AЯMA - Forprosjekt. 1.1 Prosjektinformasjon

Transkript

1 AЯMA - Forprosjekt PROSJEKTNAVN: ARMA (Arrangørhåndbok) Med kurs for Fredrikstad : destinasjonsutvikling og arrangørmanual for Visit Fredrikstad &Hvaler STARTDATO: SLUTTDATO: OPPDRAGSGIVER: Visit Fredrikstad & Hvaler OPPDRAGSTAKER: Mahamud Adeysey, Ole Olaisen, Runar Kile Holberg UTFYLT AV: Mahamud Adeysey, Ole Olaisen, Runar Kile Holberg Rev.. Dato: Prosjektinformasjon Prosjektgruppen Ole Olaisen Mahamud Adeysey Runar Kile Holberg Styringsgruppen Maya Nielsen Margit Tangen Hedda Takle Roller Prosjektleder Igangsetter Kommunikasjonsansvarlig Roller Kontaktperson Web- og kommunikasjonsansvarlig Web- og kommunikasjon 1.2 Bakgrunn for prosjektet Problembeskrivelse Visit Fredrikstad & Hvaler har oppdaget at det er utfordrende å etablere arrangementer i Fredrikstad og Hvaler. Derfor vil de gjøre det enklere for arrangører å igangsette diverse arrangementer, slik at Fredrikstad og Hvaler blir et attraktivt sted å legge et event. Formålet med dette prosjektet vil være å finne og samle nødvendig informasjon for å arrangere på et sted. 1.3 Prosjektmål Effektmål Hensikten med prosjektet er å forenkle prosessen som forekommer når en arrangør skal opprette arrangement. Slik det er nå er dette en noe tungtrådd prosess. Ved å gjøre det lettere å arrangere i Fredrikstad, håpes det å trekke flere arrangementer hit til området (Fredrikstad). Dette prosjektets resultat kommer først og fremst til å være nyttig for alle 1

2 arrangører som skal ha aktiviteter i Fredrikstad og Hvaler fremover. Resultatmål Målet med dette prosjektet er at Fredrikstad skal trekke til seg flere store events, møter og konferanser, og med det også bygge omdømme som et naturlig valg av møte- og arrangementssted. Resultatet av prosjektet skal derfor levere en løsning til arrangørmanual for Fredrikstad området. Målet med manualen (ARMA) er å gjøre det enklere å arrangere, ved å samle nødvendig informasjon på ett sted, lett tilgjengelig. 1.4 Problemstilling Etableringsprosessen for arrangører i Fredrikstad er per dags dato en tid- og ressurskrevende oppgave. En aktør som vil opprette og/eller etablere et arrangement i byen må igjennom flere forskjellige tunge faser og prosedyrer. Et eksempel er når en aktør skal finne diverse tillatelser og lover man er pålagt som arrangør, og om det gjelder for det spesifikke arrangementet på en gitt lokasjon. For å finne denne informasjonen på nåværende tidspunkt, må arrangøren innom flere kanaler for å finne informasjonen de trenger. Dette kan være informasjon fra politi, brannvesen kommunen, Tono (forvalter rettigheter av opphavsrettslig art på vegne av rettighetshavere i musikkverk i Norge), og andre aktuelle parter. 1.5 Rammer og avgrensinger Arrangørmanualen er en del av et større prosjekt som omhandler Fredrikstad «med kurs for Fredrikstad» dette prosjektet skal gjøre Fredrikstad til en attraktiv by for bedrifter, arrangementer og mennesker. Kort sagt jobber for økt vekst i byen. Avgrensinger er at vi skal ha fokus på Arrangørmanualen, som er en liten del av det større prosjektet som foregår. Vi tar for oss den delen som skal lokke frem arrangører til Fredrikstad, som er arrangørmanualen. Oppgaven avgrenses med at det skal lages en løsning til en arrangørmanual, ikke endelig produkt. Det skal dog utarbeides en prototype av løsningen. Oppdragsgiver ser for seg en nettbasert løsning, og det lanseringsklare produktet skal oppdragsgiver (VØ) stå for utviklingen av. 1.5 Løsningsmetodikk Gjennom denne oppgaven tar vi utgangspunkt i metodikken «produktutvikling. Ifølge Ulrich & Eppinger er produktutvikling «å skape produkter med nye eller forskjellige egenskaper som gir nye eller flere fordeler for kunden. Produktutvikling kan innebære modifikasjon av et eksisterende produkt eller dets presentasjon eller formulering av et helt nytt produkt som tilfredsstiller en ny definert kunde- eller markedsnisje» (Ullman, 2009; Ulrich & Eppinger, 2004). Vi kommer til å benytte oss av den generiske produktutviklingsprosessen til utvikling av ARMA. Ved å følge denne prosessen, er det enklere å kvalitetssikre og evaluere utviklingsprosessen ved at produktutviklingsmodellen hjelper med å se hvilke løsninger som egner seg best. Ut i fra kriteriene man har satt til produktet.produktutviklingsmodellen er en prosess der en idé går gjennom bestemte faser (0-5). 2

