MØTEPROTOKOLL. Fellesnemnd

Transkript

1 SENJA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Fellesnemnd Møtested: Kunnskapsparken Finnsnes Møtedato: Tid: 13:00 15:45 Leder Jan Fredrik Jenssen Nestleder Fred O. Flakstad Medlem Gunnleif Alfredsen Medlem Elin Byberg FO Vara Per Inge Søreng Medlem Grete Sebulonsen Medlem Jon Kvistad Medlem Kjetil Johnsen Medlem Line Miriam Sandberg FO Vara Tonni Nylund Medlem Anne Britt Fallsen FO Vara ingen Medlem Birgit Andreassen Medlem Margareth Edvardsen Medlem Gunnar Magnus Torgersen Medlem Marit Stubberud Hanssen Medlem Roar Åge Jakobsen Medlem Geir Inge Sivertsen Medlem Guttorm Nergård Medlem Eli-Ann Andreassen Jensen Medlem Jan Harald Jansen Medlem Helge Leikvik Medlem Hildegunn Simonsen Medlem Ove Nygård Medlem Tine Karlsen FO Vara Roy Alapnes Fra adm. (evt. andre): Margrethe Hagerupsen, Jan-Tore Gjerpe, Lena Hansson, Alf Rørbakk Andre: Hogne Eidissen Innkalling: Merknader: Innkalling og saksliste enstemmig godkjent Til møtet: Medlem Jon Kvistad oppfordret til at det utarbeides regler for møtestruktur ved avvikling av møter i Fellesnemnda. Behandlede saker: Sak 4/17 11/17 Underskrifter: Til å begynne med i møtet orienterte Ragnvald Storvoll og Irene Lange Nordahl om arbeidet med regional næringsplan.

2 Til å godkjenne protokollen ble valgt: Vi godkjenner at møteprotokollen er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Vangsvik, Jan Fredrik Jenssen Fred O. Flakstad Roar Åge Jakobsen Geir Inge Sivertsen Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer

3 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 4/17 17/1019 ORGANISERING OG BEMANNING AV PROSJEKTET SENJA KOMMUNE 5/17 17/1033 OPPGAVEFORDELING I SAMMENSLÅINGSPROSESSEN 6/17 17/1057 VERNETJENESTENS ROLLE I PROSJEKTET SENJA KOMMUNE 7/17 17/1005 INTERKOMMUNALT PLANSAMARBEID PLAN- OG BYGNINGSLOVENS KAPITTEL 9 8/17 17/973 PROSEDYRE FOR VALG AV KOMMUNEVÅPEN SENJA KOMMUNE 9/17 17/1059 INFORMASJONSPLAN FOR PROSJEKTET SENJA KOMMUNE 10/17 17/1007 OPPSIGELSE AV INTERKOMMUNALT SAMARBEID ETTER KOMMUNELOVENS 27 11/17 17/1112 HØRING - KULTURHISTORISKE LANDSKAP AV NASJONAL VERDI

4 4/17 ORGANISERING OG BEMANNING AV PROSJEKTET SENJA KOMMUNE a. Tiltredelse godkjennes fra og med b. Det tilsettes prosjektmedarbeidere med inntil 200 % stilling. Rådmennene i Berg, Torsken og Tranøy, samt leder av PSU og framtidig prosjektleder deltar i prosess/intervjupanel. Tilsetting foretas i fellesskap av nevnte utvalg. Rådmann i Tranøy gis fullmakt til å signere arbeidsavtale. c. Fellesnemnda godkjenner å leie inn intern kompetanse i prosjektet, nærmere bestemt tidligere rådmann i Lenvik kommune, i 100 %. Behandling: Habilitetsspørsmål: Medlem Gunnar Torgersen ba om vurdering av sin habilitet da han er en av søkerne. Votering: 15 stemmer for inhabil 5 stemmer for habil Vedtak: Gunnar Torgersen anses som inhabil til behandling av saken. Medlem Gunnar Torgersen fratrer Fellesnemnda under behandling av sak 4/17. Nytt endringsforslag til vedtak lagt fram fra de fire ordførerne i fellesskap: a) Tiltredelse godkjennes fra og med b) Det tilsettes tre prosjektmedarbeidere, hver i 100% stilling. Rådmennene i Berg, Torsken og Tranøy, samt leder av PSU og framtidig prosjektleder deltar i prosess/intervjupanel. Tilsetting foretas i fellesskap av nevnte utvalg. Rådmann i Tranøy gis fullmakt til å signere arbeidsavtale. Votering: enstemmig a) Tiltredelse godkjennes fra og med b) Det tilsettes tre prosjektmedarbeidere, hver i 100% stilling. Rådmennene i Berg, Torsken og Tranøy, samt leder av PSU og framtidig prosjektleder deltar i prosess/intervjupanel. Tilsetting foretas i fellesskap av nevnte utvalg. Rådmann i Tranøy gis fullmakt til å signere arbeidsavtale. 5/17 OPPGAVEFORDELING I SAMMENSLÅINGSPROSESSEN 1. Kommunene bidrar i prosjektet som følger: - Økonomifunksjonene overtas av Torsken fra Arkivtjenesten videreføres i Tranøy - It, telefoni og støttefunksjoner personal overtas av Lenvik fra

