Introduksjon til prosjektledersamling. Gardermoen mars 2018

Transkript

1 Introduksjon til prosjektledersamling Gardermoen mars 2018

2 Formål med prosjektledersamlingene Arena for læring og derigjennom bidra til gode prosesser gjennom faglige foredrag, diskusjoner og deling av erfaringer, verktøy og kunnskap Bevisstgjøring av egen rolle som prosjektleder Muligheter for nettverksbygging Mål med første samling: bli kjent, fokusere på temaer som er særlig aktuelle i den/de fasene dere er i nå

3 Informasjon og kommunikasjon v/trygve Erfaringer fra KS og KS læring v/jorunn Felles digitale plattformer hvordan skape godt beslutningsgrunnlag v/bjarne Kirke og kommune i en sammenslåings -prosess v/øystein Prosjektleder -rollen v/stina Arbeidsmiljø under omstilling v/linn Maria Prosjektplanlegging, prosjektstyring og verktøy v/pål Arne Medbestemmelse i prosjekt v/randi Omstillingsdokument v/stina Samspill til glede eller besvær Fellesnemnd, fellesråd og menighetsråd v/frank 3

4 Prosjektlederrollen 21.Mars 2018 v/spesialrådgiver Stina Hansteen Solhøy 4

5 PROSJEKTLEDERROLLEN 1. Formelle rammer 2. Hva er en god prosjektleder? 3. Hva skal ledes? Oppgaver og ansvar

6 Ad 1/ Formelle rammer 6

7 Hvordan virker de formelle rammene inn på prosjektlederrollen? Styrer oppmerksomhet, oppgaver, ansvar og beslutningsmyndighet 7

8 Formelle rammer i prosjektet Prosjektorganisering Mandater og fullmakter Mål og suksesskriterier Stillingsinstruks 8

9 Prosjektorganiseringen er regulert i kirkeloven 5 Kirkeloven 5 slår fast at inndelingslova kap. V og VI gjelder «så langt det passer» for fellesråd som skal slå seg sammen Hovedmomenter: Fellesnemnd (skal-bestemmelse) Partssammensatt utvalg (bør-bestemmelse) I tillegg anbefaler KA: Prosjektleder Arbeidsgrupper/temagrupper Felles informasjonsarena for tillitsvalgte og arbeidsgivere 9

10 Anbefalt prosjektorganisering

11 Mandater og fullmakter styrer prosjektleders arbeid Hvilket mandat og fullmakter har fellesnemnda fått? Hvilket mandat og fullmakter har PSU fått? 11

12 Formelle rammer for prosjektleder: Prinsippdokument for sammenslåing «Samarbeid om sammenslåingen skal preges av åpenhet, likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted» 12

13 Mål for sammenslåingen? Eksempler: Et nytt velfungerende kirkelig fellesråd per med alle avgjørende elementer på plass. Det nye kirkelige fellesrådet skal gi innbyggerne i kommunen et bredt tjenestetilbud som spenner seg fra livets start med dåp og til livets slutt med gravferdsforvaltning. I alle sokn vil man ha tilgang til gode kirkelige tjenester.

14 Mål for prosessen? Kultur: Arbeidsgiverpolitikk: Samarbeid med andre: Informasjon: Økonomi, eiendom: Gravferdsforvaltning:

15 Eksempler: Suksesskriterier for sammenslåingsprosessen? Nemnda opplever at de underveis har kontroll på prosessen At ansatte føler seg involvert At menighetsrådene føler seg involvert Arbeidsmiljø og trivsel er bra under hele prosessen Kommunikasjonen fungerer Innovasjon skjer Ressursoptimalisering Kirken lever Medlemmene viser interesse for sammenslåingen.

