MØTEPROTOKOLL. Fellesnemnda Nye Tjeldsund

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Fellesnemnda Nye Tjeldsund Møtested: Kommunehuset på Evenskjer, møterom 101 Møtedato: Tid: 13:00-00:00 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Tjeldsund: Liv Kristin Johnsen Gunnhill Andreassen Eivind Kristoffersen Ove Berg Skånland: Helene Berg Nilsen Stein Roar Nilsen Einar Aune Tjeldsund: Lill Grete Bakkland Skånland: Odd Are Hansen Christine Killie Tjeldsund: Evald Joakimsen Skånland: Morten Markussen Rolf Pettersen Fra adm. (evt. andre): Rådmann i Skånland/fungerende prosjektleder Torbjørn Simonsen Fungerende rådmann Rigmor Wangen Controller i Tjeldsund Bente Solvang HTV Fagforbundet Skånland Ella Haldorsen HTV Fagforbundet Tjeldsund Sandra Raneng HVO Skånland Vera Kingswick Innkalling: Godkjent Merknader: Behandlede saker: 8 16/17 Postadresse: Besøksadresse: Pb 240 Telefon: EVENSKJER EVENSKJER Telefaks:

2 Dokumenter delt ut i møtet : 17/ ADM/ Unntatt offentlighet Ofl 13, 1. ledd, jfr. Fvl 13. Fagforeningene i Skånland 7771/17 INNSPILL / UTTALELSE Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Evenskjer Tjeldsund: Liv Kristin Johnsen Gunnhill Andreassen Eivind Kristoffersen Ove Berg Evald Joakimsen Skånland Helene Berg Nilsen Stein Roar Nilssen Einar Aune Morten Markussen Rolf Inge Pettersen Side 2 av 11

3 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 8/17 17/881 REGLEMENT FOR PARTSSAMMENSATT UTVALG (PSU) OG ANSATTES MEDVIRKNING - NYE TJELDSUND KOMMUNE 9/17 17/889 SAMLET SAKSFREMSTILLING - ANSETTELSE AV OG MANDAT FOR PROSJEKTLEDER / RÅDMANN I NYE TJELDSUND 10/17 17/988 POLITISK ORGANISERING I NYE TJELDSUND 11/17 17/1000 INFORMASJONSSTRATEGI NYE TJELDSUND 12/17 17/1003 INFRASTRUKTUR I KOMMUNER SOM SLÅR SEG SAMMEN 13/17 17/870 PROSJEKTDELTAKELSE - FORNYELSE OG UTVIKLING AV LOKALDEMOKRATIET 14/17 17/1002 BUDSJETT FELLESNEMDA 15/17 17/1006 OPPNEVNING AV REPRESENTANT FRA FELLESNEMNDA TIL KIRKELIG FELLESNEMND 16/17 17/877 ORIENTERINGER / DRØFTINGER FELLESNEMNDA Side 3 av 11

