Oppsummering. Prosjektdelen

Transkript

1 Oppsummering Prosjektdelen

2 Tre Prosjektdefinisjoner Et prosjekt er en engangsoppgave for å nå et klart formulert mål innen en gitt tidsfrist og med en gitt kostnadsramme En organisasjonsform for mest mulig effektivt å gjennomføre en oftest flerfaglig arbeidsoppgave (engangsoppgave) med sikte på å oppnå et klart formulert mål innen en gitt tidsfrist og en gitt økonomisk ramme Et prosjekt er en tidsavgrenset engangsoppgave med et bestemt mål, med egen organisasjon og tverrfaglig kompleksitet.

3 Fasene i arbeidet Forprosjektrapport Prosjektmandat og prosjektbeskrivelse Formålsstruktur Identifisere / Vurdere suksessfaktorer Utarbeide milepælplan Utarbeide aktivitetsansvarskart Rapportering Sluttrapport og andre rapporter Referanser

4 Karakteristiske trekk ved et prosjekt Er en engangsoppgave Står overfor en ny og ukjent oppgave Skal lede fram til et bestemt resultat Skal gjennomføre en forandring i menneskers arbeids- eller livssituasjon Krever forskjellige typer av ressurser Vanskelig å få rett person til rett tid Mennesker med forskjellig bakgrunn skal samarbeide Er begrenset i tid Er underlagt strenge tidsfrister

5 Prosjektorganisasjon Fordeling av myndighet, ansvar og arbeidsoppgaver Omfatter både struktur- og kulturforhold Struktur Inndeling etter funksjon, produkt, marked. Myndighet og ansvar Hvem har ansvar for hva og kan bestemme Arbeidsdeling og rutiner Hvem utfører hva og hvordan

6 Prosjekt og linje I en linjeorganisasjon vet vi: Hvem som har ansvar for hva Hvem som har myndighet til å Hvilke mål vil vi oppnå Hvordan informasjonsutvekslingen skjer Når et prosjekt etableres må de samme spørsmålene avklares i prosjektet

7 Prosjektmandat En situasjonsbeskrivelse av formål og prosjektmål som presenteres for oppdragsgiver - prosjekteier Viktig med rask tilbakemelding slik at alle får samme forståelse av prosjektet Andersen side 56. Andre betegnelser: Prosjektbeskrivelse, prosjektdirektiv, prosjektskisse, oppdragsbeskrivelse Innhold Prosjektnavn, Prosjekteier, Bakgrunn for prosjektet, formål og mål, omfang og avgrensing, Rammer, Økonomi (Budsjett og lønnsomhet) NB - Det er prosjektmandatet resultatet måles mot.

8 Prosjektarbeid består av: Prosjektadministrasjon Styre utføringene av de faglige oppgavene Andersen m.fl. Målrettet prosjektstyring Prosjektutførelse Utføre faglige oppgaver i prosjektet Lærebok i prosjektarbeid: Harald Westhagen m.fl. Prosjektarbeid

9 Prosjektadministrasjon Alle oppgaver som har å gjøre med styring organisasjon og ledelse av prosjektutførelsen Styring Målformulering Planlegging Oppfølging Organisasjon Formell struktur Arbeidskultur Ledelse Motivere og engasjere

10 Oversikt over prosjektstyring OPPGAVE PLANLEGGING ORGANISERING OPPFØLGING NIVÅ Rapport PROSJEKTETS FUNDAMENT x. PROSJEKTMANDA. x. FORMÅLSSTRUKT. PRINSIPPANSV KART x. OVERORDNET PROSJEKT- BESKRIVELSE x. PROSJRAPP X. MIDTVEIRAPPORT X. SLUTTRAPPORT OVERSIKTSNIVÅ (MILEPÆLSNIVÅ) x. MILEPÆLPLAN x. RISIKOANALYSE MILEPÆLSANSV KART RISIKOANALYSE x. MILEPÆLRAPPORTE RING DETALJNIVÅ (AKTIVITETSNIVÅ) x. AKTIVITETSANSVARSKART x. AKTIVITETSRAPP (daglig dok. for alle)

11 Kritiske suksessfaktorer Eksterne påvirkninger som kan medføre at prosjektmålet ikke oppnås Endrede oppfatninger hos prosjekteier, toppledelse, kunder eller andre Endrede lover og regler fra myndighetene Beslutningstakerne som endrer atferd Prosjektplaner og -organisering er ikke realistiske Ressurstilgangen er ikke sikret god nok

