17. Kommunikasjon og samarbeid Grunnleggende prosjektledelse

Transkript

1 17. Kommunikasjon og samarbeid Grunnleggende prosjektledelse Innledning Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is success. Henry Ford Et vellykket prosjekt møter eller overgår interessentenes forventninger. Kommunikasjon er det sentrale elementet i styring av forventninger. Alt prosjektet legger frem i møter eller informerer om i dokumenter og rapporter bidrar til å etablere forventninger. Det er derfor viktig at informasjonen er konkret, realistisk, korrekt og myntet på å dekke mottakerens informasjonsbehov. Informasjon og kommunikasjon internt i prosjektet er også viktig for å fremme lagånd og eierskap. Det er prosjektorganisasjonen som skal realisere prosjektet, og dette fordrer at prosjektleder legger forholdene til rette for et godt samarbeid ved å motivere deltakerne samt bidra til å løse konflikter. En prosjektgruppe som samarbeider bra kan løse de mest komplekse utfordringer, mens en prosjektgruppe som samarbeider dårlig sliter med å løse de meste trivielle problemstillinger. God kommunikasjon, åpenhet, motivasjon og konstruktive tilbakemeldinger er sentrale faktorer for å oppnå godt samarbeid.

2 Mål Etter denne leksjonen skal deltakerne ha: Fått bedre forståelse for viktigheten av god kommunikasjon Fått økt kunnskap om innholdet i en kommunikasjonsplan Fått bedre forståelse for hvordan man kan motivere prosjektdeltakerne

3 Tankevekkere Før du går videre i leksjonen, prøv å svare så godt du kan på spørsmålene under. Du vil finne svarene på oppgavene i teksten, og ditt svar vil bli vist i en boks til høyre for teksten. Prøv å sammenligne dine svar med teorien. Ikke gå videre før du har svart på oppgavene! Nevn viktige punkter i en kommunikasjonsplan: Åpenhet, konstruktive tilbakemeldinger og motivasjon Nevn forhold som kan skape god motivasjon: Informere og engasjere. Hvordan bør tilbakemeldinger til prosjektdeltakere utformes? Bør være konkrete og presise.

4 Teori Kommunikasjon Det er viktig at prosjektgruppen og omgivelsene blir informert om prosjektets status og fremdrift. Prosjektleder er ansvarlig for å kommunisere prosjektinformasjon til prosjekteier og andre interessenter til rett tid. På samme måte har prosjekteier ansvar for å kommunisere beslutninger og prioriteringer knyttet til prosjektet tilbake til prosjektleder. Mangel på informasjon gjør partene usikre og medfører at uriktig informasjon kommer fra andre enn de ansvarlige og rykter kan begynne å løpe. Prosjektleder bør derfor utarbeide en kommunikasjonsplan og implementere denne. Kommunikasjonsplan Prosjektleder er den personen i prosjektet som har best oversikt over helheten og dermed er nærmest til å kommunisere status til de øvrige i gruppen. Alternativt kan prosjektleder utnevne en informasjonsansvarlig, hvis ansvar er å holde prosjektgruppen og interessenter informert om prosjektets status samt koordinere innspill fra ulike aktører til prosjektleder og andre beslutningstakere i prosjektet. Her vil en enkel kommunikasjonsplan være nyttig, der oppbyggingen kan se slik ut: Hvem er ansvarlig for å kommunisere hva? Hva skal kommuniseres til hvem og når? Hvordan skal informasjonen presenteres? Hvilket format skal det overføres på? Ditt svar på spørsmålet 'Nevn viktige punkter i en kommunikasjonsplan' Åpenhet, konstruktive tilbakemeldinger og motivasjon Kommunikasjonsplanen er et nyttig verktøy i en hektisk hverdag hvor informasjon og kommunikasjon ofte nedprioriteres. Kommunikasjon internt i organisasjonen og mot eksterne interessenter er prosjektleders mulighet til å "selge" prosjektet. Regelmessig informasjon om gode resultater og viktigheten av prosjektet er med på å bevare prosjektet høyt oppe i interessentenes bevissthet. Retningslinjer for kommunikasjon i prosjektet Det er viktig at prosjektorganisasjonen blir informert om sentrale forhold i prosjektet, at prosjektleder sørger for at informasjon kommer frem til mottakere og at eventuelle tilbakemeldinger kommer tilbake til prosjektleder. Det kan derfor være nødvendig å innføre spilleregler for kommunikasjon internt i prosjektet. Dette inkluderer: Rutiner for rapportering Regler for kommunikasjon i prosjektgruppen Regler for deltakelse i prosjektmøter Rutiner for tilbakemeldinger til prosjektleder Prosjektdeltakere som får informasjon og kan gi tilbakemeldinger vil føle seg involvert i prosjektet og får et sterkt eierskap til prosjektet. Åpenhet og fokus på tilbakemeldinger vil også redusere usikkerheten i prosjektet. Prosjektleder unngår dermed en vanlig fallgruve i prosjekter med dårlig kommunikasjon; Alle visste det, men ingen sa noe. Det var jo heller ingen som spurte. Motivasjon av prosjektmedarbeidere Et godt samarbeid krever motiverte deltakere. Motivasjon er en indre drivkraft som fremmes eller hemmes av en rekke faktorer, både fra arbeidstakeren selv og fra omgivelsene. I arbeidssituasjonen generelt, og det enkelte prosjekt spesielt, er det en rekke behov som må være innfridd for at deltakerne skal være motiverte: Behov for at innhold i arbeidsoppgavene krever noe ut over ren utholdenhet og gir et minimum av variasjon Behov for videreutvikling og læring Ditt svar på spørsmålet 'Nevn forhold som kan skape god motivasjon' Informere og engasjere.

