Fellesnemnd for den nye kommunen

Transkript

1 Bø kommune MØTEPROTOKOLL Fellesnemnd for den nye kommunen Møtedato: Møtestad: Bø kommunehus, kommunestyresalen Møtetid: Kl. 08:30 Medlemane vart innkalla Følgjande medlemar møtte Glenn Thore Isaksen Mette Haugholt Tom Ivar Gravklev Kristin Kleppen Alf Rose Sørgaarden Kristin Digranes Bøen Per Simon Slettebø Aslaug Norendal Olav Kasland Parti AP AP FRP H KRF KRF SP V V Følgjande medlemar forfall Parti Fylgjande vararep. møtte Parti Borgar T. Kaasa SP Bergit Askildt Myrjord Merknader: Andre: Bø blad/marta Kjøllesdal Diverse: Neste møte: -Tema kommunikasjonsplan -Delegasjon Rådmann Administrasjonsavdelinga sekretariatet, Olav Kasland leiar Åse Egeland møtesekretær

2 Vedtaksliste: Sak nr: Tittel: 12/16 Godkjenning av protokoll 13/16 Referatsaker 14/16 Mandat Fellesnemnda 15/16 Stillingsbeskrivelse prosjektleiar 16/16 Prosess for rekruttering av prosjektleiar 17/16 Frikjøp tillitsvalde 18/16 Møtegodtgjørelse for politikere i fellesnemnda 19/16 Aktuell informasjon

3 12/16: Godkjenning av protokoll Protokoll frå forrige møte godkjennas som den foreligg. Fellesnemnd- 12/16 Vedtak/Tilråding: Protokoll frå forrige møte godkjennas som den foreligg. 13/16: Referatsaker Referatsakane takast til orientering. Fellesnemnd- 13/16 Vedtak/Tilråding: Referatsakane takast til orientering. 14/16: Mandat Fellesnemnda Fellesnemda skal Tilstrebe konsensus i alle saker. Samordne og forberede alt arbeid som omfatter bygging av Ny kommune Bø og Sauherad. Legge Intensjonsavtalen mellom de to kommunene til grunn for utforming av den nye kommunen. Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedr sammenslåingsprosessen.

4 Disponere reformstøtte og engangskostnader fra staten. Fellesnemda har myndighet til å: 1. Fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen. med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. 2. Tilsette personale i den nye kommunen. Å innstille til kommunestyrene på ansettelse av rådmann og revisor. 3. Videreføre deltakelse i interkommunalt samarbeid om revisjon og sekretariatet for kontrollutvalet. Dette i samsvar med saksbehandingsregler i inndelingslova Opprette et arbeidsutvalg til å gjøre vedtak i saker som ikke er av prinsipiell art. 5. Ta avgjørelse som gjelder lokalisering av ulike administrative og tjenesteproduserende enheter i den nye kommunen. 6. Uttale seg i politiske saker som er av betydning for etablering av ny kommune. 7. Si opp alle nåværende avtaler for de to kommunene for å etablere nye eller reforhandle eksisterende. 8. Beslutte hovedmodell for den politiske organiseringen i den nye kommunen. Fellesnemda har ansvar for å: 9. Opprette en overordnet prosjektbeskrivelse med milepæler og en plan for gevinstrealisering og sikring av disse. 10. Etablere budsjett og regnskap for fellesnemdas drift. 11. Utarbeide en helhetlig kommunikasjonsplan for arbeidet med bygging av ny kommune. 12. Utarbeide en felles planstrategi, planprogram og ny kommuneplan (både samfunnsdel og arealdel?) for den nye kommunen. 13. Fastsette den nye kommunes servicenivå. 14. Etablere felles økonomi og budsjett oversikt for den nye kommunen i 2018 og 2019 for å sikre fremtidige budsjett og investeringer. 15. Utrede alle interkommunale samarbeidstiltak og gis myndighet til å beslutte om disse skal videreføres. 16. Utarbeide omstillingsavtale som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen. 17. Vurdere godtgjørelse for fellesnemdas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemda og innstille til kommunestyrene for endelig vedtak. 18. Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer, egenbetaling og eiendomsskatt. 19. Utarbeide forslag til politisk reglement, godtgjørelsesreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret.

5 Fellesnemnd- 14/16 Vedtak/Tilråding: Tilråding: Fellesnemnda tilrår at kommunestyret godkjenner mandat for fellesnemnda som følgjande: Fellesnemda skal: fellesnemnda skal vise respekt for at det er to selvstendige kommner fram til samordne og forberede alt arbeid som omfatter bygging av Ny kommune Bø og Sauherad. legge Intensjonsavtalen mellom de to kommunene til grunn for utforming av den nye kommunen. gjennomgå og vurdere alle forhold vedr sammenslåingsprosessen. disponere reformstøtte og økonomisk støtte til engangskostnader fra staten. arbeide for konsensus i alle saker. Fellesnemda har myndighet til å: Fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den Nye kommunen. Tilsette personale i den nye kommunen. Videreføre deltakelse i interkommunalt samarbeid om revisjon og sekretariatet for kontrollutvalet. Dette i samsvar med saksbehandingsregler i inndelingslova 26. Opprette et arbeidsutvalg til å gjøre vedtak i saker som ikke er av prinsipiell art. Ta avgjørelse som gjelder lokalisering av ulike administrative og tjenesteproduserende enheter i den nye kommunen. Uttale seg i politiske saker som er av betydning for etablering av ny kommune. Si opp alle nåværende avtaler for de to kommunene for å etablere nye eller reforhandle eksisterende med tanke på etablerng av den nye kommunen. Beslutte modell for faste utvalg for politiske organiseringen i den nye kommunen. Fellesnemda har ansvar for å: Opprette en overordnet prosjektbeskrivelse med milepæler og en plan for gevinstrealisering og sikring av disse. Etablere budsjett og regnskap for fellesnemdas drift. Utarbeide en helhetlig kommunikasjonsplan for arbeidet med bygging av Ny kommune. Utarbeide en felles planstrategi og følge opp denne. Fastsette den nye kommunes servicenivå. Etablere felles økonomi og budsjett oversikt for den nye kommunen i 2018 og 2019 for å sikre fremtidige budsjett og investeringer. Utrede alle interkommunale samarbeidstiltak og gis myndighet til å beslutte om disse skal videreføres. Utarbeide omstillingsavtale som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen. Vurdere godtgjørelse for fellesnemdas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemda og innstille til kommunestyrene for endelig

