Prosjektplan nye Moss kommune

Transkript

1 Prosjektplan nye Moss kommune Bakgrunn Kommunstyrene i Moss og Rygge kommuner vedtok hhv 20.juni 2016 og 16.juni 2016 å etablere en ny felles kommune f.o.m 1.januar Vedtaket om å bygge ny kommune har grunnlag i en intensjonsavtale som ble fremforhandlet av politikere fra Moss og Rygge kommuner våren september 2016 ble det opprettet en midlertidig fellesnemnd bestående av politikere fra de to kommunene. Midlertidig fellesnemnd fungerer som styringsgruppe for arbeidet med å bygge ny kommune frem til det blir opprettet en fellesnemnd etter kongelig resolusjon våren Politisk organisering og mandat Midlertidig fellesnemnd Midlertidig fellesnemnd har så langt det er rettslig mulig samme oppgaver og fullmakter som fellesnemnd opprettet etter Inndelingslova. Midlertidig fellesnemnd er ikke regulert i Inndelingslova. De rettslige rammene for den midlertidige fellesnemndas organisering, beslutninger, herunder delegering av myndighet til prosjektleder osv., må derfor bygge på de alminnelige regler om interkommunalt samarbeid, jf. 27 i Kommuneloven. Midlertidig fellesnemnd vil innenfor disse rammene og så langt det er rettslig mulig ha samme oppgaver og fullmakter som en fellesnemnd opprettet etter Inndelingslova. Består av 22 medlemmer (og 22 varamedlemmer) fordelt på 11 fra hver av kommunene. Medlemmene i den midlertidige fellesnemnda består av formannskapet i Moss og formannskapet i Rygge supplert med 4 representanter hvorav 3 gruppeledere. Ordføreren i Moss kommune er leder av midlertidig fellesnemnd, mens ordføreren i Rygge kommune nestleder og vara for lederen i midlertidig fellesnemnd. Mandat midlertidig fellesnemnd: Midlertidige fellesnemnd oppgaver følger av intensjonsavtalen. Etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende byggingen av ny kommune Se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning og medbestemmelse blir ivaretatt Etablere arbeidsutvalg, underutvalg og arbeidsgrupper etter behov Uttale seg i saker som er til behandling i kommunenes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som fellesnemnda anser for å kunne ha konsekvenser for den nye kommunen Et særlig ansvar for å vurdere saker som kan ha økonomiske og arealpolitiske konsekvenser for den nye kommunen Disponere engangsstøtten Holde kommunestyrene orientert om sitt arbeid Legge til rette for et godt samarbeid mellom prosjektleder og rådmennene i de to kommunene, frem mot etablering av den nye kommunen Den midlertidige fellesnemnda skal Vedtekter for midlertidig fellesnemnd: n=1&variant=a&

2 Arbeidsutvalget I tråd med intensjonsavtalen valgte midlertidig fellesnemnd 21.september 2016 et arbeidsutvalg. Arbeidsutvalget består av leder og nestleder i midlertidig fellesnemnd, samt tre representanter fra hver av kommunenes medlemmer i den midlertidige fellesnemnda. Til sammen utgjør arbeidsutvalget 8 medlemmer og 8 personlige varamedlemmer. Mandat og oppgaver arbeidsutvalget myndighet til å gjøre vedtak i enkeltsaker innenfor områder som ikke er av prinsipiell art, fastsatt av den midlertidige fellesnemnda. fastsette agenda for den midlertidige fellesnemndas møter. fremme forslag til midlertidig fellesnemnd om sammensetning og mandat for temakomiteer innstiller sammen med prosjektleder til den midlertidige fellesnemnda Partssammensatt utvalg I tråd med intensjonsavtalen valgte midlertidig fellesnemnd 21.september 2016 et partssammensatt utvalg etter mønster av kommuneloven 25 for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye arbeidsgiveren og de ansatte. Partssammensatt utvalg består av de politisk valgte representantene i administrasjonsutvalget i hhv Moss og Rygge, samt ordførerne i de to kommunene. Tillitsvalgte er representert med tre representanter fra hver av dagens kommuner. Mandat partssammensatt utvalg (Hovedavtalen del B 4) foreslå og behandle overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. gi uttalelse om saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål og retningslinjer i forbindelse med opprettelsen av ny kommune. se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt. 2. Administrativ organisering og mandat prosjekt nye Moss kommune Prosjektledelse 1.november 2016 ble rådmann i Rygge kommune, Ivar Nævra, ansatt som midlertidig prosjektleder ut 2017 for å bygge ny kommune; prosjekt nye Moss kommune. Den midlertidige prosjektlederens viktigste oppgaver/mandat frem til : Lede og utvikle arbeidet med å bygge en ny kommune Organisere og planlegge prosessen Starte opp arbeide med å bygge ny felles kultur Konkretisere og detaljere aktivitets- og tidsplan for prosessen(e) Etablere og følge opp nødvendige delprosjekter Samarbeide med rådmennene og deres ledergrupper Sikre løpende forankring politisk, administrativt og hos tillitsvalgte Representere ny kommune i ulike regionale fora Utarbeide budsjett for perioden Sikre god mål- og resultatstyring, og vise nødvendig handlekraft for bærekraftig økonomisk utvikling

