SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE

Transkript

1 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: 17/16 Fullmakt og myndighet til interimnemnd og fellesnemnd BAKGRUNNSMATERIALE: I utarbeidelsen av dette saksframlegget er informasjon hentet fra: Prosessprogram vedtatt 16. januar 2017 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Nye Sandefjord kommune Rogaland fylkeskommune Steinkjer kommune Færder kommune Kristiansand kommune Samt andre offentlige instanser SAKSOPPLYSNINGER: I interimnemndas vedtak 3/2017 ble planprosessen for det videre arbeidet med kommunesammenslåing vedtatt. Denne danner grunnlaget for utarbeidelse av endelig strategiplan i sammenslåingsprosessen. I prosessprogrammet er myndighet og mandat beskrevet for både interimnemnd og fellesnemnd. I utgangspunktet bør tildelt myndighet i begge nemndene være tilnærmet lik, men interimnemnda er et midlertidig forberedende organ til fellesnemnda og kan ikke etter loven ha samme myndighet. Selve prosessprogrammet er ikke behandlet i kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund. Skisserte oppgaver til nemndene er beskrevet i prosessprogrammet.

2 Interimnemnd: Interimnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker. Oppgaver til nemnda i prosessprogrammet er følgende: Interimnemnda kan engasjere midlertidig prosjektleder. Endelig ansettelse av prosjektleder skjer i fellesnemda. Ivareta medvirkning fra de ansatte i nemndas virke. Utarbeide prosjektplan og budsjett for sammenslåingen av kommunene. Utarbeide prinsippdokumenter for selve sammenslåingen, til behandling i fellesnemnda. Utarbeide et sett av verdier som skal bidra til å bygge en felles, positiv kultur for samarbeidet mellom folkevalgte, mellom folkevalgte og administrasjonen, og mellom innbyggerne og kommunen. Tilrettelegge for god dialog med alle berørte om hva sammenslåing kan bety for dem. Det gjelder både innbyggere, ansatte, næringsliv og frivillige organisasjoner. Politisk koordinering i de to kommunene fram til fellesnemnda er operativ Sikre politisk koordinering av saker som berører kommunesammenslåingen, kommunale tjenester, organisering og struktur. Arbeide med relevante saker som har betydning for sammenslåinga av de to kommunene. Fellesnemnd: Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker. Oppgaver til nemnda i prosessprogrammet er følgende: Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedr sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen, med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer tildelte ressurser og reformstøtte(engangsstøtte) fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. Utarbeide et utfyllende mandat for ny rådmann og iverksette en ansettelsesprosess i løpet av høsten Fastsette arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen i tråd med medbestemmelsesordningen i hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensatt utvalg. Utarbeide omstillingsdokument som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen. Fremlegge forslag til budsjett og økonomiplan for det nye kommunestyret. Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger. Foreslå revisor for den nye kommunen til kommunestyrets første møte. Utarbeide forslag til delegeringsreglement som behandles og vedtas av det nye kommunestyret.

3 Utarbeide forslag til politisk reglement, godtgjørelsesreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret. Fastsette godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemnda. Utarbeide forslag til beredskapsplan for den nye kommunen Ta stilling til organisering av pensjonsordninger for den nye kommunen. Andre oppgaver som naturlig vil falle inn under fellesnemndas gjøremål. SAKSVURDERING: Interimnemnda er sammensatt med 5 representanter fra Kvalsund og 6 representanter fra Hammerfest. Sammensetning av fellesnemnda av antall medlemmer og valgte personer avgjøres av begge kommunestyrene. En fellesnemnd skal ha minimum 3 representanter fra hver av kommunene, valgt blant kommunestyremedlemmene, men det er ikke satt et øvre tak. Interimnemnda har ingen myndighet uten at dette er delegert fra kommunestyrene. Fellesnemnda har relativt sett liten myndighet etter loven. Av praktiske årsaker bør kommunestyrene delegere både interimnemnda og fellesnemnda en viss myndighet slik at nemndene har et handlingsrom. Myndigheten til fellesnemnda vil betinge av hvilke fullmakter og delegeringer som gis fra kommunestyrene. Prosess etter vedtak om sammenslåing: Vedtak StortiI interimn emndas vedtak 3/2017 ble planpros essen for det videre arbeidet med kommun esamme nslåing vedtatt. Denne danner grunnlag

