Erfaringer i å bygge en kommune. Råd. 31. Oktober 2016 Oppstartsseminar Gardermoen. Gudrun Haabeth Grindaker Prosjektleder/ rådmann nye Sandefjord

Transkript

1 Erfaringer i å bygge en kommune Råd 31. Oktober 2016 Oppstartsseminar Gardermoen Gudrun Haabeth Grindaker Prosjektleder/ rådmann nye Sandefjord

2 Prosjektlederrollen Råd til kommuner som skal starte opp Hva? Oppdraget Den folkevalgte bestillingen Konkretisering Hvordan? Kapasitet Konkretisering og kartlegging Organisering Involvering Hvem? Roller og ansvar Og så God eller dårlig tid? Hvordan går det?

3 Det nærmer seg

4 Konstituerende kommunestyre

5 Snart en ny kommune Våren 14 Des. 14 Feb. 15 Forhandlinger starter Forhandlinger ferdig, forhandlingsutvalgets utredning Vedtak om sammenslåing 19. okt. 15 Prosjektleder, fremtidig rådmann starter Vinter 16 Vår/høst 16 Toppledergruppa og org. struktur klart Innplassering, ny org i gang 19. okt. 16 Konstituerende kommunestyremøte 1. jan. 17 Nye Sandefjord i drift

6 Vår bestilling fra de folkevalgte Kapasitet Kompetanse Samfunns- og tettstedsutvikling Medvirkning Arbeidsplasser Lokal identitet Aktivt lokaldemokrati Regional konkurransekraft Nærhet til tjenester Næringsliv Effektivitet og gevinster Hverdagen enklere

7 Nye Sandefjord Grunnlag for endring og forbedring Det beste fra de tre Krav om effektiviseringsgevinst

8 Målformuleringer noen utfordringer Vi skal ta det beste fra de tre kommunene Dette kan tolkes Kommunene har hatt ulike prioriteringer Vi skal samlet gi et bedre tilbud enn de tre kommunene kunne gi hver for seg Tilbudet må holdes innenfor de økonomiske rammebetingelsene Det er store forventninger til effektivisering/ gevinstrealisering Likeverdighet Innbyggerne skal få likeverdige tjenester Kommunene har ulik størrelse, ulik organisering og arbeidsfordeling dybdekunnskap/breddekunnskap Bygge en helt ny kommune Hva er rettferdig? Skal vi forkaste alle rutiner og systemer og starte på nytt? Hva har vi tid til?

9 Utgangspunktet ressursmessig Ulik økonomisk situasjon i Andebu, Stokke og Sandefjord Ulikhet i tjenestetilbud Ulik prioritering Tre fattige kommuner som slår seg sammen blir ikke én rik Kommunesammenslåingen skal gi effektiviseringsgevinster Vi skal flytte 140 mill fra drift til investering de neste tre årene Vi skal begrense administrasjon og styrke tjenesteproduksjon Mulig?

10 Fremdriftsplan «Det haster» Legitimitet Oppslutning Resultat Involvering Medvirkning Prosesser Nye Sandefjord kommune

11 Prosedyre for organisering og innplassering forutsigbart mønster 1. Effektmål 2. Organisasjonsmodell 3. Stillingsprofiler 4. Kartleggingssamtaler 5. Forslag til innplassering 6. Drøfting med tillitsvalgte 7. Beslutning om innplassering Besluttes av prosjektleder Besluttes av prosjektleder Grunnlag for samtaler og innplassering Delprosjektleder Delprosjektleder og HR Besluttes av prosjektleder Etablert likt mønster rekkefølge og aktiviteter. Benyttes for kommunalsjefer/stabsledere, seksjonsledere og avdelingsledere Forutsigbarhet og dokumentasjon

12 Arbeidsgiverrollen Ca årsverk Arbeidsgiverrollen i prosessen og i nye Sandefjord Samarbeid med HTV og HVO, formelt og uformelt Omstillingsdokument, prinsipper, reglement Medvirkning og involvering Kulturbygging Lederdialog. Å være leder - nå og i nye Sandefjord

13 Viktige oppmerksomhetsområder Forsvarlige tjenester og gode overganger fra dagens kommuner til ny kommune Vedtak som fattes i de tre kommunene nå Lokalisering og flytting Opprettholde drift, bevissthet på ulemper for brukere og ansatte Skal skje samtidig med at vi tenker nytt om løsninger, tjenester og organisering

14 Aktuelt NAV Servicetorg NMU/ nærdemokratiordningen Sentralisering administrative funksjoner; dokumentsenter og politisk sekretariat Lokasjoner Samarbeid med tillitsvalgte

15 Noen erfaringer Forhandlingsgrunnlag og beslutninger må være akkurat passe detaljerte Høyt presisjonsnivå på mandat og fullmakt Lavere presisjonsnivå på organisering og hvordan Rom for å endre vurderinger basert på ny kunnskap Detaljer er ikke alltid det samme som bagateller Ha beredskap på at folk har følelser!

16 Fremad i alle retninger

17 Kompleksiteten og volumet En kommune er en svært kompleks organisasjon! Alt henger sammen med alt Å slå sammen tre kommuner Vear Kl 23 nr 2 NAV Brukere Organisering IKT-løsninger Gevinster Beredskap Fjernarkiv Prostier Ledergruppe Matrikkel Eldreråd Informasjon Revisjonsordning Nytt budsjett Pluss ansatte som skal ha nye arbeidsavtaler Pluss 157 avtaler unntatt IKT

18 De politiske avklaringene og kultur Viktig at politiske avklaringer og beslutninger blir gjort i tråd med rammene og oppdraget i forhandlingsresultatet, OG for å håndtere nye spørsmål For at prosjektleder og administrasjonen skal opprettholde fremdrift og være trygge på egne valg så må vi ha vedtak Mange saker avhenger av hverandre og henger sammen f.eks må vi ha avklaringer rundt delegering og ansvar på politisk side før vi kan ferdigstille adm delegeringsreglement og utarbeide vårt styringssystem Risiko for prosjektets fremdrift og kvalitet dersom «politisk spill» Fellesnemnda som politisk arena vs gruppemøter og fellesforslag som involverer flere av de valgte KST-repr. Sett politisk kultur på dagsorden, start med folkevalgtprogram!

19 Dokumentasjon/ «arkiver» etterprøvbarhet, sporbarhet også på resonnementene Råd Fokus på det nye, «mønsterkommunen» avklar politisk/ fellesnemnda Politisk kultur den er ulik på dagsorden Felles folkevalgtprogram underveis Få frem analyser fra de ulike kommunene hva er likt og hva er ulikt mulig å tilpasse i prosjektperioden?

20 Kapasitet Tydelig oppdrag, konkretiser, ikke for detaljert Klare fullmakter Råd Tydelige roller og ansvar politikk/ administrasjon prosjektleder/ rådmenn prosjektledelse/ tillitsvalgte Arbeidsgiverrollen i prosjektet omstillingsdokument klargjør ansvar lag prosedyrer/ mønster, følg disse! Ledelse, kjennetegn på lederskapet. Start på dette. lederdialog med nye og gamle ledere

21 Det går ikke an å ikke rekke det! Tydelige mål Klare ambisjoner Vilje og engasjement Informasjon og dialog Tørre å gå videre selv om vi ikke har alle fakta Ta beslutninger selv om beslutningsgrunnlaget kan være mangelfullt Rom for å gjøre feil og revurdere Bevissthet og risikovurderinger

22

23 Fantastiske muligheter!