Snillfjord, Hemne og Halsa. Prosjektplan

Transkript

1 17 / Snillfjord, Hemne og Halsa Prosjektplan Etablering av ny kommune fra 1. januar 2020 Versjon 1, Prosjektleder Torger Aarvaag

2 2 Innhold 1. Bakgrunn Organisering og mandat for prosjektet Mål og mandat for Fellesnemnda Mandat til prosjektleder Aktivitetsplan

3 3 1. Bakgrunn Kommunestyrene i Snillfjord, Hemne og Halsa fattet i 2016 vedtak om at kommunene skulle slå seg sammen fra 1. januar Snillfjord vedtok samtidig at de skulle dele kommunen i 3; en del går sammen med Hitra, en del går sammen med Hemne og Halsa og en del går sammen med den nye kommunen Orkland bestående av Agdenes, Orkdal og Meldal. Det er vedtatt en felles intensjonsavtal e som skal ligge til grunn for sammenslåingen. 2. Organisering og mandat for prosjektet 2.1 Mål og mandat for Fellesnemnda Gjengitt fra sak vedtatt i alle tre kommunestyrene: Mål og mandat for Fellesnemnda - ny kommune Halsa, Hemne og del av Snillfjord: Alle tre kommunene har vedtak om sammenslåing med hverandre per , basert på underskrevet intensjonsavtale, datert Hovedmål Hovedmålet er å etablere en livskraftig distriktskommune, bygge en kommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitetil å ivareta samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. Mandat Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Videre kan Fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nø dvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i all e saker. Organisering Fellesnemnda består av 5 medlemmer fra hver kommune, totalt 15 stk. Fellesnemnda konstituerer seg og velger selv leder og nestleder (jf. Inndelingslova 26). Frem til kommunesammenslåingen er godkjent i Stortinget, fungerer fellesnemnda som interimnemnd. Fellesnemnda trer formelt i kraft etter endelig Stortingsvedtak om kommunesammenslåing våren Fellesnemnda har likevel mulighet til å starte arbeidet allerede etter felles kommunestyremøte (eller saker som behandles likt av alle tre kommunestyrene). Fellesnemnda har ansvar for å forberede den nye kommunen ut fra føringer i vedtatte intensjonsavtale, datert Inndelingsloven av 2001 ligger til grunn for hvordan dette arbeidet skal gjennomføres.

4 4 2.2 Mandat til prosjektleder Gjengitt fra sa k i Fellesnemnda : Mandatet avklarer prosjektleders ansvar og myndighet, avgrenset mot øvrige kommuner og politikk. Tre viktige ledetråder ved korsveger: - Hva tjener den nye kommunen best? - Hva sier intensjonsavtalen? - Stortingsvedtaket Gjennomføre prosjektet i henhold til kommunestyrenes vedtak, intensjonsavtalen og Stortingets vedtak. Myndighet til å organisere prosjektet på adm. nivå, være fellesnemndas kontaktpunkt mot administrasjonene. Sekretær for prosjekt å etablere ny kommune under fellesnem nda. Myndighet til å beslutte administrativ organisering av ny kommune i samråd med Fellesnemnda. Myndighet til å ansette egne medarbeidere i ny kommune. Rammebudsjett for prosjektet «etablering av ny kommune». Disponere ressurser i prosjektet «etablering av ny kommune». Det skal legges til rette for arbeidsplasser i begge rådhusene. Avgrens mot politikk i prinsipielle spørsmål der det er flere alternativer; eks. tjenestestruktur legges det fram sak. Prosjektleder må hele tiden vurdere hvilke spørsmål som må avklares politisk. Ved tvil drøftes med AU / leder. Det er prosjektleder som legger fram saker tilknyttet reformen for fellesnemnda, viktig med ryddige linjer. Forhold til øvrige rådmenn: Prosjektleder avgjør hvordan de trekkes inn. De skal i første omgang lede sine egne kommuner og levere på anmodning fra prosjektleder. De vil for øvrig bli trukket inn i et prosjektforum hvor prosjektet drøftes.

