Tilhører delprosjekt: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. Roger Nodeland (oppdragsansvarlig A3.16.

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører delprosjekt: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring Navn på initiativ: A System for virksomhetsstyring (Corporater) Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: Endringslogg Roger Nodeland Roger Nodeland (oppdragsansvarlig A3.16.5) Oppdrag Følgende er endret fra opprinnelig godkjent mandat: - Milepælsplan er oppdatert for å samsvare med datoer for kjente avhengigheter (eks. når IKT-infrastruktur er klar). - Prosjektdeltaker for kommunalområdet oppvekst og læring er lagt til. - Avsnitt som adresserte behovet for et overordnet initiativ knyttet til helhetlig virksomhetsstyring er tatt bort som følge av at dette nå er etablert. Bakgrunnen for initiativet: Oppdraget for system for virksomhetsstyring tilhører delprosjekt Helhetlig virksomhetsstyring. Bakgrunnen for dette oppdraget er også beskrevet der. Oppdraget System for virksomhetsstyring omhandler videreføring av systemet Corporater og utforming av innhold og rutiner knyttet til bruken av systemet. Virksomhetsstyring omfatter blant annet arbeidet med å fastsette mål og resultatkrav, planlegge hvordan disse skal nås, løpende rapportering av status, analyser av situasjonen, samt utforming og iverksettelse av korrigerende tiltak. Oppdragets oppgave er å tilrettelegge for et system som understøtter disse arbeidsprosessene.

2 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Se mandat for A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. 2) Resultatmål: Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 1. Prosjektet skal etablere et felles og standardisert verktøy/system for virksomhetsstyring, herunder: a. systemet skal være integrert med økonomisystem, personalsystem, kvalitetssystem og andre relevante datakilder. b. utvikle og innføre standardiserte dashbord med styringsinformasjon for ledere med resultatansvar. c. gi ledere og rådgivere et verktøy/system for å utføre analyser og bearbeide tilgjengelige virksomhetsdata for analyseformål. d. etablere rapporteringsfunksjonalitet for måneds-, tertial- og årsrapportering. Herunder rapportering knyttet til virksomhetsplaner, årskontrakter, fagplaner, gevinstrealiseringsplaner og øvrige kilder (handlingsprogram, fagplaner, m.m.). e. delautomatisere rapporter tilpasset måneds-, tertial- og årsrapportering. 2. På bestilling videreføre spesialtilpasset funksjonalitet og tjenester som sektorene i Kristiansand kommune benytter i dag (eks. prosjektrapporter i KE og diverse funksjonalitet i HS) 3. Etablere brukerstøtte og utvikle brukerveiledninger og øvrig opplæringsmateriell og aktiviteter. 4. Bidra til nye anvendelsesområder og økt bruk av virksomhetssystemet. 5. Sammen med relevante delprosjekt etablere rutiner for rapportering og oppfølging av planverk. 6. Prosjektet skal etablere en arbeidsgruppe for virksomhetsstyringssystemet som kan ivareta drift og utvikling etter prosjektets slutt. Arbeidsgruppens oppgaver vil være: a. sørge for at Nye Kristiansand har intern kompetanse til forvaltning av systemet. b. videreutvikling av dashbord og øvrig funksjonalitet. c. dataintegrasjon og drift. d. dokumentasjon av oppsett, rutiner, forvaltning, integrasjon og drift. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Se pkt. 2 resultatmål. 2.2 Forutsetninger for en vellykket gjennomføring Rådgivere i sektorstaber som arbeider innen plan, styring og kontroll må medvirke. De store tjenesteytende sektorene må ha sentrale ressurser med i prosjektet som kan representere interesser på direktør- og kommunalsjefsnivå. 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

3 Det er også avgjørende at ressursen som er driftsansvarlig for dagens løsning i Kristiansand er en del av oppdraget. Vedkommende er ønsket i flere prosjekt, men det vil være vanskelig å gjennomføre dette oppdraget på tid og innenfor hensiktsmessige økonomiske rammer uten bidrag fra driftsansvarlig. Deler av vedkommendes leveranser kan leveres av systemleverandør, men forutsetter likevel tett dialog. Det er også avgjørende at organisasjonen bygger tilstrekkelig intern kompetanse på IT-teknisk drift og tilpassing av løsningen. I praksis betyr det at kompetansen må fordeles på flere enn en person. Avgrensninger og avhengigheter til relevante og tilgrensende områder må beskrives på et senere tidspunkt, når øvrige initiativ kommet i gang.