3 1.6 Koder og standarder Vi kommer til å bruke "AЯMA" som navnet på dette prosjektet og forkortelse for Arrangement manualen. Det kommer også til å inngå enkelte lover, regler og offentlig bestemte standarder. 3

4 Prosjektplanlegging Prosjektdirektiv 1.7 Prosjektplaner Planen vises i uker Periodeutheving: 22 Faktisk start % fullført Faktisk (utover planen) Forprosjektrapport 1 2 Midveisrapport 3 8 Bachelorrapport Utforming rapport 1 21 Datainnhenting* 1 4 Analyse av data 4 2 Produktutvikling 5 16 Utvikle prototype* 7 13 presentere for VØ 19 1 Gjennomføre Expo Forberede og PLANLAGT VARIGHET FAKTISK VARIGHET AKTIVITET PLANLAGT START FAKTISK START PROSENT FULLFØRT 10 % 50 % 40 % 80 % Planlagt varighet UKE

5 Ressursallokering Ansvar Felles Ole Mo Runar Forprosjektrapport Midveisrapport Bachelorrapport Utforming rapport Datainnhenting* Analyse av data Produktutvikling Utvikle prototype* Forberede og presentere for VØ Gjennomføre Expo *Aktivitetene i prosjektet kommer i stor grad til å bli samarbeidet om, men ansvaret for aktivitetene har blitt fordelt hvor deg er mulig. Budsjettrammer Kostnader Inntekter/finnansiering Tekst Beløp HiØ Oppdragsgiver Andre Studentarbeid IPL antall timer 825*3* Veiledning/Forelesning Oppdragsbedrift Reiseutgifter 5 5 Driftkostnader i prosjektet 0 0 *Sum opgitt i 1000,- Sum budsjett

6 Organisasjonskart Styringsgruppe Veileder Igangsetter Prosjektleder Kommunikasjonsansvarlig BACHELOR: ARMA MILEPÆLER OPPSTART AV BACHELOR RESEARCH MIDTVEISRAPPORT PRESENTERE PRODUKT EPO 2018 STAND PROTOTYPE PROSJEKTSLUTT 23. jan. 23. feb. 23. mar. 23. apr. 23. mai. ANALYSE AV DATA INNLEVERING RAPPORT PROSJEKTDIREKTI V FERDIGSTILLE PRODUKT EPO 2018 PRESENTASJON PROSJEKTDETALJER DATO MILEPÆL PLASSERING Oppstart av bachelor Prosjektdirektiv Research Analyse av data Prototype Midtveisrapport Ferdigstille Produkt Presentere Produkt Innlevering Rapport EPO 2018 Stand EPO 2018 Presentasjon Prosjektslutt 5 6

7 1.9 Statusrapportering Skal det rapporteres regelmessig om status og framdrift i prosjektet? Ja Avsender: Gruppen Mottaker: Hong Wu Frekvens: Ukentlig Første rapport: Skal sluttrapport om prosjektet utarbeides? Ansvarlig: Hele gruppen Ja Frist: Kontaktinformasjon Maya Nielsen Hong Wu Ole Olaisen Mobil: Mobil: : Mobil: maya@visitfredrikstadhvaler.com hong.wu@hiof.no ole.c.olaisen@hiof.no Runar Kile Holberg Mahamud Adeysey Mobil: Mobil: Runarkh@hiof.no mahamud.adeysey@hiof.no 7

8 2.1 Underskrifter Hong Wu Maya Nielsen Mahamud Adeysey Runar Kile Holberg Ole Olaisen Prosjektdirektivet er skrevet under av oppdragsgiver, prosjektleder og prosessveileder. AЯMA 8