Formulering av mål og beskrivelse av prosjekt:

Transkript

1

2 Formulering av mål og beskrivelse av prosjekt: Kort repetisjon om prosjekt som arbeidsform Prosjektarbeid og ledelse i kunnskapsorganisasjoner Organisering (prosjekt vs linje) Mål i prosjekt : formelle vs skjulte Effektmål/formål Resultatmål/leveransene Prosjektbeskrivelse Overordnet planlegging Milepælsplanlegging : Aktivitetsplanlegging og nettverksanalyse Estimering av ressurser og tid

3 Utføring av arbeidsoppgave som er tids- og budsjettavgrenset Levere resultater i henhold til mandat Involverer ulike roller, fag og avdelinger Gjenstand for interesse og engasjement fra mange ulike personer, grupper, interessenter Basisorganisasjonen eier prosjektet Prosjekt som arbeidsverktøy Prosjekt som organisasjonskultur

4 Prosjektledelse = fagfelt innen organisering Oppdragsgiver = den som etablerer prosjekt (har behov) Prosjekteier = den som ivaretar oppdragsgivers int. Prosjektleveranse = det prosjektet skal skape (bestilling) Prosjektleder = daglig leder og ansvarlig for prosj gj.f. Interessenter = aktører som påvirker eller blir påvirket av prosjektets gjennomføring el leveranse Prosjektstyring = verktøy og prosesser som anvendes (Skyttermoen og Vaagaasar, 2015)

5 Felles erkjente mål Integrerende tverrfaglige prosesser Samhørighet og identitet til teamet Felles normer og kultur sikrer konstruktiv konflikt håndtering Individuelle interesser Profesjonelle roller definerer samarbeid Samhørighet og identitet til profesjonen /avd Utvikler lett konflikt/uenighet om oppgaven og hvordan løse den PROSJEKTTEAM PROSJEKTGRUPPE

6 Unik oppgave Tidsavgrenset Drastiske endringsprosesser Kortsiktige mål Temporære ressurser Fleksibilitet Målorientert Oppgavekultur Usikkerhet Prosjekt Repeterende oppgaver Evigvarende Gradvise endringer Langsiktige mål, visjoner Faste ressurser Stabilitet Kostnadseffektivitet Rollekultur Erfaring, rutine Linjen

7 Medarbeidere rapporterer til to ledere Deltagelse i prosjekt gir status, men avdelingsleder har personalansvar Resultatene skapes i prosjekt, mens avdelingsledere bestemmer avlønning Fagforeningene støtter funksjonene, ikke prosjektene Toppledelsen mer kontakt med avdelingene enn prosjektene

8 Komplisert øvelse Administrativ ryddighet sentralt God bruk av metoder og teknikker er ikke alt Menneskene er den viktigste ressursen Ledelse av autonome fagmennesker

9 Profesjonalisering fører til spesialisering og faglig dybde&kvalitet Profesjonelle foretrekker å arbeide individuelt Profesjonalisering gjør at profesjonelle setter egne mål høyere enn prosjektets Profesjonalisering skaper primadonnaer Prosjekt stjeler tid fra faglig virksomhet Prosjekt utfordrer profesjonalisering

10 Motivasjonen individualiseres Selvbestemmelse og selvrealisering sentralt Høy lojalitet til profesjonen og faggruppe Mål og motivasjon til prosjekt må forankres ind Vanskelig å få autoritet som prosjektleder Prosjektets mål oversees og liten lojalitet til prosjekt Profesjonelle (individ) Prosjekt (organisasjon)

11 Begrep fra kunstlivet om de krevende profesjonelle Myten er at primadonnaen er vanskelig, temperamentsfull, selvhøytidelig og avskyr ledelse og administrasjon Bidratt til utvikling av begrepet og boken primadonnaledelse Helle Hedegaard Hein (2013)

12

13 Hovedsakelig én arketype som dominerer Arketypene kan endre seg i ulike situasjoner og over tid Eksempel på endringer; 1. Frustrasjon over lengre tid kan få primadonnaen til å regrediere og fokusere på behov på lavere nivå 2. En primadonna kan begynne å agere som pragmatiker eller lønnsmottaker og plutselig fokusere overdrevent på lønnstillegg, skrivebordets størrelse el andre ting 3. Viktig som leder å ikke dekke slike behov, men forstå at det er uttrykk for frustrasjoner som projiseres andre steder og at problemet er at høyereliggende behov ikke er dekket 4.Behov som er dekket er ikke motiverende 5. Fagfolk bør ledes ut fra den grunnleggende arketype

14 Prosjektledelse blir mer kunnskapsledelse enn Prosjektstyring Vektlegge faglig retorikk framfor økonomisk management i språk og mål Formulere èn meningsfylt visjon for prosjekt Sett mål og slipp fri (ha tillit) Gi meningsfull feedback Forstå flow og frustrasjon

15 Har med Norges Musikkhøgskoles samfunnsoppdrag å forvalte studentenes undervisning og læring utvikling av musikkfaget drive med musikkfaglig forskning Har med de administrative støttefunksjoner å utvikle personal-, IT, informasjon- og økonomisystemer å utvikle organisasjonen å utvikle ansatte Kjernevirksomhet Støttefunksjonene

16 Hvorfor er prosjektet igangsatt? Hva er formålet med prosjektet? Middel for å nå et høyere mål Bruken av prosjektets leveranser Kan utformes som visjon Effektmål Hva skal leveres av prosjektet? Hva er tids- og kostnadsrammer? Kortsiktig konkret prosjektleveranse Tid, kostnad og kvalitet Prosjektbeskrivelse og prosjektmandat Resultatmål

17 Dårlige beslutningsprosesser Ildsjeler som ingen klarer å stoppe Overoptimisme (overestimerer fordeler og underestimerer risiko) Manglende kvalitetssikring av prosjektet Manglende prosjekteier

18 Mandatet bør definere hva formålet er med prosjektet besvare spm hvorfor? Prosjektets effektmål er IKKE en aktivitet som skal utføres Prosjektets effektmål er hensikten med prosjektet

19 HVA skal prosjektet konkret levere? Resultatmål må være; -spesifikke og tydelige -målbare -realistiske -tidsbegrenset -akseptert Du bør kunne svare JA eller NEI på om resultatmålet ble oppnådd

20 Inkludering av mange kan føre til målkonflikter Sentralisert sterk prosjektstyring sikrer fremgang Forutsetter tro på rasjonalitet og styring Effektiv prosjektgjennomføring Involvere flest mulig i målsetting utvikler teamfølelse Skape forankring og oppslutning om mål Bred medbestemmelse skaper oppslutning Tar utgangspunkt i tvetydighet og ulike preferanser Skape team i prosjekt

21 Prosjektets navn og bakgrunnen for prosjektet Oppdragsgiver (prosjekteier/sponsor) Prosjektets effektmål Prosjektets resultatmål Prosjektets rammebetingelser Prosjektets interessenter Arbeidsomfang Budsjett Roller og ansvar Tidsplan Budsjett Dato for godkjenning og signaturer

22 Fyll inn det utdelte skjema etter beste evne basert på det nåværende eller siste prosjektet du har deltatt i. Ca. 5 min. Skriv ned med dine ord hva du oppfatter som effektmålet og resultatmålet. Hvordan opplever du at målsetting har vært i prosjektet? Snu deg mot sidemannen/kvinnen og del dine erfaringer. Hvordan kan dere starte opp prosjektet på en bedre måte neste gang? Ca min.

23 Elstad, B. og De Paoli, D. (2014) Organisering og ledelse av kunst og kultur. Cappelen Damm. Skyttermoen, T. og Vaagaasar, A. (2015) Verdiskapende prosjektledelse. Cappelen Damm. Karlsen, J.T. (2013) Prosjektledelse fra initiering til gevinstrealisering. Universitetsforlaget.