4 8/17 REGLEMENT FOR PARTSSAMMENSATT UTVALG (PSU) OG ANSATTES MEDVIRKNING - NYE TJELDSUND KOMMUNE Reglement for partssammensatt utvalg og ansattes medvirkning nye Tjeldsund kommune vedtas slik det foreligger.»for å sikre en god ivaretakelse av helse- miljø og sikkerhet og arbeidsmiljørelaterte saker generelt, så har de 2 hovedverneombudene i Skånland og Tjeldsund møte- og talerett i Fellesnemndas møter og partssammensatt utvalg(psu)...» Omforent forslag til tillegg samt presisering av plassering av endring i PSU s innstilling:: Reglement for partssammensatt utvalg og ansattes medvirkning nye Tjeldsund kommune vedtas slik det foreligger, med følgende tilføyelse i punkt 4, 3.dje ledd:»for å sikre en god ivaretakelse av helse- miljø og sikkerhet og arbeidsmiljørelaterte saker generelt, så har de 2 hovedverneombudene i Skånland og Tjeldsund møte- og talerett i Fellesnemndas møter og partssammensatt utvalg(psu)...» Under punkt 1 tas følgende inn: For å sikre en god ivaretakelse av helse- miljø og sikkerhet og arbeidsmiljørelaterte saker generelt, så har de 2 hovedverneombudene i Skånland og Tjeldsund møte- og talerett i partssammensatt utvalg (PSU). PSUs innstilling med omforente presiseringer og tilleggspunkt enstemmig vedtatt. Reglement for partssammensatt utvalg og ansattes medvirkning nye Tjeldsund kommune vedtas slik det foreligger, med følgende tilføyelse i punkt 4, 3.dje ledd:»for å sikre en god ivaretakelse av helse- miljø og sikkerhet og arbeidsmiljørelaterte saker generelt, så har de 2 hovedverneombudene i Skånland og Tjeldsund møte- og talerett i Fellesnemndas møter og partssammensatt utvalg(psu)...» Under punkt 1 tas følgende inn: For å sikre en god ivaretakelse av helse- miljø og sikkerhet og arbeidsmiljørelaterte saker generelt, så har de 2 hovedverneombudene i Skånland og Tjeldsund møte- og talerett i partssammensatt utvalg (PSU). 9/17 SAMLET SAKSFREMSTILLING - ANSETTELSE AV OG MANDAT FOR PROSJEKTLEDER / RÅDMANN I NYE TJELDSUND Forslag til vedtak etter behandling i PSU, sak 2/17 og 5/17:: Side 4 av 11

5 1. Det vises til Fellesnemndas vedtak i sak 5/17 2. Prosjektleder delegeres myndighet til å treffe beslutninger i alle saker som er innenfor fellesnemndas ansvarsområde, med følgende begrensninger: a) Saker som er av prinsipiell karakter skal legges frem for fellesnemnda. Ved tvil om en sak er å anse som prinsipiell, avklares dette med fellesnemndas leder. b) Saker som fremgår av Fellesnemndas mandat og reglement for partssammensatt utvalg. c) Ansettelse av den nye kommunens øverste ledelse, det vil si rådmannens ledergruppe, skal legges fram til folkevalgt behandling. d) Beslutninger med økonomiske konsekvenser må være i samsvar med fellesnemndas budsjettvedtak. Videre må beslutningenes økonomiske videreføringskonsekvenser være innenfor rammene av de tre kommunenes økonomiplaner. Prosjektleder gis myndighet til å innstille i alle saker som legges frem for fellesnemnda, for partssammensatt utvalg og for folkevalgte utvalg som fellesnemnda har opprettet. 3. Det foretas en intern utlysning i hhv Tjeldsund og Skånland kommuner for å rekruttere prosjektleder/rådmann til den nye Tjeldsund kommune 4. Utlysningsteksten tilpasses/justeres nye Tjeldsund og utlysningen gjennomføres snarest. Gunhill Andreassen fremmet endringsforslag til punkt 3: 3. Det foretas ekstern utlysning i hhv Tjeldsund og Skånland kommuner for å rekruttere prosjektleder/rådmann til den nye Tjeldsund kommune Forslaget ble trukket etter prøvevotering. Liv Kristin Johnsen foreslo nytt punkt 5 og 6: 5. Ved vedtak om intern utlysning for øverste leder medfører dette at også øvrige lederstillinger skal utlyses internt. 6. Fellesnemndas leder og nestleder samt de to tillitsvalgte representantene i PSU utgjør intervjuutvalg, med sekretærstøtte av personalsjefen i Skånland. Endelig avstemming: Forslaget med tilleggspunkter enstemmig vedtatt 1. Det vises til Fellesnemndas vedtak i sak 5/17 2. Prosjektleder delegeres myndighet til å treffe beslutninger i alle saker som er innenfor fellesnemndas ansvarsområde, med følgende begrensninger: a) Saker som er av prinsipiell karakter skal legges frem for fellesnemnda. Ved tvil om en sak er å anse som prinsipiell, avklares dette med fellesnemndas leder. b) Saker som fremgår av Fellesnemndas mandat og reglement for partssammensatt utvalg. c) Ansettelse av den nye kommunens øverste ledelse, det vil si rådmannens ledergruppe, skal legges fram til folkevalgt behandling. d) Beslutninger med økonomiske konsekvenser må være i samsvar med fellesnemndas budsjettvedtak. Videre må beslutningenes økonomiske videreføringskonsekvenser være innenfor rammene av de tre kommunenes økonomiplaner. Side 5 av 11

