SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE

Transkript

1 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F1/2017 KOMMUNEREFORM: NAVN PÅ NY KOMMUNE OG KOMMUNEVÅPEN VEDLEGG: - Møtereferat, interimnemnda Forslag til nye kommunenavn - Forslag til nye kommunevåpen - Resultat, avstemning Questback REFERANSE: - Inndelingslova 25 og 26: SAKSOPPLYSNINGER: Jamfør inndelingslova 25, punkt a), skal forslag til navn på den nye kommunen drøftes på felles kommunestyremøte med fylkesmannen. Hammerfest og Kvalsund kommuner lanserte våren 2017 en konkurranse hvor innbyggere kunne sende inn forslag til kommunenavn og kommunevåpen for den nye kommunen. Intensjonen var å få inn forslag som skulle komme i tillegg til navnene og kommunevåpnene i de eksisterende kommunene. Det kom inn syv forslag til kommunenavn og syv forslag til kommunevåpen. Følgende kommunenavn, i tillegg til navnene Hammerfest og Kvalsund, gikk videre i prosessen:

2 - Sørøysund - Håka - Kvaløya/Fálá - Vargsund - Skaidi - Sammelsund Av innkomne forslag til nytt kommunevåpen ble det plukket ut fire forslag, i tillegg til de eksisterende, som gikk videre i prosessen. Forslagene ble lagt ut for allmenn avstemning via systemet «Questback». Fristen var satt til 24. juni. Innen fristen var det kommet inn 323 stemmer på kommunenavn og 324 stemmer på kommunevåpen. Stemmefordelingen på nytt kommunenavn var som følger: - Sørøysund (178 stemmer) - Kvaløya/Fálá (56 stemmer) - Håja (47 stemmer) - Vargsund (24 stemmer) - Skaidi (11 stemmer) - Sammelsund (7 stemmer) Stemmefordelingen på nytt kommunevåpen var som følger: - Forslag nr (106 stemmer) - Forslag nr (59 stemmer) - Forslag nr. 7 (57 stemmer) - Forslag nr (48 stemmer) - Forslag nr (27 stemmer) - Forslag nr. 13 (18 stemmer) - Forslag nr. 14 (9 stemmer) SAKSVURDERING: Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer drøfter de mest populære forslagene, sammen med navnene/kommunevåpnene i de eksisterende kommunene. Endelig avgjørelse tilfaller fellesnemnda. Fylkesmannens tilrådning: Fellesnemnda avgjør navnevalg og kommunevåpen i ht prosess, og formidler dette til Fylkesmannen i Finnmark. Vedtatt forslag på navn og kommunevåpen oversendes til Kommunal- og Moderniseringsdepartementet (KMD) for endelig behandling i Statsråd.

3 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F2/2017 KOMMUNEREFORM: ANTALL KOMMUNESTYREMEDLEMMER I «NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE» REFERANSE: Kommunelovens bestemmelser, 7 SAKSOPPLYSNINGER: Når kommuner slår seg sammen, skal kommunestyrene i sammenslåingskommunene drøfte antall medlemmer i det nye kommunestyret på felles kommunestyremøte med fylkesmannen, jf. Inndelingslova 25. Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer har forskjellig antall representanter. I Hammerfest kommunestyre er det 29 representanter, og i Kvalsund kommunestyre er det 15. I interimnemnda satt 11 representanter, med en fordeling på 6 til Hammerfest og 5 til Kvalsund. Fellesnemnda har, etter vedtak i begge kommunestyrene, 19 representanter henholdsvis 9 til Kvalsund og 10 til Hammerfest. Minimumsantallet representanter i et kommunestyre følger av befolkningsstørrelsen i kommunen, og er regulert i kommunelovens 7. SAKSVURDERING: Kommuneloven 7 gir føringer størrelsen på det nye kommunestyret. I noen tilfeller av kommunesammenslåing vil økningen i innbyggertall innebære at antallet representanter i det største kommunestyret må økes. Antallet folkevalgte kan ha flere konsekvenser for representasjonsrollen og den politiske styringsfunksjonen. Det er viktig å vurdere hvordan slike konsekvenser kan slå ut, med utgangspunkt i lokale forhold.