3 Administrativ prosjektgruppe Administrativ prosjektgruppe består av prosjektleder, rådmenn, personal- og organisasjonssjef og hovedtillitsvalgte fra de to kommunene. I tillegg deltar ordførerne i Rygge og Moss. Totalt 9 personer. Mandat og oppgaver administrativ prosjektgruppe tilrettelegge for en god prosess i begge kommuner, som skal bygge på dialog, åpenhet og kultur for deling. sørge for at det gjennomføres nødvendige utredninger, og frigi ressurser/personell til administrative arbeidsgrupper og delprosjekter sørge for å avklare hvilke tema som bør utredes i ulike administrative arbeidsgrupper, og legge en bemanningsplan og tidsplan for dette arbeidet i de to kommunene sørge for god informasjon og kommunikasjon overfor ansatte. Det skal legges til rette for dialog, og sørges for formidling av fakta på en forståelig måte Referansegrupper For å sikre god forankring i de to kommunene og en felles forståelse av behov, utfordringer og retningen for prosjektarbeidet ble det fra januar 2017 opprettet to referansegrupper. 1. Referansegruppe kommunalsjefene Moss og Rygge kommuner 2. Referansegruppe hovedtillitsvalgte og hovedverneombud i Moss og Rygge kommuner Referansegruppenes oppgave og mandat fungere som diskusjonspartner for prosjektgruppen gi innspill både på eget initiativ og på forespørsel fra prosjektgruppen. forankre problemstillinger etc. i egen organisasjon, slik at skriftlige innspill og drøftinger i møtene bygger på et bredt og legitimt grunnlag referansegruppene skal legge til rette for en fri og åpen diskusjon der ulike meninger og synspunkter kan brytes mot hverandre. Det er viktig å presisere at referansegruppen med HTV og HVO ikke erstatter drøftingsplikten i henhold til hovedavtalen. Delprosjekter/arbeidsgrupper/prosjektarbeid per 17.april 2017 IT/digitalisering Delprosjekt IT / digitalisering er etablert. I delprosjektet deltar repr fra IT avdelingene/administrasjon i de to kommunene, 1 HTV fra hver kommune og 1 HVO fra hver kommune. Det er foretatt en kartlegging av fagprogrammer, «hard ware» og ulike avtaler. Stillingen som delprosjektleder er utlyst med søknadsfrist Tilsetting er planlagt i løpet av mai/juni måned. Merkantile oppgaver og sekretariatsfunksjoner Administrativt ansvar for nye Moss kommune, inkludert arbeidsgiveransvar og økonomi/regnskapsfunksjon er delegert til Moss kommune. I tillegg utfører Moss kommune sekretariatsoppgaver for midlertidig fellesnemnd, arbeidsutvalg og partssammensatt utvalg. Kommunikasjon og medvirkning Kommunikasjonsleder og kommunikasjonsmedarbeider i Moss kommune deltar på fast basis i prosjektet nye Moss kommune. 21.september 2016 vedtok midlertidig fellesnemnd en kommunikasjonsplan. Det overordnete målet i kommunikasjonsplanen er som følger: «Prosessen med å bygge ny kommune skal være åpen og