6 Prosjektleder gis myndighet til å innstille i alle saker som legges frem for fellesnemnda, for partssammensatt utvalg og for folkevalgte utvalg som fellesnemnda har opprettet. 3. Det foretas en intern utlysning i hhv Tjeldsund og Skånland kommuner for å rekruttere prosjektleder/rådmann til den nye Tjeldsund kommune. 4. Utlysningsteksten tilpasses/justeres nye Tjeldsund og utlysningen gjennomføres snarest. 5. Ved vedtak om intern utlysning for øverste leder medfører dette at også øvrige lederstillinger skal utlyses internt. 6. Fellesnemndas leder og nestleder samt de to tillitsvalgte representantene i PSU utgjør intervjuutvalg, med sekretærstøtte av personalsjefen i Skånland. 10/17 POLITISK ORGANISERING I NYE TJELDSUND 1. Fellesnemnda vedtar å sette ned et arbeidsutvalg som får i oppdrag å gjennomgå dagens politiske organisering i Tjeldsund og Skånland og fremme et forslag til helhetlig politisk struktur/organisering for nye Tjeldsund, basert på Intensjonsavtalens mål og intensjoner for lokaldemokrati. 2. Arbeidsutvalget består av: 3. Arbeidsutvalget skal fremlegge sin anbefaling innen og rådmennene gis oppdrag med å stille med sekretærressurs. Forslag Punkt 2: Arbeidsutvalget består av de samme medlemmene som er valgt som politiske representanter i PSU. Fungerende prosjektleder eller den han utpeker fungerer som sekretær for utvalget. Endringsforslag punkt 3: Punktum etter Innstilling med forslag til punkt 2 og endringsforslag punkt 3 enstemmig vedtatt 1. Fellesnemnda vedtar å sette ned et arbeidsutvalg som får i oppdrag å gjennomgå dagens politiske organisering i Tjeldsund og Skånland og fremme et forslag til helhetlig politisk struktur/organisering for nye Tjeldsund, basert på Intensjonsavtalens mål og intensjoner for lokaldemokrati. 2. Arbeidsutvalget består av de samme medlemmene som er valgt som politiske representanter i PSU. Fungerende prosjektleder eller den han utpeker fungerer som sekretær for utvalget. 3. Arbeidsutvalget skal fremlegge sin anbefaling innen /17 Side 6 av 11

7 INFORMASJONSSTRATEGI NYE TJELDSUND Fellesnemnda godkjenner informasjonsstrategi for nye Tjeldsund kommune slik denne foreligger. Omforent forslag til tillegg: I punkt 4 tas inn: Informasjon privat næringsliv og offentlige institusjoner. Innstillingen med omforent tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Fellesnemnda godkjenner informasjonsstrategi for nye Tjeldsund kommune slik denne foreligger med følgende tillegg: I punkt 4 tas inn: Informasjon privat næringsliv og offentlige institusjoner. 12/17 INFRASTRUKTUR I KOMMUNER SOM SLÅR SEG SAMMEN 1. Det vises til tilskudd på kr til infrastrukturtiltak til kommuner som slår seg sammen. 2. Det nedsettes en gruppe på to ansatte fra hver kommune som utreder prosjektet nærmere og lager en prioritering/prosjektplan som legges fram for fellesnemnda. Leder orienterte innledningsvis om sommerjobbprosjektet i Tjeldsund og foreslo: Punkt 2 suppleres med: Rådmennene gis i oppdrag å nedsette arbeidsgruppe. Tilleggspunkt 3: Etablering av en ideell organisasjon som følge av prosjektarbeidet i prosjektet «digitalt entrepenørskap» ses i sammenheng med digitaliseringsprosjektet. Innstilling med leders tilleggsforslag enstemmig vedtatt 1. Det vises til tilskudd på kr til infrastrukturtiltak til kommuner som slår seg sammen. 2. Det nedsettes en gruppe på to ansatte fra hver kommune som utreder prosjektet nærmere og lager en prioritering/prosjektplan som legges fram for fellesnemnda. Rådmennene gis i oppdrag å nedsette arbeidsgruppe. Side 7 av 11