4 Hvis det blir færre folkevalgte i den nye storkommunen enn det var til sammen i de tidligere kommunene, blir sannsynligvis også kontaktflaten mellom innbyggere og folkevalgte smalere. Innbyggerne kan oppleve at politikerne blir mindre tilgjengelige, og at de i mindre grad er synlige og til stede i nærmiljøet og ved ulike anledninger og arrangementer. Kommuneloven ( 7) har bestemmelser for minimumssammensetning av kommunestyre. Dersom kommunen har over innbyggere men ikke over skal det minst være 27 representanter i kommunestyret. Bestemmelsen er således en avgrensing på hva som er minsteantallet i den nye kommunen. I dette tilfellet vil den nye kommunen ha mer enn innbyggere og derav minst 27 kommunestyrerepresentanter. En slik størrelse er mulig men vil ha færre representanter enn nåværende Hammerfest kommune. Forskning har vist at ulike grupper blir dårligere representert når det er få medlemmer i kommunestyret. Kommuner som har svak representasjon av ungdom i kommunestyret, har også ofte få folkevalgte. Det antas at 27 valgte politiske representanter er noe for snaut til å kunne ivareta demokratiske forhold og sammensetning i den nye kommunen. Et kommunestyre sammensatt av Hammerfest og Kvalsund, med tillegg eller fratrekk av en representant, vil innebære et kommunestyre med 43 eller 45 representanter. Dette vil være et stort kommunestyre. Et slikt kommunestyre kan innebære utfordringer med tanke på sammensetning og styring. Det er også en viss fare for at store kommunestyrer gir mer tungrodde beslutningsprosesser. Spørsmålet blir om kommunepolitikken i seg selv blir mer sammensatt og kompleks, når Hammerfest og Kvalsund kommuner slår seg sammen. Tidligere forsøk med store kommunestyrer for mindre kommuner har vist at dette ikke er et tilfredsstillende alternativ. Et kommunestyre med 43 representanter vil ikke anbefales grunnet størrelse og behov. Kommunestyret er det øverste beslutningsorganet lokalt. Erfaring har vist at det kan være krevende for et kommunestyre av fritidspolitikere å holde på den reelle lederrollen. Ut ifra dette, er det grunn til å vurdere kommunestyrets størrelse ut ifra behovet for «politisk kapasitet». Med dette menes den tiden og energien de folkevalgte har til rådighet samlet sett. Dette bør tas i betraktning når kommunestyrets størrelse vurderes. Samtidig kan redusert politisk kapasitet også føre til at den politiske styringsrollen svekkes. Det kan bli færre involvert i politisk arbeid. Et kommunestyre må være tilpasset og hensiktsmessig i størrelse sett utfra kommunens størrelse. Hva som vil være tilfredsstillende størrelse for den nye kommunen kan være vanskelig å ha en kvalifisert mening om. Alta kommune har et kommunestyre med 35 representanter og Sør-Varanger med 27 representanter (minimumsløsning). Kommunesammenslåinger andre steder i landet har vist en trend med valg av færre i antall representanter i den nye kommunen. Det kan tenkes at en størrelse på om lag 31/33 representanter kan være tilpasset og funksjonell for den nye kommunen.

5 Fylkesmannens tilrådning: Kommunestyrets størrelse for den nye kommunen vurderes av kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund, som gir en innstilling til fellesnemnda. Fellesnemnda tar en endelig beslutning basert på forslagene fra kommunestyrene.

6 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F3/2017 KOMMUNEREFORMEN: FULLMAKT OG MYNDIGHET TIL FELLESNEMNDA VEDLEGG: - Møtereferat interimnemnda Møteprotokoll Hammerfest kommunestyre Møteprotokoll Kvalsund kommunestyre Møteprotokoll Kvalsund kommunestyre BAKGRUNNSOPPLYSNINGER: - Inndelingslova 25 og 26: - Prosessprogram vedtatt 16. januar 2017 SAKSOPPLYSNINGER: Fellesnemndas rolle i kommunesammenslåingen er å forberede, samordne og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. Herunder ligger arbeid med økonomiplan, arealplanlegging og budsjett for det første driftsåret etter kommunesammenslåingen (jf. Inndelingslova 26, 3. ledd, 1. setning). Fellesnemnda har relativ liten myndighet etter loven, og er derfor avhengig av delegert myndighet fra Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer. Organets oppgaver og fullmakter gis ved vedtak fra de respektive kommunestyrene.

7 I interimnemndas vedtak 3/2017 ble planprosessen for kommunesammenslåingen vedtatt. I prosessprogrammet ligger en tidlig beskrivelse av myndighet og mandat for fellesnemnda. Prosessprogrammet er ikke behandlet i kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund. Den 26. april 2017 behandlet interimnemnda sak 16/17 «Fullmakt og myndighet til interimnemnd og fellesnemnd». Vedtaket i nemnda var en innstilling til kommunestyrene om å avstå fullmakt og myndighet til interimnemnda og til fellesnemnda for den nye kommunen Hammerfest/Kvalsund. Interimnemndas innstilling til Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer: Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker som angår kommunesammenslåingen for nye Hammerfest/Kvalsund kommune. Fellesnemnda gis fullmakt og myndighet etter Inndelingslova og Kommuneloven: Inngå avtaler på vegne av den nye kommunen Treffe vedtak i enkeltsaker og saker som ikke er av prinsipiell art Adgang til å delegere videre myndighet til utvalg eller komiteer opprettet av fellesnemnda Disponere tildelte ressurser og reformstøtte(engangsstøtte) fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen Avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske og administrative organene og reglement for arbeidsvilkårene i den nye kommunen. Avgjørelse i valg av hovedmodell for administrativ organisering av den nye kommunen. Vedta nytt kommunenavn og kommunevåpen for den nye kommunen. Godkjenne framdriftsplan i sammenslåingsprosessen. Vedta budsjett for sammenslåingsprosessen. Ansvar for det forberedende arbeidet med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020). Gi uttalelser til Fylkesmannen om budsjett og økonomi- og handlingsplan for de to kommunene. Avgjørelse i spørsmål som gjelder lokaliseringen av ulike administrative og tjenesteproduserende enheter i den nye kommunen. Ansette rådmann og revisor i den nye kommunen. Fullmakt til overføring av personell til den nye kommunen. Foreta mindre justeringer i organisering og beskrivelse av prosjektet. Avgjørelse i andre spørsmål knyttet til sammenslåingsprosessen og forhold knyttet til ny kommune. Ansvar for informasjonsarbeid og involvering av innbyggerne under utvikling av den nye kommunen.