5 gjennom utførelse av oppgavene Behov for å kunne treffe egne beslutninger Behov for å bli sett og oppnå anseelse Behov for å se sammenhengen mellom arbeidet og omverdenen Behov for å se at arbeidet er forenlig med en ønsket fremtid uten at dette nødvendigvis innebærer avansement Behov for støtte fra leder og kolleger Grad av behov og tilfredsstillelse av disse vil variere fra person til person. Prosjektleder har i funksjon av å være lagleder et ansvar for å tilrettelegge for at prosjektdeltakerne motiveres. Nøkkelen til egen motivasjon ligger imidlertid hos den enkelte de må i utgangspunktet ha lyst til å jobbe i prosjektet! Konstruktive tilbakemeldinger Et godt samarbeid er tuftet på deltakere som støtter hverandre og som innser at prosjektets mål er viktigere enn personlige mål. Tilbakemeldinger ved utført arbeid eller i samtaler og diskusjoner er i denne sammenhengen svært viktig. En god tilbakemelding er en beskrivelse av egne oppfatninger og reaksjoner på en annens handlinger, ytelser og væremåte fremstilt slik at det er til hjelp for vedkommende. Gode tilbakemeldinger: Er ærlige og ment som ekte hjelp til mottakeren Er beskrivende og ikke dømmende Er så konkrete som mulig Bør kun rettes mot forhold som mottaker kan gjøre noe med Ditt svar på spørsmålet 'Hvordan bør tilbakemeldinger til prosjektdeltakere utformes?' Bør være konkrete og presise. Bør gis på rett sted til rett tid, men helst så raskt som mulig Bør kontrolleres om de er forstått i henhold til avsenders intensjon Negative tilbakemeldinger fremmer konflikter og skaper et dårlig arbeidsmiljø. Prosjektleder bør være spesielt oppmerksom på dette i prosjektmøter hvor deltakerne kommuniserer åpent og får tilbakemelding fra hverandre. Eventuelle personkonflikter kan håndteres og stanses før de får konsekvenser for prosjektet.

6 Eksempler Det er viktig å kommunisere klart og tydelig. Ellers kan informasjon endres underveis og nye forventninger skapes: Planen I begynnelsen kom planen Og så kom forutsetningene Og forutsetningene var løse og manglet substans Og mørket senket seg over prosjektets planleggere Seg imellom beskrev de planens innhold som en stinkende haug med møkk Planleggerne oppsøkte så planleggingssjefen og sa: Denne planen er som en haug med møkk med ditto odør Og planleggingssjefen gikk til prosjektlederen og sa: Planens innhold er som gjødsel, og alle forstår at den er sterk Og prosjektlederen presenterte planen for prosjektdirektøren som følger: Planen inneholder det som får planter til å vokse og den er veldig sterk Ja, prosjektdirektøren oppsøkte da med en gang administrerende direktør med dette budskap: Planen står for vekst og er svært kraftig Og administrerende direktør gikk til styreformannen og sa: Denne planen vil på en enestående måte forsterke selskapets vekst og posisjon Og styreformannen så planen, trodde det som ble sagt og så at planen var god Og så ble planen godkjent

7 Fallgruver Kommunikasjonsplanen følges ikke, noe som fører til at: Enkelte interessenter blir ikke informert Man informerer for sjelden Informasjon distribueres ukritisk Feil forventninger Dårlig samarbeid i prosjektorganisasjonen Det er ingen regler for kommunikasjon internt. Dermed blir det vanskelig for prosjektdeltakerne å gi tilbakemeldinger til prosjektleder. Prosjektleder fokuserer ikke på å motivere deltakerne. Dermed blir det vanskelig å skape en motivert organisasjon. Det er ingen regler for tilbakemeldinger. Tilbakemeldingene kan fort bli preget av intern maktkamp i prosjektet.