8 3. Etablering av en ideell organisasjon som følge av prosjektarbeidet i prosjektet «digitalt entreprenørskap» ses i sammenheng med digitaliseringsprosjektet. 13/17 PROSJEKTDELTAKELSE - FORNYELSE OG UTVIKLING AV LOKALDEMOKRATIET 1. Fellesnemnda vedtar å søke Kommunal- og moderniseringsdepartementet om deltakelse i «Prosjekt fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet. 2. Nye Tjeldsunds lokaldemokratiprosjekt skal være rettet mot ungdom og medvirkning i lokaldemokratiet herunder etablering av Ungdommens kommunestyre, Ungdomsråd og digitalisering av kommunikasjonsformer og kommunikasjonsplattformer i et fremtidsperspektiv. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Fellesnemnda vedtar å søke Kommunal- og moderniseringsdepartementet om deltakelse i «Prosjekt fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet. 2. Nye Tjeldsunds lokaldemokratiprosjekt skal være rettet mot ungdom og medvirkning i lokaldemokratiet herunder etablering av Ungdommens kommunestyre, Ungdomsråd og digitalisering av kommunikasjonsformer og kommunikasjonsplattformer i et fremtidsperspektiv. 14/17 BUDSJETT FELLESNEMDA 1. Det vises til mottatt støtte til engangskostnader i forbindelse med kommunesammenslåingen. 2. Fellesnemnda legger til grunn at sammenslåingsprosessen skal skje innenfor rammen av de mottatte midlene. 3. Rådmannen i Skånland gis ansvisningsmyndighet for fellesnemndas utgifter. 4. Det legges til grunn følgende budsjettrammer Sum Fellesnemnd Partssammensatt utvalg Prosjektledelse Sum Midler engangskostnader Til fellesnemdas disp Side 8 av 11

9 Innstilling enstemmig vedtatt. 1. Det vises til mottatt støtte til engangskostnader i forbindelse med kommunesammenslåingen. 2. Fellesnemnda legger til grunn at sammenslåingsprosessen skal skje innenfor rammen av de mottatte midlene. 3. Rådmannen i Skånland gis ansvisningsmyndighet for fellesnemndas utgifter. 4. Det legges til grunn følgende budsjettrammer Sum Fellesnemnd Partssammensatt utvalg Prosjektledelse Sum Midler engangskostnader Til fellesnemdas disp /17 OPPNEVNING AV REPRESENTANT FRA FELLESNEMNDA TIL KIRKELIG FELLESNEMND 1. Den kommunale fellesnemndas representant skal ivareta nemndas helhetlige interesser. 2. Fra kommunal fellesnemnd velges.. som representant til kirkelig fellesnemnd. Omforent forslag: 2.Fra kommunal fellesnemnd velges Gunnhill Andreassen som representant til kirkelig fellesnemnd. Innstillingen med tillegg av omforent forslag enstemmig vedtatt. 1. Den kommunale fellesnemndas representant skal ivareta nemndas helhetlige interesser. 2. Fra kommunal fellesnemnd velges Gunnhill Andreassen som representant til kirkelig fellesnemnd. 16/17 ORIENTERINGER / DRØFTINGER FELLESNEMNDA Orienteringene tas til orientering Side 9 av 11