5 - Andre funksjoner som viser seg aktuelle, ivaretas av Berg. 2. Kommunenes behov for økte ressurser i prosjektfasen vurderes nærmere og legges fram samlet for fellesnemnda i løpet av Prosjektledelse fram til ivaretas av de fire rådmennene i fellesskap og i enkeltsaker kan de fire utpeke en som ivaretar den aktuelle saken. Behandling: Før behandling av sak 5/17 tiltrer medlem Gunnar Torgersen Fellesnemnda. 1. Kommunene bidrar i prosjektet som følger: - Økonomifunksjonene overtas av Torsken fra Arkivtjenesten videreføres i Tranøy - It, telefoni og støttefunksjoner personal overtas av Lenvik fra Andre funksjoner som viser seg aktuelle, ivaretas av Berg. 2. Kommunenes behov for økte ressurser i prosjektfasen vurderes nærmere og legges fram samlet for fellesnemnda i løpet av Prosjektledelse fram til ivaretas av de fire rådmennene i fellesskap og i enkeltsaker kan de fire utpeke en som ivaretar den aktuelle saken. 6/17 VERNETJENESTENS ROLLE I PROSJEKTET SENJA KOMMUNE 1. PSU utvides med to representanter fra vernetjenesten. Hovedverneombudene HVO i de fire kommunene utpeker to faste medlemmer, og de to øvrige blir da vararepresentanter. 2. Det etableres et felles AMU på tvers av kommunegrensene fra og med Felles AMU består av prosjektleder, 4 rådmenn (eller rådmannens representant i AMU), 1 HVO fra hver kommune som i dag sitter i AMU og to HTV som sitter i AMU, 1 deltaker Bedriftshelse Nord og 1 deltaker fra Stamina Helse. 3. Prosjektleder har fullmakt til å organisere delprosjekt PSU utvides med to representanter fra vernetjenesten. Hovedverneombudene HVO i de fire kommunene utpeker to faste medlemmer, og de to øvrige blir da vararepresentanter.

6 2. Det etableres et felles AMU på tvers av kommunegrensene fra og med Felles AMU består av prosjektleder, 4 rådmenn (eller rådmannens representant i AMU), 1 HVO fra hver kommune som i dag sitter i AMU og to HTV som sitter i AMU, 1 deltaker Bedriftshelse Nord og 1 deltaker fra Stamina Helse. 3. Prosjektleder har fullmakt til å organisere delprosjekt 9.2 7/17 INTERKOMMUNALT PLANSAMARBEID PLAN- OG BYGNINGSLOVENS KAPITTEL 9 1. Fellesnemnda inviterer kommunestyrene i Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy å fatte likelydende vedtak som følger: a. Kommunestyret delegerer myndighet etter Plan- og bygningslovens 9-3 til Fellesnemnda om å fatte vedtak om planprosessene som gjelder planstrategi, planprogram og planforslag som angår sammenslåingsprosessen og etableringen av Senja kommune. Fellesnemnda vedtar og kunngjør oppstart og gjennomfører høringer og innstiller overfor kommunestyrene/kommunestyret. b. Fellesnemnda pålegges å ivareta barn og unges interesser i planleggingen i samsvar med Plan- og bygningslovens Fellesnemnda inviterer kommunestyrene i Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy å fatte likelydende vedtak som følger: a. Kommunestyret delegerer myndighet etter Plan- og bygningslovens 9-3 til Fellesnemnda om å fatte vedtak om planprosessene som gjelder planstrategi, planprogram og planforslag som angår sammenslåingsprosessen og etableringen av Senja kommune. Fellesnemnda vedtar og kunngjør oppstart og gjennomfører høringer og innstiller overfor kommunestyrene/kommunestyret. c. Fellesnemnda pålegges å ivareta barn og unges interesser i planleggingen i samsvar med Plan- og bygningslovens /17 PROSEDYRE FOR VALG AV KOMMUNEVÅPEN SENJA KOMMUNE 1. Delprosjekt 7.2 identitet og symboler utarbeider forslag til kommunevåpen, flagg og øvrige symboler, i tråd med mandat gitt i styringsdokumentet. Delprosjektet sørger for nødvendig avklaring og kontakt med Arkivverket og Patentstyret i prosessen.