8 Uttale seg om saker som er til behandling i folkevalgte organ i kommunen, når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen Konkrete oppgaver til fellesnemnda: Etterspørre og avklare prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen Ivareta ansatte og tillitsvalgtes medvirkning i sammenslåingsprosessen Fastsette arbeidsgiverpolitikk i den nye kommunen i tråd med medbestemmelse og AML Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensattutvalg Utarbeide omstillingsdokument, som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske momenter til prosessen Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger Utarbeide delegeringsreglement for det nye kommunestyret Utarbeide beredskapsplan for den nye kommunen Opprette partsammensattutvalg Ivareta revisjonsordningen for den nye kommunen etter innstilling fra begge kontrollutvalgene Holde kommunestyrene i begge kommunene orientert om sitt arbeid Legge til rette for godt samarbeid mellom kommunestyrene og administrasjonene i begge kommunene fram mot sammenslåing. Sak «Fullmakt og myndighet til interimnemnd og fellesnemnd» ble behandlet i kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund, med interimnemndas vedtak som innstilling. Kvalsund kommunestyre behandlet saken i møte nr. 4/2017 den 18. mai 2017, som utvalgssaksnr. 43/17. Interimnemndas innstilling ble vedtatt med følgende mindre endringsforslag: «Kulepunkt nr. 4 under Fellesnemnda som følger: «- Disponere tildelte ressurser og reformstøtte (engangsstøtte) fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen, etter at kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund har behandlet reformstøtten i en budsjettregulering for 2017.»» Saken ble behandlet som PS 30/17 i Hammerfest kommunestyre den 23. mai Vedtaket var likelydende som interimnemndas innstilling. Kvalsund kommunestyre foretok en budsjettregulering i møte den 20. juni 2017, hvilket frigjorde reformstøtten og gjør den tilgjengelig for disposisjon for fellesnemnda (se vedlagt møteprotokoll). SAKSVURDERING:

9 Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer har vedtatt interimnemndas innstilling til fullmakter og oppgaver for fellesnemnda i egne kommunestyremøter, med et tillegg i Kvalsund kommunestyres vedtak angående budsjettregulering. Kvalsund kommune gjennomførte den 20. juni 2017 en budsjettregulering for å frigjøre reformstøtten slik at den kan stilles til disposisjon for fellesnemnda, jamfør vedtaket av 18. mai Kommunestyrene kan endre vedtakene i felles møte med fylkesmannen, dersom det er ønskelig å legge til eller trekke fra oppgaver/fullmakter. Fylkesmannens tilrådning: Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker som angår kommunesammenslåingen for nye Hammerfest/Kvalsund kommune. Fellesnemnda gis fullmakt og myndighet etter Inndelingslova og Kommuneloven: Inngå avtaler på vegne av den nye kommunen Treffe vedtak i enkeltsaker og saker som ikke er av prinsipiell art Adgang til å delegere videre myndighet til utvalg eller komiteer opprettet av fellesnemnda Disponere tildelte ressurser og reformstøtte(engangsstøtte) fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen Avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske og administrative organene og reglement for arbeidsvilkårene i den nye kommunen. Avgjørelse i valg av hovedmodell for administrativ organisering av den nye kommunen. Vedta nytt kommunenavn og kommunevåpen for den nye kommunen. Godkjenne framdriftsplan i sammenslåingsprosessen. Vedta budsjett for sammenslåingsprosessen. Ansvar for det forberedende arbeidet med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020). Gi uttalelser til Fylkesmannen om budsjett og økonomi- og handlingsplan for de to kommunene. Avgjørelse i spørsmål som gjelder lokaliseringen av ulike administrative og tjenesteproduserende enheter i den nye kommunen. Ansette rådmann og revisor i den nye kommunen. Fullmakt til overføring av personell til den nye kommunen. Foreta mindre justeringer i organisering og beskrivelse av prosjektet. Avgjørelse i andre spørsmål knyttet til sammenslåingsprosessen og forhold knyttet til ny kommune. Ansvar for informasjonsarbeid og involvering av innbyggerne under utvikling av den nye kommunen.

10 Uttale seg om saker som er til behandling i folkevalgte organ i kommunen, når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen Konkrete oppgaver til fellesnemnda: Etterspørre og avklare prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen Ivareta ansatte og tillitsvalgtes medvirkning i sammenslåingsprosessen Fastsette arbeidsgiverpolitikk i den nye kommunen i tråd med medbestemmelse og AML Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensattutvalg Utarbeide omstillingsdokument, som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske momenter til prosessen Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger Utarbeide delegeringsreglement for det nye kommunestyret Utarbeide beredskapsplan for den nye kommunen Opprette partsammensattutvalg Ivareta revisjonsordningen for den nye kommunen etter innstilling fra begge kontrollutvalgene Holde kommunestyrene i begge kommunene orientert om sitt arbeid Legge til rette for godt samarbeid mellom kommunestyrene og administrasjonene i begge kommunene fram mot sammenslåing.

11 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F4/2017 KOMMUNEREFORMEN: FELLESNEMNDA OG ANDRE UTVALG - SAMMENSETNING VEDLEGG: - Møtereferat interimnemnda Møteprotokoll Hammerfest kommunestyre Møteprotokoll Kvalsund kommunestyre SAKSOPPLYSNINGER: Sammensetningen av fellesnemnda er beskrevet i Inndelingslova 26, og i retningslinjer fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Nemnda er å anse som et folkevalgt organ (jf. Inndelingslova 26 og Kommunelova 29), og regler om valg og kjønnsmessig balanse følger kommuneloven. Loven beskriver et minsteantall på 3 representanter fra hver kommune. Det må også avklares hvem som skal sitte i fellesnemnda og andre fellesorgan. Dette er i ht Inndelingslova 26, som beskriver opprettelse av en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelsen av sammenslåingsprosessen. Nemnda skal velges av og blant kommunestyremedlemmene, og sammensetningen bør/kan avspeile innbyggertallet i de enkelte kommunene. Det skal som nevnt likevel være minimum tre medlemmer fra hver av kommunene med i nemnda, men oppad begrenset til det samlede antall representanter i begge kommunestyrene. Nemnda velger selv leder og nestleder, etter konstituering. Fellesnemndas fullmakter bør avklares i felles kommunestyremøte. Det foreligger et eget saksframlegg som omhandler myndighet til nemnda.