4 invitere til dialog og engasjement, både internt i de to kommunene og eksternt i de to lokalsamfunnene». I tråd med tiltak skissert i planen ble det fra januar 2017 opprettet en midlertidig nettside for prosjektet nye Moss kommune. Nettsiden brukes også til å formidle informasjon til ansatte i de to kommunene om prosjektet nye Moss kommune. I tillegg blir det benyttet nyhetsbrev som går ut til alle ansatte. Ledere i begge kommuner har et stort ansvar i å informere og legge til rette for involvering av medarbeiderne i arbeidet med ny kommune. Aktivitets- og fremdriftsplan for prosjektet nye Moss kommune Fase 1 planlegging og oppstart januar 2017 til juni 2017 Januar Politisk januar: Seminar for midlertidig fellesnemnd i Fredrikstad. Tema: Eierskap, selskapsledelse og kontroll. - Administrativt. Drøftinger med tillitsvalgte om frikjøp. Februar Politisk. Møte i midlertidig fellesnemnd hvor følgende saker ble besluttet (se lenke til alle sakene &skin=infolink&mid1=17736&) 1. Interkommunalt samarbeid (besluttet å videreføre IKS-ene) og selskapsorganisering (besluttet å vedta eventuell videreføring av KF-er i aprilmøtet). 2. Prinsipper for administrativ organisering av nye Moss kommune. 3. Samarbeid om tjenester mellom Moss og Rygge kommuner i byggeperioden fram mot Godkjenning av protokoll fra drøftinger med tillitsvalgte om frikjøp. - Politisk. Arbeidsutvalget starter diskusjonen om politisk organisering av nye Moss kommune - Administrativt. Prosjektgruppa og referansegruppene starter diskusjonen om administrativ organisering av nye Moss kommune. - Administrativt. Kommunalsjefen i dagens kommuner får i oppdrag å melde fra om såkalte «lavthengende frukter» - hvor og hvordan kan vi samarbeide allerede nå. Frist 28.februar. - Administrativt. Kartlegging av eksisterende administrativ organisasjonskultur. - Administrativt. Kartlegging IKT/digitaliseringsprosjektet - Administrativt. Kartlegging dagens plasseringer og bygningsmasse Mars Administrativt. Arbeidet med administrativ organisering fortsetter og første skisse til organisering blir tilgjengelig for alle ansatte gjennom nyemoss.no og via prosesser i de ulike avdelingene. - Administrativt mars, seminar for administrativ referansegruppe på Støtvig. Tema: Ledelse og lederstruktur i de to kommunene, prioritering av samarbeid om «lavthengende frukter», administrativ organisering nye Moss kommune. - Politisk/administrativt. Oppstart av prosess for rekruttering prosjektleder nye Moss kommune/rådmann (stillingen ble utlyst april 2017). - Administrativt. Arbeidet med den nye kommunens arbeidsgiverpolitikk starter; omstillingsdokument, prinsipper for innplassering/ansettelse av ledere i nye Moss kommune - Administrativt. Administrativ organisering av den nye kommune revidert forslag legges ut på nyemoss.no for innspill April 2017