10 Leder orienterte om: Henvendelse fra Evenes kommune om fremtidig interkommunale samarbeidsløsninger. Henvendelse fra NAV Nordland, med tilbakemeldingsfrist Prosjektleder orienterte om: Partnerskapsmøte NAV Skånland Fylkesdirektør NAV er invitert til Fellesnemndas neste møte for å orientere om prosjekt omstilling i NAV og prosjekt for kommunesammenslåingen. Forslag til vedtak: 1. Orienteringene tas til orientering 2. Fellesnemnda vil gi en positiv tilbakemelding til Evenes om at en snarlig vil foreta en gjennomgang av samarbeidsordningene og er positiv til å finne løsninger. 3. Vedr henvendelser fra NAV Nordland og NAV Troms så gir Skånland og Tjeldsund likelydende tilbakemeldinger: Fellesnemnda for nye Tjeldsund skal etablere felles NAV-kontor fra Nye Tjeldsund skal inngå i Troms eller den regionstruktur som blir besluttet. Fellesnemnda ønsker primært å søke dette sametablert med et kontor hvor også Evenes inkluderes. Fellesnemnda inviterer NAV Troms og NAV Nordland til sitt neste møte som vil avholdes 11. oktober. Fellesnemnda ønsker da å få orientering om NAVs tanker om fremtidige endringer i kontorstruktur og samarbeidsløsninger, samt å få videre konkretisert et prosjektgrunnlag jf det som ble avtalt i Partnerskapsmøte for NAV Skånland 13. september, og som Fellesnemnda samme dag ble orientert om. Lederne for NAV Skånland og NAV Evenes/Tjeldsund inviteres til møtet i fellesnemnda den 11. oktober 4. Saker som tas opp i neste møte: Forslag til reglement for møtegodtgjørelse i Fellesnemnda Orientering prosjekt NAV Tjeldsund ønsker å fremme en sak vedr finansiering av stilling utvidelse av stilling i kommuneadministrasjonen. Drøfting av videre prosess for det samiske navnet på Tjeldsund kommune Hinnøysiden og prosess rundt evt annen kommunetilhørighet Forslaget enstemmig vedtatt 1. Orienteringene tas til orientering 2. Fellesnemnda vil gi en positiv tilbakemelding til Evenes om at en snarlig vil foreta en gjennomgang av samarbeidsordningene og er positiv til å finne løsninger. 3. Vedr henvendelser fra NAV Nordland og NAV Troms så gir Skånland og Tjeldsund likelydende tilbakemeldinger: Fellesnemnda for nye Tjeldsund skal etablere felles NAV-kontor fra Nye Tjeldsund skal inngå i Troms eller den regionstruktur som blir besluttet. Fellesnemnda ønsker primært å søke dette sametablert med et kontor hvor Side 10 av 11

11 også Evenes inkluderes. Fellesnemnda inviterer NAV Troms og NAV Nordland til sitt neste møte som vil avholdes 11. oktober. Fellesnemnda ønsker da å få orientering om NAVs tanker om fremtidige endringer i kontorstruktur og samarbeidsløsninger, samt å få videre konkretisert et prosjektgrunnlag jf det som ble avtalt i Partnerskapsmøte for NAV Skånland 13. september, og som Fellesnemnda samme dag ble orientert om. Lederne for NAV Skånland og NAV Evenes/Tjeldsund inviteres til møtet i fellesnemnda den 11. oktober 4. Saker som tas opp i neste møte: Forslag til reglement for møtegodtgjørelse i Fellesnemnda Orientering prosjekt NAV Tjeldsund ønsker å fremme en sak vedr finansiering av stilling utvidelse av stilling i kommuneadministrasjonen. Drøfting av videre prosess for det samiske navnet på Tjeldsund kommune Hinnøysiden og prosess rundt evt annen kommunetilhørighet Side 11 av 11