Interessentanalyse i prosjekter Ole Christian Albert Agder Energi AS. NFKR Region Sør, 17. november 2015

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Interessentanalyse i prosjekter Ole Christian Albert Agder Energi AS. NFKR Region Sør, 17. november 2015"

Tron Ellingsen
6 år siden
Visninger:

1 Interessentanalyse i prosjekter Ole Christian Albert Agder Energi AS NFKR Region Sør, 17. november 2015

2 Kort om Ole Prosjektleder i rundt 25 år Sertifisert ihh til IPMA, assessor Senior prosjektleder i Agder Energi AS Honna sentralnettstasjon Nytt Skjerka kraftverk

3 Strikkord for presentasjonen Hva er en interessent og en interessentanalyse Hvorfor og når Hvordan Kommunikasjonsplan Noen eksempler underveis STILL GJERNE SPØRSMÅL UNDEREIS

4 Interessent - definisjon En person eller organisasjon som er aktivt involvert i prosjektet, eller hvis interesser kan bli positivt eller negativt påvirket av gjennomføringen eller fullføringen av prosjektet. Interessenten kan ha påvirkning på prosjektets mål, gjennomføring og resultat.

5 Interessentanalyse Alle prosjekt er omringet av organisasjoner og personer som direkte eller indirekte påvirker utforming og utførelse av prosjektet og som selv kan bli påvirket av det. Interne interessenter Interessentanalyse; en metode for å identifisere interne og eksterne interessenter og Styringsgruppe Friluftsinteresser Prosjekt eier Kommune CEO Grunneiere Miljømyndighet deres behov og mål deres potensielle innflytelse og bidrag til prosjektet samt hvordan håndtere interessentene Media Interne bidrags ytere Arbeidstilsyn Prosjektet Driftsorg. Konsernledelsen Forretn.- områder Leverandører Prosjektmedarb. NGO Eksterne interessenter

6 Hvorfor interessentanalyse? God interessenthåndtering er en nøkkel til prosjektsuksess, fordi: Analysen bidrar til å definere prosjektets mål og formål Gir mulighet for å iverksette tiltak for å sikre interessentenes støtte Effektiviteten øker når vi har med oss de rette menneskene på laget Viktig input for å velge gjennomførings- og anskaffelsesstrategi Gir input til hvordan prosjektet bør organiseres Tydeliggjør grensesnittene for prosjektet Underlag for etablering av kommunikasjonsplan Gjør interessentanalyse, så tidlig som mulig! NB! Ikke glem usikkerhetsanalysen

7 Gjennomføring Hovedtrinn i en systematisk interessentanalyse 1. Forberedelse til interessentanalyse 2. Identifisering av prosjektets interessenter 3. Analyse av prosjektets interessenter 4. Utarbeidelse av tiltak og kommunikasjonsplan 5. Håndtering av prosjektets interessenter

8 Gjennomføring 1. Forberedelse til interessentanalysen Planlegge tidspunkt Definere deltakere Invitere til idédugnad Forberede og sende ut underlag på forhånd

9 Gjennomføring 2. Identifisering av prosjektinteressenter Sette av nok tid Starte med stille idédugnad i 10 min. Bruke gjerne post-it lapper Samle inn forslagene Viktig med god prosess, bruk fasilitator Sjekkliste med typiske interessenter (sjekkes først etter at gruppen har "tømt" kreativiteten sin)

10 Gjennomføring 3. Analyse av prosjektinteressenter Hvilken holdning har interessenten til prosjektet? Hvilken makt/innflytelse har interessenten? Hva ønsker interessenten å oppnå/sikre Hva ønsker prosjektet av interessenten? Hva er interessentenes krav og forventninger Hvilken adferd vil interessenten ha ved en evt. konflikt? Sorter interessentene

11 Gjennomføring Kategoriser interessentene Innstilling til prosjektet Positiv Negativ Strategi 1 Involvere/ informer Strategi 2 Overvåke/ informer Liten Evne til å påvirke Strategi 4 Samarbeid Strategi 3 Reduser avhengighet Stor

12 Gjennomføring 4. Utarbeidelse av tiltak og kommunikasjonsplan Lag en Tiltaksplan for håndtering av interessenter Sorter og systematiser interessentene ihh til analysen Bestem tiltak, prioriter tiltak for de med størst potensiale for negativ påvirkning Bestem hvem som er ansvarlig for interessenten og tiltakene IntID Interessent Hvem stiller krav eller har forventninger til prosjektet Hva ønsker interessenten å oppnå/sikre Hva ønsker prosjektet av interessenten? INTERESSENTANALYSE Hvilken makt/ innflytelse har interessenten? Hvilken holdning har interessenten til prosjektet (---,0,+++) Hvilken adferd vil interessenten ha ved en evt. konflikt? Konsekvens for kostnad/ gevinst i prosjektet eller hos interessent Hva kommuniseres? KOMMUNIKSJONSPLAN Hovedkanal kommunikasjon Følges opp av?

13 Gjennomføring Utarbeide kommunikasjonsplan Basert på analysen må man velge hvordan man skal kommunisere med interessenten og hvem som er ansvarlig overfor den enkelte interessent Møter Allmannamøte Telefon Brev Epost Kurs/seminar Avisannonser Lokal oppslagstavle etc.

14 Interessent kommunikasjons matrise

15 Interessent kommunikasjons matrise Eksempel: Interessent Strategi Hensikt Intervall Form Ansvarlig Grunneier 4 Informere, avklare Møter, epost Fortløpende Byggeleder NVE 4 Fremdrift, status miljø Ved behov, helst hvert kvartal Rapport, befaring Miljøkoordinator Kommune 1 Informere, avtaler, tillatelser Ved behov og større operasjoner Møte, epost PL Statnett 1 Avklare spec, avtaler Ved behov Møter, epost PGL

16 Mer detaljert analyse INTERESSENTER FOKUS og FORVENTNINGER Statnett Fokus: Forventer: Skal overta stasjonen når den er ferdigbygd og er som sådan prosjektets viktigste premissgiver Bestemmer når utkobling og innsløyfing av sentralnettslinjen kan skje og hvor lenge utkobling skal vare Utvikler de tekniske spesifikasjonene for trafostasjonene i sentralnettet fortløpende Krever at prosjektet henter ut og implementerer alle tekniske løsninger for sikkerhet, kommunikasjon, drift, brannvarsling etc. Holder SN orientert om status, planer og valg av løsninger Benytter prekvalifiserte leverandører Dokumentasjon ihh til SN krav Prioritering Input til kommunikasjonsplan

17 Gjennomføring 5. Håndtering av prosjektets interessenter Interessentene må følges opp gjennom alle faser Analysen må oppdateres jevnlig for å vurdere om forhold har forandret seg og kommunikasjonsplanen må oppdateres Ved faseoverganger vil det gjerne dukke opp nye interessenter

18 Det viktigste er god og engasjert dialog med interessentene Takk for meg

Like dokumenter

ISO 9001:2015, Kap 4.2 Interesseparter. ved Siri Mathiesen Medlemsmøte Trondheim

ISO 9001:2015, Kap 4.2 Interesseparter ved Siri Mathiesen Medlemsmøte Trondheim 20.09.2016 Siri Mathiesen Kursansvarlig i NFKR Academy Utdannelse: Kjemiingeniør, Business (MBA), Personlig coach Erfaring: