dekke reisekostnader og andre kostnader i forbindelse med deltagelse i sammenslåingsprosessen. Kostnadene dekkes av mottatte statlige midler for kommunereformen. 5. Partnerskapsavtalene og driftsavtalene gjeldende for NAV Lardal og NAV Larvik videreføres ut Høsten 2017 legges det frem ny partnerskapsavtale for nye Larvik til behandling i nemda.

5 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Ordfører Omholt opplyste følgende: NAV Lardal har 5,3 årsverk, og ikke 4 som oppgitt i saken. Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig anbefalt vedtatt. PAR- 029/16Vedtak: 1. Det etableres et prosjekt for sammenslåing av NAV Lardal og NAV Larvik, med delprosjekter for aktuelle sentrale områder. 2. Avklaring av hvilke NAV-tjenester som skal legges til et servicekontor i Lardal gjøres samtidig med avklaring av hvilke andre kommunale tjenester et slikt servicekontor skal ha. 3. Det bevilges inntil kr til felles kommunalt saksbehandlingssystem for det nye NAV-kontoret. Kostnadene dekkes av mottatte statlige midler for kommunereformen. 4. Det bevilges inntil kr ,- til NAV Lardal for å dekke reisekostnader og andre kostnader i forbindelse med deltagelse i sammenslåingsprosessen. Kostnadene dekkes av mottatte statlige midler for kommunereformen. 5. Partnerskapsavtalene og driftsavtalene gjeldende for NAV Lardal og NAV Larvik videreføres ut Høsten 2017 legges det frem ny partnerskapsavtale for nye Larvik til behandling i nemda. 030/16: Orientering foreløpig oversikt over oppgaver som må gjennomføres i prosess med sammenslåing av Larvik og Lardal kommuner RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Foreløpig oversikt over oppgaver som må gjennomføres i prosess med sammenslåing av Larvik og Lardal kommuner tas til orientering.

6 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig anbefalt vedtatt. PAR- 030/16Vedtak: Foreløpig oversikt over oppgaver som må gjennomføres i prosess med sammenslåing av Larvik og Lardal kommuner tas til orientering. 031/16: Eventuelt Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Prosess ansettelse prosjektleder / ny rådmann: Ordfører Rune Høiseth, Ap, tok opp mandat for ansettelsesutvalget. HeadVisor var i ansettelsesutvalget og orienterte; Det var kommet inn 19 søkere til stilling som prosjektleder/ny rådmann. Etter gjennomgang av søkerliste, sitter de igjen med 6 interessante kandidater, som det er aktuelt å gå videre med. HeadVisor gjennomfører intervjuene med de 6, og melder tilbake til utvalget hvem de ønsker å gå videre med til runde 2. Fellesnemnda møter disse 20. desember 2016, og det er fellesnemnda som til slutt ansetter etter innstilling fra ansettelsesutvalget. Ansettelsesutvalget legger frem en innstilling i forkant av fellesnemndas møte 17. januar 2017, etter møte i utvalget 10. januar Følgende legges frem som forslag til vedtak fra ansettelsesutvalget; På grunnlag av råd fra vår rekrutteringspartner HeadVisor vil ansettelsesutvalget foreslå følgende prosess frem til endelig ansettelse i Fellesnemndas møte 17. januar: "Ansettelsesutvalget gjennomfører sammen med HeadVisor intervjuer og kvalitetssikrer aktuelle kandidater og innstiller og presenterer den kandidat utvalget vurderer som mest skikket til stillingen." Prosessen er lagt opp etter anbefaling fra HeadVisor. Når det gjelder offentliggjøring av søkerlisten, har 2 kandidater bedt om å bli unntatt offentlighet, og begge blir kontaktet vedrørende dette. Per Manvik, Frp, fremmet følgende tilleggsforslag; Fellesnemnda ber om at de relevante kandidatene til rådmannsjobben i nye LARVIK selv presenterer seg for fellesnemnda/partsammensatt januar 2017.

7 Votering: Det ble først votert over ansettelsesutvalgets forslag, som ble enstemmig vedtatt. Manviks tilleggsforslag ble deretter tatt opp til votering og likeledes enstemmig vedtatt. Skjema for reiser og tapt arbeidsfortjeneste Per Manvik foreslo at det lages skjema for reiser og tapt arbeidsfortjeneste, som legges frem i hvert møte. Det var enighet om dette. Seminar for nærdemokratiutvalget Magdalena Lindtvedt informerte om at nærdemokratiutvalgets planlagte seminar utsettes til mars / april PAR- 031/16Vedtak: På grunnlag av råd fra vår rekrutteringspartner HeadVisor vil ansettelsesutvalget foreslå følgende prosess frem til endelig ansettelse i Fellesnemndas møte 17. januar: "Ansettelsesutvalget gjennomfører sammen med HeadVisor intervjuer og kvalitetssikrer aktuelle kandidater og innstiller og presenterer den kandidat utvalget vurderer som mest skikket til stillingen." Fellesnemnda ber om at de relevante kandidatene til rådmannsjobben i nye LARVIK selv presenterer seg for fellesnemnda/partsammensatt januar 2017.