Prosjektbeskrivelse for <små og mellomstore prosjekter>

Transkript

1 // PROSJEKTDOKUMENT Prosjektbeskrivelse for <små og mellomstore prosjekter> <Veiledning: All tekst merket <tekst> brukes som rettledning og fjernes når innholdet i kapittelet skrives.> <Dette er en mal for prosjektbeskrivelse i små/mellomstore prosjekter. Forfatteren må vurdere hensikten med hvert kapittel. Hvis deler av dokumentet ikke brukes, anbefales det å skrive "Ikke relevant" i disse kapitlene.> <Prosjektbeskrivelsen lages i oppstartsfasen, og beslutning om videre fremdrift tas av porteføljestyre/prosjekteier avhengig om prosjektet påvirker flere enheter eller er en intern bestilling. Godkjenningen av dokumentet er en formell beslutning om at prosjektet skal starte.> Godkjent av <rolle>: <NAV Drift og utvikling // System og Prosjekt // Prosjekt og Metode>

2 2 av 10 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 BAKGRUNN OG FORMÅL BAKGRUNN FORMÅL PROSJEKTEIER PROSJEKTETS OMFANG BESKRIVELSE AV PROSJEKTETS OMFANG RAMMEBETINGELSER GRENSESNITT AVGRENSNINGER MÅL OG RESULTATKRAV EFFEKTMÅL RESULTATMÅL PROSJEKTORGANISERING ROLLER OG ANSVAR BEMANNINGSPLAN PLANER DETALJERT PROSJEKTPLAN HOVEDAKTIVITETER HOVEDMILEPÆLER OG LEVERANSER USIKKERHET BUDSJETT KVALITETSSIKRING NYTTEVURDERINGER KRITERIER FOR AVSLUTNING AV PROSJEKTET... 10

3 3 av 10 DOKUMENTINFORMASJON Distribusjon <Dokumentet distribueres til... F. eks prosjekteier, sentrale interessenter, osv> Endringslogg Versj. Dato Endringsbeskrivelse Produsent <100> < > <Beskrivelse> <Navn> <Oppdatering av dette dokument skjer fortløpende inntil dokumentet er endelig godkjent. Ved første gangs godkjenning av dokumentet opprettes en 100 versjon. Når dokumentet er godkjent, fjernes arbeidsversjoner fra endringshistorikken. Ved senere oppdateringer/endringer i dokumentet må gjeldende versjonshåndteringsrutine følges.> Godkjent av <Versj.> <Navn> <Stilling> <Enhet> <Dato> Referanser /1/ <Dokument referanse> <Dokumentnavn> <Dato> Vedlegg 1 <Vedlegg referanse> <Dokumentnavn> <Dato> Terminologi Begrep/forkortelse <Fylles ut ved behov> Forklaring

4 4 av 10 1 BAKGRUNN OG FORMÅL 1.1 Bakgrunn <Her beskrives bakgrunnen for at prosjektet ble etablert. Refererer til beslutning, med bakgrunn i prosjektforslaget. Maks ½ side.> 1.2 Formål <Her beskrives kort hensikten/formålet med prosjektet f. eks en punktliste over de overordnede effektene (gevinster) av prosjektets resultater.> 1.3 Prosjekteier <Prosjekteier for prosjektet skal navngis, både med navn, stilling/rolle og enhet.>

5 5 av 10 2 PROSJEKTETS OMFANG 2.1 Beskrivelse av prosjektets omfang <Her beskrives prosjektets omfang, med bakgrunn i prosjektforslaget og evt. andre beslutningsdokumenter. Beskrivelsen skal inneholde egenskapene til og størrelsen på leveransene (resultatene, tjenesten, produktet) som prosjektet er igangsatt for å frembringe. Det er her tenkt en beskrivelse på ½ side som gir et godt inntrykk av hva prosjektet dreier seg om.> 2.2 Rammebetingelser <Her beskrives eventuelle rammebetingelser som prosjektet må forholde seg til. Når det gjelder administrative retningslinjer kan det henvises til f. eks Metodeportalen eller Navet hvis retningslinjene er beskrevet der.> 2.3 Grensesnitt <Her beskrives eventuelle grensesnitt mot og avhengigheter til andre prosjekter. For IKTprosjekter kan dette også gjelde grensesnitt mot andre systemer.> 2.4 Avgrensninger <Her beskrives det hvordan prosjektet skal avgrense sitt ansvarsområde i forhold til andre prosjekter, oppgaver og aktiviteter. For IKT-prosjekter kan dette også gjelde systemer, grensesnitt osv. Dette er spesielt viktig der dette ikke er åpenbart og dermed kan skape eventuelle misforståelser.>