12 Saken ble behandlet i interimnemnda den 6. juni 2017 som sak 20/17. Vedtaket i interimnemnda ble fremmet som interimnemndas innstilling til Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer. Innstillingen fra interimnemnda beskriver antall medlemmer og sammensetning for fellesnemnda, arbeidsutvalg for fellesnemnda, og partssammensatt utvalg. Interimnemnda vurderte flere alternativer til organisering av fellesnemnda. Ut fra et helhetlig perspektiv og ivaretakelse av representasjon valgte nemnda å innstille en nemnd på 19. Interimnemndas innstilling til kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund tilsier 10 representanter fra Hammerfest og 9 representanter fra Kvalsund. Sammensetningen av fellesnemnda er vurdert opp mot forskjellige perspektiver og forhold: Hvilken sammensetning legger til rette for en konstruktiv og samlende etablering av den nye kommunen hva gir det beste resultatet? Hvilken sammensetning bidrar til at innbyggerne og næringslivet har tillit til at deres interesser blir ivaretatt i den nye kommunen? Hvilken sammensetning gir tilstrekkelig politisk forankring slik at beslutningene står seg overfor eksisterende og fremtidig kommunestyre(r)? Hvilken størrelse eller sammensetning legger til rette for at fellesnemnda blir et effektivt beslutningsorgan? Hvilken sammensetning legger til rette for en korrekt representasjon i forhold til kjønnsbalansen (minimum 40 %). I interimnemndas behandling av saken ble sammensetningen av arbeidsutvalget økt fra 3 representanter fra Hammerfest og 3 representanter fra Kvalsund (totalt 6 representanter) til 4 representanter fra Hammerfest og 3 representanter fra Kvalsund (totalt 7 representanter). Årsaken til forslaget, og det enstemmige vedtaket, var at man ønsket å ha et oddetall representanter slik at bruken av leders dobbeltstemme skulle bli minimal. Merk at antall arbeidsgiverrepresentanter ikke ble økt i partssammensatt utvalg, slik at dersom man ønsker at hele arbeidsutvalget skal sitte i partssammensatt utvalg må dette eventuelt utvides. Interimnemndas innstilling til Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer: Sammensetning fellesnemnda: Kommune Antall i fellesnemnda Hammerfest 10 Kvalsund 9 Sum 19 Sammensetning arbeidsutvalg:

13 Kommune Antall i arbeidsutvalg Hammerfest 4 Kvalsund 3 Sum 7 Sammensetning partssammensatt utvalg: Part Antall i partssammensatt utvalg Arbeidsgiver 6 Arbeidstaker 4 Sum 10 Saken ble behandlet som PS 64/17 i Hammerfest kommunestyre den 19. juni Vedtaket var likelydende som interimnemndas innstilling. Saken ble behandlet som PS 61/17 i Kvalsund kommunestyre den 20. juni Vedtaket var likelydende som interimnemndas innstilling. SAKSVURDERING: I interimnemndas behandling av saken ble antallet representanter i arbeidsutvalget endret fra 6 til 7. Dersom intensjonen var at arbeidsgiversiden i partssammensatt utvalg skulle være arbeidsutvalget, må antallet representanter fra arbeidsgiversiden i partssammensatt utvalg justeres til 7. Sammensetning fellesnemnda: Fylkesmannens tilrådning: Kommune Antall i fellesnemnda Hammerfest 10 Kvalsund 9 Sum 19

14 Sammensetning arbeidsutvalg: Kommune Antall i arbeidsutvalg Hammerfest 4 Kvalsund 3 Sum 7 Sammensetning partssammensatt utvalg: Part Antall i partssammensatt utvalg Arbeidsgiver 6 Arbeidstaker 4 Sum 10

15 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F5/2017 KOMMUNEREFORMEN: REVISOR FOR FELLESNEMNDA REFERANSER: - Inndelingslova 25 og 26 - Møtereferat interimnemnda Møteprotokoll Hammerfest kommunestyre Møteprotokoll Kvalsund kommunestyre Møteprotokoll Kvalsund kommunestyre SAKSOPPLYSNINGER: Inndelingslova 26, femte ledd, sier følgende om valg av revisor for den nye enheten: «Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala.» Jamfør vedtak om fellesnemndas fullmakter og oppgaver i Hammerfest og Kvalsund kommunestyrer, henholdsvis 23. mai og 18. mai, er fellesnemnda blant annet tildelt følgende funksjon: «Ansette rådmann og revisor i den nye kommunen.»

16 SAKSVURDERING: Fellesnemnda er blitt tildelt myndighet til å ansette revisor for den nye kommunen, jamfør vedtak fra Hammerfest og Kvalsund kommunestyrer. I henhold til inndelingslova 26, femte ledd, skal tilsetting av revisor skje på bakgrunn av innstilling fra kontrollutvalgene i Hammerfest og Kvalsund. Fylkesmannens tilrådning: Kontrollutvalget i Hammerfest og kontrollutvalget i Kvalsund bes om å behandle saken om ansettelse av revisor for den nye kommunen, samt komme med innstilling til fellesnemnda, innen fellesnemndas neste møte.

