Løsningsforslag oppgavesett 7

Transkript

1 Løsningsforslag oppgavesett 7 OPPGAVE 1 a) De viktigste kjennetegn ved et prosjekt: Unik oppgave Tidsavgrenset Drastiske endringsprosesser Kortsiktige mål Temporære ressurser Fleksibilitet Målorientert Oppgavekultur Usikkerhet Det viktigste kjennetegn ved linjeorganisasjonen: Repeterende oppgaver Evigvarende Gradvise endringer Langsiktige mål, visjoner Faste ressurser Stabilitet Kostnadseffektivitet Rollekultur Erfaring, rutine I denne oppgaven bør læringsaspektet komme tydelig frem. Det bør legges vekt på at å beskrive forskjellige systemer og metoder som kan formidle troverdig og nyttig informasjon slik at både brukere og oppdragsgivere har tillit til systemet. Hensikten bør komme frem: samle informasjon for systematisk å lære av erfaringer slik at produktiviteten i prosjekter kan økes. Hovedspørsmålene (hvorfor, hva, hvordan og av hvem og for hvem) kan det godt reflekteres rundt. Spesielt vesentlig at den/de ansvarlige tydeliggjør at det er viktig at det skal læres på bakgrunn av systematisk informasjonshenting. Forskjellige metoder for innsamling og formidling av informasjon, kunnskap og erfaringer for bedre prosjektlæring kan være: Uformelle samtaler Faglige møter, temakvelder, konferanser Erfaringsmeglere og rådgivende organer Status- og oppfølgingsmøter Seksjons- og avdelingsmøter Prosjektdagbok Prosjekthåndbøker og -manualer Prosjektrevisjoner, evalueringer og rapporter Opplæring og etterutdanning Arkiver og databaser 1

2 c) En analyse kan bestå av følgende trinn: 1. Oppstart av prosessen 2. Identifisering av ene 3. Analyse av ene 4. Vurdere og iverksette strategier og tiltak for håndtering av er 5. Oppfølging og kontroll for å vurdere utviklingen Underveis mens disse trinnene gjennomføres er det viktig å dokumentere og kommunisere arbeidet. Interessentanalyse bør bestå av posisjonsanalyse for å kartlegge hva slags type det er. Der ser man på ens interesse for prosjektet og muligheten for å påvirke det og la disse forholdene være avgjørende for hvordan prosjektet skal forholde seg til en. Følgende matrise kan benyttes: Interessentens mulighet til å påvirke prosjektet Stor Liten Muligheten for samarbeid mellom partene Stor Liten Type 4. Type 1. Blandet Type 3. Type 2. Ikke-støttende Støttende Marginal d) Forhold som det bør legges vekt på for å sikre gevinstrealisering: Identifisere gevinstmuligheter o Intervju og arbeidsmøter med nøkkelaktører o Hovedsakelig 1. ordens effekter o Hvis mulig også 2. ordens effekter o Vurdere også hvor realiserbare gevinstene er Planlegging av gevinstrealisering o Hvor i organisasjonen skal effekten skje o Hvem i organisasjonen blir berørt av effekten o Fordele roller og ansvar for gevinstrealiseringen o Hvilke tiltak kreves for å realisere gevinstene o Tilrettelegge for nødvendige endringsprosesser o Når vil gevinstene bli realisert Oppfølging av gevinstmulighetene o Sammenlign realiseringen av milepæler med gevinstrealiseringsplanen o Vurder om interne eller eksterne endringer har påvirket gevinstmulighetene o Nye gevinstmuligheter kan ha dukket opp Realisering av gevinstmulighetene o Vekt på implementering 2

3 o Opplæring av brukere o Støtte Måling av gevinstene o Intervju og samtaler o Observasjon o Spørreskjema o Key Performance Indicator (KPI) OPPGAVE 2 a) BAC (Budget at comletion) = /0,25 = Inntjent verdi (BCWP) ved tidspunkt t = * 0,28 = Virkelige kostnader (ACWP) = Planlagte kostnader (BCWS) = Kostnadsavvik = BCWP ACWP = = Budsjettavvik = BCWS ACWP = = Fremdriftsavvik = BCWP BCWS = = Produktivitetsindeks (CPI) = BCWP/ACWP = / = 1,4 Fremdriftsindeks (SPI) = BCWP/BCWS = / = 1,12 Prosjektet går svært bra. Kan vurdere om en nærmere analyse bør utføres, fordi CPI er unormalt høy. Svaret på andre spørsmål er ja. Det er klart større sjanse for å fange inn avvik tidlig i en prosjektprosess enn sent. Ved tidspunkt t+1: BCWS = ACWP = BCWP = CPI = / = 1,4 SPI = / = 0,56 Tolkning: Som før, brukt relativt lite penger i forhold til det som er gjort, men det går tregt! Merk at opplysningen om antatt avslutningstidspunkt er irrelevant for beregning av avvikene, CPI og SPI. 3

