Samspillet i prosjektorganisasjonen. Norsk Forening for Prosjektledelse

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Samspillet i prosjektorganisasjonen. Norsk Forening for Prosjektledelse"

Ann Thorbjørnsen
5 år siden
Visninger:

1 Samspillet i prosjektorganisasjonen Norsk Forening for Prosjektledelse

2 Agenda - Kjennetegn ved prosjekt - Felles mål - Hvordan organisere arbeid for å nå målet - Hva vil det si å lykkes? - 10 hjelpemidler for godt samspill - Hva vil det si å lede? Hvilken lederstil egner seg når? - 5 trinn mot et velfungerende samspill

3 Hva er et prosjekt? Prosjekter kan defineres som midlertidige (i stedet for permanente) organisasjoner, sosiale systemer eller arbeidsfellesskap som utgjøres av et team innenfor eller på tvers av organisasjoner, for å utføre bestemte oppgaver innenfor en gitt tidsramme. q Jeg skal jobbe sammen med noen q Det er ikke sikkert jeg kjenner de andre fra før eller at de kjenner meg q Det er ikke sikkert jeg skal jobbe sammen med de andre etterpå q Vi skal sammen levere et resultat til noen (som skal bli fornøyd) q Vi har en tidsfrist for det vi skal gjøre q Jeg kan noe har en kompetanse - som jeg gjerne vil benytte

4 Hvordan sikre godt samspill?

5 Et felles mål Forstå kundens behov Tydelige mål Målbare mål Forstått/delt av alle

6 Hvordan nå målet? Hva er kriteriet på at vi lykkes? Hvordan måler vi at vi har lykkes? Hvilke oppgaver må vi utføre for å nå måleat? Hva skal jeg gjøre selv/hva skal andre gjøre?

Organisering Hensikten med et organisasjonskart:

Ryddighet Kvalitet Opprinnelig: å finne den mest

7 Organisering Hensikten med et organisasjonskart: Klar ansvarsdeling for å oppnå: Effektivitet Ryddighet Kvalitet Opprinnelig: å finne den mest effektive måten å gjennomføre arbeidet på. Et middel for å nå målet. Beskriver prosjektets indre liv Dette bildet av Ukjent forfatter er lisensiert under CC BY-SA

8 Overordnet Roller Kollega Rolle Kollega Rollebeskrivelse/ Jobb-beskrivelse Oppgaver Ansvar Myndighet Nødvendig kompetanse og erfaring Informasjonsflyt Rapporteringslinjer Beslutningslinjer Underordnet Ansvar En oppgave som det er forventet/avtalt at du gjennomfører som du har fått ansvar for Alle har ansvar for å gjennomføre arbeid innen sitt område til avtalt tid, kostnad og kvalitet Myndighet Autoritet til å ta avgjørelser på andres vegne, til å avgjøre uoverensstemmelser, rett til å kontrollere og gi ordrer. Hver leder har myndighet innen sitt ansvarsområde

9 Ansvarskart Ansvarstype Tar beslutning Må rådspørres Må informeres Aktivitetsansvarlig Aktivitetsutførelse Forkort. B R I A U Aktiviteter Personer Eva Prosjektleder Stein Økonomisjef Ola Regnskapssjef Terje Økonomispesialist Lise Tillitskvinne Beskrive detaljforutsetninger Utforme regelverk A I U R I I A R U

10 Hvem skal bli fornøyd? Alle personer, grupper eller organisasjoner som deltar i, påvirker, blir påvirket av eller er interessert i gjennomføringen eller resultatet av prosjektet. Disse kaller vi interessenter. Sponsorer Kunder Brukere Leverandører / underleverandører Allianser og partnere Andre prosjekter, programmer eller porteføljer Prosjektleder Prosjektdeltakere

11 Hvem er de - og hva betyr de? High Consequence Highest High Interest Highest COPYRIGHT NFP

12 Så begynner vi å jobbe----- Vi vet ikke HVA som skjer, bare AT noe skjer-----

Personlig og sosial kompetanse 5.4.1 Selv-refleksjon og egenledelse 5.4.2 Personlig integritet og pålitelighet 5.4.3 Personlig kommunikasjon 5.4.4 Relasjoner og engasjement 5.

13 Personlig og sosial kompetanse Selv-refleksjon og egenledelse Personlig integritet og pålitelighet Personlig kommunikasjon Relasjoner og engasjement Lederskap Teamwork Konflikt og kriser Kreativitet Forhandling Resultatorientering COPYRIGHT NFP

14 10 hjelpemidler Selv-refleksjon og egenledelse Egenrefleksjon er evnen til å anerkjenne, reflektere over og forstå sine egne følelser, adferd, preferanser og verdier og forstå hvordan disse virker på andre. Egenledelse er videre evnen til å sette personlige mål, å kontrollere og justere fremdrift og å håndtere daglig arbeid på en systematisk måte. Personlig integritet og pålitelighet Personlig integritet betyr at man handler i samsvar med egne etiske verdier og prinsipper. Pålitelighet er å opptre forutsigbart i forhold til omgivelsenes forventninger. Å levere prosjektresultater innebærer at man må inngå mange forpliktelser for å få ting gjort. Man må derfor kunne demonstrere personlig integritet og pålitelighet. Dersom man ikke besitter disse egenskapene, vil man heller ikke oppnå forventede resultater.