16 Prosjektleders mandat/stillingsinstruks? Tydelig delegasjon og myndighet gis fra fellesnemnda til prosjektleder Arbeidsavtale inngås med ett av fellesrådene, mens leder av fellesnemnda er nærmeste overordnede Mandat/stillingsinstruks for prosjektleder sier noe om oppgaver, ansvar og myndighet Stillings% Prosjektgruppe? Hva slags rolle har (de andre) kirkevergene vs prosjektleder? Arbeidsutvalg i nemnda? Temagrupper? 16

17 Stillingsinstruks Færder

18

19 Ad 2. Hva er en god prosjektleder? - 2 minutter stikkord individuelt - Diskuter 3 minutter med sidemann 19

20 SWOT analyse: Egenvurdering prosjektleder Styrker Muligheter Svakheter Trusler 20

21 SWOT analyse: kirkeverge og prosjektleder? Styrker Muligheter Svakheter Trusler 21

22 Hva er en god prosjektleder? Egenskaper som fremheves i prosjektleder-litteraturen 22

23 Være troverdig inngi tillit (Karlsen 2017) Kreativ problemløser (kunne improvisere og ta risiko) (ibid.) Tolerere usikkerhet, håndtere stress og motstand (ibid.) i endringsledelsesteorien: håndtere «endringsrommet» (Hennestad, Revang og Strønen 2012) Være endringsleder: Utvikle felles forståelse av fremtidig, ønsket situasjon og hva en må gjøre underveis for å komme dit få til endring i «hverdagsvirkeligheten»(ibid.) Fleksibel lederstil situasjonsbestemt ledelse (Karlsen 2017, Andersen 2016, Vaagaasar og Skyttermoen 2017) Forankre, være brobygger, ivareta demokratiske prinsipper og god forhandler (Sandkjær Hanssen, Helgesen og Holmen 2014, Holmen 2016) 23

24 Gode kommunikasjonsevner (ibid,jf Eisendel 1987): god observatør, flink til å lytte, sile bort irrelevant informasjon, tolke det som er viktig og formidle nødvendig informasjon til andre. Forebygger konflikter og misforståelser. 24

25 Evne til overblikk og prioritering (Aakre og Scharning (2016) Hva skal gjøres? Når skal det gjøres? Evne til å endre kurs etter behov 25

26 Ad 3. Hva skal ledes? Oppgaver og ansvar 26

27 Hva skal du styre oppmerksomheten din etter? Prosjektets «struktur» og «kultur» Prosjektlederkompasset 27

28 Strukturen = «de harde oppgavene» = planlegging og styring etter fastsatte mål, fremdriftsplan, utredninger, saksfremlegg, beslutninger Kulturen = «de myke oppgavene» = samarbeid, bli kjent, kommunikasjon, håndtere motstand, motkrefter og konflikter, motivere, kulturbygging, sosiale tiltak 28

29 Bakover Følg opp fremdriften. Få overblikk. Er dere på rett vei? Innover Se på deg selv. Hva kan du gjøre mer/mindre av? Se oppover Hold kontakten med fellesnemnda. Sørg for klar «kontrakt» Nedover Bry deg om! Led folk slik at dere sammen når målene og har det gøy underveis! Utover Hold kontakten med alle interessenter Fremover Planlegg ut fra tilstrekkelig høye og realistiske mål. Hva er suksesskriterier for prosessen? Hvilke risikofaktorer finnes og hvordan håndtere dem? 29

30 Prosjektlederrollen oppsummert Lede prosjektets struktur og kultur, styr oppmerksomheten ut fra prosjektlederkompasset Være bevisst utfordringer knyttet til å være både kirkeverge og prosjektleder (også bevisst utfordringer knyttet til «bare» å være prosjektleder) Ha overblikk og evne til å prioritere Stå i usikkerhet Hjelp fellesnemnda til å styre 30

31 Litteratur Andersen, E.S. (2016): Prosjektledelse. Hennestad, B.W, Ø. Revang og F.H.Strønen (2012): Endringsledelse og ledelsesendring. Holmen, A.K (2016): Endrede styringsregimer = endring i lederroller, i Magma 2/2016. Karlsen, J.T. (2017): Prosjektledelse fra initiering til gevinstrealisering Sandkjær Hanssen, G., M.K. Helgesen og A.K.Holmen (2014): Den forhandlende kommune i samhandlingsreformen forhandlingspraksis og lederegenskaper, i Norsk Statsvitenskapelig Tidsskrift. Stryken,H.S. og J.Aakre (2016): Prosjekthåndboka 3.0. Vaagaasar, A.L. og T.Skyttermoen (2017): Prosjektveilederen. Westhagen, H. et al (1995): Prosjektarbeid. Utviklings- og endringskompetanse. 31