7 2. Fellesnemnda godkjenner en kostnadsramme på kr ,- + mva for grafisk tilrettelegging og profilhåndbok 3. Delprosjektet innstiller inntil 5 aktuelle forslag til kommunevåpen overfor fellesnemnda, hvorav fellesnemnda inviterer til «folkeavstemming» om hvilket kommunevåpen man bør velge. 4. Fellesnemnda innstiller ett forslag til kommunevåpen og flagg for likelydende vedtak i de fire kommunestyrene. 1. Delprosjekt 7.2 identitet og symboler utarbeider forslag til kommunevåpen, flagg og øvrige symboler, i tråd med mandat gitt i styringsdokumentet. Delprosjektet sørger for nødvendig avklaring og kontakt med Arkivverket og Patentstyret i prosessen. 2. Fellesnemnda godkjenner en kostnadsramme på kr ,- + mva for grafisk tilrettelegging og profilhåndbok 3. Delprosjektet innstiller inntil 5 aktuelle forslag til kommunevåpen overfor fellesnemnda, hvorav fellesnemnda inviterer til «folkeavstemming» om hvilket kommunevåpen man bør velge. 4. Fellesnemnda innstiller ett forslag til kommunevåpen og flagg for likelydende vedtak i de fire kommunestyrene. 9/17 INFORMASJONSPLAN FOR PROSJEKTET SENJA KOMMUNE Kommunikasjonsplan versjon 1.0 godkjennes. Planen forutsettes kjent og brukt av alle som er involvert i prosjektet Senja kommune. Planen revideres ved behov. Kommunikasjonsplan versjon 1.0 godkjennes. Planen forutsettes kjent og brukt av alle som er involvert i prosjektet Senja kommune. Planen revideres ved behov. 10/17 OPPSIGELSE AV INTERKOMMUNALT SAMARBEID ETTER KOMMUNELOVENS 27 Fellesnemnda anbefaler kommunene å fatte likelydende vedtak som følger: 1. kommune sier med dette opp deltakelse i regionrådets sekretariet, Løkta, Senja Lab, PPT, PS og Midt-Troms friluftsråd med virkning fra med uttreden kommune sier med dette opp deltakelse i arbeidsgiverkontrollen med virkning fra med uttreden

8 3. Fellesnemnda anmodes å bidra til å finne nye løsninger for interkommunalt samarbeid der dette er aktuelt på vegne av Senja kommune. Fellesnemnda anbefaler kommunene å fatte likelydende vedtak som følger: 1. kommune sier med dette opp deltakelse i regionrådets sekretariat, Løkta, Senja Lab, PPT, PS og Midt-Troms friluftsråd med virkning fra med uttreden kommune sier med dette opp deltakelse i arbeidsgiverkontrollen med virkning fra med uttreden Fellesnemnda anmodes å bidra til å finne nye løsninger for interkommunalt samarbeid der dette er aktuelt på vegne av Senja kommune. 11/17 HØRING - KULTURHISTORISKE LANDSKAP AV NASJONAL VERDI Behandling: Høringsfrist er satt til 1. oktober Ordførerne i Senja kommune gis fullmakt til å søke utsettelse av høringsfristen, og bruke ny kommune som begrunnelse. Forslag til høringsuttalelse tas opp i neste møte i Fellesnemnda. Ordførerne i Senja kommune gis fullmakt til å søke utsettelse av høringsfristen, og bruke ny kommune som begrunnelse. Forslag til høringsuttalelse tas opp i neste møte i Fellesnemnda.