Evaluering som prosjektarbeid. Engangsoppgave med gitte betingelser

Transkript

1 Evaluering som prosjektarbeid Engangsoppgave med gitte betingelser

2 Egenskaper ved en evaluering Engangsoppgave Ett bestemt IT-system skal evalueres Skal gi et troverdig resultat Vi skal kunne stole på resultatet av evalueringen Trenger personer med forskjelllig kompetanse Noen finner kriterier Noen utfører evalueringen Noen skal skrive rapporten Personer med forskjellig bakgrunn skal samarbeide Har begrensninger Start-, sluttidspunkt og kostnadsramme er bestemt

3 Prosjekt og evaluering Et prosjekt er et engangsoppdrag for å nå et klart formulert mål innenfor en gitt tidsfrist og en gitt kostnadsramme En evaluering av et IT-system er en engangsoppgave for å komme fram til et definert resultat innefor en bestemt tidsfrist og kostnad

4 Evalueringen er prosjektarbeid fordi: Engangsoppgave Ett bestemt mål Begrenset tid og ressurser Prosjektet er over når evalueringen er gjennomført og resultatet presentert

5 Evalueringsmandatet Hvem, hva, hvor, når og hvorfor Mandatet skal inneholde: Evalueringens navn Evalueringens eier Bakgrunn for evalueringen Målet for evalueringen Evalueringens omfang og avgrensing Rammebetingelser, tid, omfang Økonomi (Budsjett og lønnsomhet)

6 Evalueringsmodell Beskriver de viktigste forholdene ved gjennomføringen av evalueringen Evalueringsfasene Faglige og administrative oppgaver Milepæler, beslutningspunkter og beslutningsprosedyrer Krav til dokumentasjon og beslutningsgrunnlag

7 Evalueringsarbeidet består av: Administrasjon Styre utføringene av de faglige oppgavene i evalueringen Lage planer, fordele og følge opp arbeidet, rapportere til prosjekteier Operativt arbeid Utføre de faglige oppgavene i evalueringen Lage kriterier, utføre tester, foreta intervjuer, gjennomføre målinger

8 Administrasjon Alle oppgaver som har å gjøre med styring organisasjon og ledelse av evalueringen Styring Sørge for å nå målet med evalueringen Styringssløyfen Målformulering, Planlegging, Oppfølging Organisasjon Formell struktur Arbeidskultur Ledelse Vite hvor veien skal gå fremover og motivere etter hvert som man kommer nærmere slutten av evalueringen

9 Organisering av arbeidet Fordeling av myndighet, ansvar og arbeidsoppgaver Omfatter både struktur- og kulturforhold Struktur Inndeling etter funksjon, produkt, marked. Myndighet og ansvar Hvem har ansvar for hva og kan bestemme Arbeidsdeling og rutiner Hvem utfører hva og hvordan

10 Evalueringsmålet Det evalueringen skal ende opp med Skal beskrive et resultat, ikke aktiviteter Målet skal være operasjonelt Kunne etterprøves Være troverdig Vise hvordan evalueringen ble gjennomført Målene må samsvare med myndigheten som er gitt i prosjektet

11 Planlegge gjennomføringen 1. Vurdere arbeidet/ressurser for å nå målet 2. Strukturere og dele opp arbeidet 3. Estimere kostnader ved gjennomføringen 4. Lage fremdriftsplan 5. Lage ressursplan 6. Sette opp budsjett Se tilbake på forelesningen om metoder

12 Hovedmål, delmål og milepæler Evalueringen brytes ned i deler, milepæler som skal oppfylles underveis Gir god oversikt over evalueringsarbeidet Lettere å få med alt nødvendig arbeid Letter planlegging og gjennomføring Nedbrytingen skjer i logiske delmål Forarbeid Gjennomføring Etterarbeid

13 Eksempel på milepælplan M0 Evalueringsstart M1 Når evalueringsbeskrivelsen er ferdig M2 Når forberedelsene er gjennomført M3 Når det praktiske arbeidet starter M4 Når etterarbeidet starter M5 Når rapporten er ferdig M6 Når evalueringsresultatet er presentert M7 Når evalueringsarbeidet er avsluttet

14 Milepæler Dele prosjektet opp i delmål Start Prosjektet Slutt Kalendertid Starte forarbeid Utarbeide planer Starte gjennomføring Skrive sluttrapport

15 Kritiske suksessfaktorer Hvilke eksterne påvirkninger som kan føre til at evalueringen ikke blir vellykket Endrede oppfatninger av evalueringen hos prosjekteier, toppledelse eller andre Systemet kommer i ny versjon Endret bruk av systemet Endret organisering i virksomheten Planer eller organisering er ikke realistiske Ressurstilgangen er ikke sikret god nok

16 Evalueringens rammer TID - RESSURSER - KVALITET Tid Kvalitet Ressurser

17 Risiko og usikkerhet Uventede hendelser som resulterer i at målet med evalueringen ikke blir oppnådd Lage en strategi for å redusere risikoen Operasjonell usikkerhet - Intern Usikkerhet i arbeidsomfang og ressursbehov Kontekstuell usikkerhet - Ekstern Forskjell i kunnskap om system og bruk når evalueringen starter og avsluttes Endring av målene underveis Hensikten med evalueringen vurderes forskjellig før og etter gjennomføring

18 Typer av risiko Resultatansvar Evalueringen var feil, rådet var elendig - erstatningsansvar Teknologisk risiko Nye plattformer og versjoner kan kullkaste hele evalueringen Forretningsmessig risiko Får ikke forventet utbytte av evalueringen Økonomisk tap Misfornøyde kunder og ansatte Dårlig renomé

19 Eksempel på risikoanalyse Hendelse Høy Middels Lav Tiltak Sykdom gir tapt arbeidstid i evalueringen. Uforutsette vansker med å få informasjon fra leverandører Kunnskapsmangel i deler av evalueringen. X X X Overtidsarbeid for de andre. Ha alternative måter å samle informasjon på Vite hvor denne kunnskapen kan hentes. Bedriften har ikke tid til å gjennomføre evalueringen Fare for feiltolkning av data X X Sørge for at evalueringsmandatet er forstått, signert og akseptert hos eier. Flere tolker samme data. Kvalitetssikre hvordan andre har tolket tilsvarende data

20 Risikomatrise Generelle forhold Kan påvirke Kan delvis påvirke Kan ikke Påvirke Kjent Delvis kjent Ikke kjent Sykdom Prisstigning

21 Interessenter i evalueringen Alle som på en aller annen måte påvirkes av evalueringen Primære: Fagforening, Aksjeeiere, Kreditorer, Ansatte, Myndigheter, Leverandører og underleverandører Kunder, Linjeledere.. Sekundære: Alle som mener de har en interesse i prosjektet, Familie, Media, Institusjoner, Organisasjoner, Politikere, Turister, Privatpersoner..

22 Analyse av interessenter Hva ønsker interessenten å få ut av evalueringen? Sett deg inn i deres ståsted Hva medfører evalueringen for disse? Hva er alternativet? Overvåke Innformere Innvolvere Samarbeide Redusere avhengighet Imøtegå Med bakgrunn i din analyse må du velge hvordan du ønsker kommunisere med interessentene

23 Avslutte evalueringen Overlevere resultatet Rapporten med eller uten anbefaling Presentasjonsmøte Forklare konsekvensene av evalueringen Egenevaluering av resultatet Evaluere hele arbeidsprosessen