8 Sjekkliste Har prosjektleder fokus på kommunikasjon og styring av forventninger? Har prosjektet en kommunikasjonsplan? Er det etablert spilleregler for informasjon og kommunikasjon, eksempelvis rapportering og møtevirksomhet? Har prosjektleder fokus på motivasjon hos prosjektdeltakerne? Oppfattes tilbakemeldingene mellom prosjektdeltakere og prosjektleder som konstruktive og velmenende?

9 Case En bedrift har igangsatt et storstilt profileringsprosjekt. Du har fått ansvar for utarbeidelse av ny logo. Hele organisasjonen kjenner til prosjektet, men logoen skal ikke offentliggjøres før 31. oktober. Da slippes nyheten gjennom kampanjer i aviser og på TV. Hvilken informasjon som kommuniseres til hvem, og når, er kritiske suksessfaktorer for prosjektet. Beskriv viktige aktiviteter i kommunikasjonsplanen: Hvem er ansvarlig for informasjon. Informere alle ansatte om hvorfor det skal bli ny logo, når den skal offentliggjøres, hvor den blir offentlig gjort. Fra 1. november kan alle ansatte benytte ny logo. Vis løsningsforslag Løsningsforslag 1. Informasjonsansvarlig for prosjektet utnevnes. Hun skal være den eneste som kan uttale seg på vegne av prosjektgruppen, og vedkommendes navn skal stå på all informasjon som går ut av prosjektet. 2. Informer alle prosjektdeltakere ved prosjektoppstart (10. mars) om: a. Hvorfor vi trenger ny logo b. Når logoen skal offentliggjøres c. Hvorfor ikke de øvrige ansatte får se den nye logoen d. Når vi skal ha en intern "visning" av logoen (20. oktober) 3. Sørg for at innkjøpssjefen er informert om innkjøp av oppdatert rekvisita og øvrige logistikkbehov innen 28. april. 4. Distribuer gradert informasjon til ledergruppen 2 måneder før sluttmilepælen. 5. Distribuer informasjon til hele organisasjonen 20. oktober. 6. Distribusjon av oppdatert rekvisita, (brevpapir, visittkort, etc. med ny logo) i organisasjonen 31. oktober. 7. Avholde pressekonferanse 31. oktober. 8. Kjør en lagåndssamling hvor alle får bakgrunn og ide bak logoen presentert, samt at det fokuseres på viktigheten av at alle benytter den nye profilen 1. november.

10 1 Hvilke spørsmål bør en kommunikasjonsplan besvare? Hvem er ansvarlig for å kommunisere hva? Hvor stor er usikkerheten i prosjektet? Hva skal kommuniseres til hvem? Hvordan skal informasjonen presenteres? Hva er agendaen på statusmøtene? Hvilket format skal det sendes på? Sjekk svar Vis fasit ( 2) Begynn på nytt 100% riktig 2 En god tilbakemelding er en beskrivelse av egne oppfatninger og reaksjoner på en annens handlinger, ytelser og væremåte fremstilt slik at det er til hjelp for vedkommende. Hvilke elementer bør inngå i en god tilbakemelding? Tilbakemeldingen er ment for å lette din egen arbeidssituasjon Tilbakemeldingen bør være konkret Tilbakemeldingen bør være generell Tilbakemeldingen bør rettes mot forhold som mottaker kan gjøre noe med Tilbakemeldingen rettes til en gruppe, snarere enn til enkeltpersoner Tilbakemeldingen bør gis til rett tid og til rett sted, men helst så raskt som mulig Tilbakemeldingen må være ærlig, og ment som ekte hjelp til mottakeren Sjekk svar Vis fasit ( 2) Begynn på nytt 100% riktig

11 3 Hvem er ansvarlig for kommunikasjon ut av prosjektet? Prosjekteier Prosjektleder Faglige nøkkelpersoner Linjeledere Styringsgruppen Sjekk svar Vis fasit ( 2) Begynn på nytt 100% riktig