4 OPPGAVE 3 a) 1 9 H I A C G E F B D H < 8 uker Kritisk linje: I A C D E F Total tid = 12 uker c) H > 8 uker Kritisk linje: I H E F Total tid = Aktivitet H + 4 uker d) H = 8 uker Vi har nå to kritiske linjer i nettverket: I H E F og I A C D E F Total tid = 12 uker Slakk (flyt): B = 1 uke, G = 2 uker e) Avhengigheten mellom aktivitetene B og D er unødvendig. Dette skyldes at aktivitet B alltid vil ligge foran D, siden C er foran D og B er foran C. OPPGAVE 4 a) Markedsføring er generelt sett en driftsoppgave. Men siden dette er en markedsføringskampanje for et nytt produkt som er utviklet kan det likevel være aktuelt å opprette et prosjekt for gjennomføringen av markedskampanjen. Prosjektet bør i så fall pågå frem til markedsføringskampanjen er over og linjen overtar den mer permanente markedsføringen av produktet. 4

5 I besvarelsen bør det drøftes hvorvidt kriteriene (kjennetegnene) til et prosjekt er oppfylt, dvs. - Konkret mål - Begrensede ressurser - Temporært (start og slutt) - Engangsforetak (unikt) - Tverrfaglig Prosjektet må planlegges og organiseres. Prosjektets effektmål og resultatmål må defineres. Det forutsettes at kandidaten gjennomfører en drøfting av hva som kan være effektmålet og resultatmål for dette prosjektet. Effektmålet skal gi svar på hvorfor prosjektet blir gjennomført. Eksempel på svar kan være å gjøre produktet kjent i markedet, økt markedsandeler, økt salg, gjøre DUFT AS bedre kjent i markedet, osv. Resultatmålet skal gi svar på hva prosjektet skal skape av leveranser. Eksempel på svar kan være annonse i aviser, ukeblad, tv-reklame, reklameplakater. Et annet resultatmål kan være en vellykket og suksessfull markedskampanje (budskapet nådde frem til målgruppen, prosjektet holdt budsjettet og tidsplan, osv.). c) Kjennetegn og krav til milepæler: - Milepæler er kontrollstasjoner i prosjektet som gjør at vi kan forsikre oss om at vi er på rett kurs - En milepæl er en beskrivelse av en tilstand som prosjektet bør være i på et visst stadium av prosjektarbeidet - En milepæl beskriver hva vi skal oppnå, ikke hvordan (skal ikke være aktiviteter) - En milepæl skal så langt som mulig være løsningsnøytralt formulert Eksempel på en enkel milepælplan for markedsføringskampanjen (fortløpende milepæler): - Organisering/bemanning av prosjektet avklart - Markedsføringstiltak bestemt - Første markedsføringstiltak gjennomført - Samtlige markedsføringstiltak gjennomført - Effekten av markedsføringstiltakene evaluert Det er viktig at kandidaten ikke beskriver milepælene som aktiviteter eller oppgaver som skal gjøres. Det skal være et mål/en tilstand som skal oppnås. 5

6 d) Eksempler på usikkerheter kan være: - Manglende tilgang til ressurser - Prosjektleder har liten myndighet - Innblanding i prosjektet fra toppledelsen Studentene bør for hver usikkerhet vurdere: 1) Sannsynlighet for at usikkerheten inntreffer og 2) Konsekvens for prosjektet (kostnad, tid og kvalitet). Deretter plassere usikkerhetene i matrisen under for å illustrere grad av alvorlighet/kritikalitet. Sannsynlighet Høy Middels B K K = Kritisk B = Betydelig N = Neglisjerbar Lav N Lav Middels Høy Konsekvens - Kritisk: når en usikkerhet havner på det kritiske området (rødt) så gir det et signal om at dette er en alvorlig usikkerhet. Dette er en usikkerhet som krever umiddelbar oppfølging ved at tiltak blir iverksatt. - Betydelig: når en usikkerhet havner på det betydelige området (gult) så betyr det at usikkerheten er sånn passe alvorlig. Det er en usikkerhet som krever overvåkning og at man tenker i gjennom tiltak for å håndtere denne usikkerheten, men uten disse trenger å bli iversatt umiddelbart. - Neglisjerbar: når en usikkerhet havner på det neglisjerbare området (grønt) så betyr det at usikkerheten ikke er alvorlig. Prosjektet trenger ikke gjøre noe spesielt i forhold til denne usikkerheten, unntatt å overvåke utviklingen over tid. Det kan hende at usikkerheter i dette området blir mer alvorlige senere i prosjektet. 6