6 vedtak. Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer, egenbetaling og eiendomsskatt. Utarbeide forslag til politisk reglement, godtgjørelsesreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret. Arbeidsutvalg Fellesnemnda beslutter delegasjon/mandat Ny rådmann Fellesnemnda beslutter delegasjon/mandat 15/16: Stillingsbeskrivelse prosjektleiar Fellesnemnda/partssammensatt utval godkjenner stillingsbeskrivelsen slik den er gjennomgått i møtet Samrøystes, med noen endringer. Fellesnemnd- 15/16 Vedtak/Tilråding: Ditt oppdrag som prosjektleder vil være: Sammen med rådmann å utvikle og lede prosjekt med å utvikle den nye kommunen ihht vedtatt politikk Ta selvstendig initiativ Konkretisere og detaljere aktivitets- og tidsplan for prosessen(e) Synliggjøre behovet for nok ressurser til sammenslåingsarbeidet Har ansvar for å etablere og følge opp nødvendige delprosjekter Bidra til å samordne delprosjekter til helhetlige løsninger Bistå rådmannen og kommunalsjefene i å få på plass nye ledergrupper, bidra i utforming av hovedtrekk i en felles økonomiplan Bidra til gode prosesser for å bygge den nye kommnen, både når det gjelder det organisatoriske ift samfunnsutvikling og god økonomisk styring Bistå rådmannen og kommunalsjefene i å utvikle den Nye kommunens tjenester

7 i samarbeid med de folkevalgte, medarbeidere og tillitsvalgte Å møte i fellesnemnda og partssammensatt utval sammen med rådmann Kommunen ser etter en prosjektleder som har: Relevant utdanning fra universitet eller høyskole God forståelse for politiske prosesser og forholdet pol / adm Erfaring i å lede omstillingsprosesser med vilje til nytenking God evne til strategisk, langsiktig og helhetlig arbeid God forståelse for økonomi og økonomistyring Gode samarbeidsevner er samlende, lydhør og en trygg brobygger Evne til å ta vanskelige beslutninger, vise handlekraft og ta beslutninger Det som kreves for å stå i krysspress, dilemmaer og interessemotsetninger En åpen og inkluderende leder med stor arbeidskapasitet 16/16: Prosess for rekruttering av prosjektleiar Fellesnemnd- 16/16 Vedtak/Tilråding: Nestleder i fellesnemda, rådmann og HTV fra utdanningsforbundet oppnevnes som ansettelsesutvalg med ansvar til å gjennomføre rekrutteringsprosess og å tilsette prosjektleder. 17/16: Frikjøp tillitsvalde

8 Fellesnemnda/Partsammensatt utvalg ber rådmann lage sak om økt frikjøp av tillitsvalgte for prosjektperioden. Fellesnemnd- 17/16 Vedtak/Tilråding: Fellesnemnda/Partsammensatt utvalg ber rådmann lage sak om økt frikjøp av tillitsvalgte for prosjektperioden. 18/16: Møtegodtgjørelse for politikere i fellesnemnda Bø kommune sitt reglement for godtgjørelse gjøres gjeldende for fellesnemda og tidsavgrensa utvalg. Saken oversendes kommunestyret i Sauherad for endelig avgjørelse. Behov for ytterligere frikjøp av tillitvalgte må drøfte i hver enkelt kommune. Fellesnemnd- 18/16 Vedtak/Tilråding: Bø kommune sitt reglement for godtgjørelse gjøres gjeldende for fellesnemda og tidsavgrensa utvalg. Saken oversendes kommunestyret i Sauherad for endelig avgjørelse. 19/16: Aktuell informasjon Aktuell informasjon takas til orientering.

9 Fellesnemnd- 19/16 Vedtak/Tilråding: Deltagelse på seminarrekke: : tillitsvalgte: Fagforbundet Liv Omnes og Anne Kistefoss Andersen, Utdanningsforbundet Renate Øien og Norsk sykepleierforbund Birthe Oswald, Olav Kasland, Mette Haugholdt, kommunalsjef stab/støtte i Bø og i Sauherad Hanne Winberg og Mona Slaaen 21.3: Olav Kasland, Mette Haugholt, Kristin Kleppen, Aslaug Norendal, Glenn Isaksen, Åse Egeland : Olav Kasland, Per Simon Slettebø, Åse Egeland, Kristin Kleppen, Kristin Bøen, Glenn Isaksen, Tom Ivar Gravklev Kommunalsjef Hanne Winberg orienterte fra Prosjektleiar-samling for kommuner som har gjort vedtak om å slå seg saman. Arbeid med omstillingsavtale og prosjektplan starter når prosjektleder er på plass.