12 Målformulering Å beslutte og beskrive hva prosjektet skal resultere i Flere typer mål Effektmål Hva som skal være effekten for virksomheten Resultatmål Produktet arbeidet skal ende opp i Prosessmål Hvilken nytte virksomheten har av selve arbeidsprosessen

13 Hovedmål og delmål - milepæler Resultatmålet beskriver resultatet og er utgangspunkt for styring av prosjektet Det brytes ned i delmål milepæler som skal oppfylles underveis Gir bedre oversikt over hovedmålets innehold Lettere å få med alt som er nødvendig for å nå hovedmålet Gjør det lettere å planlegge gjennomføringen Gir mindre sårbarhet Nedbrytingen skjer i naturlige og logiske delmål

14 Milepæler Dele prosjektet opp i delmål Start Prosjektet Slutt Kalendertid t Prosjektbeskrivelse Midtveisrapport Sluttrapport Leveranser og prosjektets mål (målrealisering)

15 Ressursplanlegging Summere ressurskravene til de enkelte aktiviteter og bryte disse ned på tidsperioder Ressursbehovene endres over tid, med topper og daler. Når det er over settes prosjektbudsjettet opp

16 Aktivitetsplanen brukes til å: Fordele oppgaver til medarbeiderne Fordele roller mellom medarbeiderne Følge opp fremdrift Identifisere kritisk linje Utjevne ressursbruk Vurdere konsekvenser av alternativ ressursbruk 09 Jan '95 16 Jan '95 23 Jan '95 30 Jan '95 06 Feb '95 ID Task Name Duration Requirements Planning 15d 2 Review existing syste 3d 3 Perform work flow ana 3d 4 Model process 2d 5 Identify user requirem 2d 6 Identify performance r 2d 7 Identify interface requ 2d 8 Prepare Software Req 1d 9 Software Requiremen 0d 10 Preliminary Design 10d 11 Prepare Functional D 3d 12 Design Segment # 3d 13 Design Segment # 3d 14 Design Segment # 3d 15 Prepare Interface Co 2d 16 Document Interfac 2d Presenteres ofte som Gant-diagram 30.01

17 Prosjektets interesser Interesse, konsekvens og risiko henger sammen Hvem er interessert i Hovedprosjektet (media og andre utenfor, internettside som forteller om prosjektets fremdrift, styringsgruppe/ prosjekteier/ faglærer/ HIØ/ potensiell arbgiver/ etc.? Hvem skal ha hvilken informasjon?

18 Prosjektets interessenter Interessenter er: Aksjonærer, Brukere, Kunder, Interesseorganisasjoner, Media,.. Som skal behandles avh av interesseområde, Bidrag,Forventninger, Makt, Strategi, Ansvar (s 53 i Andersen..).en interesseanalyse (overordnet plan) er ok å ha med i mandatet (tab. s55

19 Interesseanalyse Inter.område Bidrag Forventninger Ansvar Interessent Eier (INTERN) Avis (EKSTERN) Suttprodukt Positiv eller neg av nyhet. Finans Informsjon til opponion. At bidrag og resultat er ok. Kan skape en god historie for avisa.(ikke for dere) At sluttprodukte t passer i strategien. Intet spesielt Miljøbevegelse (EKSTERN) Miljøets påvirkning av deler av prosj eller uttpr. Kan stoppe prosjektet. Innfrir krav til miljøet. Følger prosjektet hele tiden. 19

20 Prosjektrisiko Alle prosjekter har en innebygd usikkerhet. Lag en strategi for å redusere den Operasjonell usikkerhet - Intern Usikkerhet i arbeidsomfang og ressursbehov Kontekstuell usikkerhet - Ekstern Forskjell i viten når prosjektet ble startet og når det avsluttes Endring av målene underveis Målet vurderes forskjellig før og etter gjennomføring

21 Risikoanalyse Hendelse Høy Middels Lav Tiltak Sykdom gir tapt arbeidstid før innlevering. Uforutsette problemer med programvaren Kunnskapsmangel på deler i prosjektet. X X X Overtidsarbeid for de andre. Kvalitetssikre ved start eller underveis at alt fungerer som det skal Vite i detalj hva som må læres og tiden. Bedriften har ikke tid til å gjennomføre prosjektet Fare for feiltolkning av data X X Inngå forpliktende avtale med virksomheten og helst ha en i reserve. Flere tolker samme data. Kvalitetssikre hvordan andre har tolket tilsvarende data