17 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F6/2017 KOMMUNEREFORMEN: KONSTITUERING AV FELLESNEMND VALG AV REPRESENTANTER OG VARAREPRESENTANTER VEDLEGG: - Møtereferat interimnemnda Møteprotokoll Hammerfest kommunestyre Møteprotokoll Kvalsund kommunestyre REFERANSER: - Inndelingslova 25 og 26 - Kommuneloven, med spesiell henvisning til 36 og 37. SAKSOPPLYSNINGER: Sammensetningen av fellesnemnda er beskrevet i Inndelingslova 26, og i retningslinjer fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Nemnda er å anse som et folkevalgt organ (jf. Inndelingslova 26 og Kommunelova 29), og regler om valg og kjønnsmessig balanse følger kommuneloven. Valg av representanter til fellesnemnda tilfaller Hammerfest og Kvalsund kommunestyrer i felles møte, jf. Inndelingslova 26, første ledd, 4. setning. Fellesnemndas medlemmer skal velges av og blant medlemmene i kommunestyrene. Medlemmer i kommuneråd kan også velges.

18 Reglene i kommunelova om valg og saksbehandling i folkevalgte organ gjelder ellers tilsvarande, jf. Inndelingslova 26, første ledd, 7. setning, med tanke på blant annet kjønnsbalanse og representativ demokratisk representasjon for partiene. Inndelingslova 26 Fellesnemnd, første ledd: «Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande.» Fellesnemnda vil virke frem til kommunestyret i den nye kommunen konstitueres, jamfør inndelingslova 26 Fellesnemnd, åttende ledd: «Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27.» Nemnda velger selv leder og nestleder, etter konstituering. Fellesnemndas fullmakter bør avklares i felles kommunestyremøte. Det foreligger et eget saksframlegg som omhandler myndighet til nemnda. Representanter til fellesnemnda antall Antall medlemmer i Fellesnemnda er vedtatt, inkludert sammensetningen og representasjon fra hver kommune. Møtereferatet med interimnemndas opprinnelige vedtatte innstilling, samt Kvalsund og Hammerfest kommunestyrers møteprotokoller med behandlingen av saken, ligger vedlagt. Saken ble behandlet i interimnemnda den 6. juni 2017 som sak 20/17. Vedtaket i interimnemnda ble fremmet som interimnemndas innstilling til Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer. Innstillingen fra interimnemnda beskriver antall medlemmer og sammensetning for fellesnemnda, arbeidsutvalg for fellesnemnda, og partssammensatt utvalg. Interimnemnda vurderte flere alternativer til organisering av fellesnemnda. Ut fra et helhetlig perspektiv og ivaretakelse av representasjon valgte nemnda å innstille en nemnd på 19. Interimnemndas innstilling til kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund tilsier 10 representanter fra Hammerfest og 9 representanter fra Kvalsund.

19 Interimnemndas innstilling til Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer: Sammensetning fellesnemnda: Kommune Antall i fellesnemnda Hammerfest 10 Kvalsund 9 Sum 19 Saken ble behandlet som PS 64/17 i Hammerfest kommunestyre den 19. juni Vedtaket var likelydende som interimnemndas innstilling. Saken ble behandlet som PS 61/17 i Kvalsund kommunestyre den 20. juni Vedtaket var likelydende som interimnemndas innstilling. Kommunelovens bestemmelser om likestilling for kjønn i politiske utvalg Kommuneloven 36, annet ledd, gir føringer for valg av representanter til politiske utvalg, med tanke på kjønnssammensetning. Paragrafen sier blant annet: «Skal det velges to eller tre medlemmer, skal hvert kjønn være representert på den enkelte liste. Skal det velges fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. Skal det velges seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. Skal det velges ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og skal det velges flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse reglene følges så langt det er mulig.» Antall varamedlemmer til fellesnemnda Kommuneloven 37, fjerde ledd, sier følgende om varamedlemmer til politiske utvalg: «Hver liste skal såvidt mulig tildeles så mange varamedlemmer som den får medlemmer, med et tillegg av to. Varamedlemsplassene fordeles ved fortsatt opptelling på samme måte som bestemt for medlemmene i pkt. 2 og 3 ovenfor.»