5 - Administrativt. Ny skisse til administrativ organisering i den nye kommunen til høring i de to organisasjonene, frist for innspill 20.april - Administrativt. Arbeidet med den nye kommunens arbeidsgiverpolitikk fortsetter; der inkludert arbeidet med tilsettingsreglement for prosjektet - Administrativt. Utlysning av stilling som prosjektleder IKT/digitalisering - Administrativt. Administrativ referansegruppe besøker KLP - Administrativt. Påbegynne ROS-analyse av prosjektet nye Moss kommune - Politisk. Informasjon til PSU (partssammensatt utvalg) om administrativ og politisk organisering av nye Moss kommune. - Politisk. Møte i midlertidig fellesnemnd hvor følgende saker skal besluttes eller informeres om: 1. Eventuell videreføring av kommunale foretak i nye Moss kommune - beslutningssak 2. Notat/forslag til overordnet administrativ organisering besluttes i juni Notat/skisse til politisk organisering til første diskusjon besluttes i juni Tilsettingsreglement for prosjektet nye Moss kommune -besluttes 5. Svømmehall/badeland Høyda må endelig behandles må 6. Planprosess felles kommuneplan Mai Administrativt. Samarbeid om etablering av sentralbord, eiendomsskatt, innkjøp - Administrativt. Avklare felles lærlingekontor fra Administrativt. Drøftinger med tillitsvalgte prinsipper for rekruttering av ledere - Administrativt. Drøftinger med tillitsvalgte omstillingsavtale - Administrativt. Tilsette leder av delprosjekt for IKT/digitalisering - Administrativt. Drøftinger med tillitsvalgte - administrativ organisering ny kommune - Administrativt. Arbeid med «lavthengende frukter» fortsetter samarbeid mellom de to kommunene i prosjektperioden - Administrativt: Avklare arbeidsvilkår etc. ved samlokalisering av oppgaver/tjenester - Politisk Arbeidsutvalgets møte: politisk og administrativ organisering innstille til fellesnemnd på politisk og administrativ organisering Juni Politisk. Planprogrammet for ny kommuneplan behandles politisk i de to kommunestyrene - Politisk. Kommunereform - behandles i Stortinget 8.juni - Politisk. Oppnevning av fellesnemnd v/ kongelig resolusjon felles møte med de to kommunestyrene 12.juni 1. Fylkesmannen holder drøftingsmøte med kommunestyrene i Moss og Rygge (fellesmøte) 2. Separate kommunestyremøter for å vedta kommunesammenslåingen og oppnevne fellesnemnd etter Inndelingslova 3. Fellesnemnda blir konstituert - Politisk. Møte i fellesnemnd 12 juni: 1. Administrativ organisering ny kommune besluttes 2. Politisk organisering nye kommune - besluttes 3. Ansettelse av prosjektleder/rådmann besluttes 4. Møteplan høsten 2017 besluttes - Administrativt: Oppstart av arbeidet med å utvikle felles lærlingekontor fra Administrativt: Starte oppbyggingen av vedtatt administrativ modell for ny kommune - Administrativt: forberede endelig prosjektorganisasjon Fase 2 oppstart av delprosjekter og gjennomføring av tiltak i h.h.t til vedtak august 2017 ut juni 2018 August - Administrativt. Utvikle arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen (løpende ut 2018)

6 - Administrativt. Påbegynne arbeidet med å beskrive lederstillingene i den nye kommunen. - Administrativt. Forberede felles barnehageopptak - Administrativt. Arbeidet med felles kommuneplan og delplaner (levekår) fortsetter September - Administrativt. Påbegynne rekruttering av øverste ledernivå i den nye kommunen i.h.t prinsipper vedtatt i juni Administrativt. Avklare/vurdere videre løp for anskaffelser av overordnede fellessystemer (sak/arkiv, styring/kvalitetssystem, økonomi, HR og IT) - - Administrativt. Oppstart plan for digitalisering - Administrativt. Nedsette arbeidsgrupper for å se på organisering og fordeling av arbeidsoppgaver i kommunale foretak - Politisk. Møte i fellesnemnda Oktober - Administrativt. Igangsette ulike delprosjektet innenfor de nye kommunalområdene/avdelingene - Administrativt. Utvikle lederutviklingsprogram for 2018/ Administrativt. Oppstart prosess for eventuell samlokalisering av kemner, lønn, geodata - Administrativt. Utarbeide «skyggebudsjett» November - Administrativt. Starte/intensivere arbeidet med å utrede/velge av fremtidig pensjonsleverandør i lys av eierstrategi for den nye kommunen - Administrativt. Kartlegge lønns- og pensjonsvilkår og særavtaler i de to kommunene - Administrativt. Påbegynne prosjekt for sammenslåing av NAV - Politisk. Skyggebudsjett Desember - Administrativt. Avklare videre interkommunalt samarbeid - Administrativt. Påbegynne prosess med å avklare lokalisering av ulike tjenester Januar Administrativt. Nedsette arbeidsgruppe for utarbeidelse av overordnet beredskapsplan for den nye kommunen - Administrativt. Nedsette arbeidsgruppe for organisering og gjennomføring av kommune- og fylkestingsvalg 2019 Prosjektplanen vil bli jevnlig oppdatert i tråd med utviklingen i prosjektet.