5 2.3 Skisse prosjektorganisasjon

6 Fellesnemndas mandat framgår ovenfor. Deres myndighet er avklart gjennom egen sak, delegering til fellesnemnda, vedtatt i alle 3 kommuner. Fellesnemnda skal styre oppbyggingen av ny kommune fram mot 1. januar Dette gjøre s via prosjektplan som det rapporteres på til nemnda på hvert møte, vedtak underveis og vedtak som fattes i det enkelte kommunestyre når delegeringsreglementet ikke er dekkende. Felles nemnda er det øverste organet for sammenslåingsprosessen. PU er forko rtelse for partssammensatt utvalg. Det består av ordførerne i de tre kommunene, en tillitsvalgt fra hver kommune og ett hovedverneombud. PU skal gis mulighet til å uttale seg om alle saker som berører de ansatte før fellesnemnda behandler saken. For å sik re at det skjer, får de alle saker som fellesnemnda skal behandles til vurdering om det skal gis uttalelse. AU er forkortelse for arbeidsutvalg. Arbeidsutvalgets hovedoppgaver å fastsette agenda for fellesnemndas møter. I tillegg kan arbeidsutvalget fat te vedtak i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell karakter samt utrede egnede spørsmål for nemnda. AU består av ordførerne og opposisjonslederne fra de tre kommunene. Fellesnemndas leder skal lede møtene i nemda. Leders oppgave er også å fastsette dagso rden, men i og med at AU har samme rolle, må leder avklare hvordan rollen skal ivaretas på en hensiktsmessig måte. Politiske arbeidsgrupper opprettes og gis mandat av fellesnemnda. Medlemmene velges av og blant fellesnemndas medlemmer. AU kan oppnevne som arbeidsgruppe og må da gis en særskilt utredningsoppgave nemnda. De politiske arbeidsgruppenes utredninger skal legges fram for nemnda for beslutning. De har ingen egen beslutningsmyndighet. Ledere av fellesnemnd, PU, AU og arbeidsgrupper er de politisk valgte organers kontaktpunkt mot prosjektleder. Vanlig saksgang er at leder / AU bestiller utredninger fra prosjektleder. Prosjektleder bistår i møtene. Fellesnemnda kan også bestille utredninger / sette dagsorden i møte foruts a tt at de følger prosedyre for dette nedfelt i politisk reglement. Prosjektleder er de folkevalgte organers kontaktpunkt mot administrasjonen i prosjektet og i kommunene. Prosjektleder skal lede og sørge for framdrift i sammenslåingsprosessen. Prosjektleder er gitt et bredt mandat som framgår av egen sak. Prosjektleder har ansvar for å utrede, tilrå og legge fram de saker nemnda med tilhørende organer vil ha fra mlagt. Prosjektleder har ellers ansvar for å legge fram og revidere budsjett og framdriftsplan for prosjektet på hvert møte. Prosjektleder skal gi rådmennene den informasjon de trenger for å følge opp i sin kommune og ellers bistå rådmennene med informasj on når de ber om det. Involvering av tillitsvalgte må fortløpende vurderes på alle nivå i prosjektet for å ivareta nødvendig drøftingsplikt, medbestemmelse og eventuelle forhandlinger. Begrepet «tidligst mulig» som framgår av Hovedavtalen vil være førende for hvordan dette ivaretas.