15 10 hjelpemidler Relasjoner og engasjement Personlige relasjoner skaper grunnlag for produktivt samarbeid, personlig engasjement og engasjement fra andre. Dette inkluderer både en-til-en-relasjoner og å etablere et nettverk av relasjoner. Det må investeres tid og oppmerksomhet for å etablere varige og robuste forhold til andre. Evnen til å skape sterke relasjoner er primært drevet av sosiale egenskaper, som empati, tillit, selvtillit og kommunikasjonsevne. Ved å dele visjoner og mål med andre, påvirkes andre til å bidra med oppgavene og forplikte seg til et felles mål Effektiv kommunikasjon Effektiv kommunikasjon handler om å kunne formidle korrekt og nøyaktig informasjon på en hensiktsmessig måte i forhold til mottakerne

16 10 hjelpemidler Lederskap Lederskap betyr å gi retning og veiledning til enkeltpersoner og grupper. Det omfatter evnen til å velge og anvende hensiktsmessige styringsformer i ulike situasjoner. Foruten å vise lederskap overfor prosjektmedarbeiderne, må man også vise lederskap overfor ledelsen og andre interessenter. Teamwork Teamwork handler om å bringe folk sammen for å realisere et felles mål. Teamwork (lagarbeid) handler om å bygge et produktivt team gjennom å etablere, støtte og lede teamet. Kommunikasjon og samspill er blant de viktigste aspektene for vellykket samarbeid.

17 10 hjelpemidler Konflikter og kriser Konflikt: En situasjon der to eller flere parter med motstridende interesser eller ideer. Du kan ofte se det komme. Krise: En alvorlig situasjon, hvor et system (av hvilken som helst karakter), blir alvorlig forstyrret. Ofte oppstår en krise uten forvarsel. Håndtering av konflikter og kriser handler om evnen til å redusere eller løse konflikter og kriser, samtidig som man stimulerer til en læringsprosess for å håndtere fremtidige konflikter og kriser. Konflikter og kriser kan omfatte samarbeidskonflikter, stress-situasjoner, interessekonflikter og andre mulige situasjoner, som kan påvirke arbeidsprosesser eller resultatet av prosjektet. Kreativ tenking Kreativ tenking er evnen til å benytte ulike teknikker og tenkemåter for å identifisere, håndtere og løse utfordringer og problemer. Det kan også være nødvendig å tenke og handle på kreative måter for å stimulere kreativiteten til medlemmene i prosjektet. Kreativ tenking kan være nyttig når det oppstår vanskelige situasjoner i prosjektet.

18 10 hjelpemidler Forhandling Forhandling er prosessen mellom to eller flere parter, ofte med ulike interesser, behov og forventninger, men med et felles mål om å inngå avtale og forpliktelse, samtidig som man opprettholder et positivt samarbeidsforhold. Forhandling omfatter både formelle og uformelle prosesser som kjøp, leie eller salg, eller om krav, budsjett og ressurser i prosjekter. Resultatorientering Resultatorientering handler om å holde fokus på resultater gjennom hele prosjektet (Jerntrianglet). Man må prioritere virkemidler og ressurser for å håndtere problemer, utfordringer og hindringer som oppstår underveis, for å oppnå det beste resultatet for alle involverte parter. En side av resultatorientering er produktivitet, som måles som produksjon per tidsenhet. Man må planlegge og benytte ressurser effektivt for å oppnå resultater på en effektiv måte.

19 Å spille hverandre gode Vi utvikler oss i samspill med andre Vi må finne det beste i den andre og få arbeidet til å fungere oss imellom. Vi må støtte hverandre, spille på hverandre og prøve å være gode medmennesker Vi må tørre å tillate det ukjente, å prøve nye ting Gi ros og konstruktive tilbakemeldinger. Justere våre forventninger Diskutere «uheldige» situasjoner, som noe man skal lære av

5 trinn mot et velfungerende samspill Steg 1: sikre et tydelig mål som er akseptert av kunden og forstått av alle medarbeiderne Steg 2: Organiser arbeidet. Fordel arbeidsoppgaver.

20 5 trinn mot et velfungerende samspill Steg 1: sikre et tydelig mål som er akseptert av kunden og forstått av alle medarbeiderne Steg 2: Organiser arbeidet. Fordel arbeidsoppgaver. Steg 3: Sett deg inn i kundens (og andre interessenters behov) Steg 4: Benytt de 10 spillereglene i samarbeidet Steg 5: Lær å verdsette hverandre. Støtt opp under positive tegn på fremskritt

21 Takk for at du hørte på! Lykke til i ditt neste team! Ta gjerne kontakt via post@prosjektledelse.org

Like dokumenter

LEDER- OG PERSONALUTVIKLING

LEDER- OG PERSONALUTVIKLING TEAMUTVIKLING, LEDELSE OG KOMMUNIKASJON BAKGRUNN, OPPLEGG OG GJENNOMFØRING INNLEDNING Lederrollen er en av de mest krevende og komplekse oppgaver i bedriften. Etter hvert som