4 Fullmakt interimnemnd Interimnemnda er gitt fullmakt til å engasjere en prosjektkoordinator i vedtak fra begge kommunestyrene. I tillegg har nemnda i den utstrekning det er behov, muligheten til å nytte administrative ressurser for sitt virke. Dette synes å være tilstrekkelig for nemndas virke fram til fellesnemnda er operativ. Likevel bør nemnda gis innstillingsmyndighet til kommunestyrene i saker som angår kommunesammenslåingen. Dette vil gjøre det mulig for interimnemnda å fremme saker til behandling direkte til besluttende myndighet. I tillegg til dette anbefales det at nemnda gis overstående beskrevne oppgaver. Fullmakt fellesnemnda Fellesnemnda har en annen rolle og oppgave i forbindelse med kommunesammenslåingen. Oppgaven er å forberede, samordne og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. Dette inkluderer arbeid med økonomiplan, arealplanlegging og budsjett for det første driftsåret etter kommunesammenslåingen (jf Inndelingslova 26, 3. ledd, 1. setning). Fellesnemnda opprettes og oppnevnes høsten 2017, i medhold av Inndelingslova (Inndl) 26. Medlemmene skal velges av og blant kommunestyremedlemmene i tråd med Inndl 26. I tillegg skal det etableres et partssammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Varamedlemmer skal også velges til nemnda. Fellesnemnda har et spesielt ansvar for å vurdere saker som kan ha økonomisk eller arealpolitiske konsekvenser for den sammenslåtte kommunen. Det vil derfor være naturlig at fellesnemnda disponerer engangsstøtten som utbetales til kommunene. Det må likevel et formeldt vedtak om dette i begge kommunestyrene. Fellesnemnda må ivareta informasjonsansvaret med å orientere kommunestyrene om nemndas arbeid. Det er viktig at nemnda evner å legge til rette for et godt samarbeid mellom kommunestyrene og rådmennene/administrasjonene fram mot etableringen av ny kommune.

5 Nemnda er å anse som et folkevalgt organ (jf Inndl 26 og Koml. 29) og regler om valg og kjønnsmessig balanse følger kommuneloven. For at organet skal kunne ha en funksjonell og hensiktsmessig rolle er det viktig at kommunestyrene avgjør hvilke oppgaver og fullmakter fellesnemnda skal ha. Dette er særlig vesentlig i saker som berører begge kommunene. Saker som er av ikke prinsipiell art bør være tillagt fellesnemnda. Dessuten kan nemnda også ha fullmakt til å inngå avtaler på vegne av den nye kommunen. Mandat, oppgaver og myndighet til fellesnemnda må behandles i begge kommunestyrene. Felles kommunestyremøte, jf Inndelingslova 25 I fm prosessen skal det avholdes et felles kommunestyremøte etter vedtaket i Stortinget om kommunesammenslåing. Inndl 25 sier noe om hva som skal fattes av vedtak etter gjennomført felles kommunestyremøte. Det anses som avgjørende for videre framdrift i prosessen at det fattes en beslutning om følgende: opprettelse av fellesnemnd fullmakter for fellesnemnda opprettelse av andre fellesorgan for å sikre gjennomføringen av sammenslåingen Dersom disse forholdene allerede er ivaretatt og vedtatt i de enkelte kommunestyrene, kan det gjøres unntak om felles kommunestyremøte. Dette avgjøres av Fylkesmannen. Arbeidsutvalg For å lette arbeidet i fellesnemnda er det naturlig å se muligheten for å opprette et arbeidsutvalg, hvis oppgave er å behandle og innstille saker til fellesnemnda før vedtak. Et slikt arbeidsutvalg vil kunne sammenlignes med et formannskap. Oppgavene kan naturlig nok være noe annerledes enn hva et formannskap har. I tillegg vil arbeidsutvalget kunne ha oppgaven med å koordinere og styre politiske og administrative prosesser. Det innebærer at fellesnemnda må ha muligheten til å kunne delegere myndighet til et arbeidsutvalg. Hjemmelen for en slik organisering er å finne i Inndl 25/26. Partssammensatt utvalg Inndelingslova beskriver og gir hjemmel for opprettelse av et partssammensatt utvalg. Oppgaven til et slikt utvalg er å håndtere og innstille saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen, som arbeidsgiver og tillitsvalgte. Utvalget vil bestå av medlemmer fra fellesnemnda og tillitsvalgte. Utvalget har en avgjørende rolle for ivaretakelse av medbestemmelse og avtaler som regulerer tilsetting og arbeidsmiljø. Forholdet mellom kommunene og fellesnemnda Det er kommunestyrene i begge kommunene som avgjør hvor mye makt og myndighet fellesnemnda skal ha. Oppgaver og fullmakter må formaliseres i et vedtak/reglement som vedtas likt i begge kommunene. Fellesnemnda har en oppgave som relateres til etablering av den nye kommunen, og skal ikke gripe inn i driften til de eksisterende kommunene. Forhold som ikke dekkes av gitt fullmakt/myndighet skal avklares med kommunene.