7 7 Rådmennenei kommunenesitter i et egetlederforumsammenmedprosjektleder.formålet meddet er at de skal væresågodt informert sommulig om prosjektetog om de sakersom utredes.der har de anledningtil å kommefram med sinesynspunkter.rådmennenes formelle kontaktpunktmot fellesnemndaer prosjektleder.de har ellers møteog taleretti fellesnemnda. Rådmennene må spille på lag medprosjektlederslik at framdriftensikres.prosjektlederer avhengigav at rådmennene gir tilgang til personellog kunnskapi den enkeltekommuneved behov.det er rådmennenei kommunenesom er prosjektlederskontaktpunktmot denenkelte kommune. En tillitsvalgt og ett hovedverneombud inviterestil å møtei lederforumved behov. Administrati ve arbeidsgrupper oppnevnesfor å utredespørsmålsom administrasjonen besitterkunnskapom. Arbeidsgruppene oppnevnesetter initiativ fra prosjektleder.det er prosjektledersom gir oppdragtil arbeidsgruppene. Oppdragetkan kommefra prosjektleder selv, eller væreinitiert av fellesnemndeller rådmenn. Rådmennene oppnevnermedlemmerfra sinekommunerpå forespørselfra prosjektleder. Arbeidsgruppenerapporterertil prosjektleder. Økonomi: Omstillingsprosessen skal dekkesinnenforengangstilskuddet på kr. 28,5 mill. med tillegg av eventuelleprosjektmidlertil særskilteprosjekt.det utarbeidesbudsjettfor prosessen. Budsjettetvil væredynamiskog endresegetter hvert somprosjektetgir oversikt. Revisjon. RevisjonMidt -Norge er valgt somrevisor for prosjektet. 3. Aktivitetsplan Aktivitetsnavn Ansvar Etablereny kommune Halsa,Snillfjord, Hemne Fellesnemnda Kommunestyrevedtaki alle kommuner Interrimnemnd med fullmakter etablert Stortingsvedtakom ny kommune og fylkestilhørighet Kommunestyrene Kommunestyrene Frist / tid Oppstart 2017Innledendeoppgaverog kartleggingog oppstart av langvarigedelprosjekt 4 FormalisertFellesnemnd /fellesnemnd Møte med kirkelig fellesnemnd Avklare frikjøp tillitsvalgte Budsjett prosjekt. / rådmenn / nemnd Delprosjektfelles kommunestyremøte DelprosjektNavn og kommunevåpenny kommune 11 Avklare initiativ til brannsamarbeidrindal,surnadal,hemne,halsaaure Møte med Sør-trøndelag fylkeskommuneog Fylkesmanneni Sør-Trøndelag / fellesnemnd om problemstillinger knyttet til at Halsaskifter forvaltningsregion 12 Avklare IKTOrkide - jfr intensjonsavtalen / fellesnemnd

8 Delprosjektorganisereadministrativt prosjekt DelprosjektKommunikasjonsstrategi Delprosjektadministrativ organiseringny kommune DelprosjektGeografiskinformasjonsportali den nye kommunen Delprosjektdigital sammenslåing Delprosjektkart og matrikkel Delprosjektslå sammennavhemneog Halsa Rådmenn 20 Kartleggeinterkommunale avtaler, selskapog forpliktelser. Vurdere videreføring eller oppsigelse. 21 Vurdere HIPSsom vår felles satsinginnenfor rus / psykiatri 22 Etablereadministrative arbeidsgrupperpå tjenester og fagområder Rådmenn/fnemnd MJB? OLF? ERO? OSD? Nov? Oppstart Lag"skyggebudsjett"ny kommune Fellesnemndavurderer og beslutter opprettelse av politiske arbeidsgrupper Arkiv Delprosjektkartleggingansatte DelprosjektRehabiliteringVen Oppvekstsenter DelprosjektSvømmehallHalsa Eiendomsskatti ny kommune Oppstart Delprosjektpolitisk organiseringny kommune Harmoniserekommunaleavgifter Bankavtale Inngå avtaler om interkommunalt samarbeid,tilpasseiks- avtaler etc. Revisjonsordningfor ny kommune Tiltre fagnettverk i Trøndelag Skilte ny kommune; byggog veg ROS-analyseny kommune Beredskapsplanerny kommune Kartleggebygg og infrastruktur ny kommune,inn i vedlikeholdsprogram Delegeringsreglementpolitisk og administrativt - utarbeide forslag til behandling 2020 Internkontroll, kvalitetssikringog avvikssystem Hjemmeside,Intranett og facebook Fordelingav Snillfjord kommune Utarbeide handlingsplanog budsjett for ny kommune for virksomheten Delprosjektvelge ut og ansette i ny kommune Valg av revisjonsordningfor ny kommune Delprosjekt- valg til ny kommune Ordne fysiskefasiliteter Ny kommune etablert 1/1 2020