20 SAKSVURDERING: Valg av faste medlemmer til fellesnemnda Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer velger representanter til fellesnemnda blant sine medlemmer i henhold til vedtak om fellesnemndas sammensetning. Dette innebærer at Kvalsund kommunestyre velger 9 representanter blant sine folkevalgte i kommunestyret, og Hammerfest kommunestyre velger 10 representanter blant sine kommunestyrerepresentanter. Kommunestyrene bør søke, så godt det lar seg gjøre, å oppnå representasjon fra hvert kjønn på minst 40 % i fellesnemnda, jf. Kommuneloven 36. Likevel er det samlet sett i fellesnemnda som er avgjørende om kjønnsbalansen er ivaretatt. Valg av varamedlemmer Inndelingslova gir ingen føringer for valg av vararepresentanter til fellesnemnda. Det finnes derfor flere mulige løsninger for valg av varamedlemmer til fellesnemnda. Alternativ1: det utnevnes personlig(e) vararepresentant(er) for hver faste representant. Dersom man velger dette alternativet og utnevner kun 1 personlig vararepresentant per faste representant, gir dette lite fleksibilitet i ordningen og man risikerer stort forfall i antall representanter i fellesnemndas møter. Dersom det utnevnes flere personlige vararepresentanter per faste representant vil det være et stort antall vararepresentanter, men liten fleksibilitet likevel, da vara er knyttet direkte til fast representant. Alternativ 2: det utnevnes vararepresentanter etter kommuneloven 36 Hver liste får tildelt like mange varamedlemmer som den får medlemmer, med et tillegg av to. Dersom man velger dette alternativet må man enes om hva som i dette tilfellet menes med begrepet «liste». Det mest hensiktsmessige vil kanskje være at hver liste er knyttet til kommuneparti altså at hvert parti fra hver kommune som får medlemmer i fellesnemnda, blir tildelt det antall vararepresentanter som tilsvarer deres faste medlemmer, med et tillegg av to. Altså slik: Parti 1 Kvalsund får X antall representanter, og X+2 vararepresentanter, Parti 1 Hammerfest får Y antall representanter, og Y+2 vararepresentanter. Parti 2 Kvalsund får Z antall representanter, og Z+2 vararepresentanter, Parti 2 Hammerfest får W antall representanter og W+2 vararepresentanter. Fylkesmannens tilrådning: Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer oppnevner henholdsvis 9 og 10 faste representanter til fellesnemnda, jamfør de likelydende vedtak fra kommunestyrene i sak om fellesnemndas sammensetning. Kvalsund kommunestyre oppnevner sine 9 faste representanter blant egne faste representanter. Hammerfest kommunestyre oppnevner sine 10 faste representanter blant egne faste representanter. Kommunestyrene bør søke, så langt det lar seg gjøre, å oppnå representasjon av hvert kjønn på minst 40 %, jf. Kommuneloven 36.

21 Det utnevnes vararepresentanter til fellesnemnda jamfør kommuneloven 37. Hvert kommuneparti får tildelt vararepresentanter tilsvarende det antall faste representanter de har i fellesnemnda, med et tillegg av to.

22 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F7/2017 KOMMUNEREFORM: VALG AV LEDER OG NESTLEDER I FELLESNEMNDA REFERANSER: - Inndelingslova 25 og 26 SAKSOPPLYSNINGER: Jamfør Inndelingslova 26, første ledd, 6. setning, velger Fellesnemnda selv leder og nestleder: «Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande.» SAKSVURDERING: Fellesnemnda utnevner leder og nestleder blant sine medlemmer. Det er ikke fremmet noen forslag i forkant av møtet.

23 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F8/2017 KOMMUNEREFORMEN: VALG AV REPRESENTANTER OG VARAREPRESENTANTER TIL ARBEIDSUTVALG FOR FELLESNEMNDA VEDLEGG: - Møtereferat interimnemnda Møteprotokoll Hammerfest kommunestyre Møteprotokoll Kvalsund kommunestyre REFERANSER: - Inndelingslova 25 og 26 - Kommuneloven, med spesiell henvisning til 36 og 37. SAKSOPPLYSNINGER: Jamfør Inndelingslova 26, sjette ledd, kan Fellesnemnda velge å gi myndighet til et arbeidsutvalg til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller saker som er av en ikke-prinsippiell art: «Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art.» Sammensetningen i arbeidsutvalget har vært behandlet i interimnemndas møte den 6. juni Interimnemndas vedtak ble fremmet som innstilling til Hammerfest og Kvalsund kommunestyrer i deres behandling av saken henholdsvis 19. juni og 20. juni 2017.

24 Representanter til arbeidsutvalget antall Antall medlemmer til arbeidsutvalget er vedtatt, inkludert sammensetningen og representasjon fra hver kommune. Møtereferatet med interimnemndas opprinnelige vedtatte innstilling, samt Kvalsund og Hammerfest kommunestyrers møteprotokoller med behandlingen av saken, ligger vedlagt. Saken ble behandlet i interimnemnda den 6. juni 2017 som sak 20/17. Vedtaket i interimnemnda ble fremmet som interimnemndas innstilling til Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer. Innstillingen fra interimnemnda beskriver antall medlemmer og sammensetning for fellesnemnda, arbeidsutvalg for fellesnemnda, og partssammensatt utvalg. Interimnemnda vurderte flere alternativer til organisering av fellesnemnda. Ut fra et helhetlig perspektiv og ivaretakelse av representasjon valgte nemnda å innstille en nemnd på 19. Interimnemndas innstilling til kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund tilsier 10 representanter fra Hammerfest og 9 representanter fra Kvalsund. Interimnemndas innstilling til Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer: Sammensetning arbeidsutvalg: Kommune Antall i arbeidsutvalg Hammerfest 4 Kvalsund 3 Sum 7 Saken ble behandlet som PS 64/17 i Hammerfest kommunestyre den 19. juni Vedtaket var likelydende som interimnemndas innstilling. Saken ble behandlet som PS 61/17 i Kvalsund kommunestyre den 20. juni Vedtaket var likelydende som interimnemndas innstilling. Saken ble behandlet igjen av Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer i dagens felles møte. Kommunelovens bestemmelser om likestilling for kjønn i politiske utvalg Kommuneloven 36, annet ledd, gir føringer for valg av representanter til politiske utvalg, med tanke på kjønnssammensetning. Paragrafen sier blant annet: «Skal det velges to eller tre medlemmer, skal hvert kjønn være representert på den enkelte liste. Skal det velges fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. Skal det velges seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. Skal det velges ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og skal det velges flere medlemmer, skal