6 6 av 10 3 MÅL OG RESULTATKRAV <Her beskrives prosjektets overordnede mål.> 3.1 Effektmål <Her beskrives effektmålene og de forutsetninger som ligger til grunn for mulig gevinstrealisering.> <Effektmål er ønskede forbedringer i forhold til dagens situasjon.> <Eksempel på effektmål: Prosjektets leveranser skal gi følgende effekter(gevinster): Saksbehandlingstiden skal reduseres med 10 % i forhold til dagens situasjon Servicenivået skal øke med 20 % i forhold til dagens situasjon.> 3.2 Resultatmål <Her beskrives prosjektets resultatmål/hovedleveranser innenfor gitt tids- og kostnadsramme. Egenskapene ved prosjektresultatene skal beskrives.> <Eksempel på resultatmål: Prosjektet skal levere følgende resultater: En rapport som anbefaler tiltak innenfor kompetanseutvikling En metode for organisasjonsutvikling.>

7 7 av 10 4 PROSJEKTORGANISERING <Her beskrives organiseringen av prosjektet, gjerne med et diagram som viser de ulike gruppene og rapporteringsveien.> 4.1 Roller og ansvar <Her beskrives de roller som prosjektet bruker med ansvar. Kommenter dersom rollenes ansvar og oppgaver avviker fra Metodeportalen. Det anbefales å beskrive hovedrollene detaljert.> 4.2 Bemanningsplan <Dersom personer er avgitt til prosjektet navngis alle deltakerne med en beskrivelse av hvor mye den enkelte deltar (50%, 100% ol.). For prosjekter som ikke har bemanningen klar beskrives krav til de rollene som prosjektet har behov for.> <Tabellen under fylles ut for kompetanse- og ressursbehov.> Rolle Person Kompetanse % andel tilgjengelig Tidsrom (fom-tom)

8 8 av 10 5 PLANER 5.1 Detaljert prosjektplan <Her vises det til vedlegg i form av en detaljert prosjektplan (Utarbeidet i f. eks Excel eller MS Project, eller hentet fra prosjektstyringsverktøy). Dersom den detaljerte planen er omfattende kan det legges inn referanse til planen.> 5.2 Hovedaktiviteter <Her beskrives hovedaktivitetene i prosjektet. Det skal være en verbal beskrivelse som gjør prosjektdeltakerne i stand til å se hva som skal gjennomføres.> <Hovedaktivitetsnavn> Beskrivelse av aktiviteten Formålet med aktiviteten Oppstartskriterier Ansvarlig for aktiviteten Resultater fra aktiviteten 5.3 Hovedmilepæler og leveranser <Her beskrives milepælene og tidspunktene for når disse skal nås. Det er kun de milepælene som skal til styringsgruppen som skal beskrives her. I tillegg beskrives leveranser som prosjektet får fra andre f. eks fra linjen eller andre prosjekter.> <Milepælene er kontrollpunkter som skal passeres før videre aktiviteter startes.> M/L Beskrivelse av milepæl eller leveranse Dato M1 Når prosjektet er startet M2 Når prosjektbeskrivelse er utarbeidet og godkjent L1 Overordnede krav til forvaltningsorganisasjon er levert fra prosjekteier

9 9 av 10 6 USIKKERHET <Her beskrives det hvordan prosjektet skal jobbe med usikkerhet. Beskriv muligheter, viktige utfordringer og risiki som kan forsinke eller forhindre gjennomføring. Beskriv også ulike tiltak for å redusere risiko.> Sannsynlighet kode S: Aktuell bedømmelse av sannsynligheten for at hendelsen inntreffer dersom planlagte tiltak ikke gjennomføres 5 Svært stor sannsynlighet (80 % - 100% ) 4 Stor sannsynlighet (60 80%) 3 Middels høy sannsynlighet (40-60%) 2 Lav sannsynlighet (20 40%) 1 Usannsynlig (mindre enn 10% - 20%) 0 Risikoen er bortfalt eller eliminert Konsekvenser kode K: Bedømmelse av konsekvensene om hendelsen inntreffer: 5 Svært alvorlig: Hele (del)prosjektet er i fare 4 Alvorlig: Hele (del)prosjektets planer må gjøres om 3 Moderat: Hele (del)prosjektets planer påvirkes, men totalrammen for prosjektet kan holdes 2 Lav: Planer for (del)prosjektet påvirkes, men totalrammen holdes 1 Ubetydelig: Begrenset virkning, kan innhentes Nr Risiko/hendelse S K Konsekvenser Gardering/Tiltak

10 10 av 10 7 BUDSJETT <Her beskrives prosjektets budsjett. Nedenfor er det gitt en oppstilling av aktuelle kostnadselementer som kan være med i et prosjektbudsjett: Eksterne timekostnader Andre kostnader> 8 KVALITETSSIKRING <Her beskrives kvalitetssikringsaktiviteter i prosjektet.> 9 NYTTEVURDERINGER <Her beskrives nytteeffekter/gevinster av prosjektets resultater og hvordan og når disse vil kunne realiseres.> 10 KRITERIER FOR AVSLUTNING AV PROSJEKTET <Her beskrives kriterier som skal være oppfylt før prosjektet kan avsluttes. Dette kan være krav til formell overlevering, kompetanseoverføring eller lignende som skal være utført før avslutning av prosjektet kan skje.>