6 Prinsippskisse for fellesnemnd Fellesnemnd Partssammensatt utvalg Ansettelsesutvalg Arbeidsutvalg Tema komiteer/utvalg Administrativ styringgruppe Tilrådning: Interimnemnda innstiller følgende til kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund: Interimnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker som angår kommunesammenslåingen for nye Hammerfest/Kvalsund kommune. Interimnemnda gis følgende fullmakt og myndighet etter kommuneloven 28-1c: Innstillingsmyndighet i saker som angår kommunesammenslåing til kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund Arbeide med relevante saker som har betydning for sammenslåinga av de to kommunene. Avgjøre saker i kommunesammenslåingen som er av ikke prinsipiell art Engasjere prosjektkoordinator. Endelig ansettelse av prosjektkoordinator skjer i fellesnemda. Ivareta medvirkning fra de ansatte i nemndas virke. Utarbeide prosjektplan og budsjett for sammenslåingen av kommunene. Utarbeide prinsippdokumenter for selve sammenslåingen, til behandling i fellesnemnda.

7 Utarbeide et sett av verdier som skal bidra til å bygge en felles, positiv kultur for samarbeidet mellom folkevalgte, mellom folkevalgte og administrasjonen, og mellom innbyggerne og kommunen. Tilrettelegge for god dialog med alle berørte om hva sammenslåing kan bety for dem. Det gjelder både innbyggere, ansatte, næringsliv og frivillige organisasjoner. Politisk koordinering i de to kommunene fram til fellesnemnda er operativ Sikre politisk koordinering av saker som berører kommunesammenslåingen, kommunale tjenester, organisering og struktur. Nemnda kan nytte administrative ressurser i kommunene for å ivareta nevnte oppgaver. Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker som angår kommunesammenslåingen for nye Hammerfest/Kvalsund kommune. Fellesnemnda gis fullmakt og myndighet etter Inndelingslova og Kommuneloven: Inngå avtaler på vegne av den nye kommunen Treffe vedtak i enkeltsaker og saker som ikke er av prinsipiell art Adgang til å delegere videre myndighet til utvalg eller komiteer opprettet av fellesnemnda Disponere tildelte ressurser og reformstøtte(engangsstøtte) fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen Avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske og administrative organene og reglement for arbeidsvilkårene i den nye kommunen. Avgjørelse i valg av hovedmodell for administrativ organisering av den nye kommunen. Vedta nytt kommunenavn og kommunevåpen for den nye kommunen. Godkjenne framdriftsplan i sammenslåingsprosessen. Vedta budsjett for sammenslåingsprosessen. Ansvar for det forberedende arbeidet med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020). Gi uttalelser til Fylkesmannen om budsjett og økonomi- og handlingsplan for de to kommunene. Avgjørelse i spørsmål som gjelder lokaliseringen av ulike administrative og tjenesteproduserende enheter i den nye kommunen. Ansette rådmann og revisor i den nye kommunen. Fullmakt til overføring av personell til den nye kommunen. Foreta mindre justeringer i organisering og beskrivelse av prosjektet. Avgjørelse i andre spørsmål knyttet til sammenslåingsprosessen og forhold knyttet til ny kommune. Ansvar for informasjonsarbeid og involvering av innbyggerne under utvikling av den nye kommunen.

8 Uttale seg om saker som er til behandling i folkevalgte organ i kommunen, når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen Konkrete oppgaver til fellesnemnda: Etterspørre og avklare prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen Ivareta ansatte og tillitsvalgtes medvirkning i sammenslåingsprosessen Fastsette arbeidsgiverpolitikk i den nye kommunen i tråd med medbestemmelse og AML Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensattutvalg Utarbeide omstillingsdokument, som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske momenter til prosessen Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger Utarbeide delegeringsreglement for det nye kommunestyret Utarbeide beredskapsplan for den nye kommunen Opprette partsammensattutvalg Ivareta revisjonsordningen for den nye kommunen etter innstilling fra begge kontrollutvalgene Holde kommunestyrene i begge kommunene orientert om sitt arbeid Legge til rette for godt samarbeid mellom kommunestyrene og administrasjonene i begge kommunene fram mot sammenslåing.