Suksesshistorie fra Statsbygg

Transkript

1 Suksesshistorie fra Statsbygg Involvering av prosjekteier I usikkerhetsstyringen PUS forum Kristin Fevang Linda Sunde Eriksen

2 Hvorfor Styring av Usikkerhet i Statsbygg (SUS) I 2006 etablerte Statsbygg SUS som Statsbyggs bidrag til forskningsprosjektet PUS. Statsbygg ønsket en mer proaktiv styring og systematisk behandling av usikkerheter. SUS en del av Statsbyggs utviklingsprosjekt for en prosjektmodell.

3 Overordnede suksessfaktorer Kontinuerlig forankring hos ledelsen i Statsbygg Utvikle og innføre verktøy og rutiner for styring av usikkerhet i Statsbyggs byggeprosjekter i B Månedsrapportering for prosjekter hvor også bruk av usikkerhetsmatrise og usikkerhetsregister innføres Utarbeide kursmodul E i Statsbyggskolen, Usikkerhet Usikkerhetsstyring er med på å bidra til å nå prosjektets resultatmål Verktøy for god kommunikasjon mellom ulike aktører i prosjektet Prosjektledelsen blir mer bevisst mulighets- og risikobildet i prosjektene sine.

4 Hvorfor involvering av prosjekteier? Prosjekteier er ansvarlig for at det finnes rutiner og systemer som beskriver hvordan selve prosjektprosessen skal gjennomføres Prosjekteier er ansvarlig for at prosjektmedarbeiderne får den opplæringen og oppfølging som skal til for å følge de gjeldene rutiner Prosjekteier har ansvaret for at de prosjektene som blir igangsatt blir gjennomført innenfor avtalte rammer og mål Prosjekteier "eier" deler av usikkerhetsavsetningen PE har ansvar for å kommuniserer tydelig strategi/tiltak for å redusere usikkerhet i prosjektet. "En suksesshistorie fra Statsbygg - involvering av prosjekteier i usikkerhetsstyringen" - PUS-forum

5 SUS - Prosjekter Statsbygg har i sitt arbeid med SUS valgt ut flere case-prosjekter, blant annet: Samisk Vitenskapsbygg R6 Norges Bank Halden fengsel Høgskolen i Vestfold

6 Samisk vitenskapsbygg- hvor var vi? Prosjektet startet byggefasen - sommeren 2007 Arkitekten byttet ut ved kontrahering av entreprenør Utviklingen i prosjektet ble vanskelig. Skifte av prosjektledelse Ny arkitekt Mange lik i lasten Økonomien Gjennomført usikkerhetsanalyse. Definert usikkerheter. Hvordan styre disse? SUS innført i prosjektet. Mange var skeptiske. Prosjektet hardt presset, tålte ikke noe ekstra. Vi vil ikke! SUS - prosjektforum

7 Samisk Vitenskapsbygg- hva gjorde vi? Utviklet en usikkerhetsmatrise basert på intervjuer og to arbeidsmøte møter PL, ass PL og BL. Seminar for Prosjekteier, prosjektledelsene inkl byggelder (3 timer) hva var tema for seminaret? Presentasjon og diskusjon Usikkerhetsmatrise Er usikkerhetene plassert rett? Er det noen som bør fjernes? Er det noe som bør legges til? Hvem er viktigst i de kommende 3 mnd? ti på topp liste Utvikling av tiltak for de viktigste usikkerhetene Oppsummering vegen videre Hvordan følger vi dette opp?

8 Samisk Vitenskapsbygg - resultat av prosessen Hva kom ut av prosessen Vi utviklet en enkel dokumentasjon fra selve prosessen Usikkerhetsmatrise ble utviklet Usikkerhetsregister enkel versjon ble utviklet og sendt til prosjektet PK matrise Sannsynlighet Veldig stor > 50 % Stor % Katastrofal > 10 mill Kritisk 5-10 mill 3 2/ Risiko Alvorlig 0,5 5 mill Konsekvens Liten < 0,5 mill 5 22 Liten < 0,1 mill Middels 0,1 0,5 mill Muligheter Stor 0,5 1 mill Veldig stor > 1 mill Prosjekteier og PL fikk felles forståelse for prosjektets usikkerhet Begge signalisert at prosessen var enkel og følge og gav nyttig innsikt Middels 5-25 % Liten 1-5 % Nærmest utenkelig < 1 % Hva skjer videre i prosjektet Følge opp usikkerheten. = haster = haster ikke nå

9 Samisk vitenskapsbygg Hverdagen i prosjektet - usikkerhetsstyring Månedlige diskusjonsmøter PL + PLA + fagressurser PL/PLA utarbeider sammendrag (10 på topp liste over usikkerhetspunkter) til PE etter diskusjonsmøte. PE følger opp, verifiserer eventuelle konsekvenser av usikkerhetspunkter og får PL/PLA til å sette fokus på røde usikkerhetspunkter i 10 på topp liste. PE bidrar med strategi/tiltak for å løse de røde usikkerhetspunktene. Ved behov tas usikkerhetspunktene opp til diskusjon i prosjektrådsmøter. Synliggjøring av usikkerhetspunkter hvor tiltak for de viktigste røde usikkerhetspunktene er beskrevet i månedsrapport. Månedsrapport med rød tråd i forhold til usikkerhetsstyringsdokumentet både mht økonomi/fremdrift og andre relevante risikoforhold. PE bidrar med erfaringsoverføring for strategi/tiltak for risikoforhold i fellesmøter. Godt grep om usikkerhetselementene i prosjektet med konkrete tiltak

10 Usikkerhetsstyring En suksesshistorie fra Statsbygg?

11 Prosjekteiers erfaringer generelt Vi har fått verktøy for kommunikasjon av usikkerhet Kartlegging av interessenter tidlig ved prosjektoppstart har gitt positive erfaringer Vi opplever det som enklere å lese måneds - rapporteringen finner riktigere informasjon for å få et bedre bilde på prosjektets status. Tiltak viktig! Fokus på usikkerhetselementer gir bevissthet hos alle parter Man ser forskjellige ting på forskjellig måte Har erfart at PL-er som er skeptiske blir engasjerte og ser stor verdi av fokus på usikkerhetsstyring

12 Prosjekteiers erfaringer generelt PE får inngående kjennskap til prosjektets usikkerhetselementer på en enkel måte PE har faglig kompetanse for å forstå nødvendige utfordringer og kan bruke info videre i linjen PE ser tidlig konsekvenser av usikkerhetspunkter og kommuniserer tydelig strategi/tiltak for å redusere røde risikopunkter Fokus på usikkerhetselementene gir bevissthet hos alle parter Klarere definering av usikkerheter gir enklere å fokusere på å finne tiltak for å redusere risiko Statsbygg kommuniserer tydeligere både konsekvenser og tiltak på et tidligere tidspunkt. Tydeligere styring. Oppdragsgivere får mer tillitt til oss