4 2.2 Tidsrammer Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Viktige datoer Pågår Begrunnelse: Oppdraget er allerede igangsatt basert på opprinnelig godkjent mandat for delprosjekt. Våren 2020 Begrunnelse: Overleveres til arbeidsgruppen. Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Konsept- og kartlegging Beskrivelse av Beskrivelse av Hovedleveranser: - Prinsippskisser for design og innholdsstruktur Planleggingsfase Hovedleveranser: - integrasjoner, indikatorer, visninger - Implementere testløsning Utvikling og implementeringsfase Innen Innen Hovedleveranser: - Produksjonsløsning inkl. integrasjoner etablert. - Grunnleggende plattform og rapporteringsløsning etablert - Utvikle målekort, rapporteringsløsning m.m. Innen Innen

5 Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Viktige datoer Begrunnelse: Begrunnelse: Behandling i prosjektrådet Behandling i programledelsen Milepæler Prosjekteier godkjenner mandatet Oppstart av prosjekt Reforhandlet avtale med systemleverandør Overordnet design- og innholdsstruktur klar Testløsning installert Produksjonsløsning installert Sentrale integrasjoner og standardiserte dashboard implementert Tilpassede dashboards implementert Grunnleggende rapporteringsløsning implementert Integrasjoner og innhold/dashboards er kvalitetssikret og løsningen er klar til å rapporteres i. Arbeidsgruppe for drift og videreutvikling er etablert Prosjektslutt Umiddelbart etter programledelsens godkjenning Allerede etablert

6 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Foreløpig kostnadsoversikt for oppdraget gjelder for 2018 og 2019 til sammen og er et prematurt første utkast utarbeidet pr Kjøp av eksterne konsulenttjenester kan oppleves omfattende, men er en konsekvens av manglende tilgang på interne kvalifiserte ressurser. Kostnadstype Pris u/mva Eksterne konsulenttjenester (Corporater) (Utvikling av ny løsning, estimert 500 timer) Reise, diett og kurskostander, egne ansatte (Inkl. opplæring av ny IT-ressurs som supplerer/erstatter eksisterende) Studietur og erfaringsutveksling (Besøk hos annen kommune som bruker Corporater eller er dyktige på virksomhetsstyring) Diverse Sum ,- Tilleggsinfo: Lisens og årlige vedlikeholdskostnader Lisens (Kristiansands lisenser videreføres) 0 Årlig løpende vedlikeholdskostnad (estimert kostnad basert på oppjustert befolkningsgrunnlag) Lisens for å ha eksisterende installasjon tilgjengelig for oppslag * Alle priser eks. MVA. Finansiering: Kommentar: Budsjettet er allerede finansiert gjennom godkjennelse av det opprinnelig prosjektmandatet. 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja Kommentar til svaret: Nei X Det utarbeides felles ROS-analyse for delprosjektet A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring

7 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Avgjørende avhengigheter knyttet til ressurser/kompetanse er beskrevet i kapittel 4. Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? Det er til dels uavklart, siden alle relevante delprosjekt ikke er kjent eller definert. Administrativ organisering A3.5 Kontoplan A3.7 ERP-løsning A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring (øvrige oppdrag i delprosjektet) Pasientjournalsystem Kvalitetssystem HR-system Øvrige system som løsningen integreres med

8 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Det utarbeides felles/overordnet interessent-oversikt for delprosjekt A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i oppdraget Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Oppdragsleder Rådgiver/fagansvarlig < 60 % Roger Nodeland Corporater Deltaker Rådgiver - HS < 5 % Kristin Skjelbred Deltaker Seniorrådgiver - < 5 % Tone Iglebæk Teknisk Deltaker Rådgiver Oppvekst < 5 % Trond Arne Johansen Deltaker/ Seniorrådgiver < 5 % Åse Føreland Velle Arbeidsgruppeansvarlig - medarbeiderperspektiv Organisasjon/rådmann Deltaker Økonomisjef, Søgne < 5 % Børre Andreassen Deltaker/ Arbeidsgruppeansvarlig - kvalitetsperspektiv kommune Rådgiver HMS & Kvalitet < 5 % Magnar Benjaminson Deltaker IT-rådgiver < 20 % Thomas Øderud 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Kommentar til svaret: 6.2 Brukere Ja Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Kommentar til svaret: Ja Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei x Nei x