25 hvert kjønn være representert med minst 40 prosent. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse reglene følges så langt det er mulig.» Antall varamedlemmer til arbeidsutvalget Kommuneloven 37, fjerde ledd, sier følgende om varamedlemmer til politiske utvalg: «Hver liste skal såvidt mulig tildeles så mange varamedlemmer som den får medlemmer, med et tillegg av to. Varamedlemsplassene fordeles ved fortsatt opptelling på samme måte som bestemt for medlemmene i pkt. 2 og 3 ovenfor.» SAKSVURDERING: Valg av faste medlemmer til arbeidsutvalget Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer velger representanter til fellesnemndas arbeidsutvalg blant de kommunestyremedlemmer som velges inn i fellesnemnda i henhold til vedtak om arbeidsutvalgets sammensetning. Dette innebærer at Kvalsund kommunestyre oppnevner 3 representanter, og Hammerfest kommunestyre oppnevner 4 representanter blant sine kommunestyrerepresentanter. Det vil være naturlig at fellesnemndas leder og nestleder sitter i arbeidsutvalget. Kommunestyrene bør søke, så godt det lar seg gjøre, å oppnå representasjon fra hvert kjønn på minst 3 representanter, jf. Kommuneloven 36. Valg av varamedlemmer Inndelingslova gir ingen føringer for valg av vararepresentanter til politiske utvalg. Det finnes derfor flere mulige løsninger for valg av varamedlemmer til arbeidsutvalget. Alternativ1: det utnevnes personlig(e) vararepresentant(er) for hver faste representant. Dersom man velger dette alternativet og utnevner kun 1 personlig vararepresentant per faste representant, gir dette lite fleksibilitet i ordningen og man risikerer stort forfall i antall representanter i fellesnemndas møter. Dersom det utnevnes flere personlige vararepresentanter per faste representant vil det være et stort antall vararepresentanter, men liten fleksibilitet likevel, da vara er knyttet direkte til fast representant. Alternativ 2: det utnevnes vararepresentanter etter kommuneloven 36 Hver liste får tildelt like mange varamedlemmer som den får medlemmer, med et tillegg av to. Dersom man velger dette alternativet må man enes om hva som i dette tilfellet menes med begrepet «liste». Det mest hensiktsmessige vil kanskje være at hver liste er knyttet til kommuneparti altså at hvert parti fra hver kommune som får medlemmer i arbeidsutvalget,

26 blir tildelt det antall vararepresentanter som tilsvarer deres faste medlemmer, med et tillegg av to. Tilrådning: Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer oppnevner henholdsvis 3 og 4 faste representanter til arbeidsutvalget, jamfør de likelydende vedtak fra kommunestyrene i sak om arbeidsutvalgets sammensetning. Kvalsund kommunestyre oppnevner sine 3 faste representanter blant egne faste representanter som er valgt inn i fellesnemnda. Hammerfest kommunestyre oppnevner sine 4 faste representanter blant egne faste representanter som er valgt inn i fellesnemnda. Kommunestyrene bør søke, så langt det lar seg gjøre, å oppnå representasjon fra hvert kjønn på minst 3 representanter, jf. Kommuneloven 36. Det utnevnes vararepresentanter til arbeidsutvalget jamfør kommuneloven 37. Hvert kommuneparti får tildelt vararepresentanter tilsvarende det antall faste representanter de har i arbeidsutvalget, med et tillegg av to.

27 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F9/2017 KOMMUNEREFORMEN: VALG AV REPRESENTANTER OG VARAREPRESENTANTER TIL PARTSAMMENSATTUTVALG FOR FELLESNEMNDA VEDLEGG: - Møtereferat interimnemnda Møteprotokoll Hammerfest kommunestyre Møteprotokoll Kvalsund kommunestyre REFERANSER: - Inndelingslova 25 og 26 - Kommuneloven, med spesiell henvisning til 36 og 37. SAKSOPPLYSNINGER: I inndelingslova 26, andre ledd står det: «Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette.» I kommunelova 25, annet ledd står det om partssammensatt utvalgs sammensetning: «Administrasjonsutvalget sammensettes av representanter for kommunen eller fylkeskommunen og de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for

28 kommunen eller fylkeskommunen. Kommunestyret og fylkestinget velger selv kommunens eller fylkeskommunens representanter og utvalgets leder og nestleder blant disse.» Sammensetningen i partssammensatt utvalg har vært behandlet i interimnemndas møte den 6. juni Interimnemndas vedtak ble fremmet som innstilling til Hammerfest og Kvalsund kommunestyrer i deres behandling av saken henholdsvis 19. juni og 20. juni Representanter til partsammensatt utvalg antall Antall medlemmer til partssammensatt utvalg er vedtatt i foregående sak, inkludert sammensetningen og representasjon fra hver kommune. Møtereferatet med interimnemndas opprinnelige vedtatte innstilling, samt Kvalsund og Hammerfest kommunestyrers møteprotokoller med behandlingen av saken, ligger vedlagt. Saken ble behandlet i interimnemnda den 6. juni 2017 som sak 20/17. Vedtaket i interimnemnda ble fremmet som interimnemndas innstilling til Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer. Innstillingen fra interimnemnda beskriver antall medlemmer og sammensetning for fellesnemnda, arbeidsutvalg for fellesnemnda, og partssammensatt utvalg. Interimnemndas innstilling til Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer: Sammensetning partssammensatt utvalg: Part Antall i partssammensatt utvalg Arbeidsgiver 6 Arbeidstaker 4 Sum 10 Saken ble behandlet som PS 64/17 i Hammerfest kommunestyre den 19. juni Vedtaket var likelydende som interimnemndas innstilling. Saken ble behandlet som PS 61/17 i Kvalsund kommunestyre den 20. juni Vedtaket var likelydende som interimnemndas innstilling. Saken ble behandlet igjen av Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer i dagens felles møte. Kommunelovens bestemmelser om likestilling for kjønn i politiske utvalg Kommuneloven 36, annet ledd, gir føringer for valg av representanter til politiske utvalg, med tanke på kjønnssammensetning. Paragrafen sier blant annet:

29 «Skal det velges to eller tre medlemmer, skal hvert kjønn være representert på den enkelte liste. Skal det velges fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. Skal det velges seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. Skal det velges ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og skal det velges flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse reglene følges så langt det er mulig.» Antall varamedlemmer til partssammensatt utvalg Kommuneloven 37, fjerde ledd, sier følgende om varamedlemmer til politiske utvalg: «Hver liste skal såvidt mulig tildeles så mange varamedlemmer som den får medlemmer, med et tillegg av to. Varamedlemsplassene fordeles ved fortsatt opptelling på samme måte som bestemt for medlemmene i pkt. 2 og 3 ovenfor.» SAKSVURDERING: Valg av faste medlemmer til partssammensatt utvalg Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer oppnevner representanter til partssammensatt utvalg blant de kommunestyremedlemmer som velges inn i fellesnemnda i henhold til vedtak om partssammensatt utvalgs sammensetning. Dette innebærer at Kvalsund kommunestyre oppnevner 3 representanter, og Hammerfest kommunestyre oppnevner 3 representanter blant sine kommunestyrerepresentanter. Kommunestyrene bør søke, så godt det lar seg gjøre, å oppnå representasjon fra hvert kjønn på minst 3 representanter, jf. Kommuneloven 36. Det er vanlig i kommunepolitikken at arbeidsgiversiden er representert politisk ved formannskapet i partssammensatt utvalg (administrasjonsutvalg). Før behandlingen i interimnemnda var forslaget at antallet politiske representanter i arbeidsutvalget og i partssammensatt utvalg var likt. Dersom intensjonen er at arbeidsgiver (Fellesnemnda) skal representeres i partssammensatt utvalg ved arbeidsutvalget, vil det være nødvendig å justere antallet representanter fra arbeidsgiversiden i partssammensatt utvalg. Valg av varamedlemmer Inndelingslova gir ingen føringer for valg av vararepresentanter til politiske utvalg. Det finnes derfor flere mulige løsninger for valg av varamedlemmer til partssammensatt utvalg. Alternativ1: det utnevnes personlig(e) vararepresentant(er) for hver faste representant. Dersom man velger dette alternativet og utnevner kun 1 personlig vararepresentant per faste

30 representant, gir dette lite fleksibilitet i ordningen og man risikerer stort forfall i antall representanter i fellesnemndas møter. Dersom det utnevnes flere personlige vararepresentanter per faste representant vil det være et stort antall vararepresentanter, men liten fleksibilitet likevel, da vara er knyttet direkte til fast representant. Alternativ 2: det utnevnes vararepresentanter etter kommuneloven 36 Hver liste får tildelt like mange varamedlemmer som den får medlemmer, med et tillegg av to. Dersom man velger dette alternativet må man enes om hva som i dette tilfellet menes med begrepet «liste». Det mest hensiktsmessige vil kanskje være at hver liste er knyttet til kommuneparti altså at hvert parti fra hver kommune som får medlemmer i partssammensatt utvalg, blir tildelt det antall vararepresentanter som tilsvarer deres faste medlemmer, med et tillegg av to. Tilrådning: Kvalsund og Hammerfest kommunestyrer oppnevner henholdsvis 3 faste representanter til partssammensatt utvalg hver, jamfør de likelydende vedtak fra kommunestyrene i sak om partssammensatt utvalg sammensetning. Kvalsund kommunestyre oppnevner sine 3 faste representanter blant egne faste representanter som er valgt inn i fellesnemnda. Hammerfest kommunestyre oppnevner sine 3 faste representanter blant egne faste representanter som er valgt inn i fellesnemnda. Kommunestyrene bør søke, så langt det lar seg gjøre, å oppnå representasjon fra hvert kjønn på minst 3 representanter, jf. Kommuneloven 36. Det utnevnes vararepresentanter til arbeidsutvalget jamfør kommuneloven 37. Hvert kommuneparti får tildelt vararepresentanter tilsvarende det antall faste representanter de har i partssammensatt utvalg, med et tillegg av to.

31 SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: F10/2017 KOMMUNEREFORMEN: MØTEPLAN 2. HALVÅR FELLESNEMNDA VEDLEGG: - Møteplan politiske organer 2. halvår 2017 Kvalsund kommune - Møteplan politiske organer 2. halvår 2017 Hammerfest kommune SAKSVURDERING: For å sikre best mulig oppmøte og forutsigbarhet for de folkevalgte, bør det vedtas en møteplan for 2. halvår 2017 for Fellesnemnda. Vedlagt ligger møteplanene for de politiske organer i henholdsvis Kvalsund og Hammerfest kommuner. Så fremt det lar seg gjøre, bør man søke å unngå konflikt med disse, spesielt der fellesnemndas representanter har møteforpliktelser i politiske organer i de respektive kommuner. Man bør også søke å unngå møtedatoer som kommer i konflikt med kurs og/eller samlinger i regi av KS i forbindelse med kommunereform, samt regionrådsmøter.